10 Plikt til å bruke opplysninger som er registrert i Enhetsregisteret
10.1 Gjeldende rett
Formålet med Enhetsregisteret er å legge til rette for effektiv bruk og samordning av grunndata om juridiske personer, enkeltpersonforetak og andre enheter som registreres i Enhetsregisteret. Enhetsregisteret samler inn grunndata om virksomheter og tilgjengeliggjør dem for allmennheten og offentlige myndigheter. Innsamlingen skjer både ved at virksomhetene rapporterer inn grunndata til Enhetsregisteret og ved at Enhetsregisteret selv innhenter grunndata.
En forutsetning for effektiv bruk og samordning av grunndataene er at tilknyttede registre og andre offentlige organer gjenbruker organisasjonsnummeret og andre grunndata som er registrert i Enhetsregisteret.
Hvilke registre som i dag er såkalt «tilknyttet register», er angitt i enhetsregisterloven § 2 bokstav b. Ifølge bestemmelsen omfatter dette Arbeidsgiverdelen av Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret, Foretaksregisteret, Stiftelsesregisteret, Merverdiavgiftsregisteret, Statistisk sentralbyrås Virksomhets- og foretaksregister (dette registeret endret navn til Bedrifts- og foretaksregisteret 17. september 2024), Skattedirektoratets register over upersonlige skattytere og Konkursregisteret.
Konsekvensene av å være et tilknyttet register eller registrert i et slikt register, er flere. I Ot.prp. nr. 11 (1993−94) kapittel 6 Til § 2. Definisjoner står det om dette:
«For det første innebærer det at plikten til registrering for enhetene i Enhetsregisteret utløses ved registrering i det tilknyttede register, jfr § 12 første ledd. Tilknyttet register har videre ansvar for innmelding og ajourhold av visse opplysninger i Enhetsregisteret, jfr § 13 første og annet ledd og § 14 annet ledd. De tilknyttede registre plikter å melde fra til Enhetsregisteret dersom det skjer endringer i eget register uten at dette har grunnlag i opplysninger mottatt fra Enhetsregisteret, jfr § 15 annet ledd.»
Enhetsregisterloven § 1, § 9 og § 11 har regler om plikten for tilknyttede registre og andre offentlige organer til å bruke organisasjonsnummer og andre opplysninger som er registrert i Enhetsregisteret (grunndata).
Enhetsregisterloven § 9 regulerer plikten til å bruke organisasjonsnummer. Det følger av § 9 første ledd at en registreringsenhet ikke kan registreres endelig i tilknyttet register før den er registrert i Enhetsregisteret og tildelt organisasjonsnummer. Etter § 9 andre ledd skal enhetens organisasjonsnummer i Enhetsregisteret registreres ved registrering i tilknyttet register.
Plikten til å bruke opplysninger som er registrert i Enhetsregisteret, er regulert i enhetsregisterloven § 1 og § 11. Reglene er til dels overlappende.
Det følger av enhetsregisterloven § 1 andre ledd andre punktum at tilknyttede registre skal bruke organisasjonsnummer og opplysninger fra Enhetsregisteret. Formålet er å redusere oppgaveplikten for næringslivet, jf. samme bestemmelse. Tredje punktum fastsetter at offentlige organer og registre som ikke er tilknyttede registre, plikter å bruke opplysninger fra Enhetsregisteret der det er praktisk mulig.
Ifølge enhetsregisterloven § 11 første punktum har registerføreren for tilknyttet register rett og plikt til å bruke opplysninger i Enhetsregisteret under utførelsen av sitt arbeid. De har også «plikt til å holde eget register à jour i forhold til slike opplysninger registrert i Enhetsregisteret».
10.2 Forslaget i høringsnotatet
Departementet vurderte i høringsnotatet punkt 7.2.1 om begrepet «tilknyttet register» bør endres, men kom til at det ikke er hensiktsmessig. Det ble foreslått enkelte språklige og redaksjonelle endringer i bestemmelsen som angir hvilke registre som er tilknyttede registre.
I høringsnotatet punkt 7.2.2 foreslo departementet å videreføre reglene i enhetsregisterloven § 9 om plikt for tilknyttet register til å bruke og registrere organisasjonsnummer som Enhetsregisteret har tildelt. Det samme gjelder reglene i enhetsregisterloven § 1 andre ledd og § 11 om rett og plikt for tilknyttede registre til å bruke opplysninger som er registrert i Enhetsregisteret, og plikten til å holde tilknyttet register oppdatert med opplysninger som er registrert i Enhetsregisteret.
