14 Dokumentasjon og bekreftelse av opplysninger som meldes til registrering

14.1 Gjeldende rett

14.1.1 Vedlegg til meldinger til Enhetsregisteret

Enhetsregisterloven § 8 fastsetter krav om dokumentasjon av opplysninger som meldes til registering i Enhetsregisteret. Kravene er fastsatt for å bidra til god registerkvalitet, men det er ingen omfattende dokumentasjonsplikt, jf. Ot.prp. nr. 11 (1993–94) kapittel 6 Til § 8. Dokumentasjon av opplysningene. Dette henger sammen med registerførerens relativt begrensede plikt til å føre kontroll med meldinger som kommer inn til registrering i Enhetsregisteret, se kapittel 15. Registerføreren skal ifølge enhetsregisterloven § 17 kontrollere at det foreligger dokumentasjon i tråd med krav i enhetsregisterloven og forskrifter til loven. Når opplysningene er funnet i orden, skal de føres inn i Enhetsregisteret.

Enhetsregisterloven § 8 første ledd fastsetter at det kreves skriftlig erklæring fra en rolleinnehaver i enheten om at de opplysningene som meldes, er riktige. Ved melding om nyregistrering i Enhetsregisteret må enheten dokumentere at den finnes. Hvis det er opprettet en stiftelsesprotokoll, selskapsavtale eller lignende, skal denne vedlegges. Se Ot.prp. nr. 11 (1993–94) kapittel 6 Til § 8. Dokumentasjon av opplysningene.

Ifølge enhetsregisterloven § 8 første ledd er det styret, signaturberettiget, daglig leder, forretningsfører, innehaver eller tilsvarende kontaktperson som kan avgi erklæring om at de opplysningene som meldes, er riktige. Hvilke roller den enkelte enheten kan ha, varierer etter organisasjonsform og lovkrav. Der enheten selv kan velge, for eksempel om den skal ha daglig leder, beslutter enheten normalt dette gjennom bestemmelser i enhetens vedtekter. Enheten avgjør selv hvem som skal melde, og dermed avgi erklæring.

I praksis avgis den skriftlige erklæringen etter § 8 første ledd ved at meldingen til Enhetsregisteret signeres. Ved elektronisk melding signeres meldingen elektronisk, og ved papirmeldinger ved fysisk underskrift. Meldingen er sendt når alle som skal signere har signert, og meldingen etter det er sendt fra virksomheten til Enhetsregisteret.

Etter enhetsregisterloven § 8 andre ledd første punktum kan registerføreren kreve at det legges frem den dokumentasjon som registerføreren finner nødvendig for å vurdere om det som er meldt, er riktig. Ved melding om nyregistrering av enheter, skal stiftelsesdokumentet legges frem dersom et slikt dokument finnes, jf. § 8 andre ledd andre punktum. For noen organisasjonsformer er det et lovbestemt krav at det skal opprettes et stiftelsesdokument, og er dermed et absolutt krav. Det gjelder blant annet for aksjeselskaper. Hvis stiftelsesdokument ikke finnes, skal det legges frem annen dokumentasjon av at enheten eksisterer. For enkeltpersoner eller enkeltpersonforetak er det unntak fra kravet om å legge frem stiftelsesdokument eller annen dokumentasjon for at enheten eksisterer. Dette unntaket er naturlig fordi et enkeltpersonforetak er en registrering av næringsvirksomhet som en enkeltperson (innehaveren) driver, og ikke en egen juridisk person. Det er derfor ikke krav om en annen rettsstiftende handling for at det skal foreligge et enkeltpersonforetak.

Det følger av enhetsregisterloven § 8 andre ledd tredje punktum at ved melding om nyregistrering av en enhet i Enhetsregisteret skal det også legges ved vedtekter, hvis enheten har dette.

Dokumentasjonen kan sendes inn elektronisk gjennom Altinn med bruk av sikker autentisering og elektronisk signatur. Dokumentasjonen kan også vedlegges papirmeldinger.

Enhetsregisterloven § 8 tredje ledd fastsetter at registerføreren kan bestemme at kravene til dokumentasjon i § 8 andre ledd ikke skal gjelde for utenlandske enheter som legger frem bekreftet utskrift fra offentlig registreringsmyndighet i hjemstaten, som viser at enheten er stiftet eller opprettet i henhold til hjemstatens lover. Etableringen av utenlandske enheter reguleres av hjemstatens lovgivning. Utenlandske enheter kan derfor dokumentere at de finnes ved å sende inn bekreftet utskrift fra offentlig registreringsmyndighet i hjemstaten. Det følger også av enhetsregisterloven § 8 andre ledd at dersom bekreftelsen inneholder opplysninger som nevnt i enhetsregisterloven § 6, kan registerføreren bestemme at bekreftelsen kan legges til grunn som dokumentasjon for registrering av slike opplysninger om den utenlandske enheten.

Enhetsregisterloven § 8 fjerde ledd stiller krav til hvilken dokumentasjon som skal følge som vedlegg til meldingen til Enhetsregisteret, dersom meldingen gjelder registrering av styre, revisor, regnskapsfører, signaturrett og prokura. Ifølge fjerde ledd kreves det protokoll som viser valg av styre (bokstav a), erklæring fra revisor om at vedkommende påtar seg oppdraget (bokstav b), erklæring fra regnskapsfører om at vedkommende påtar seg oppdraget (bokstav c), protokoll fra kompetent organ eller vedtekter som viser tildeling av signatur (bokstav d) og protokoll eller erklæring som viser tildeling av prokura (bokstav e).

Enhetsregisterloven § 8 femte ledd fastsetter at erklæring fra revisor og regnskapsfører om at de påtar seg oppdraget kan fremgå av meldingsblanketten. I de fleste tilfeller blir erklæring fra revisor og regnskapsfører avgitt ved at de signerer meldingen til Enhetsregisteret.

Det følger av enhetsregisterloven § 8 sjette ledd at kravene til vedlegg i § 8 både gjelder ved nyregistrering og ved senere endringer, såfremt det meldes opplysninger som krever at det legges ved dokumentasjon som viser at opplysningen er riktig.

14.1.2 Vedlegg til meldinger til Foretaksregisteret

Foretaksregisterloven § 4-4 regulerer hvilke vedlegg som skal følge med meldinger til Foretaksregisteret etter foretaksregisterloven § 4-1. Det vil si både melding om nyregistrering og endringsmeldinger til Foretaksregisteret.

Det følger av foretaksregisterloven § 1-1 tredje ledd andre punktum at Kongen kan gi forskrift med nærmere regler om dokumentasjon av opplysninger som meldes til Foretaksregisteret. Det er ikke gitt slike forskriftsbestemmelser per i dag.

I tillegg til de vedleggene som er angitt i foretaksregisterloven § 4-4, er det i særlovgivningen fastsatt bestemmelser om vedlegg som skal følge med meldinger til Foretaksregisteret. Foretaksregisterloven § 4-4 og bestemmelser om vedlegg i særlovgivningen skal sikre at det som meldes til og registreres i Foretaksregisteret, er riktig.

Foretaksregisterloven § 4-4 lister opp hvilken type vedlegg som kreves i bokstav a til h. Ikke alle meldinger krever vedlegg, og ulike opplysninger krever ulik dokumentasjon. Hvilke vedlegg som skal følge meldingen, avhenger dermed både av den konkrete opplysningen som skal meldes og hvilken organisasjonsform foretaket har.

Registerføreren kan kreve at det sendes inn annen dokumentasjon enn de vedleggene som er angitt i foretaksregisterloven § 4-4. Dette følger av foretaksregisterloven § 5-1 andre ledd som fastsetter at registerføreren kan kreve de opplysninger som registerføreren finner nødvendig for å gjennomføre kontrollen etter foretaksregisterloven § 5-1.

Dokumentasjon som viser at foretaket er stiftet

Ifølge foretaksregisterloven § 4-4 bokstav a skal kopi av dokument som viser at foretaket er stiftet, følge som vedlegg ved melding om nyregistrering til Foretaksregisteret. I aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, samvirkeforetak og andre foretak med begrenset ansvar, foreninger og andre innretninger, omfatter dette stiftelsesdokumentet. I ansvarlige selskaper, kommandittselskaper, europeiske økonomiske foretaksgrupper og interkommunale selskaper omfatter det selskapsavtalen. For stiftelser omfatter det stiftelsesdokumentet eller den disposisjonen som ellers danner grunnlaget for stiftelsen. Ved melding om nyregistrering av regionalt helseforetak og helseforetak skal det legges ved kopi av vedtak om opprettelsen.

Foretaksregisterloven § 4-4 bokstav b har en tilsvarende bestemmelse for statsforetak. Ved nyregistrering av statsforetak skal kopi av stiftelsesdokumentet legges ved meldingen til Foretaksregisteret.

Dokumentasjon av beslutninger som viser meldte opplysninger

Ved senere endringer skal kopi av protokoll fra generalforsamling, årsmøte eller foretaksmøte som viser de meldte opplysningene, følge som vedlegg til meldingen, jf. foretaksregisterloven § 4-4 bokstav a og b.

Dokumentasjon som viser valg av revisor og styremedlem

Ved melding om registrering av styremedlemmer, observatører og revisor skal kopi av protokoll som viser valget følge som vedlegg til meldingen, jf. foretaksregisterloven § 4-4 bokstav c.

Dokumentasjon av at revisor og styremedlemmer bekrefter valget

Ved melding om registrering av styremedlem eller revisor, skal det ifølge foretaksregisterloven § 4-4 bokstav d vedlegges erklæring fra vedkommende styremedlem eller revisor om at de godtar valget. Hvis styremedlemmet eller revisor har signert meldingsskjemaet, har Foretaksregisteret praksis for å anse dette som tilstrekkelig dokumentasjon av at vedkommende godtar valget, og det er ikke nødvendig med en separat erklæring i tillegg.

Erklæring om at innbetalt ansvarskapital er riktig

Foretaksregisterloven § 4-4 bokstav e første punktum stiller krav om at det som vedlegg til melding til Foretaksregisteret skal følge erklæring fra tredjepart om at de opplysninger som er gitt om innbetaling av ansvarskapital, er riktige. Bestemmelsen lyder:

«Som vedlegg til melding etter § 4-1 skal følge:

(…)

e. Erklæring fra revisor, eller eventuelt erklæring fra finansforetak i Norge eller i en EØS-stat, advokat eller statsautorisert regnskapsfører, om at de opplysninger som er gitt om innbetaling av aksjekapital, selskapskapital i kommandittselskap, jf. § 3-3 nr. 6 og 7, grunnkapital i stiftelse og innskuddskapital i samvirkeforetak, statsforetak, interkommunalt selskap, regionalt helseforetak og helseforetak er riktige. (…)»

Kravet henger sammen med at eiernes eller oppretternes ansvar er begrenset til den kapitalen som er vedtatt innbetalt. Kravet om erklæring er fastsatt for å sikre at det som ligger til grunn for opprettelsen eller kapitalutvidelsen, faktisk eksisterer. Tilsvarende hensyn gjør seg ikke gjeldende der eierne har ubegrenset ansvar. Kravet om bekreftelse gjelder uavhengig av innskuddets størrelse. Erklæring skal gis både ved melding om nyregistrering og ved senere meldinger om kapitalforhøyelser.

Krav om at det må avgis erklæring eller bekreftelse fra tredjepart om innbetaling av aksjeinnskudd (aksjekapital) i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper, grunnkapital i stiftelser og innskuddskapital i samvirkeforetak er også regulert i særlovgivningen:

• Aksjeloven § 2-18 andre ledd stiller krav om at det i melding om nyregistrering i Foretaksregisteret skal opplyses om at selskapet har mottatt aksjeinnskuddene. Dette skal bekreftes av revisor, jf. aksjeloven § 2-18 andre ledd fjerde punktum. Hvis aksjeinnskuddene utelukkende skal gjøres opp i penger (norske kroner), kan bekreftelsen også gis av et finansforetak i Norge eller i en EØS-stat, en advokat eller en statsautorisert regnskapsfører. Tilsvarende krav om bekreftelse av aksjeinnskudd ved kapitalforhøyelse følger av aksjeloven § 10-9 andre ledd. Allmennaksjeloven § 2-18 og § 10-9 oppstiller tilsvarende krav om bekreftelse av aksjeinnskudd i allmennaksjeselskaper.

• Stiftelsesloven § 12 første ledd bokstav c stiller krav om at det som vedlegg til melding til Stiftelsesregisteret, skal følge erklæring fra revisor om at hele grunnkapitalen er stilt til stiftelsens rådighet.

