7 Nasjonalarkivet

7.1 Gjeldande rett

Gjeldande arkivlov § 4 fastset at det statlege Arkivverket femner om Riksarkivet, statsarkiva, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv. Det følgjer vidare at Arkivverket står under leiing av Riksarkivaren, som kan delegere avgjerdsmynde til leiarane for statsarkiva, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv.

Arkivlova legg i ei rekkje føresegner særskilt kompetanse til Riksarkivaren. Etter § 7 har Riksarkivaren ansvar for rettleiing og tilsyn med arkivarbeidet i offentlege organ, og har mynde til å godkjenne mellom anna journalsystem og arkivnøklar, å føre tilsyn med arkiv og gi pålegg for forhold som ikkje oppfyller føresegnene gitt i eller i medhald av arkivlova. I § 8 er det fastsett at Riksarkivaren kan krevje å få opplysningar frå offentlege organ om tilhøve som gjeld arkiva deira og som kan ha verknad for oppfyllinga av formåla med lova. Opplysningsplikta til organa gjeld ubunde av teieplikt fastsett i lov eller i medhald i lov.

Lova § 10 fastset at statlege arkiv skal avleverast til Arkivverket. Ved avlevering av statlege arkiv får Riksarkivaren råderetten over desse. Myndet til Riksarkivaren er òg heimla i forskrifter til arkivlova og i helsepersonelloven § 43.

Riksarkivaren kan etter gjeldande arkivlov § 21 andre ledd krevje framlegging av ordinær politiattest ved tilsetjing i Riksarkivet eller statsarkiva. Etter § 21 a kan Arkivverket, når det er naudsynt for å løyse oppgåvene til etaten, hente inn opplysningar frå Folkeregisteret, uhindra av teieplikt.

7.2 Framlegget frå Arkivlovutvalet og høyringa av det

Arkivlovutvalet rådde til å gi Arkivverket det nye namnet Nasjonalarkivet. Det vart vist til namneforvirring knytt til Riksarkivet, Riksarkivaren og Arkivverket. Utvalet meinte at namnet Arkivverket ikkje kommuniserer særleg godt. Eit nytt namn kan vidare signalisere at organisasjonen er i endring og kjem til å bli endra framover. Ved å bruke omgrepet «nasjonal» vil namnet betre femne den faglege arkivstyresmakta for både statleg og kommunal sektor.

Riksarkivaren som eiga nemning vart ikkje foreslått vidareført. Alt ansvar og mynde vart lagt til Nasjonalarkivet. Norsk helsearkiv og Samisk arkiv vart likevel nemnde særskilt som delar av verksemda i lovutkastet til utvalet.

Nasjonalarkivet vart peika på som nasjonal arkivstyresmakt. Med nasjonal arkivstyresmakt meinte utvalet Nasjonalarkivet sin funksjon som fagdirektorat med ansvaret for oppfølging av arkivlova og arkivsektoren, som å rettleie, drive utviklingsarbeid og føre tilsyn, og dessutan å bevare statlege arkiv og privatarkiv.

I høyringa sto Arkivverket fram som ein pådrivar for namnebyte. Det kom elles relativt få merknader til framlegget om å byte namn. Fleirtalet av dei som ytra seg, støtta framlegget. Andre viste til at Arkivverket, Riksarkivet og Riksarkivaren er innarbeidde omgrep, at det kan bli samanblanding med Nasjonalbiblioteket, og at Riksarkivet framleis blir brukt som namn på tilsvarande verksemder i andre skandinaviske land.

Sametinget meinte det var viktig å skrive Samisk arkiv inn i arkivlova som ein synleg, reell og sjølvstendig aktør. Forskerforbundet meinte lova burde plikte Nasjonalarkivet til å tufte aktivitetane sine på forskingsbasert kunnskap. Det kom elles spreidde fråsegner om organiseringa av ei nasjonal arkivstyresmakt burde lovregulerast eller ikkje og om høvet til å krevje politiattest ved tilsetjing mv.

7.3 Høyringsnotatet frå departementet

Departementet gjekk i høyringsnotatet inn for ei eiga føresegn om den nasjonale arkivstyresmakta, og å byte namn til Nasjonalarkivet. Riksarkivaren vart ikkje ført vidare som eit organ med eiga mynde. Framlegget regulerte ikkje den interne organiseringa, men Samisk arkiv og Norsk helsearkiv vart nemnde særskilt som delar av Nasjonalarkivet.