Enhetsregisterloven § 1 andre ledd tredje punktum fastsetter at «[o]ffentlige organer og registre som ikke er tilknyttede registre, plikter, der det er praktisk mulig, å benytte opplysninger fra Enhetsregisteret». Departementet foreslo å endre formuleringen «plikter, der det er praktisk mulig» til «skal». Departementet foreslo at denne reguleringen plasseres i paragrafen som regulerer plikt til å bruke opplysninger fra Enhetsregisteret.
10.3 Høringsinstansenes syn
Frivillighet Norge støtter at offentlige organer får en tydelig plikt til å bruke opplysninger fra Enhetsregisteret, og skriver:
«For at de foreslåtte endringene skal bidra til forenkling for frivillig sektor er det en forutsetning at det offentlige først henter tilgjengelig informasjon fra registrene, før de spør organisasjonene om mer informasjon. For at dette skal skje i praksis må denne plikten følges opp overfor offentlige organer, og det må lages systemer som gjør det enkelt å gjenbruke informasjonen i registrene for det offentlige på alle nivå.»
Frivillighet Norge påpeker at høy datakvalitet også er en forutsetning for gjenbruk av informasjon.
Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) uttaler at enhetsregisterloven § 2-1 (forslaget til paragraf i høringsnotatet om plikt til å bruke opplysninger i Enhetsregisteret) bør utformes som et forbud for offentlige myndigheter, herunder tilknyttede registre, mot å kreve opplysninger om virksomheter som allerede er registrert i Enhetsregisteret. NHO skriver at den samme regelen bør gjelde for opplysninger som er registrert i Foretaksregisteret.
Statistisk sentralbyrå (SSB) skriver at de har endret navn på Virksomhets- og foretaksregisteret til Bedrifts- og foretaksregisteret. SSB ber om at lov og forskrift oppdateres med nytt registernavn.
10.4 Departementets vurdering
Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å videreføre bruken av begrepet «tilknyttet register». Begrepet er innarbeidet i lovgivningen og i praksis. Det kom ikke innvendinger mot forslaget i høringen.
Departementet opprettholder også forslagene til språklige og redaksjonelle endringer i paragrafen som definerer hvilke registre som er tilknyttede registre. Forslagene innebærer blant annet at betegnelsen «Arbeidsgiver/arbeidstakerregisteret» endres til «Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret» som i dag er det korrekte navnet til dette registeret, jf. lov 28. februar 1997 nr. 19 om folketrygd (folketrygdloven) § 25-1.
SSB har spilt inn at de har endret navn på Virksomhets- og foretaksregisteret til Bedrifts- og foretaksregisteret. Forslaget til ny enhetsregisterlov er endret i tråd med dette. Departementet vil sørge for at det samme blir gjort i forskrifter til ny enhetsregisterlov.
Se forslaget til ny enhetsregisterlov § 1-4 andre ledd.
Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å videreføre reglene om plikt for tilknyttet register til å bruke og registrere organisasjonsnummeret som Enhetsregisteret har tildelt. Organisasjonsnummeret gir en entydig og unik identifikator for virksomheter. Gjenbruk av organisasjonsnummeret er en forutsetning for effektiv bruk og samordning av opplysninger om virksomheter i offentlige registre og hos offentlige myndigheter. Det kom ikke innvendinger mot dette i høringen.
Departementet opprettholder også forslaget i høringsnotatet om å videreføre reglene om rett og plikt for tilknyttede registre til å bruke opplysninger som er registrert i Enhetsregisteret, og plikten til å holde tilknyttet register oppdatert med opplysninger som er registrert i Enhetsregisteret. Også dette er en forutsetning for effektiv bruk og samordning av registrerte opplysninger i Enhetsregisteret. Gjenbruk av opplysninger som er registrert i Enhetsregisteret, bidrar til å redusere rapporteringspliktene for virksomhetene.