• Samvirkelova § 12 andre ledd stiller krav om at det i melding om nyregistrering til Foretaksregisteret, skal opplyses om at foretaket har mottatt eventuelle innskudd. Det står også at en revisor skal bekrefte at innskuddskapitalen er fullt innbetalt. Dersom innskuddene utelukkende er gjort med penger (norske kroner), kan bekreftelsen også gis av et finansforetak.

Tilsvarende krav om erklæring eller bekreftelse fra tredjepart om innbetaling av selskapskapital i kommandittselskaper er ikke fastsatt i selskapsloven. Det er heller ikke fastsatt krav om erklæring eller bekreftelse fra tredjepart om innbetaling av innskuddskapital i statsforetak, interkommunale selskaper, regionale helseforetak og helseforetak i henholdsvis statsforetaksloven, IKS-loven eller helseforetaksloven. For disse organisasjonsformene følger kravet om erklæring fra tredjepart om innbetaling av ansvarskapital kun av foretaksregisterloven § 4-4 bokstav e første punktum. Det følger av følgende lovproposisjoner at nevnte erklæringer skal avgis av revisor:

• Ot.prp. nr. 50 (1984–85) kapittel 7 Til § 4-4 (kommandittselskaper)

• Ot.prp. nr. 32 (1990–91) Utkast til lov om statsforetak kapittel 13 Forslag til endring av foretaksregisterloven § 4-4 bokstav e første punktum (statsforetak)

• Ot.prp. nr. 53 (1997–98) punkt 9.2 del VI Aksjeloven av 1997 § 21-3 nr. 47 endring i foretaksregisterloven § 4-4 (interkommunale selskaper)

• Ot.prp. nr. 66 (2000–2001) punkt 8.5 (regionale helseforetak og helseforetak)

For å avgi bekreftelse om innbetaling av aksjeinnskudd elektronisk (gjennom Altinn), kreves det av tekniske årsaker at den som avgir bekreftelsen har norsk organisasjonsnummer. Uten norsk organisasjonsnummer må den som skal avgi bekreftelse om innbetalt aksjeinnskudd gjøre dette på papir. Utenlandske virksomheter kan skaffe seg organisasjonsnummer ved å bli registrert i Enhetsregisteret. Disse vil i så fall bli registrert som norskregistrert utenlandsk foretak (NUF) i Enhetsregisteret.

Hvis innskuddet består av andre eiendeler enn penger, skal det som vedlegg til meldingen til Foretaksregisteret følge dokumenter og erklæringer som skal bekrefte at de eiendeler foretaket skal overta har en verdi som minst svarer til det vedtatte kapitalinnskuddet, jf. foretaksregisterloven § 4-4 bokstav e andre punktum. Foretaksregisterloven § 4-4 bokstav e andre punktum viser til bestemmelser i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkelova, selskapsloven og stiftelsesloven der det er stilt krav om slike dokumenter eller erklæringer.

Dokumentasjon som bekrefter deltakerforhold

Det følger av foretaksregisterloven § 4-4 bokstav f første punktum at dersom meldingen gjelder nyregistrering eller endringer som berører deltakerforhold, skal det legges ved en erklæring fra ansvarlig deltaker som ikke har underskrevet meldingen om at meldingen skjer med deltakerens samtykke. Etter andre punktum skal det vedlegges tilsvarende erklæring fra deltaker som har trådt ut av selskapet, når foretaket sender inn melding om uttreden. Kravet henger sammen med at deltakerne har ubegrenset ansvar. Inntreden og uttreden har vesentlig betydning både for deltakernes risiko og for tredjeparts mulighet til å søke dekning for sine krav.

Dokumentasjon av prospekter mv. etter verdipapirhandelloven

Foretaksregisterloven § 4-4 bokstav g har regler om dokumentasjon og registrering av opplysninger om prospekter mv. etter verdipapirhandelloven. Disse reglene er behandlet i punkt 12.4.5.8, og det vises til omtalen der.

Dokumentasjon ved melding om nedsettelse av kapital

Foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h første punktum fastsetter at det skal vedlegges erklæring fra revisor når det meldes en kapitalnedsettelse, forutsatt at nedsettingsbeløpet skal brukes til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte. Ifølge andre punktum gjelder dette likevel ikke ved melding om kapitalnedsettelse etter aksjeloven § 12-1 første ledd andre punktum nr. 1.

14.2 Forslaget i høringsnotatet

Departementet foreslo i høringsnotatet punkt 11.3 regler om dokumentasjon og bekreftelse av opplysninger som meldes til registrering i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret.

Teknologinøytralt regelverk

Nåværende dokumentasjonsregler i enhetsregisterloven § 8 og foretaksregisterloven § 4-4 innebærer primært krav til hvilke vedlegg som skal følge med meldingen. Med vedlegg forstås elektroniske eller fysiske kopier av dokumenter, for eksempel kopi av generalforsamlingsprotokoll eller styreprotokoll. Departementet foreslo i høringsnotatet punkt 11.3.2 å endre terminologien til de teknologinøytrale begrepene «dokumentasjon» og «erklæring».

Stiftelsesdokument og annen dokumentasjon av at virksomheten eksisterer

Departementet foreslo i høringsnotatet punkt 11.3.3 at stiftelsesdokumentet skal sendes inn til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret ved melding om nyregistrering, dersom stiftelsesdokument finnes. Det ble også foreslått å videreføre krav om at selskapsavtalen skal sendes inn som dokumentasjon ved melding til Foretaksregisteret for organisasjonsformer som har dette. Tilsvarende regel ble ikke foreslått for Enhetsregisteret.

For organisasjonsformer som ikke har stiftelsesdokument eller selskapsavtale, men er underlagt formkrav for stiftelse, foreslo departementet at det skal sendes inn dokumentasjon av at virksomheten er lovlig stiftet. For organisasjonsformer som ikke er underlagt slike formkrav, ble det foreslått at virksomheten skal sende inn annen dokumentasjon som viser at virksomheten eksisterer, for eksempel dokumentasjon av at det er gjennomført møter i virksomhetens ledende organ.

Departementet foreslo også å videreføre reguleringen i enhetsregisterloven § 8 tredje ledd, som gjelder for enheter som er hjemmehørende i utlandet.

Vedtekter

I høringsnotatet punkt 11.3.4 foreslo departementet å videreføre krav om at vedtekter skal sendes inn til Foretaksregisteret, dersom det er relevant for opplysningen som er meldt. Departementet foreslo også at vedtekter eller tilsvarende styringsreglement, dersom slike finnes, skal følge med meldinger til Enhetsregisteret dersom det er relevant for den opplysningen som er meldt.

Villighetserklæringer

Høringsnotatet punkt 11.3.5 omhandler villighetserklæringer. Departementet foreslo at det i ny enhetsregisterlov og ny foretaksregisterlov fastsettes at det skal sendes inn signert bekreftelse fra den som meldes registrert som styremedlem, varamedlem, daglig leder, revisor og regnskapsfører om at de har påtatt seg rollen. Det ble også foreslått at kravet om bekreftelse kan oppfylles ved at den som skal avgi bekreftelsen signerer meldingen.

Dokumentasjon av at beslutningen er truffet av rett organ mv.

Departementet foreslo i høringsnotatet punkt 11.3.6 regler om dokumentasjon som skal inngå i meldingen for å vise at beslutninger som ligger til grunn for opplysningen som er meldt, er truffet av rett organ.

Det ble foreslått at det i meldinger til Enhetsregisteret skal sendes inn dokumentasjon av at beslutning som danner grunnlaget for opplysninger som er meldt om styre, varamedlem, daglig leder, signatur og prokura er truffet av kompetent organ.

For meldinger til Foretaksregisteret ble det foreslått at det skal sendes inn dokumentasjon av at beslutning som danner grunnlaget for opplysningen som er meldt, er truffet av kompetent organ, og at eventuelle lovbestemte minstekrav til beslutningens innhold er oppfylt.

Særlige krav om dokumentasjon for registrering i Foretaksregisteret

Høringsnotatet punkt 11.3.7 omhandler særlige krav om dokumentasjon for registrering av opplysninger i Foretaksregisteret. Det ble foreslått at følgende dokumentasjon skal inngå i meldinger til Foretaksregisteret, dersom den er relevant for opplysningen som er meldt:

• erklæring om innbetaling av kapital der det i lov eller i medhold av lov er stilt krav om slik erklæring

• dokumentasjon av at det er utarbeidet redegjørelse eller åpningsbalanse i forbindelse med innbetaling av kapital, der det i lov eller i medhold av lov er stilt krav om slik redegjørelse eller åpningsbalanse

• erklæring fra revisor om redegjørelse eller åpningsbalanse (som nevnt i strekpunktet foran) der det i lov eller i medhold av lov er stilt krav om slik erklæring

• bekreftelse fra ansvarlige deltakere om at meldingen skjer med deres samtykke, dersom meldingen gjelder nyregistrering eller endringer som berører deltakerforhold. Bekreftelse skal også gis av ansvarlig deltaker som er trådt ut av selskapet når det sendes melding fra foretaket om uttredenen.

• erklæring fra revisor når det meldes kapitalnedsettelse og nedsettingsbeløpet skal brukes til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte. Dette gjelder likevel ikke ved melding om kapitalnedsettelse etter aksjeloven § 12-1 første ledd andre punktum nr. 1.

• annen dokumentasjon som etter lov eller i medhold av lov skal sendes til Foretaksregisteret

Plikt til å sladde overskuddsinformasjon

Nåværende krav om dokumentasjon, særlig i form av vedlegg som protokoller, medfører at Enhetsregisteret og Foretaksregisteret mottar og lagrer store mengder informasjon som ikke har betydning for om opplysningen som er meldt, skal kunne registreres. Slik overskuddsinformasjon kan inneholde personopplysninger og forretningshemmeligheter.

For å redusere mengden overskuddsinformasjon som sendes inn til og lagres i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret, foreslo departementet i høringsnotatet punkt 11.3.8 regler som pålegger innsenderen å sladde overskuddsinformasjon i dokumentasjon som sendes inn. Forslaget innebærer at dersom dokumentasjon som skal inngå i en melding til Enhetsregisteret eller Foretaksregisteret inneholder opplysninger som ikke er relevante for om opplysningen som er meldt kan registreres, skal innsenderen sladde opplysningene før innsending.

Nærmere krav til dokumentasjonen

Departementet foreslo i høringsnotatet punkt 11.3.9 bestemmelser som gir departementet hjemmel til å gi forskrift med nærmere regler om dokumentasjon som skal inngå i meldinger til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret.

I forslagene til forskriftshjemler var det angitt fire områder hvor det særlig kan være aktuelt å fastsette nærmere regler i forskrift. Dette gjelder krav til hvilken dokumentasjon som skal inngå i meldinger, krav til dataformat og filformat for dokumentasjonen, krav til innhold i bekreftelser og erklæringer, samt krav til signatur på bekreftelser og erklæringer.

14.3 Høringsinstansenes syn

Krav om dokumentasjon mv.

Brønnøysundregistrene skriver at foretaksregisterloven § 4-4 bokstav e stiller krav om at revisor, finansforetak, advokat eller statsautorisert regnskapsfører erklærer at opplysningene som er gitt om innskuddskapitalen i interkommunale selskaper (IKS), er riktige. Brønnøysundregistrene skriver at departementet i høringsnotatet i stor grad foreslår å videreføre denne bestemmelsen, men at forslaget til lovregulering i høringsnotatet har en noe annen innretning. Brønnøysundregistrene skriver at forslaget innebærer at det sammen med registermeldingen skal «inngis erklæring om innbetaling av kapital der det i lov eller i medhold av lov er stilt krav om slik erklæring». Brønnøysundregistrene skriver at dersom bestemmelsen endres i tråd med dette forslaget, vil det medføre at kravet om erklæring om innbetaling av innskuddskapital i IKS utgår, da et slikt krav ikke følger av IKS-loven.

Brønnøysundregistrene foreslår at det i ny enhetsregisterlov fastsettes dokumentasjonskrav ved melding om sletting. Brønnøysundregistrene skriver om dette:

«I dag krever Enhetsregisteret dokumentasjon fra kompetent organ dersom det meldes sletting av virksomhet og det gjelder formkrav for opphør av den aktuelle virksomhetstypen. Eksempler på slike organisasjonsformer er eierseksjonssameie og forening. Denne praksisen er hjemlet i § 8 andre ledd første punktum i gjeldende enhetsregisterlov.