Oppgåvene som nasjonal arkivstyresmakt, som bevaringsinstitusjon for statlege arkiv og som ansvarleg for å rettleie offentlege organ, vart tilrådd lovfesta. I merknadene til føresegna viste departementet til at Nasjonalarkivet òg ville ha andre oppgåver, som ikkje følgjer direkte av lova, men som blir fastsette i styringsdialogen mellom departementet og verksemda.

Offentlege organ skulle etter framlegget gi Nasjonalarkivet opplysningar som gjeld oppfyllinga av plikter etter lova uhindra av teieplikt. Arkivverket kan i dag, uhindra av teieplikt, hente inn opplysningar frå Folkeregisteret som er naudsynte for å løyse oppgåvene til etaten. Dei kan òg krevje framlegging av ordinær politiattest når nokon skal tilsetjast. Departementet rådde til å føre desse heimlane vidare for Nasjonalarkivet.

7.4 Synspunkt frå høyringsinstansane

Framlegget om å endre namn til Nasjonalarkivet fekk støtte hos Arkivverket og hos dei fleste andre som uttala seg om dette, som Arkivforbundet, Aust-Agder museum og arkiv IKS, Bergen kommune, Molde kommune, Rauma kommune, Stavanger kommune, Ålesund kommune, Diskrimineringsnemnda, Helse Midt-Norge, IKA Hordaland, IKA Møre og Romsdal, Innlandet fylkeskommune, Rogaland fylkeskommune, Kulturvernforbundet, Sikt – Kunnskapssektorens tenesteleverandør (v/Arbeidsutvalet for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning), Opplandsarkivet, Slekt og Data, Statens vegvesen og Statsforvaltaren i Rogaland.

Forskerforbundet ved Arkivverket meinte det må tunge grunnar til for å byte ut så tradisjonsrike namn som Arkivverket og dei ulike statsarkiva. Dei peika vidare på at namna inneheld «riks-» og «stats-» som synleggjer at ein har med statsstyringa og statsforvaltninga sine arkiv å gjere, i motsetnad til fylkeskommunar og kommunar.

Arkiv Troms viste til at namneendringa signaliserer eit større nasjonalt ansvar og mynde, men at dette ikkje blir reflektert i lovutkastet. Norsk kulturråd (no Kulturdirektoratet) og Viken fylkeskommune var i tvil om eit namnebyte vil klårgjere samfunnsoppdraget.

Arkivverket viste til at dei har ei viktig rolle som utviklingsaktør på arkivfeltet og meinte dette bør gå fram av lova. Dei skreiv:

For å løse samfunnsoppdraget med å sikre at dokumentasjon og data blir tatt vare på for ettertiden, at overføring til langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring skjer på en effektiv og fleksibel måte, krever dette en ny og innovativ bruk av dataene i arkivene for konvertering, vedlikehold og tilgjengeliggjøring. Dette arbeidet er helt nødvendig, og Arkivverkets rolle som utviklingsaktør på arkivfeltet bør derfor synliggjøres i større grad enn det som fremkommer av departementets beskrivelse i høringsnotatet, og det bør tas inn i lovforslagets § 3.

Fleire andre peika på det same, som Arkivforbundet, ARBARK, Arkiv Troms, Drammen kommune, Den norske historiske forening (HIFO), IKA Møre og Romsdal, IKA Rogaland, Kulturvernforbundet, Opplandsarkivet, Slekt og Data og Statsforvaltarens fellestenester.

Lotteri- og stiftelsestilsynet la til grunn at arbeidet med utvikling av arkivfagområdet er ein del av rettleiingsansvaret. Bergen kommune meinte det må gå tydeleg fram at utviklingsansvaret òg gjeld for den kommunale delen av sektoren, og for private, til dømes innanfor museumssektoren, og at ansvaret òg gjeld utvikling av fellestenester for katalog og tilgjenge. Den norske historiske forening (HIFO) og Kulturvernforbundet peika på at Nasjonalarkivet òg har ei rolle som kunnskapsinstitusjon.