Enhetsregisterloven § 1 andre ledd tredje punktum fastsetter at «[o]ffentlige organer og registre som ikke er tilknyttede registre, plikter, der det er praktisk mulig, å benytte opplysninger fra Enhetsregisteret». Dagens tekniske løsninger innebærer at det alltid vil være mulig for offentlige organer og registre som ikke er tilknyttede registre, å innhente og bruke opplysninger fra Enhetsregisteret. Departementet opprettholder derfor forslaget om å endre formuleringen «plikter, der det er praktisk mulig» til «skal». Forslaget lovfester dagens praksis. Frivillighet Norge støtter at plikten for offentlige organer til å gjenbruke grunndata som er registrert i Enhetsregisteret tydeliggjøres. I tråd med det som ble sagt i høringsnotatet, foreslår departementet at denne bestemmelsen plasseres i samme paragraf som regulerer plikt til å bruke opplysninger fra Enhetsregisteret.
Se forslaget til ny enhetsregisterlov § 2-1.
NHO har spilt inn at bestemmelsen om plikt til å bruke opplysninger i Enhetsregisteret i stedet bør utformes som et forbud for offentlige organer mot å kreve opplysninger om virksomheter som allerede er registrert i Enhetsregisteret. NHO foreslår at tilsvarende forbud skal fastsettes for opplysninger som er registrert i Foretaksregisteret.
NHOs forslag vil innebære å endre rettsvirkningene av det som er registrert i Enhetsregisteret vesentlig. Mens nåværende pliktbestemmelser i enhetsregisterloven regulerer forholdet mellom Enhetsregisteret og offentlige myndigheter og registre, vil NHOs forslag ha direkte rettsvirkninger i forholdet mellom offentlige organer og næringslivet, frivilligheten mv. Konsekvensene av en slik vesentlig endring er ikke utredet, og høringen gir ikke grunnlag for å gå videre med NHOs forslag.
Departementet forstår NHOs forslag til at hensikten er å redusere rapporteringsbyrden for næringslivet. Som nevnt ovenfor skal reglene i enhetsregisterloven om plikt for offentlige organer til å gjenbruke grunndata bidra til dette. I tillegg skal Oppgaveregisteret sørge for effektiv samordning og utnyttelse av oppgaveplikter som offentlige organer pålegger næringsdrivende. Målet er å hindre overflødig innsamling og registering av opplysninger, særlig med hensyn til små og mellomstore virksomheter. Oppgaveregisteret skal til enhver tid inneholde en oppdatert oversikt over alle slike oppgaveplikter, og bidra med informasjon om disse og den samordningen som finner sted.
Boks 10.1 Oppgaveregisteret
Oppgaveregisteret inneholder en oppdatert oversikt over hvilke skjemaer (oppgaveplikter) etatene pålegger de næringsdrivende å innrapportere. Oppgaveregisteret skal gjøre det enklere for etatene å samordne sin informasjonsinnhenting fra næringslivet og bidra til at samme informasjon ikke etterspørres flere ganger. Gjenbruk av data vil også medføre forenklet informasjonsinnhenting for etatene.
Ifølge lov 6. juni 1997 nr. 35 om Oppgaveregisteret (oppgaveregisterloven) § 5 plikter offentlige organer å samordne sin informasjonsinnhenting fra næringslivet der dette er mulig. Med samordning menes at dersom det viser det seg at to eller flere etater stiller samme spørsmål til samme type virksomheter, skal etatene samarbeide om å spørre bare én gang.
Når en statlig etat eller et register har behov for å innhente opplysninger fra næringslivet, skal det ifølge oppgaveregisterloven § 4 meldes fra til Oppgaveregisteret. Plikten til å melde fra gjelder også ved endringer av eksisterende oppgaveplikter. Oppgaveforvaltere og fagansvarlige departementer skal så tidlig som mulig ta kontakt med Oppgaveregisteret blant annet for å få bistand ved utformingen av oppgaveplikten og samordningsmuligheter.
Det er først når skjemaet er registrert i Oppgaveregisteret at etaten kan ta det i bruk overfor de næringsdrivende.
Kilde: www.brreg.no
Frivillighet Norge fremholder at plikten til å bruke opplysninger i Enhetsregisteret må følges opp overfor offentlige organer, og det må lages systemer som gjør det enkelt for andre som plikten gjelder for.
Departementet understreker at plikten til å bruke registrerte grunndata fra Enhetsregisteret påhviler hvert enkelt offentlige organ. Departementet legger til grunn at disse sørger for å ha systemer som gjør at plikten etterleves. De senere årene er det gjennomført flere tiltak som skal bidra til at offentlige organer faktisk gjenbruker grunndata fra Enhetsregisteret.