Det fremgår av forslag til ny enhetsregisterlov § 5-6 c at «[d]okumentasjon på at beslutning som danner grunnlaget for meldt opplysning om styre, varamedlemmer, daglig leder, signatur og prokura er truffet av kompetent organ» skal inngå i meldingen. Denne opplistingen må tolkes uttømmende. Det ser dermed ut som at kravet til å dokumentere opphør i forbindelse med sletting i Enhetsregisteret ikke er regulert i forslaget. Vi regner med at dette ikke er tilsiktet.

Dokumentasjonskravet skal ikke gjelde for organisasjonsformer som ikke har formkrav til opphør, eksempelvis enkeltpersonforetak. Det skal heller ikke gjelde dokumentasjonskrav hvis, virksomheter melder sletting i Enhetsregisteret uten at virksomheten skal opphøre. En virksomhet som ikke har registreringsplikt i et tilknyttet register og heller ikke har behov for organisasjonsnummer til andre formål kan velge å slette seg i Enhetsregisteret, men likevel fortsette å eksistere.

Forslag til ny § 5-6 d nytt andre punktum:

Det samme gjelder for melding om sletting hvis enheten skal opphøre og det gjelder formkrav til opphør.»

Lotteri- og stiftelsestilsynet (Stiftelsestilsynet) skriver at beskrivelsen i høringsnotatet av de utfordringene som overskuddsinformasjon i meldinger gir Enhetsregisteret og Foretaksregisteret med tanke på innsynskrav, er interessant og viktig. Stiftelsestilsynet skriver at de kjenner seg godt igjen i dette. Stiftelsestilsynet skriver også:

«Det er positivt at departementet ønsker å gi reguleringar som kan avhjelpe dagens utfordringar på dette området, utan at det går ut over kvaliteten på den dokumentasjon som det er behov for å sikre god registerkvalitet. Det er viktig at dei eventuelle løysingane som departementet fell ned på vert gjort generelle slik at dei gjeld tilsvarande for meldingar/søknadar til andre register/styresmakter som handsamar meldingar og søknader. Det er også viktig at ein har med seg prinsippet om «kun ein gong», og at dokumentasjon kan brukast om att til fleire føremål. Overskotsinformasjon i ein samanheng, er ikkje nødvendigvis overskotsinformasjon i ein annan samanheng.»

Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) er enig i at reglene bør være utformet slik at det ikke er krav om «dokumenter». NHO stiller spørsmål ved om det er hensiktsmessig å bruke begrepet dokumentasjon. NHO skriver om dette:

«Det kan spørres om «dokumentasjon» er et begrep som for mange refererer til nettopp dokumenter. Av § 4-5 annet ledd går det frem at det ikke alltid er «dokumentasjon» som skal følge meldingen. For de mange aksjeselskapene er det særlig viktig at dokumentasjonskrav er tilpasset aksjeloven § 1-6. Dette vil kunne hensyntas i forskrift.»

NHO er enig i at selskapsavtaler fortsatt ikke skal registreres i Foretaksregisteret, av de grunner som departementet viser til i høringsnotatet.

NHO viser til at det i forslaget til ny foretaksregisterlov er foreslått en bestemmelse som sier at det skal dokumenteres at eventuelle lovbestemte minstekrav til beslutningens «innhold» er oppfylt. NHO skriver at dette neppe er mulig å dokumentere og neppe mulig for registerføreren å kontrollere. NHO viser til at det for eksempel er en hel del krav til styrets beslutning om å si opp daglig leder. NHO skriver at det bør være tydelig i loven at det ikke er innhold som skal dokumenteres, men trolig heller krav til at form er oppfylt.

Skattedirektoratet viser til bestemmelsen i forslaget til ny foretaksregisterlov om at det skal sendes inn erklæring om at innbetalt kapital er riktig. Skattedirektoratet bemerker at det bør sikres at juridiske personer ikke kan bekrefte aksjeinnskudd i foretak de selv registrerer. Skattedirektoratet skriver at slike tilfeller er avdekket. Etter Skattedirektoratets vurdering bryter dette med hensikten med en bekreftelse.

Plikt til å sladde overskuddsinformasjon

Brønnøysundregistrene, Frivillighet Norge, Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU), NHO og Regnskap Norge uttalte seg om forslaget om plikt til å sladde overskuddsinformasjon i dokumentasjon som inngår i meldinger til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret.

Frivillighet Norge, LNU og Regnskap Norge er imot forslaget.

Frivillighet Norge skriver at årsmøteprotokoller i foreninger sjelden inneholder sensitive opplysninger, men nesten alltid har flere opplysninger enn for eksempel valg av nytt styre. Organisasjonen skriver at de frykter at en plikt til å sladde overskuddsinformasjon vil øke den administrative byrden for frivillige organisasjoner vesentlig når de skal oppdatere opplysninger i Enhetsregisteret. De skriver også at de frykter at kravet om å sladde overskuddsinformasjon vil være vanskelig å forstå og oppleves som unødvendig merarbeid. I tillegg skriver Frivillighet Norge at de frykter at det vil innebære merarbeid både for registerføreren og for innsenderen dersom meldingen ikke blir godkjent «fordi all overskuddsinformasjon ikke var sladdet og meldingen dermed må sendes på nytt, med «korrekt sladdet» vedlegg».

For å oppnå målet om forenkling for frivilligheten, ber Frivillighet Norge departementet om å vurdere følgende løsning knyttet til regulering av krav til dokumentasjon i ny enhetsregisterlov:

«Innsender opplyser om hvilket organ som har fattet beslutningen (for eksempel årsmøte) og på hvilken dato.

Innsender bekrefter at protokoll fra organet er tilgjengelig for kontroll på forespørsel.

Personer som er meldt inn i roller som er nevnt i § 5-6 c signerer meldingen og gir dermed bekreftelse på at de har påtatt seg en rolle.»

Frivillighet Norge skriver at dette vil være et enklere system for foreningene, samtidig som staten unngår problemstillingen med lagring av overskuddsinformasjon.

Frivillighet Norge mener at eventuell sladding av overskuddsinformasjon må være frivillig for innsender. Da vil innsenderen kunne sladde eventuell sensitiv informasjon eller informasjon man ikke ønsker skal være tilgjengelig for innsyn.

LNU skriver at de er bekymret for at forslaget vil føre til et betydelig merarbeid for mange organisasjoner, spesielt for små lokallag. LNU skriver at de erfarer at det allerede i dag er mange som opplever registreringsprosessen hos Brønnøysundregistrene som krevende. Kravet om å fjerne «irrelevant» informasjon fra protokoller og andre dokumenter før innsending vil etter LNUs syn kunne skape ytterligere utfordringer og kan by på unødvendig merarbeid for de frivillige organisasjonene.

Regnskap Norge skriver at de i et forenklingsperspektiv er usikre på om det er hensiktsmessig med en plikt til å måtte sladde enhver informasjon i dokumentene som ikke er relevant for endringsmeldingen. Regnskap Norge skriver:

«Det er klart nok uheldig om innsender ikke sladder sensitive eller taushetsbelagte opplysninger i dokumentasjonen. Mange protokoller inneholder imidlertid ikke dette, og dermed vil det ofte være mest praktisk og tidsbesparende å kunne sende inn dokumentasjonen usladdet.

Hensynet om at mangelfull sladding innebærer økt ressursbruk hos registrene ved vurdering av innsynsbegjæringer, må veies opp mot ulempen for innsender ved å måtte sladde dokumentasjonen side for side.

Departementet uttrykker for øvrig ikke direkte hva konsekvensen av mangelfull sladding av dokumentet vil være. Det kan tenkes at Brønnøysundregistrenes praksis da blir at endringsmeldingen sendes i retur med krav om sladding. Registrene får således et ekstra kontrollpunkt ved mottak av den enkelte endringsmelding. I tillegg vil saksbehandlingstid medgå på å sende endringsmeldinger i retur basert på formalbruddet, uavhengig av hva overskuddsinformasjonen gjelder i det enkelte tilfelle.

I de senere årene har en betydelig utfordring for næringslivet vært at saksbehandlingstiden hos Brønnøysundregistrene har økt drastisk. Endringsmeldinger som tidligere tok 3-5 dager å få saksbehandlet og registrert, kan nå i større perioder av året ta om lag 30 dager. I nytt regelverk må man også derfor unngå innføring av unødvendige regler, eller regler som favner unødig bredt. Departementet bør etter vår vurdering gå en ekstra runde her, for å vurdere den mest hensiktsmessige utformingen av bestemmelsen.»

Brønnøysundregistrene skriver at forslagene til regler om plikt til å sladde overskuddsinformasjon sammenholdt med forslagene til regler om Enhetsregisterets og Foretaksregisterets kontroll og registreringsnektelse, sannsynligvis må tolkes slik at brudd på plikten til å sladde overskuddsinformasjon vil medføre at meldingen må nektes registrert. Brønnøysundregistrene antar at dette ikke er hensikten.

NHO skriver at aksjeloven § 1-6 stiller krav om at dokumenter må være sikret mot urettmessig endring. NHO viser i den forbindelse til uttalelser i Prop. 112 L (2017–2018) punkt 4.1.5.2 og kapittel 10. Etter NHOs syn er det derfor ikke sikkert at forslaget om plikt til å sladde opplysninger er mulig. NHO skriver:

«I så fall innebærer sladdeplikten etter det vi forstår, utskrift av dokument, tusjing av deler av dokumentet, ny scanning og ny lagring av det sladdede dokumentet, før innsending. I nevnte proposisjon skrev departementet at det ikke er et krav til at dokumentasjon skal kunne skrives ut. Forslaget ser derfor ut til å føre til – i praksis – et utskriftskrav.

Den løsningen departementet foreslår, virker veldig tungvint. Samtidig skriver departementet på side 183 at blant annet «andre former for dokumentasjon enn protokoller» kan være tilstrekkelig dokumentasjon. Dette vil være et godt alternativ for dem som skal sende inn meldinger, men det bør være tydelig i proposisjonen hva Foretaksregisteret skal vektlegge i veiledningen og praktiseringen.»

14.4 Departementets vurdering

14.4.1 Innledning

Enhetsregisteret og Foretaksregisteret har i dag ulike regler om dokumentasjonsplikt. For opplysninger som skal registreres i Foretaksregisteret, er det i foretaksregisterloven § 4-4 en liste med ulike dokumenter eller erklæringer som skal sendes inn som dokumentasjon av meldte opplysninger. Disse dokumentasjonskravene er formulert som vedlegg eller kopier. Ordlyden indikerer at det stilles krav om innsending av fysiske dokumenter, og formuleringene kan derfor oppleves som lite digitaliseringsvennlige. Dokumentasjonskravene i enhetsregisterloven § 8 er mindre omfattende, men inneholder også krav om både dokumenter og erklæringer.

For mange av opplysningene som skal registreres i Foretaksregisteret, og for noen av opplysningene som skal registreres i Enhetsregisteret, er det i dag krav om å sende inn kopi av virksomhetens interne dokumenter. Det gjelder for eksempel kopi av protokoll fra generalforsamlingen eller årsmøtet som viser valg av styret. Slik intern dokumentasjon kan inneholde overskuddsinformasjon, altså informasjon som ikke er nødvendig for kontrollen som Enhetsregisteret eller Foretaksregisteret skal gjøre. Det kan også inneholde forretningshemmeligheter eller personopplysninger som ikke bør formidles til andre enn dem de er ment for, for eksempel til styret for deres behandling. Spredning av slike opplysninger til uvedkommende kan påføre både virksomheten og personene dette gjelder ulempe. Etter departementets syn er det hensiktsmessig å vurdere endringer som kan bidra til at mindre overskuddsinformasjon sendes inn til og lagres hos Enhetsregisteret og Foretaksregisteret.

Kravene til dokumentasjon av opplysninger som meldes til registrering i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret må sees i sammenheng med registerførerens kontroll. Dokumentasjonen danner grunnlaget for kontrollen. Det bør derfor vurderes hvilken betydning de foreslåtte endringene i kontrollreglene har for dokumentasjonsplikten. Kravene til dokumentasjon bør utformes slik at registerføreren kan gjennomføre tilstrekkelig kontroll for å sikre at det som registreres er korrekt (registerkvalitet), uten manuelt å be om særskilt dokumentasjon. God registerkvalitet er nødvendig for å sikre tilliten og legitimiteten til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret, og er dermed en forutsetning for både offentlige og private aktørers gjenbruk av opplysningene. Ved gjennomgang av dokumentasjonskravene må også forholdet til legitimasjonsvirkningene av registrerte opplysninger vurderes.

