16 Økonomiske og administrative konsekvensar

Slik framlegget til ny arkivlov er utforma, vil det ikkje påføre det offentlege vesentlege økonomiske eller administrative bører ut over det som følgjer av gjeldande rett. Lovutkastet fører vidare grunninnretninga i gjeldande lov, men gjer ein gjennomgang og ei oppdatering av arkivpliktene for ei digital forvaltning. Utviklinga av nye arbeidsformer skjer fort. Det trengst derfor ei meir moderne og digitalt tilpassa arkivlov med regelverk tilpassa dagens digitale oppgåveløysing og samarbeidsformer.

Verkeområdet blir noko utvida samanlikna med gjeldande rett. Det blir gjort framlegg om at òg sjølvstendige rettssubjekt som gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift på vegner av det offentlege, skal ha arkivplikt for denne delen av verksemda si. For verksemder som etter dette får arkivplikt for delar av oppgåvene sine, vil framlegget ha visse administrative konsekvensar, men desse vil vere avgrensa. Verksemder som gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, er alt omfatta av både forvaltningslova og offentleglova og har journalføringsplikt. Den viktigaste endringa for desse verksemdene vil derfor vere plikta til å avlevere arkiva til bevaringsinstitusjonar.

Det blir òg tilrådd at det kan givast forskrift om at lova heilt eller delvis skal gjelde for sjølvstendig rettssubjekt som er omfatta av offentleglova. Slike forskrifter vil bli sende på alminneleg høyring, og i arbeidet med å utferde desse, vil det bli gjort særskilte vurderingar av konsekvensane det vil ha for dei einskilde organa, å bli omfatta av arkivlova. Det blir elles lagt opp til at det bør vere opp til særlovgivinga å vurdere om eit bestemt rettssubjekt eller ein bestemt sektor skal ha arkivplikt eller ikkje.

I framlegget til lov er det lagt opp til at Arkivverket og Riksarkivaren byter namn til Nasjonalarkivet. Grunngivinga er i hovudsak at undersøkingar viser at det i dag er stor grad av namneforvirring, og at etatsnamnet Arkivverket i liten grad er innarbeidd, sjølv etter mange års bruk. Namnebyte for Arkivverket vil mellom anna innebere at bygningsskilt på cirka ti bygningar og brevark, logo mv. må endrast. Kostnadene ved dette vil bli dekte innanfor den gjeldande budsjettramma til Arkivverket/Nasjonalarkivet.

Gjeldande arkivplikter for offentlege organ blir oppdaterte til ei digital forvaltning. Stat, fylkeskommunar og kommunar har arkivplikt etter gjeldande lov. Framlegget her inneber i hovudsak naudsynte oppdateringar av gjeldande regelverk. Slik oppdatering vil kunne forenkle praktiseringa av lovverket og gjennom det bidra til administrative innsparingar. Godt oversyn over dokumentasjonen i arkiva kan redusere dobbelt lagring av informasjon, leggje til rette for deling og atterbruk av data og gjere det enklare å følgje krava til informasjonstryggleik. Dette kan spare kostnader. Det er lagt opp til at den detaljerte reguleringa og innhaldet i arkivplikta til organa vil skje i forskrift. Administrative og økonomiske konsekvensar vil bli gjorde greie for i samband med utarbeiding av desse forskriftene.

Det blir i framlegget tilrådd å lovfeste alminnelege arkivfaglege prinsipp. Dette er nytt samanlikna med gjeldande lov, sjølv om prinsippa til dels følgjer av forskrifter, ulovfesta arkivrett og forvaltningspraksis. Departementet legg til grunn at desse prinsippa vil vere ekstra viktige som grunnreglar i digitale offentlege arkiv, men inneber ikkje nye administrative byrder for organa som alt i dag har arkivplikt. Det er likevel truleg at lovfestinga vil medverke til ei klarare forankring av ramma for arkivarbeidet i verksemder med arkivplikt, og dermed kunne medverke til betre bruk av ressursane i det offentlege.

Det er tilrådd ei ny føresegn med heimel til å gi forskrift om kven som skal ha ansvar for arkiv i fellesløysingar, der organ samarbeider om å løyse oppgåver i eit felles system. Denne føresegna fyller eit praktisk behov, då det i dag er rettsleg uvisse og tvil om korleis arkivansvaret skal løysast. Føresegna vil kunne medverke til ein betre bruk av ressursane i det offentlege.