Brønnøysundregistrene jobber kontinuerlig med å sikre at offentlige myndigheter og registre gjenbruker grunndataene fra Enhetsregisteret. Høy grad av gjenbruk av grunndata fra Enhetsregisteret er blant annet svært viktig for effektiv drift av forvaltningen, trygg samhandling i privat sektor og redusert oppgavebelastning for virksomhetene som er registrert i registeret. Mange statlige og kommunale virksomheter gjenbruker grunndata i stort omfang, blant annet alle tilknyttede registre til Enhetsregisteret.
Én viktig faktor som fremmer gjenbruk av data er å ha gode og brukertilpassede tjenester for tilgjengeliggjøring av dataene. Brønnøysundregistrene har utviklet flere API-tjenester der etaten deler data med offentlige og private aktører gjennom maskinelle integrasjoner, samt tjenester i webgrensesnitt for manuell tilgang til grunndata fra Enhetsregisteret. Det lanseres jevnlig nye versjoner av tjenestene med utvidelse av dataelementer som deles på denne måten. Disse tjenestene er mye brukt og det har vært en stor økning i antall oppslag. Se nærmere om dette i punkt 4.1.
Enhetsregisteret leverer også daglig ajourhold (filoverføring) til sentrale offentlige virksomheter som vedlikeholder sin egen kopi av grunndataene fra Enhetsregisteret. Noen tilknyttede registre og Altinn er eksempler på statlige virksomheter som benytter denne tjenesten.
Det pågående prosjektet Brukervennlige registertjenester skal modernisere tilgjengeliggjøringstjenestene knyttet til Enhetsregisteret, Foretaksregisteret og Frivillighetsregisteret. Dette tiltaket skal legge til rette for at Brønnøysundregistrene kan levere data på en måte som svarer til brukernes forventninger. Se nærmere omtale av dette prosjektet i punkt 5.3.
De senere årene er det vedtatt flere regelendringer for å fremme økt bruk av grunndata fra Enhetsregisteret. I 2018 ble det innført plikt til å registrere digital varslingsadresse (mobiltelefonnummer eller e-postadresse) for alle virksomheter i Enhetsregisteret. I dag registreres ingen nye virksomheter i Enhetsregisteret uten en slik varslingsadresse. Forvaltningen har plikt til å bruke denne varslingsadressen ved digital dialog med virksomheter, jf. enhetsregisterforskriften § 8a og § 8b og forskrift 25. juni 2024 nr. 988 om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskriften) § 8 tredje ledd. Når virksomheter bruker Altinn må de med jevne mellomrom bekrefte riktigheten av den registrerte varslingsadressen. Det er også tatt inn en bestemmelse i enhetsregisterloven § 22 andre ledd som åpner for utvidet tilgang til fødselsnummer i Enhetsregisteret for visse aktører. Endringen trådte i kraft 1. juli 2024. Bestemmelsen fremmer gjenbruk av registrerte opplysninger om rolleinnehavere i virksomheter.
God dialog med brukerne er også viktig for å sikre gjenbruk av registrerte opplysninger i Enhetsregisteret. Brønnøysundregistrene holder jevnlige informasjonsmøter med avtaleparter og andre kjente brukere av tjenestene. Slike møter og andre faste fora, som for eksempel Samarbeidsforum for Enhetsregisteret, er viktige arenaer for bevisstgjøring av offentlige virksomheters plikt til å gjenbruke opplysninger fra Enhetsregisteret. Samarbeidsforumet ble etablert da Enhetsregisteret ble etablert i 1995, og består av representanter fra tilknyttede registre. Forumet har ikke beslutningsmyndighet, men fremmer sakene i sine respektive etater. Forumet samarbeider som høringsinstanser i saker av betydning for registersamspillet.
Selv om det er mange som bruker grunndataene fra Enhetsregisteret, er det fortsatt et potensial for mer gjenbruk. Departementet vil i samarbeid Brønnøysundregistrene og andre aktører fortløpende vurdere hensiktsmessige tiltak som kan bidra til økt gjenbruk av grunndata fra Enhetsregisteret.
Nåværende enhetsregisterlov har også andre bestemmelser som regulerer forholdet mellom Enhetsregisteret og tilknyttede registre. Spørsmålet om videreføring av eller endringer i disse bestemmelsene er behandlet i de ulike temakapitlene.