Stadig økende krav og forventninger til strukturerte, søkbare og maskinlesbare data fører til at det å beholde krav om kopi av dokumenter og vedlegg generelt, for eksempel i form av pdf, kan være problematisk. Målet bør derfor være et registerregelverk som legger til rette for å ta i bruk ønskede, nye teknologiske løsninger uten at regelverket må endres. Det tilsier at reglene om dokumentasjon bør si noe om hvem som skal dokumentere og hva som skal dokumenteres, men at de ikke bør regulere i hvilket format dette skal gjøres.

Hvilke dokumentasjonskrav som skal stilles, må som nevnt ses i sammenheng med den kontrollen Enhetsregisteret og Foretaksregisteret skal gjøre. Omfanget av kontrollen er avgjørende for hvilken dokumentasjon som er nødvendig. På områder der kontrollen er ulik for Enhetsregisteret og Foretaksregisteret, kan det være grunn til å stille ulike krav til dokumentasjonen. I andre tilfeller er det etter departementets syn hensiktsmessig med like krav, med mindre Enhetsregisterets eller Foretaksregisterets formål og oppgaver, eller andre forhold, tilsier ulik regulering.

Departementet behandler i det følgende dokumentasjonskravene til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret samlet, med mindre annet er angitt. Særlige krav om dokumentasjon for registrering av opplysninger i Foretaksregisteret behandles i punkt 14.4.7.

14.4.2 Teknologinøytralt regelverk og overskuddsinformasjon

Ved mottak av meldinger om nyregistrering og endringsmeldinger skal Enhetsregisteret og Foretaksregisteret kontrollere at opplysningene som meldes er riktige, og at de dermed kan registreres. For å kunne gjennomføre kontrollen, må opplysningene som meldes dokumenteres. Kravene til dokumentasjon må derfor ses i sammenheng med den kontrollen registrene skal foreta. Se nærmere om Enhetsregisterets og Foretaksregisterets kontroll i kapittel 15. Hvordan opplysninger som meldes skal dokumenteres, vil variere etter hvilken opplysning det er snakk om.

Nåværende dokumentasjonsregler innebærer primært krav om hvilke vedlegg som skal følge med meldingen, jf. enhetsregisterloven § 8 og foretaksregisterloven § 4-4 som blant annet stiller krav om «vedlegg». Med vedlegg forstås elektroniske eller fysiske kopier av dokumenter, for eksempel kopi av generalforsamlingsprotokoll eller styreprotokoll. Slike krav er i liten grad teknologinøytrale. Et regelverk som gir rom for å ta i bruk nye og hensiktsmessige teknologiske løsninger, kan gi ressursbesparelser og økt brukervennlighet for brukerne av registrene. Nåværende krav om vedlegg er vanskelig å forene med de krav, behov og forventninger som stilles til bruk av strukturerte, søkbare og maskinlesbare data. Data i slikt format henger uløselig sammen med muligheten til å behandle og registrere opplysninger raskt gjennom automatisert saksbehandling.

Automatisert saksbehandling kan bidra til raskere registrering og mer målrettet bruk av ressursene i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret, såfremt saksbehandlingen skjer innenfor rammene av registerlovgivningen og lovgivningen for øvrig. Departementets vurdering er derfor at muligheten til effektivisering er tungtveiende. Samtidig må aktørenes rettssikkerhet ivaretas.

Det følger av ulike særlover at virksomheter skal dokumentere sin interne saksbehandling og beslutningene som tas, for eksempel i form av protokoller. Slike protokoller er virksomhetens egne møtereferater, og de utformes primært for å dokumentere hva som er vurdert og besluttet. Lovgivningen stiller krav til utformingen av protokollene, blant annet av hensyn til virksomhetens eget behov for etterprøvbarhet. Det er tale om dokumenter som utarbeides for virksomhetens interne bruk, og til bruk i den løpende driften av virksomheten. Store deler av dokumentene vil derfor kunne inneholde informasjon som ikke er relevant for det som skal registreres i Enhetsregisteret eller Foretaksregisteret, og den kontrollen som registrene skal gjøre før registrering.

Når det avholdes generalforsamling, årsmøte eller styremøte i for eksempel aksjeselskaper, samvirkeforetak eller foreninger, er det ofte mange ulike saker på dagsorden for møtet. Noen av sakene som behandles kan utløse krav om registrering i Enhetsregisteret eller Foretaksregisteret, og dermed danne grunnlag for dokumentasjon som skal innsendes til registeret. Dersom en protokoll sendes inn til Enhetsregisteret eller Foretaksregisteret som underlagsdokumentasjon, kan virksomhetene velge å sensurere deler av protokollens innhold, men de aller fleste sender inn protokollen i sin helhet.

Nåværende krav om dokumentasjon, særlig i form av vedlegg som protokoller, medfører at Enhetsregisteret og Foretaksregisteret mottar og lagrer store mengder informasjon som ikke har betydning for om opplysningen som er meldt, skal kunne registreres. Dette omtales her som «overskuddsinformasjon». Slik overskuddsinformasjon kan inneholde personopplysninger og forretningshemmeligheter.

Dokumentasjon som sendes inn og lagres i forbindelse med registrering i Enhetsregisteret eller Foretaksregisteret er omfattet av offentleglova. Hovedregelen er at dokumenter som Enhetsregisteret og Foretaksregisteret mottar som vedlegg til meldinger er offentlige, jf. offentleglova § 3. Retten til innsyn omfatter likevel ikke opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova § 13. Etter forvaltningsloven § 13 er opplysninger om «noens personlige forhold» underlagt taushetsplikt. Det samme gjelder opplysninger om «tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår». Slike opplysninger kan bare utleveres dersom den som har krav på taushet samtykker til det, eller dersom opplysningene er offentlig tilgjengelig andre steder, eller det foreligger et særskilt utleveringsgrunnlag.

Vurderinger av om innsendt dokumentasjon inneholder taushetsbelagte opplysninger skjer manuelt i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret og kan være ressurskrevende for registrene. Det kan også innebære ressursbruk for virksomhetene, dersom registrene må etterspørre ytterligere informasjon fra virksomhetene for å vurdere om den innsendte dokumentasjonen inneholder taushetsbelagte opplysninger.

Med økende grad av digitalisering kan det være hensiktsmessig å revurdere reglene om fysiske og elektroniske vedlegg. Ofte kreves det manuelle prosesser fra virksomhetens side, enten i form av å laste opp et elektronisk dokument eller skanne et fysisk dokument for så å laste det opp i innrapporteringsløsningen. Enhetsregisteret og Foretaksregisteret har erfart at konvertering av dokumenter kan gjøre at de blir vanskelig eller umulig å lese, særlig der fysiske dokumenter skannes inn. I noen tilfeller laster brukerne opp feil dokumenter. I begge tilfeller må brukeren sende inn dokumentasjonen på nytt, noe som resulterer i at registreringsprosessen tar lengre tid.

Reglene som foreslås i dette kapittelet, er ment å være fleksible med tanke på teknologisk utvikling og bruk av digitale løsninger. Formålet er at dokumentasjonen som til enhver tid kreves, kan sendes inn til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret på en effektiv måte som begrenser behovet for lagring av overskuddsinformasjon, og dermed også utlevering av overskuddsinformasjon.

NHO stiller spørsmål ved om det er hensiktsmessig å bruke begrepet «dokumentasjon», siden dette ifølge NHO er et begrep som for mange betyr dokumenter. Departementet ser at begrepet «dokumentasjon» kan forstås som et krav om fysiske papirer, pdf-filer og lignende. Samtidig omfatter begrepet «dokumentasjon» mer enn bare fysiske dokumenter og digitale kopier av disse. Dokumentasjon kan sies å omfatte materiale som skal bevise (dokumentere) noe1 og omfatter data og annet skriftlig materiale som dokumenterer (underbygger) at bestemte handlinger har funnet sted. I Store norske leksikon står det om begrepet «dokumentasjon»:

«Dokumentasjon består av data og dokumenter som produseres eller mottas som ledd i en virksomhet og som dokumenterer at bestemte handlinger har funnet sted.

Dokumentasjon utgjør innholdet i et arkiv og tilsvarer det engelske arkivteoretiske begrepet records: «informasjon som en organisasjon eller person produserer, mottar og vedlikeholder som bevis og som et aktivum, som et ledd i å oppfylle rettslige forpliktelser eller i en forretningstransaksjon» (NS-ISO 30300).»

At dokumentasjon omfatter mer enn bare fysiske papirer eller digitale kopier av disse, er også lagt til grunn i andre kilder.2 Departementet viser for øvrig til at begrepet «dokument» i flere lover er definert som noe mer enn bare fysiske papirer eller digitale kopier av disse. Se som eksempel offentleglova § 4 første ledd hvor begrepet «dokument» er definert som «ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring eller liknande». En lignende definisjon finnes i arkivlova § 2 første ledd bokstav a. I Ot.prp. nr. 102 (2004–2005) kapittel 16 Til § 4 Definisjoner står det om dokumentbegrepet i offentleglova § 4 første ledd:

«Dokumentomgrepet er teknologinøytralt. Det omfattar alle typar informasjon utan omsyn til korleis informasjonen er lagra. Det har vidare ikkje noko å seie korleis informasjonen kjem til uttrykk. Blant anna vil tekstar, lyd, bilete, teikningar og modellar vere omfatta av omgrepet.»

Departementet opprettholder derfor forslaget i høringsnotatet om å bruke begrepet «dokumentasjon» i ny enhetsregisterlov og ny foretaksregisterlov.

Se forslagene til ny enhetsregisterlov § 5-4 og ny foretaksregisterlov § 4-4.

Stiftelsestilsynet skriver at det er viktig at man har med seg prinsippet om «kun én gang», og at dokumentasjon kan brukes om igjen til flere formål. Stiftelsestilsynet skriver også at overskuddsinformasjon i én sammenheng, ikke nødvendigvis er overskuddsinformasjon i en annen sammenheng. Departementet er enig i at «kun én gang»-prinsippet er viktig. Å følge dette prinsippet bidrar til at næringslivet, frivilligheten og andre unngår å måtte rapportere samme opplysninger til ulike offentlige myndigheter, og kan dermed redusere de økonomiske og administrative byrdene for disse. Departementet vil samtidig understreke at reglene om hvilken dokumentasjon som skal inngå i meldinger til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret, må være knyttet til opplysningene som skal registreres i de to registrene og de forholdene som registerføreren skal kontrollere. Det faller utenfor de to registrenes oppgaver å samle inn annen informasjon enn dette (overskuddsinformasjon). Dette gjelder selv om andre offentlige myndigheter vil kunne ha bruk for overskuddsinformasjonen. Innrapportering og innsamling av informasjon som ikke er relevant for det som skal registreres i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret og registerførerens kontroll, må eventuelt reguleres i lovgivningen som gjelder for de offentlige myndighetene som trenger informasjonen.

14.4.3 Stiftelsesdokument og annen dokumentasjon av at virksomheten eksisterer

Departementet har i punkt 12.4.5.1 foreslått å videreføre at stiftelsesdokumentet skal registreres i Foretaksregisteret, der stiftelsesdokument finnes. Stiftelsesdokumentet må i disse tilfellene inngå som dokumentasjon i meldingen til Foretaksregisteret ved nyregistrering. Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at stiftelsesdokumentet skal sendes inn til Foretaksregisteret, dersom det finnes. Forslaget viderefører reguleringen i foretaksregisterloven § 4-4 bokstav a. Det kom ikke innspill til forslaget i høringen.

Etter nåværende regler skal det ved nyregistrering av enheter i Enhetsregisteret «fremlegges stiftelsesdokument dersom det finnes, og ellers annen dokumentasjon for at enheten eksisterer», jf. enhetsregisterloven § 8 andre ledd andre punktum. Stiftelsesdokumentet registreres ikke i Enhetsregisteret, men tjener som dokumentasjon av at enheten eksisterer. Departementet har i kapittel 12 ikke foreslått å innføre krav om at stiftelsesdokumentet skal registreres i Enhetsregisteret. Stiftelsesdokumentet dokumenterer at enheten er gyldig stiftet der det er krav om hvordan stiftelse skal skje. De aller fleste opplysningene som skal meldes til Enhetsregisteret ved nyregistrering av enheter, herunder styre, eventuell ansvarskapital og revisjon mv., vil også fremgå av stiftelsesdokumentet. Dokumentasjon av slike forhold er nødvendig for å sikre god registerkvalitet i Enhetsregisteret. Departementet opprettholder derfor forslaget i høringsnotatet om å videreføre at stiftelsesdokumentet skal følge med melding om nyregistrering til Enhetsregisteret dersom det finnes. Det kom ikke innspill til forslaget i høringen.