Lova vidarefører forbodet mot å føre arkiv lagra på fysiske medium ut av landet og gjeldande unntak til føresegna. Det blir òg gjort framlegg om eit nytt unntak der arkiv mellombels kan førast ut i samband med mediekonvertering, konservering eller sikring, noko som i dag blir gjort etter søknad til Riksarkivaren. Ein direkte heimel til slik utførsle, der det er arkivfagleg forsvarleg, vil derfor kunne gi administrative innsparingar både hos offentlege organ og Nasjonalarkivet. Føresegna kan òg medverke til å forenkle arbeidet med å digitalisere offentlege arkiv ved at digitaliseringa òg kan gjerast utanfor Noregs grenser.

Departementet legg opp til å vidareføre i forskrift gjeldande krav om at lagring av arkiv i skytenester utanfor Noreg er lovleg, så lenge arkivet òg er lagra på ein sørvar i Noreg. Kravet om å behalde arkiva på ein sørvar i Noreg når utanlandske skytenester blir tekne i bruk er kostnadskrevjande. Sidan regelen som gjeld i dag blir vidareført, er det likevel ingen endringar i desse kostnadene for dei offentlege organa som alt er omfatta av gjeldande arkivlov. For andre organ som blir omfatta av den nye arkivlova, vil kravet om lagring på ein sørvar i Noreg kunne føre med seg nye kostnader. Departementet har ikkje rekna på moglege innsparingar ved ulike måtar å regulere lagring av digitale arkiv utanfor Noreg på.

Forbodet mot kassering av dokumentasjon blir tilrådd vidareført, noko som ikkje fører til endra administrative eller økonomiske tilhøve for det offentlege.

Framlegget om kva dokumentasjon i arkiv som skal takast vare på for ettertida er i praksis ei vidareføring av formålsføresegna til gjeldande arkivlov, og framlegget heimlar òg forskrifter om bevaring og kassasjon. Føresegna tydeleggjer at det skal gjerast ei konkret vurdering av kva arkiv som skal bevarast, og dokumentasjon som ikkje fyller vilkåra, kan kasserast. Dette svarar til, og gjer tydeleg, gjeldande rett.

Statlege organ skal avlevere arkiva sine til Nasjonalarkivet, og fylkeskommunale og kommunale organ skal overføre arkiva til eigne ordningar for langtidsbevaring. Dette er ei vidareføring av gjeldande rett. Kostnadene ved avlevering skal dekkjast av det avleverande organet. Dette er òg ei vidareføring av gjeldande rett.

Eit nytt framlegg er at det kan givast føresegner i forskrift om krav til avleveringsformat for statlege arkiv. Etter gjeldande lov må Arkivverket ta imot arkiva, uansett om dei er digitale eller analoge, men det er stilt ei rekkje krav til digitale format. Arkivverket har i nokre år ikkje hatt høve til å ta imot papirarkiv sidan magasina i praksis er fulle. Arkivverket har gjort ein samfunnsøkonomisk analyse om konvertering av papirarkiv for digital bevaring, som i 2018 vart gjennomgått av Menon Economics. Med bakgrunn i dette antok Arkivverket at det samla sett kan vere kostnadseffektivt om ny arkivlov pålegg statlege verksemder ei plikt til å levere digitalt. Arkivverket har etter dette gjennomført fleire pilotprosjekt.

Konklusjonen til Arkivverket er at det er samfunnsøkonomisk lønsamt, og mest lønsamt for både Arkivverket, dei statlege organa og brukarane, at arkiva blir langtidsbevarte i digitalt format, ikkje på papir. Etter berekningane til Arkivverket gjeld den samfunnsøkonomiske vinsten òg når ein tek med utgiftene til digitalisering hos det avleverande organet. Dette heng mellom anna saman med at papirmengda hos det avleverande organet krev stadig større ressurs- og arealbehov knytt til forvaltning og bevaring. Initialkostnader knytte til digitalisering over tid blir utlikna av redusert ressursbehov og administrativ vinst ved digitaliserte arkiv. Departementet vurderer derfor at arkivlova bør leggje til rette for at avlevering til langtidsbevaring skal skje digitalt. I arbeidet med ei forskrift vil det måtte estimerast meir detaljerte tal på kostnadene for statlege verksemder. Ei eventuell forskrift kan òg innehalde overgangsløysingar for dei statlege organa som ikkje har digitalisert dei eldre papirarkiva sine.