IKA Rogaland, Molde kommune, Rauma kommune, Ålesund kommune og Opplandsarkivet var opptekne av den regionale organiseringa og stilte spørsmål om kva som vil skje med statsarkiva og rolla dei har hatt regionalt.

Forskarforbundet ved Arkivverket frårådde at Arkivverket får fritt høve til å organisere seg geografisk som dei sjølv ønskjer. Dei meinte at å vere til stades fleire stader i landet, medverkar til å spreie arkivfagleg kompetanse og gjer tilgangen til det fysiske materialet enklare. Det legg til rette for kontakt mellom det statlege Arkivverket og interkommunale arkiv og regionale faglege ressursar som til dømes universitet, høgskular og statsforvaltarar. Det er ein demokratisk verdi at arkiva er nær folket, meinte denne høyringsinstansen, og peika på at statsarkiva har fungert som ein «kulturhistorisk og lokalhistorisk hub». Den norske historiske forening (HIFO) meinte òg at det har ein demokratisk verdi at Arkivverket er til stades regionalt og at det vil tryggje at Nasjonalarkivet blir vidareført som kultur- og kunnskapsinstitusjon.

Helse Midt-Norge meinte det bør vere obligatorisk å leggje fram politiattest ved tilsetjing i Nasjonalarkivet.

Forskarforbundet ved Arkivverket peika på at det kan vere behov for klarering av tilsette etter sikkerhetsloven. Det kan til dømes gjelde personar som arbeider med innebygd arkivering. Dei uttala:

Vi meiner at det her bør koma inn eit tillegg der det kjem fram at Arkivverket bør garantera at tilsette som arbeider med til dømes innebygd arkivering opp mot ulike arkivskaparar i forvaltninga, bør være sikkerhetsklarerte.

Statsbygg viste til framlegget om at verksemder skal gi Nasjonalarkivet opplysningar uhindra av teieplikt og peika på at sikkerhetsloven er til hinder for å utlevere graderte opplysningar til nokon som ikkje er klarerte og autoriserte på rett nivå.

7.5 Vurderingar og framlegg frå departementet

7.5.1 Namneendring

Departementet går inn for å byte namn på Arkivverket til Nasjonalarkivet. Framlegget har fått støtte i høyringa, og departementet vil særleg vise til at Arkivverket sjølv lenge har ønskt dette bytet.

Då Arkivverket gjekk frå ei geografisk til ei funksjonsbasert organisering, vart statsarkiva og riksarkivet tettare integrerte. Som ledd i å synleggjere og styrkje verksemda som ei landsdekkjande og samla verksemd, vart det bestemt å halde seg til eitt, felles namn. Arkivverket var alt det offisielle namnet på verksemda. Departementet legg stor vekt på at Arkivverket sjølv meiner at etaten sitt namn, trass i at det har vore brukt og prøvd ut i praksis, ikkje fungerer godt.

Det er ikkje mogleg å vite sikkert kva slags og kor stor effekt eit namnebyte vil ha. Departementet har merka seg at ikkje alle er samde i framlegget, men kan ikkje sjå at det er peika på risiko for skade ved å ta i bruk Nasjonalarkivet som nytt namn.

7.5.2 Organiseringa av Nasjonalarkivet

Ordninga med Riksarkivaren som eit organ med eiga mynde, blir ikkje tilrådd ført vidare. Makt og mynde blir lagt til Nasjonalarkivet, som sjølv organiserer verksemda og delegerer mynde internt.

Den tidlegare ordninga med eit riksarkiv i hovudstaden og regionale statsarkiv landet rundt, var naturleg i den tida arkiva vart skapte på papir og kravde fysisk lagring. Føresegna i gjeldande arkivlov er på den måten ei skildring av situasjonen i 1992 då lova vart til. Samisk arkiv og Norsk helsearkiv vart først seinare, og i to ulike prosessar, del av Arkivverket. I ei tid der digitaliseringa går føre seg for fullt i offentleg sektor, er ikkje dette utan vidare ein tenleg måte å organisere verksemda på. I 2016 gjekk Arkivverket over frå ei geografisk til ei funksjonell organisering. I dag er verksemda organisert med landsdekkjande fagavdelingar på tvers av dei tidlegare geografiske ansvarsområda til statsarkiva.