Krav om å sende inn stiftelsesdokumentet som dokumentasjon ved melding om nyregistrering i Enhetsregisteret, vil gjelde for de organisasjonsformene som etter særlovgivningen har plikt til å utferdige et slikt dokument som grunnlag for opprettelsen.

Departementet foreslo i høringsnotatet å videreføre at selskapsavtalen skal sendes inn som dokumentasjon ved melding til Foretaksregisteret for organisasjonsformer som har dette. Tilsvarende regel ble ikke foreslått for Enhetsregisteret. Selskapsavtalen kan gi vesentlig informasjon om andre forhold som skal registreres, og vil gi Foretaksregisteret mulighet til å kontrollere at foretaket er meldt med rett organisasjonsform. Et forhold som kan tale mot et krav om at selskapsavtalen skal sendes inn, er at selskapsavtalen kan inneholde forretningssensitiv informasjon, og at det kan medføre behov for sladding av dokumentet. Departementet ba derfor i høringsnotatet om høringsinstansenes syn på om det fortsatt skal være et krav om at selskapsavtalen skal sendes inn til Foretaksregisteret. NHO skriver at de er enig i at selskapsavtalen fortsatt skal sendes inn til Foretaksregisteret. Det kom ikke innvendinger mot forslaget i høringen. Departementet opprettholder etter dette forslaget i høringsnotatet om at selskapsavtalen skal sendes inn til Foretaksregisteret. Det vises også til at departementet i punkt 14.4.8 foreslår en rett til å sladde overskuddsinformasjon i dokumentasjon som skal sendes inn til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret. Dette vil også gjelde for selskapsavtaler som sendes inn til Foretaksregisteret.

For organisasjonsformer som ikke har stiftelsesdokument eller selskapsavtale, men er underlagt formkrav til stiftelse, opprettholder departementet forslaget i høringsnotatet om at det skal sendes inn dokumentasjon av at virksomheten er lovlig stiftet. Eksempel på slik dokumentasjon er vedtak om opprettelse av regionalt helseforetak eller helseforetak. Hensikten er at Enhetsregisteret og Foretaksregisteret skal kunne kontrollere at virksomheten er meldt, og dermed registreres, med rett organisasjonsform. Departementet opprettholder også forslaget i høringsnotatet om at for organisasjonsformer som ikke er underlagt slike formkrav, skal virksomheten sende inn annen dokumentasjon som viser at virksomheten eksisterer. Dette kan for eksempel omfatte dokumentasjon av at det er gjennomført møter i virksomhetens ledende organ. Det kom ikke innspill til disse forslagene i høringen.

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å videreføre særreguleringen i enhetsregisterloven § 8 tredje ledd, som gjelder for enheter som er hjemmehørende i utlandet. Dette innebærer at registerføreren kan bestemme at dokumentasjonskravene ved nyregistrering i Enhetsregisteret ikke skal gjelde for enheter som er hjemmehørende i utlandet, dersom slik enhet fremlegger bekreftelse fra offentlig registreringsmyndighet i hjemstaten som viser at enheten er stiftet eller opprettet i henhold til hjemstatens lover. Dersom bekreftelsen inneholder opplysninger som nevnt i forslaget til ny enhetsregisterlov kapittel 4, kan registerføreren bestemme at bekreftelsen legges til grunn som dokumentasjon også for registrering av disse opplysningene. Det kom ikke innspill til forslaget i høringen.

Se forslagene til ny enhetsregisterlov § 5-4 første ledd bokstav a og tredje ledd og ny foretaksregisterlov § 4-4 første ledd bokstav a.

14.4.4 Vedtekter

Etter gjeldende rett skal vedtekter registreres i Foretaksregisteret for de organisasjonsformene som har vedtekter, jf. blant annet foretaksregisterloven § 3-1 første ledd nr. 2. Departementet har i punkt 12.4.5.1 foreslått å videreføre dette. Se forslaget til ny foretaksregisterlov § 3-1 andre ledd bokstav a om at vedtekter skal registreres i Foretaksregisteret «hvis de finnes». Ettersom vedtekter skal registreres i Foretaksregisteret for de foretakene som har vedtekter, må vedtektene i disse tilfellene inngå som dokumentasjon i meldingen til Foretaksregisteret.

Se forslaget til ny foretaksregisterlov § 4-4 første ledd bokstav b.

Etter gjeldende rett skal vedtekter ikke registreres i Enhetsregisteret. Vedtektene skal imidlertid vedlegges meldingen til Enhetsregisteret ved nyregistrering dersom enheten har vedtekter, jf. enhetsregisterloven § 8 andre ledd tredje punktum. Det er ikke foreslått å innføre krav om registrering av vedtekter i Enhetsregisteret. Det vises til drøftelsen i punkt 12.4.2.3.

Vedtektene er en viktig kilde til dokumentasjon av de opplysningene som meldes til Enhetsregisteret. Dette gjelder særlig når Enhetsregisteret skal vurdere hvilken organisasjonsform enheten har, og om enheten er en selvstendig juridisk person. Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at vedtekter fortsatt skal inngå i meldingen til Enhetsregisteret dersom de finnes og er relevante for opplysningen som er meldt.

Ikke alle organisasjonsformer er pålagt å ha vedtekter. De fleste enheter som ikke har vedtekter, har likevel ofte interne styringsregler av en eller annen art, for eksempel en sameieavtale. Slike interne styringsregler kan inneholde informasjon som er nødvendig for at Enhetsregisteret blant annet skal kunne kontrollere at enheten oppfyller kravene til den organisasjonsformen som er angitt i meldingen til registeret. Departementet opprettholder derfor forslaget i høringsnotatet om et nytt dokumentasjonskrav som innebærer at dersom enheten ikke har vedtekter, skal «tilsvarende styringsreglement» inngå i meldingen dersom det finnes. Ordet «tilsvarende» er ment å avgrense mot andre interne reglementer eller rutiner, for eksempel et arbeidsreglement, som ikke inneholder grunnleggende informasjon om enheten, og ved det skiller seg vesentlig fra vedtekter. Etter forslaget gjelder kravet om å sende inn styringsreglement bare «dersom slike finnes». Forslaget innebærer ikke krav om at enheter må utarbeide slikt styringsreglement for å kunne registreres i Enhetsregisteret, men at det skal sendes inn der krav om å utarbeide slikt reglement følger av særlovgivningen, eller enheten frivillig har valgt å fastsette dette.

Det kom ikke innspill til disse forslagene i høringen.

Se forslaget til ny enhetsregisterlov § 5-4 første ledd bokstav b.

14.4.5 Villighetserklæringer

Etter foretaksregisterloven § 4-4 bokstav d skal det som vedlegg til melding til Foretaksregisteret følge «[e]rklæring fra revisor og styremedlem om at vedkommende godtar valget» dersom slike opplysninger meldes. Slik erklæring blir gjerne omtalt som en «villighetserklæring». Formålet med kravet er at personer som blir meldt registrert som revisorer og styremedlemmer, ikke skal kunne bli registrert i Foretaksregisteret uten at de har samtykket til å påta seg vervet, jf. Ot.prp. nr. 72 (1994–95) kapittel 7 Til § 4-4 bokstav d.

For Enhetsregisteret gjelder tilsvarende krav om villighetserklæring ved melding om registrering av revisor og regnskapsfører, jf. enhetsregisterloven § 8 fjerde ledd bokstav b og c.

Kravet om villighetserklæring må ses i sammenheng med ansvaret og pliktene som følger med rollene som styremedlem, revisor og regnskapsfører. Det er viktig at allmennheten kan stole på opplysninger som er registrert i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret. Det at virksomheten har en ekstern revisor eller regnskapsfører kan oppfattes som en trygghet for tredjeparter, fordi det innebærer at en ekstern part også er involvert i utarbeidelsen av årsregnskapet, eller reviderer dette.

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å videreføre kravet om at personer som meldes registrert i rollen som revisor eller regnskapsfører, skal bekrefte at de har påtatt seg oppdraget. Etter departementets syn bør det ikke legges til rette for at virksomheter urettmessig kan registrere en revisor eller regnskapsfører for å skape et inntrykk av legitimitet som er uriktig. Departementet legger vekt på at revisorer og regnskapsførere er profesjonelle parter. For disse må oppgaven med å bekrefte at de har påtatt seg oppdraget anses å være lite byrdefull. Fordelene ved å stille krav om at revisorer og regnskapsførere skal bekrefte at de har påtatt seg oppdraget, overstiger etter departementets syn de ulemper dette medfører for den som må avgi bekreftelsen.

Departementet har vurdert om det er hensiktsmessig å videreføre kravet i gjeldende foretaksregisterlov om at personer som meldes registrert som styremedlem skal bekrefte overfor Foretaksregisteret at de har påtatt seg vervet, og om tilsvarende krav skal stilles ved registrering av styremedlemmer i Enhetsregisteret.

Et styreverv innebærer ansvar og plikter for den som innehar rollen. Styremedlemmer har ansvaret for forvaltningen av den juridiske personen. Styremedlemmer kan også bli erstatningsansvarlige for tap som de påfører andre i egenskap av å være styremedlem. Selv om ansvaret som følger med et styreverv i stor grad er likt for de ulike organisasjonsformene, vil det faktiske ansvaret variere. Det er for eksempel stor forskjell på ansvaret som ligger i å være styremedlem i en velforening, og ansvaret som følger av å være styremedlem i et selskap med flere hundre ansatte.

Registrering i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret som styremedlem har legitimasjonsvirkninger. Det betyr at tredjeparter i god tro kan legge til grunn at vedkommende er styremedlem og har det ansvar og myndighet som tilligger rollen. Selv om registreringen ikke påvirker gyldigheten av styrevalget som sådan, tilsier legitimasjonsvirkningene av registrering i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret etter departementets syn at dokumentasjon av at personen faktisk har påtatt seg vervet som styremedlem, skal sendes til registrene.

Reglene om villighetserklæring forstås og praktiseres av Foretaksregisteret slik at erklæringen kan avgis på forskjellige måter. Virksomheten kan i dag enten i) sende inn papirmelding med et særskilt dokument signert av styremedlemmet hvor det går frem at han eller hun lar seg registrere i Foretaksregisteret, ii) sørge for at det enkelte styremedlem som skal registreres signerer papirblanketten, iii) laste opp kopi av villighetserklæring som vedlegg til den elektroniske meldingen og sende vedlegget til elektronisk signering hos det enkelte styremedlem eller iv) sende den elektroniske meldingen som sådan til signering hos det enkelte styremedlem. I praksis velger de fleste det siste alternativet.

Brønnøysundregistrene erfarer at det kan ta noe tid før meldingen er signert av samtlige styremedlemmer, spesielt der styret består av mange medlemmer, noe som fører til at registreringen lar vente på seg. Det tidligere styret vil dermed være legitimert i en kortere eller lengre periode etter at det nye styret formelt har tiltrådt. Det må kunne antas at denne problemstillingen også er relevant for Enhetsregisteret. Enhetsregisteret har i større grad enn Foretaksregisteret brukere som ikke er profesjonelle, og det kan innebære at rolleinnehaverne har mindre erfaring med slike signeringsordninger.

Samtidig er det en begrenset arbeidsbyrde knyttet til å bekrefte at man har påtatt seg vervet som styremedlem. Dette kan for eksempel gjøres ved å signere villighetserklæring på generalforsamlingen eller årsmøtet der man velges inn. Erklæring kan også gis ved signatur på dokumentet som viser valget. Det er opp til registerføreren å bestemme de nærmere kravene til hvordan bekreftelsen skal dokumenteres. Etter departementets syn vil det være naturlig å legge til rette for at en slik bekreftelse kan avgis og dokumenteres på en måte som er lite byrdefull for rolleinnehaverne og virksomhetene. De fleste er også kjent med digital signering gjennom ordninger for privatpersoner, slik som skattemeldinger, sykepenger og lignende. Det vil etter departementets vurdering trolig derfor være få som har behov for å signere fysiske dokumenter.