Det blir tilrådd ein heimel til å gi forskrift, som mellom anna kan nyttast til å stille krav om at organa må syte for at skildringar av informasjonssystem kan oppbevarast og overførast frå organa til bevaringsinstitusjon uhindra av opphavsrett. Dette er ei rettsleg klargjering om at det må sikrast at avtaler ved systemkjøp alltid inneber ein rett til at slik systemdokumentasjon òg kan følgje arkivet ved avleveringa til bevaringsinstitusjonen. Kravet om at organet skal syte for at det ligg føre tekniske systemskildringar, må alt reknast å følgje av arkivplikta, då arkiva utan slike skildringar i praksis vil vere utilgjengelege for bruk. Ei slik plikt vil derfor ikkje medføre nye kostnader.

Det blir vidare innført ein heimel til å gi forskrift med nærare reglar for avtaler som Nasjonalarkivet inngår med statlege organ om forvaltning av og råderett over deponerte og avleverte arkiv. Utviklinga av den digitale forvaltninga, der ulike greiner av statsforvaltninga kan ha behov for data og informasjon til ulike tidspunkt, gjer at det er stadig større behov for klarare regulering av mellom anna tidspunktet for når råderetten blir overdregen til bevaringsinstitusjonen. Dette er i dag ikkje regulert, og Arkivverket har meldt inn behov for ei rettsleg klargjering. Framlegget vil derfor kunne føre til administrative innsparingar både hos Nasjonalarkivet og hos statlege organ.

Plikta ein bevaringsinstitusjon har til å gjere arkiva tilgjengelege blir tydeleggjort i lova. Denne plikta finst i dag i forskrift, og framlegget inneber ikkje nye plikter eller kostnader for offentlege organ. Departementet kan òg gi forskrift om at bevaringsinstitusjonen kan krevje betaling for tenester som ligg utanfor innsynsretten etter offentleglova, forvaltningsloven eller anna lovgiving til dømes særleg omfattande arbeid med å finne fram materiale for private som bed om hjelp og tilrettelegging av arkiv. Det er i dag ikkje noko slikt høve for å kunne krevje gebyr, sjølv når ein einskild førespurnad krev store ressursar til å finne fram materiale hos ein bevaringsinstitusjon. Framlegget kan derfor føre til betre utnytting av ressursane hos Nasjonalarkivet og andre bevaringsinstitusjonar.

Departementet tilrår ei rettsleg klargjering av lovval når Nasjonalarkivet behandlar innsynsførespurnader i arkiv. Framlegget er venta å forenkle arbeidet i Nasjonalarkivet i slike saker, som i dag er ressurskrevjande.

Oppgåver Nasjonalarkivet har med å føre tilsyn med etterleving av lova i staten, fylkeskommunane og kommunane blir vidareførte. Høvet til å gi pålegg blir vidareført, og det blir tilrådd at Nasjonalarkivet òg skal kunne gi tvangsmulkt i alvorlege saker om regelbrot der pålegg ikkje blir oppfylte. Arkivverket har i dag ikkje høve til dette, og det er heller ikkje venta at eit slikt høve vil bli mykje brukt. Framlegget er ikkje venta å ha særlege administrative konsekvensar. Det er likevel behov for å gi Nasjonalarkivet ein slik heimel der det er behov for ein sterkare reaksjon enn dagens høve til å gi pålegg.

Straffebodet blir utvida slik at skuldkravet også omfattar grovt aktlause brot, men blir elles vidareført som i dag. Straffebodet i gjeldande lov er svært sjeldan i bruk, og det er venta at eit utvida skuldkrav kan føre til at ho kan kome i bruk i nokre fleire tilfelle enn i dag. Framlegget har svært små administrative konsekvensar.

Reguleringa av arbeidet i Nasjonalarkivet med privatarkiv blir i all hovudsak vidareført. Framlegget har ikkje vesentlege administrative eller økonomiske konsekvensar.