Nasjonalarkivet vil sjølv ha dei beste føresetnadene for å vurdere korleis oppgåvene kan løysast mest effektivt i dag og i tida framover. Det er derfor, slik departementet ser det, verken naudsynt eller tenleg å lovfeste den interne organiseringa. Å lovfeste den interne organiseringa er dessutan svært uvanleg i offentleg forvaltning.

Nokre høyringsinstansar stiller spørsmål om kva som skal skje med dei regionale funksjonane når organiseringa med statsarkiv ikkje lenger går fram av lova. Departementet vil understreke at Nasjonalarkivet framleis, òg under eit nytt namn, vil ha heile landet som ansvarsområde. Nasjonalarkivet vil ha ansvar for at statlege arkiv med opphav i alle fylke blir avleverte, sikra og gjorde tilgjengelege for allmenta. Dei vil ha ansvar for å gi rettleiing og føre tilsyn, og å samordne arbeidet med privatarkiv nasjonalt. Dette er oppgåver Nasjonalarkivet vil ha ansvar for å løyse, sjølv om det ikkje går fram av lova korleis dei skal organisere verksemda.

Departementet peikar på at Norsk helsearkiv og Samisk arkiv har eit særleg ansvar og er gitt særskilde oppgåver, og at det derfor er naturleg å framheve i lova at dei òg er delar av Nasjonalarkivet.

7.5.3 Rolla som utviklingsaktør

I høyringa peika fleire på at Arkivverket òg har ei viktig rolle som utviklingsaktør, og at dette bør gå fram av lova. Arkivverket sjølv peika til dømes på at etaten har fått ansvar for å utvikle og forvalte ei nasjonal fellesløysing for digital langtidsbevaring og tilgjengeleggjering av arkiv. Nokre meinte vidare at oppgåva som kunnskapsinstitusjon bør lovfestast.

Departementet vil vise til at Nasjonalarkivet som øvste arkivstyresmakt i landet vil få ei aktiv rolle som utviklingsaktør i sektoren. Arkivverket har fått løyvingar over statsbudsjettet for å løyse utviklingsbehov som kjem heile sektoren til nytte. Rolla som utviklingsaktør ligg integrert i funksjonen og treng ikkje lovfestast. Å drøfte innhald og rammer for denne sida av oppdraget, vil vere ein naturleg del av dialogen mellom Nasjonalarkivet og departementet.

7.5.4 Andre tilhøve

Departementet tilrår å vidareføre framlegget frå høyringsnotatet om at Nasjonalarkivet uhindra av teieplikt kan hente inn opplysningar frå Folkeregisteret når Nasjonalarkivet treng det for å løyse oppgåvene sine etter arkivlova.

Arkivverket kan i dag krevje at ordinær politiattest blir lagd fram når ein person skal tilsetjast. Politiregisterforskriften § 34-9 fastset at det kan bli utferda uttømmande og utvida politiattest til personar som skal bli tilsett i offentlege og private verksemder som ivaretek handtering av arkiv og system for informasjonstryggleik, når det er naudsynt for omsynet til tryggleiken. Det same gjeld for ein person som alt er tilsett, og der endring i stilling eller arbeidsoppgåver tilseier at det er behov for politiattest. Det vart ikkje reist innvendingar mot dette i høyringa, og departementet gir derfor framlegg om at heimelen til å krevje at politiattest blir lagd fram blir vidareført for Nasjonalarkivet.

Etter sikkerhetsloven § 8-1 skal personar som skal ha tilgang til skjermingsverdige objekt og infrastruktur, autoriserast. Departementet kan innanfor sitt område gjere vedtak om krav til klarering for heile eller delar av skjermingsverdige objekt eller infrastruktur. Om det oppstår behov for å autorisere og klarere tilsette i Nasjonalarkivet, eller fylkeskommunale eller kommunale bevaringsinstitusjonar, vil dette skje etter reglane i sikkerhetsloven. Det er ikkje naudsynt med eigne reglar om dette i arkivlova.

Når Nasjonalarkivet ber om det, skal eit organ som er omfatta av lova, uhindra av teieplikt gi opplysningar som gjeld oppfylling av plikter etter arkivlova. Denne opplysningsplikta står attende for plikter etter sikkerhetsloven. Sjå nærare om teieplikt i punkt 13.