Departementet opprettholder etter dette forslaget i høringsnotatet om å videreføre kravet om at det skal sendes inn bekreftelse fra personer som meldes registrert i Foretaksregisteret som styremedlem om at de har påtatt seg vervet, og at tilsvarende fastsettes for Enhetsregisteret.

Flere virksomheter registrerer også varamedlemmer til styret. Det er ikke et særlig ansvar knyttet til det å være varamedlem, men varamedlemmer trer inn i styrebehandlingen ved fravær hos styremedlemmene. Det kan også være situasjoner der et varamedlem trer inn i styret som fast medlem hvis et styremedlem ikke lenger kan inneha vervet. Varamedlemmer som deltar i styrebehandlingen, vil kunne holdes ansvarlige på lik linje med øvrige styremedlemmer. Departementet opprettholder derfor forslaget i høringsnotatet om at varamedlemmer på samme måte som ordinære styremedlemmer skal avgi villighetserklæring. Forslaget gjelder både for Enhetsregisteret og Foretaksregisteret.

Etter gjeldende rett er det ikke krav om villighetserklæring fra personer som meldes registrert i rollen som daglig leder i Enhetsregisteret eller Foretaksregisteret. På samme måte som styremedlemmer, har daglig leder et nærmere definert ansvar og myndighet og kan holdes erstatningsansvarlig for tap som de påfører andre i egenskap av å være daglig leder. Registrering i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret som daglig leder har, som for styremedlemmer, legitimasjonsvirkninger. Det betyr at tredjeparter i god tro kan legge til grunn at vedkommende er daglig leder og har det ansvar og myndighet som tilligger rollen. Registreringen påvirker ikke gyldigheten av ansettelsen av daglig leder. Imidlertid tilsier hensynet til vedkommendes rettssikkerhet og legitimasjonsvirkningene av registrering i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret etter departementets syn at registrene skal motta dokumentasjon av at personer som meldes registrert i rollen som daglig leder, har påtatt seg rollen. Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at den som blir meldt registrert i rollen som daglig leder skal avgi villighetserklæring.

Det følger av enhetsregisterloven § 8 femte ledd at erklæring fra revisor eller regnskapsfører om at de påtar seg oppdraget, kan fremgå av meldingsblanketten. Tilsvarende er ikke fastsatt i foretaksregisterloven. Foretaksregisteret har imidlertid praksis for å godta som tilstrekkelig dokumentasjon at styremedlem eller revisor som skal avgi villighetserklæring (bekreftelse), signerer meldingen i stedet for å avgi en separat bekreftelse. Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å lovfeste dette. Det vil gi den som er meldt i en rolle som styremedlem, varamedlem, daglig leder, revisor eller regnskapsfører, fleksibilitet om hvordan bekreftelsen skal gis. Det at noen signerer på melding hvor det står at de skal registreres med en bestemt rolle, må etter departementets syn anses som tilstrekkelig bevis på at vedkommende bekrefter at de har påtatt seg rollen.

Det kom ikke innspill til forslagene til regler om villighetserklæringer i høringen.

Se forslagene til ny enhetsregisterlov § 5-4 første ledd bokstav d og ny foretaksregisterlov § 4-4 første ledd bokstav c og andre ledd.

14.4.6 Dokumentasjon av at beslutningen er truffet av kompetent organ

Departementet foreslår i punkt 15.4.9 at Enhetsregisteret skal kontrollere at beslutning som danner grunnlag for meldte opplysninger om styret, varamedlem, daglig leder, signatur og prokura er truffet av kompetent organ. Se forslaget til ny enhetsregisterlov § 6-1 første ledd bokstav f. For Foretaksregisteret foreslås det i punkt 15.4.9 og 15.4.10 at registeret skal kontrollere at beslutning som danner grunnlag for opplysningen som er meldt er truffet av kompetent organ, og at eventuelle lovbestemte minstekrav til beslutningens innhold er oppfylt. Se forslaget ny foretaksregisterlov § 5-1 første ledd bokstav g og h.

For å kunne gjennomføre slik kontroll, må Enhetsregisteret og Foretaksregisteret ha dokumentasjon som viser at nevnte krav er oppfylt.

Nåværende dokumentasjonskrav innebærer at det skal sendes inn ulike typer dokumenter eller kopi av disse til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret for å dokumentere meldte opplysninger. For Enhetsregisteret følger dette av enhetsregisterloven § 8 fjerde ledd som fastsetter at det skal vedlegges protokoll som viser valg av styre, protokoll fra kompetent organ eller vedtekter som viser tildeling av signatur, og protokoll eller erklæring som viser tildeling av prokura. Etter nåværende regler er det ikke krav om å sende inn vedlegg ved melding om registrering av daglig leder i Enhetsregisteret. For Foretaksregisteret fremgår dokumentasjonskravet av foretaksregisterloven § 4-4 bokstav a til c som sier at utskrift eller kopi av protokoll fra generalforsamlinger, foretaksmøter mv. som viser meldte opplysninger, skal følge som vedlegg til meldingen.

I stedet for å liste opp hvilken type dokumenter som skal sendes inn til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret for å dokumentere at meldte opplysninger er truffet av kompetent organ, foreslår departementet, i tråd med forslaget i høringsnotatet, bestemmelser som sier at «dokumentasjon» av dette skal inngå i meldingen. For departementet er det sentralt å ha regler som er tilstrekkelig fleksible til at det kan åpnes for innsending av annen dokumentasjon enn protokoller. Bestemmelsen må også ses i sammenheng med hjemmelen til å kreve dokumentasjon i forbindelse med kontroll av opplysningene, se punkt 15.4.12.

Som nevnt i punkt 14.4.2 inneholder protokoller ofte overskuddsinformasjon som kan inneholde taushetsbelagte opplysninger. Vurderinger av om innsendt dokumentasjon inneholder taushetsbelagte opplysninger skjer manuelt, og kan være ressurskrevende for Enhetsregisteret og Foretaksregisteret. Det kan også innebære ressursbruk for virksomhetene, dersom registrene må etterspørre ytterligere informasjon fra disse for å vurdere om den innsendte dokumentasjonen inneholder taushetsbelagte opplysninger. I tillegg må registrene lagre et stort antall protokoller av ulik størrelse. Det innebærer ressursbruk knyttet til lagring, både i form av kostnader og energibruk.

Dersom andre former for dokumentasjon enn protokoller i tilstrekkelig grad kan vise at beslutninger som danner grunnlag for meldte opplysninger er truffet av kompetent organ og at lovbestemte minstekrav til beslutningens innhold er oppfylt, er det hensiktsmessig at registerføreren kan basere sin kontroll på slik dokumentasjon. Dokumentasjonen må samtidig være av en slik art at den i tilstrekkelig grad dokumenterer de forholdene som Enhetsregisteret og Foretaksregisteret skal kontrollere. Dette er viktig for å sikre god registerkvalitet, og dermed brukernes tillit til registrene. Eksempler på slik dokumentasjon kan være der innsenderen av meldingen må innestå for hvilket organ som har fattet beslutningen, og der det kan stilles krav som at det må oppgis stemmeantall eller annet som viser at beslutningen faktisk er fattet av kompetent organ. Dette kan legge til rette for økt automatisert kontroll i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret, og med det raskere registrering av endringene. Ved å gå over til erklæringer, automatisert saksbehandling og bruk av stikkprøvekontroller, kan registrering av endringer skje raskere, samtidig som registerkvaliteten kan opprettholdes ved målrettet kontroll.

Hvis beslutningen er fattet av feil organ, er det også mulig å innrette dokumentasjonskravet slik at dette blir fanget opp allerede ved utforming av meldingen (prekontroll). Slike prekontroller kan bidra til bevisstgjøring hos brukerne om hva som er rett organ. Det vil også gi innsendere av meldinger mulighet til å rette eventuelle feil før meldingen sendes inn. Departementet viser til punkt 15.4.12 om registerførerens adgang til å kreve ytterligere dokumentasjon, som også kan benyttes der det er tvil om innholdet i en erklæring er riktig.

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at det også skal sendes inn dokumentasjonen til Foretaksregisteret som viser at eventuelle lovbestemte minstekrav til beslutningens innhold er oppfylt, siden dette forholdet skal kontrolleres av registerføreren, jf. punkt 15.4.10. Disse opplysningene, for eksempel tegningskurs ved kapitalforhøyelse, skal ofte også rapporteres til andre myndigheter. Etter departementets syn er det derfor hensiktsmessig at slike opplysninger kan innrapporteres i strukturert format og gjenbrukes i annen rapportering der registerføreren tilrettelegger for dette. Forslaget muliggjør dette, og kan bidra til å oppfylle «kun én gang»-prinsippet for rapportering og dermed være ressursbesparende for aktørene.

NHO skriver at det neppe er mulig å dokumentere om lovbestemte minstekrav til beslutningens innhold er oppfylt, og at det neppe er mulig for registerføreren å kontrollere dette. NHO skriver at det bør være tydelig i loven at det ikke er innhold som skal dokumenteres, men trolig heller krav til at form er oppfylt.

Som det fremgår av punkt 15.4.10, kontrollerer Foretaksregisteret i dag om lovbestemte minstekrav til beslutningens innhold er oppfylt, jf. foretaksregisterloven § 5-1 første ledd. I samme punkt er det foreslått å videreføre dette. For å kunne gjennomføre denne kontrollen, er det som nevnt nødvendig at Foretaksregisteret mottar dokumentasjon som viser at de lovbestemte minstekravene er oppfylt. Som eksempel følger det av aksjeloven § 10-1 andre ledd at en beslutning om kapitalforhøyelse i aksjeselskaper minst skal angi det beløp aksjekapitalen skal forhøyes med og visse andre nærmere opplistede forhold. Ved melding til Foretaksregisteret om kapitalforhøyelse i aksjeselskaper må det derfor sendes inn dokumentasjon til registeret som viser at beslutningen om kapitalforhøyelse faktisk inneholder de forholdene som er opplistet i aksjeloven § 10-1 andre ledd. Departementet har med bakgrunn i NHOs innspill justert forslaget til lovbestemmelse for å tydeliggjøre dette.

Se forslagene til ny enhetsregisterlov § 5-4 første ledd bokstav c og ny foretaksregisterlov § 4-4 første ledd bokstav d.

Brønnøysundregistrene foreslår at det tas inn en bestemmelse i ny enhetsregisterlov om at det ved melding om sletting fra Enhetsregisteret som følge av opphør av virksomheten, skal sendes inn dokumentasjon av at beslutningen om opphør er truffet av kompetent organ dersom det gjelder formkrav for opphøret. Brønnøysundregistrene viser til at Enhetsregisteret i dag krever slik dokumentasjon med hjemmel i enhetsregisterloven § 8 andre ledd første punktum. Departementet er enig i Brønnøysundregistrenes forslag og har tatt inn en bestemmelse om dette i forslaget til ny enhetsregisterlov.

Se forslaget til ny enhetsregisterlov § 5-4 andre ledd.

Etter forslaget vil dokumentasjonskravet ikke gjelde for organisasjonsformer som ikke er underlagt formkrav til beslutning om opphør, for eksempel enkeltpersonforetak. Det skal heller ikke gjelde noe krav om dokumentasjon der en virksomhet som er frivillig registrert i Enhetsregisteret ønsker å bli slettet fra registeret, men fortsatt skal eksistere. Departementet bemerker at det bare er personer som er meldepliktige som kan sende inn melding til Enhetsregisteret om sletting fra registeret. Hvem som er meldepliktige, er behandlet i punkt 13.5.

14.4.7 Særlige krav om dokumentasjon for registrering i Foretaksregisteret

14.4.7.1 Dokumentasjon av innbetaling av ansvarskapital

Foretaksregisterloven § 4-4 bokstav e første punktum stiller krav om at det som vedlegg til melding til Foretaksregisteret skal følge erklæring fra tredjepart om at de opplysningene som er gitt om innbetaling av aksjekapital, selskapskapital i kommandittselskaper, grunnkapital i stiftelser, og innskuddskapital i samvirkeforetak, statsforetak, interkommunale selskaper, regionale helseforetak og helseforetak, er riktige.

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å videreføre reguleringen som følger av foretaksregisterloven § 4-4 bokstav e første punktum i en mer generell form. Forslaget innebærer at der det i lov eller i medhold av lov er stilt krav om erklæring om innbetaling av ansvarskapital, skal erklæringen inngå i meldingen til Foretaksregisteret dersom det er relevant for opplysningen som er meldt. Registrering av kapitalendringer har rettsvirkninger etter særlovgivningen, for eksempel ved at kapitalen anses forhøyet ved tidspunktet for registrering. Innbetalingen vil også ha betydning for foretakets egenkapital, og for tredjeparter vil det vises at verdier er overført til foretaket. Dette gjelder først og fremst for foretak med begrenset ansvar overfor tredjeparter. Etter departementets syn er det derfor hensiktsmessig at det også fremkommer av foretaksregisterloven at slik bekreftelse er nødvendig for å kunne melde og registrere kapitalforhøyelser. Departementet viser til det som er skrevet i punkt 15.4.3 og 15.4.4 om at Foretaksregisteret skal kontrollere at krav til innholdet i meldingen er oppfylt.

Forslaget vil medføre at det ikke vil være nødvendig å endre foretaksregisterloven dersom krav til bekreftelse av innbetaling av ansvarskapital i særlovgivningen skulles endres, eller bli innført for eksisterende eller eventuelle nye organisasjonsformer.

Se forslaget til ny foretaksregisterlov § 4-4 første ledd bokstav e.

Brønnøysundregistrene skriver at den foreslåtte reguleringen vil medføre at kravet om å sende inn erklæring om innbetaling av innskuddskapital i interkommunale selskaper til Foretaksregisteret utgår, da et slikt krav ikke følger av IKS-loven.

Som nevnt i punkt 14.1.2 er det i aksjeloven, allmennaksjeloven, stiftelsesloven og samvirkelova bestemmelser som stiller krav om at det må avgis erklæring eller bekreftelse fra tredjepart om innbetaling av aksjeinnskudd (aksjekapital) i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper, grunnkapital i stiftelser og innskuddskapital i samvirkeforetak. Plikten til å sende inn slike erklæringer eller bekreftelser til Foretaksregisteret vil være omfattet av forslaget ny foretaksregisterlov § 4-4 første ledd bokstav e.

Tilsvarende krav om erklæring eller bekreftelse fra tredjepart om innbetaling av selskapskapital i kommandittselskaper er ikke fastsatt i selskapsloven. Det er heller ikke fastsatt krav om erklæring eller bekreftelse fra tredjepart om innbetaling av innskuddskapital i statsforetak, interkommunale selskaper, regionale helseforetak og helseforetak i henholdsvis statsforetaksloven, IKS-loven eller helseforetaksloven. For disse organisasjonsformene følger kravet om erklæring fra tredjepart om innbetaling av kapital kun av foretaksregisterloven § 4-4 bokstav e første punktum. Som nevnt i punkt 14.1.2 følger det av ulike lovproposisjoner at nevnte erklæringer skal avgis av revisor.

Hensynet til vern av kreditorenes interesser og legitimasjonsvirkningene av det som er registrert i Foretaksregisteret, tilsier etter departementets vurdering at det fortsatt bør være krav om at registeret skal motta erklæring fra revisor om at meldte opplysninger om innbetaling av ansvarskapital i kommandittselskaper, interkommunale selskaper, statsforetak, regionale helseforetak og helseforetak, er riktige. Departementet foreslår derfor en egen bestemmelse om dette. Etter departementets syn tilsier hensynet til vern av kreditorenes interesser og legitimasjonsvirkningene av det som er registrert i Foretaksregisteret, at det også bør være krav om at registeret skal motta erklæring fra revisor om at meldte opplysninger om innbetaling av selskapskapital i ansvarlige selskaper, er riktige. Forslaget til bestemmelse omfatter derfor også krav om slik erklæring.

Se forslaget til ny foretaksregisterlov § 4-4 første ledd bokstav f.

Etter departementets syn bør spørsmålet om det skal være krav om at innbetaling av ansvarskapital skal bekreftes av tredjepart, hvem som kan eller skal avgi slike bekreftelser og krav til innholdet i bekreftelsen reguleres i særloven som regulerer organisasjonsformen, og ikke i foretaksregisterloven. Departementet viser til at behovet for slike innskuddsbekreftelser blant annet vil bero på foretakets organisasjonsform. Foretaksregisterloven bør etter departementets vurdering som et utgangspunkt kun regulere om bekreftelser som det er stilt krav om etter annen lovgivning, skal sendes inn til Foretaksregisteret i forbindelse med melding om registrering av opplysninger i registeret.

Når det gjelder statsforetak, vedtok Stortinget 1. april 2025 lov om statsføretak (statsføretakslova), som skal erstatte statsforetaksloven av 1991, jf. Prop. 44 L (2024–2025). I statsføretakslova § 2-5 andre ledd er det tatt inn følgende bestemmelser:

«I meldinga til Føretaksregisteret skal det opplysast om at statsføretaket har fått innskotet. Dette skal stadfestast av revisor. Skal innskotet berre gjerast opp i pengar, kan stadfestinga gjerast av eit finansføretak, ein advokat eller ein statsautorisert rekneskapsførar.»

Etter statsføretakslova § 3-4 andre ledd skal disse bestemmelsene gjelde tilsvarende ved forhøyelse av innskuddskapitalen i statsforetak.

Bekreftelsene som skal avgis etter statsføretakslova § 2-5 andre ledd og § 3-4 andre ledd vil omfattes av forslaget til ny foretaksregisterlov § 4-4 første ledd bokstav e. Det er derfor ikke nødvendig å ha en særregulering i ny foretaksregisterlov om dokumentasjon av innbetaling av innskuddskapital i statsforetak.

Departementet legger til grunn at behovet for krav om erklæring fra tredjepart om innbetaling av ansvarskapital i kommandittselskaper, interkommunale selskaper, regionale helseforetak og helseforetak vurderes nærmere neste gang selskapsloven, IKS-loven og helseforetaksloven skal revideres, og at eventuelle reguleringer som kan erstatte forslaget til ny foretaksregisterlov § 4-4 første ledd bokstav f fastsettes i disse lovene.

Skattedirektoratet har spilt inn at det bør sikres at en juridisk person ikke kan bekrefte aksjeinnskudd i foretak de selv registrerer.

Som nevnt har særlovgivningen flere bestemmelser som stiller krav om at innbetaling av kapital skal bekreftes av tredjepart. Som eksempel stiller aksjeloven § 2-18 andre ledd og § 10-9 andre ledd krav om at revisor skal bekrefte at selskapet har mottatt aksjeinnskuddet. Hvis aksjeinnskuddene utelukkende skal gjøres opp i penger (norske kroner), kan bekreftelsen også gis av et finansforetak i Norge eller i en EØS-stat, en advokat eller en statsautorisert regnskapsfører. Spørsmålet om hvilken uavhengighet det må være mellom den som avgir bekreftelsen og den virksomheten som bekreftelsen gjelder, må avgjøres av regler i særlovgivningen.

Departementet vil bemerke at styret i en virksomhet har ansvar for å sørge for at virksomheten overholder krav i særlovgivningen, herunder kravene om innskuddsbekreftelser. Styrets ansvar gjelder uavhengig av den kontrollen som Foretaksregisteret skal gjøre etter foretaksregisterloven. I tillegg har revisorer, finansforetak, advokater og regnskapsførere et selvstendig ansvar for å sikre seg at de lovlig kan avgi en innskuddsbekreftelse for en bestemt virksomhet, herunder at dette er i tråd med annet regelverk som gjelder for deres virksomhet. For advokater må dette eksempelvis avgjøres etter lov 12. mai 2022 nr. 28 om advokater og andre som yter rettslig bistand (advokatloven) og forskrift 22. oktober 2024 nr. 2546 om advokater og andre som yter rettslig bistand (advokatforskriften). Blant annet må advokater som vurderer å avgi innskuddsbekreftelse, sikre seg at dette vil være i tråd med kravet om uavhengighet i advokatloven § 26 og reglene for god advokatskikk i advokatforskriften § 11 og vedlegg 1 til forskriften.

14.4.7.2 Redegjørelse eller åpningsbalanse i forbindelse med innbetaling av ansvars- kapital i andre eiendeler enn penger

I forbindelse med innbetaling av ansvarskapital i andre eiendeler enn penger, er det flere bestemmelser i særlovgivningen som stiller krav om at det skal utarbeides redegjørelse eller åpningsbalanse. Se som eksempel aksjeloven § 2-6 første ledd og samvirkelova § 11.

Redegjørelsen og åpningsbalansen skal sendes til Foretaksregisteret, slik at registerføreren kan kontrollere om meldt ansvarskapital kan registreres. Denne dokumentasjonsplikten følger av foretaksregisterloven § 4-4 bokstav e andre punktum som henviser til reguleringer i flere andre lover.

Departementet foreslår i kapittel 15 en endring i reguleringen av Foretaksregisterets kontroll. Det legges blant annet opp til at det ikke alltid må kontrolleres at saksbehandlingsregler og visse formkrav er oppfylt, se punkt 15.4.9. Det betyr at registerføreren ikke alltid skal kontrollere om for eksempel innholdskravene til redegjørelsen er oppfylt. Departementet har derfor foreslått at Foretaksregisteret alltid skal kontrollere at dokumentasjonskravene til meldingen er oppfylt, se punkt 15.4.3 og 15.4.4. Selv om registerføreren ikke alltid går inn i kontroll av om redegjørelsen eller åpningsbalansen oppfyller de formkrav som stilles til redegjørelsen, vil kontroll med at denne er utarbeidet innebære at grunnforutsetningen for registreringen er til stede. Departementet opprettholder derfor forslaget om at dokumentasjonskravet videreføres.

Redegjørelser og åpningsbalanser inneholder ofte opplysninger som ikke er nødvendige for Foretaksregisterets kontroll av om kapitalen som meldes, kan registreres. Departementet opprettholder derfor forslaget om en generell bestemmelse om at det skal dokumenteres at redegjørelse eller åpningsbalanse er utarbeidet der det i lov eller i medhold av lov er stilt krav om slik redegjørelse eller åpningsbalanse. Det legger til rette for at dokumentasjon for at redegjørelsen eller åpningsbalansen er utarbeidet, kan fremskaffes på andre måter enn ved å vedlegge selve redegjørelsen eller åpningsbalansen, og på denne måten unngå at Foretaksregisteret mottar og lagrer overskuddsinformasjon. Av hensyn til notoritet kan det i mange tilfeller være hensiktsmessig at redegjørelsen eller åpningsbalansen sendes inn, men den kan i så fall sendes inn i sladdet versjon.

I tilfeller der det er utarbeidet redegjørelse eller åpningsbalanse, stiller flere bestemmelser i særlovgivningen krav til at redegjørelsen eller åpningsbalansen skal være bekreftet av revisor eller at revisor avgir erklæring om denne. Eksempler på slike bestemmelser er aksjeloven § 2-6 andre ledd og stiftelsesloven § 12 første ledd bokstav d. Etter foretaksregisterloven § 4-4 bokstav e skal slike bekreftelser og erklæringer følge som vedlegg til meldinger til Foretaksregisteret. Kravet om revisorbekreftelser mv. sikrer at innholdet i redegjørelsene og åpningsbalansene er kontrollert av en uavhengig tredjepart, som selv er en regulert profesjon underlagt offentlig tilsyn. Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å videreføre kravet om at slike revisorerklæringer mv. skal sendes inn til Foretaksregisteret. Det bidrar til å sikre god registerkvalitet.

Det kom ikke innspill til forslagene i høringen.

Se forslaget til ny foretaksregisterlov § 4-4 første ledd bokstav g og h.

14.4.7.3 Meldinger som berører deltakerforhold

Ved innsending av meldinger til Foretaksregisteret om nyregistrering eller endringer i deltakerforhold, må ansvarlige selskaper og andre selskaper med ansvarlige deltakere legge ved en erklæring fra de deltakerne som ikke har signert meldingen. Det skal fremkomme av erklæringen at meldingen sendes med deres samtykke. Dette følger av foretaksregisterloven § 4-4 bokstav f. Det følger også av bokstav f at tilsvarende erklæring skal gis av ansvarlig deltaker som har trådt ut av selskapet når det sendes melding fra foretaket om uttredenen. Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å videreføre disse kravene. Ansvarlige deltakere har ansvar for hele eller deler av selskapets forpliktelser. Endringer i deltakerforhold har derfor betydning for deres personlige ansvar. Etter departementets syn er det derfor hensiktsmessig at disse bekrefter at meldingen skjer med deres samtykke. Det kom ikke innspill til forslaget i høringen.

Se forslaget til ny foretaksregisterlov § 4-4 første ledd bokstav i og j.

14.4.7.4 Kapitalnedsettelse til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte

Det følger av foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h at erklæring fra revisor skal følge som vedlegg til meldingen når det meldes kapitalnedsettelse, og nedsettingsbeløpet skal anvendes til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte. Ifølge samme bestemmelse gjelder ikke kravet for aksjeselskaper, jf. henvisningen til aksjeloven § 12-1 første ledd andre punktum nr. 1.

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å videreføre disse reguleringene. Det kom ikke innspill til forslaget i høringen.

Se forslaget til ny foretaksregisterlov § 4-4 første ledd bokstav k.

14.4.7.5 Krav om dokumentasjon etter annen lovgivning

Særlovgivningen inneholder ulike krav om å sende inn eller melde opplysninger og dokumenter til Foretaksregisteret i forbindelse med en rekke selskapsrettslige prosesser. Et eksempel er aksjeloven § 8-10 som sier at der styret har fattet vedtak om finansiell bistand, skal redegjørelsen og erklæringen sendes til Foretaksregisteret før bistanden ytes. Slike særbestemmelser har ofte et annet eller flere formål enn å dokumentere opplysningene som skal registreres, så som å sikre transparens eller notoritet rundt beslutningene. Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å ta inn en bestemmelse i ny foretaksregisterlov som sier at dokumentasjon skal inngå i meldingen til Foretaksregisteret der det er fastsatt i lov eller i medhold av lov at slik dokumentasjon skal sendes til registeret. Hensikten er å informere aktørene om at det finnes bestemmelser i særlovgivningen som krever at opplysninger eller dokumenter skal sendes inn til Foretaksregisteret. Bestemmelsen gir dermed aktørene en oppfordring til å sjekke dette før de sender inn melding. Det kom ikke innspill til forslaget i høringen.

Se forslaget til ny foretaksregisterlov § 4-4 første ledd bokstav l.

14.4.8 Sladding av overskuddsinformasjon

Som beskrevet i punkt 14.4.2, mottar Enhetsregisteret og Foretaksregisteret store mengder overskuddsinformasjon i forbindelse med innsending av meldinger til registrene. Med overskuddsinformasjon menes informasjon som fremgår av styreprotokoller, generalforsamlings- eller årsmøteprotokoller eller av andre vedlegg til meldinger til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret, men som ikke er relevante for om opplysningen som er meldt kan registreres. Slik overskuddsinformasjon kan inneholde personopplysninger og forretningshemmeligheter.

Innsending og lagring av slik overskuddsinformasjon kan ha flere uheldige virkninger. Som nevnt i punkt 14.4.2 medfører det økt risiko for at taushetsbelagte opplysninger kommer uvedkommende i hende. Det medfører også økt ressursbruk hos registrene ved vurdering av innsynsbegjæringer etter offentleglova. I tillegg krever lagring av store mengder overskuddsinformasjon store dataressurser hos registrene. Dette er lite ressurseffektivt, og ikke en optimal utnyttelse av samfunnets ressurser.

For å begrense mengden overskuddsinformasjon som sendes inn til og lagres i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret, foreslo departementet i høringsnotatet en regel som pålegger innsenderen å sladde slik informasjon. Forslaget innebærer at dersom dokumentasjon som skal inngå i meldinger til Enhetsregisteret eller Foretaksregisteret inneholder opplysninger som ikke er relevante for om opplysningen som er meldt kan registreres, skal innsenderen sladde opplysningene før innsending.

Frivillighet Norge, LNU og Regnskap Norge er imot forslaget og fremholder at det vil påføre virksomhetene økte økonomiske og administrative byrder. Regnskap Norge og Brønnøysundregistrene stiller spørsmålet om hva som vil være virkningene dersom plikten til å sladde overskuddsinformasjon ikke blir overholdt. NHO skriver at aksjeloven § 1-6 stiller krav om at dokumenter må være sikret mot urettmessig endring, og stiller spørsmål om en plikt til å sladde overskuddsinformasjon vil være i tråd med dette.

Departementet har i lys av høringsinnspillene revurdert forslaget. Målet om å redusere mengden overskuddsinformasjon som sendes inn til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret står imidlertid fast. Regnskap Norge skriver at det å sladde overskuddsinformasjon bør være frivillig. Departementet vurderer at dette kan være en hensiktsmessig løsning. Departementet foreslår derfor å ta inn bestemmelser i ny enhetsregisterlov og ny foretaksregisterlov som gir innsendere av meldinger til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret en rett, men ikke plikt, til å sladde overskuddsinformasjon i dokumentasjon som inngår i meldinger til de to registrene. En lovfestet rett til å sladde overskuddsinformasjon har etter departementets syn flere fordeler. Det vil gi virksomhetene mulighet til selv å vurdere og bestemme hvilken overskuddsinformasjon som sendes inn til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret. På den måten får virksomhetene også større kontroll med hvilken overskuddsinformasjon som eventuelt deles med tredjeparter, når registrene mottar innsynskrav. Å tydeliggjøre adgangen og muligheten til å sladde overskuddsinformasjon i ny enhetsregisterlov og ny foretaksregisterlov kan også bidra til økt bevisstgjøring hos brukerne om hvilken informasjon det er nødvendig å sende til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret for å få registrert ulike opplysninger. Det vil kunne bidra til å redusere mengden overskuddsinformasjon som sendes inn.

Departementet legger til grunn at sladding kan gjøres på flere måter. En måte er å sensurere (svartmerke) ikke-relevante opplysninger i et dokument. En annen måte er å fjerne eller klippe ut ikke-relevante opplysninger fra dokumentasjonen før innsending. Formålet med forslaget er å unngå lagring av overskuddsinformasjon i registrene, som vil være fordelaktig både for innsendere av meldinger, og for registrenes bruk av datalagringskapasitet. Departementet vurderer at god veiledning på Brønnøysundregistrenes nettsider om hvordan dette kan gjøres i praksis, vil redusere byrdene for innsendere som velger å sladde overskuddsinformasjon i dokumentasjon som sendes inn til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret.

Se forslagene til ny enhetsregisterlov § 5-4 fjerde ledd og ny foretaksregisterlov § 4-4 tredje ledd.

Departementet har i punkt 15.4.12 foreslått å ta inn bestemmelser i ny enhetsregisterlov og ny foretaksregisterlov som gir registerføreren myndighet til å kreve ytterligere informasjon der dette er nødvendig for å gjennomføre kontroll av meldte opplysninger. Forslaget om rett til å sladde overskuddsinformasjon er derfor ikke til hinder for at registerføreren kan kreve å få tilsendt en usladdet versjon av dokumentasjon som er sendt inn til Enhetsregisteret eller Foretaksregisteret, der dette viser seg nødvendig for å gjennomføre kontroll av opplysningene som er meldt til registrering.

NHO har i sitt innspill pekt på at aksjeloven § 1-6 første ledd første punktum stiller krav om «[d]okumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven, skal utarbeides og oppbevares på betryggende måte». I Prop. 112 L (2016–2017) punkt 10.1 Til 1-6 står det om bestemmelsen:

«Første ledd første punktum gjelder krav til at dokumentasjonen skal utarbeides og oppbevares på betryggende måte. I dette ligger blant annet at dokumentasjonen skal være sikret mot urettmessig endring, ødeleggelse og tap. Kravet skal også ivareta behovet for notoritet, aktørenes mulighet til signering på hensiktsmessig måte og videreformidling av dokumentasjon.»

Etter departementets syn vil det å lage en kopi av et selskapsdokument hvor overskuddsinformasjon er sladdet, og slik at den sladdete kopien sendes til Enhetsregisteret eller Foretaksregisteret, ikke innebære en urettmessig endring. Det er det fulle, usladdede dokumentet som er selskapets dokumentasjon. Den sladdede versjonen er grunnlag for registerførerens kontroll med meldte opplysninger. Dette forutsetter at selskapet sørger for at det originale selskapsdokumentet beholdes og oppbevares uendret. Departementet legger til grunn at virksomheter sørger for å oppbevare originaldokumentasjon i usladdet versjon i henhold til relevant lovgivning.

14.4.9 Nærmere krav til dokumentasjonen

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å ta inn bestemmelser i ny enhetsregisterlov og ny foretaksregisterlov som gir departementet hjemmel til å gi nærmere regler i forskrift om dokumentasjon som skal inngå i meldinger til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret. Dette vil være krav av teknisk eller detaljert karakter som etter departementets syn egner seg best i forskrift.

I forslagene til forskriftshjemler er det angitt fire områder hvor det særlig kan være aktuelt å fastsette nærmere regler i forskrift. Dette gjelder krav til hvilken dokumentasjon som skal inngå i meldinger, krav til dataformat og filformat for dokumentasjonen, krav til innhold i bekreftelser og erklæringer, samt krav til signatur på bekreftelser og erklæringer.

Det kom ikke innspill til forslagene i høringen.

Se forslagene til ny enhetsregisterlov § 5-4 femte ledd og ny foretaksregisterlov § 4-4 fjerde ledd.

Departementet foreslo enkelte nærmere forskriftsreguleringer i høringsnotatet. Dette gjelder krav til hvilken dokumentasjon som skal inngå i meldingen og krav til dataformat og filformat for dokumentasjonen. Om forskriftsforslagene står det i høringsnotatet punkt 11.3.9:

«Krav til type dokumentasjon som skal inngå i meldinger

Det følger av forslaget til ny enhetsregisterlov § 5-6 bokstav a det kan gis forskrift med nærmere regler om hvilken dokumentasjon skal inngå i meldingen etter § 5-6 første ledd bokstav a andre og tredje punktum og bokstav c. Dette omfatter «annen dokumentasjon på at enheten er lovlig stiftet», «annen dokumentasjon på at enheten eksisterer» og «[d]okumentasjon på at beslutning som danner grunnlaget for meldt opplysning om styre, varamedlem, daglig leder, signatur og prokura er truffet av kompetent organ».

Tilsvarende forskriftshjemmel i forslaget til ny foretaksregisterlov § 4-5 bokstav a er begrenset til dokumentasjon som nevnt i første ledd bokstav a andre og tredje punktum og bokstav d og f. Dette omfatter «annen dokumentasjon på at enheten er lovlig stiftet», «annen dokumentasjon på at enheten eksisterer», «[d]okumentasjon på at beslutning som danner grunnlaget for meldt opplysning er truffet av kompetent organ, og at eventuelle lovbestemte minstekrav til beslutningens innhold er oppfylt» «[d]okumentasjon på at det er utarbeidet redegjørelse eller åpningsbalanse i forbindelse med innbetaling av kapital».

Departementet foreslår at det fastsettes i forskrift at registerfører kan bestemme hvilken type dokumentasjon som kan inngå i meldingen til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret på de angitte områdene. Det kan legge til rette for at registerfører kan stille mer konkrete dokumentasjonskrav som er tilpasset den kontrollen som registerfører skal gjøre, og derigjennom legge til rette for mer effektiv innrapportering og behandling av meldinger i registrene. Den fleksibiliteten som dette gir registerfører, må ikke gå bekostning av virksomhetenes rettssikkerhet og hensynet til at disse ikke pålegges uforholdsmessige byrder. I forslagene til forskriftsbestemmelser er det derfor tatt inn bestemmelser som sier at dokumentasjonskravene som registerfører stiller må ha saklig sammenheng med kontrollen etter henholdsvis forslaget til ny enhetsregisterlov § 6-1 første ledd og forslaget til ny foretaksregisterlov § 5-1 første ledd og ikke være uforholdsmessig tyngende for innsenderen.

Se forslaget til forskrift til lov om Enhetsregisteret § 6-3 og forslaget til forskrift til lov om Foretaksregisteret § 2-3.

Krav til dataformat og filformat for dokumentasjon

Filformat og dataformat er tekniske krav. Etter departementets syn er det mest hensiktsmessig at registerfører bestemmer hvilket filformat og dataformat dokumentasjon som sendes inn til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret skal ha. Det legger til rette for at registerfører kan ta i bruk nye og hensiktsmessige teknologiske løsninger, noe som igjen kan legge til rette for effektiv innsending av meldinger og behandling av meldinger i registrene. Departementet foreslår at registerfører gis myndighet til å bestemme hvilket filformat og dataformat dokumentasjon som inngår i meldinger til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret skal ha.

Se forslaget til forskrift til lov om Enhetsregisteret § 6-2 og forslaget til forskrift til lov om Foretaksregisteret § 2-2.»

Det kom ikke innvendinger mot disse forskriftsforslagene i høringen.