17 Merknader til lovframlegget

Til § 1

Paragrafen er omtala i punkt 4.5. Formålsføresegna nemner fleire og meir overordna formål enn formålsføresegna i gjeldande arkivlov § 1.

Første ledd set eit overordna mål om at arkivlova skal medverke til at den offentlege forvaltninga er forsvarleg og etterretteleg. Desse formåla er to sider av same sak. Det er eit alminneleg krav til den offentlege forvaltninga at ho skal vere forsvarleg. For at ho skal vere det, må forvaltninga vere etterretteleg. Det skal vere mogleg å etterprøve korleis avgjerder blir tekne og kva mynde som blir brukt. Forvaltninga skal vere til å lite på, og allmenta skal kunne leggje til grunn at forvaltninga er objektiv i avgjerdene sine.

Første ledd bokstav a fastset som eit formål at dokumentasjonen i offentlege organ blir forvalta som arkiv. Dette kravet medverkar til at forvaltninga kan vere forsvarleg og etterretteleg. Arkivlova gir reglar som sikrar at prosessar i forvaltninga skjer på rett vis. Lova tryggjer òg at dokumentasjonen som forvaltninga skaper, ikkje blir endra eller går tapt, slik at han kan ha verdi som prov på arbeidet og avgjerdene i forvaltninga. Slike krav medverkar til å skape ei forsvarleg offentleg forvaltning.

Krav om arkiv og arkivhald legg til rette for etterprøving gjennom undersøking av dokumentasjon som forvaltningsorgana skaper som ledd i verksemda si. Arkivlova stiller ikkje krav til forvaltninga om å skape visse typar dokumentasjon, men har som premiss at forvaltninga arbeider skriftleg, og at det derfor blir skapt dokumentasjon som blir teken vare på. Dokumentasjonen skal forvaltast som arkiv, som mellom anna inneber at dei grunnleggjande arkivfaglege prinsippa som følgjer av lova § 5, blir etterlevde. Føresegna gjeld òg for dokumentasjon som blir skapt av andre som lova gjeld for, når dei utøver offentleg mynde, til dømes når eit privat rettssubjekt gjer enkeltvedtak.

Etter første ledd bokstav b er det eit formål at dokumentasjonen som blir skapt, skal vere tilgjengeleg for å kunne føre kontroll med forvaltninga, for å styrkje rettstryggleiken til den einskilde og for å fremje ein open og opplyst offentleg samtale. Dette er eit uttrykk for grunnleggjande demokratiske prinsipp og medverkar til at den offentlege forvaltninga kan vere forsvarleg og etterretteleg. Forvaltninga sine arkiv må vere tilgjengelege for at allmenta og andre instansar skal kunne føre demokratisk kontroll med forvaltninga. Tilgang til dokumentasjon i arkiv kan vere naudsynt for at den einskilde skal kunne ta i vare rettstryggleiken sin. Grunnlova § 100 pålegg statlege styresmakter ei plikt til å leggje til rette for eit ope og opplyst offentleg ordskifte. Å sikre allmenta og enkeltpersonar tilgang til dokumentasjon i offentlege arkiv, medverkar til å oppfylle denne plikta og å sikre ytringsfridomen. Ein skal ikkje forstå føresegna slik at arkivlova gir allmenta rett til tilgang til dokumentasjon i arkiva i dei tilfella tilgangen er avgrensa av reglar om innsyn og teieplikt i anna regelverk.

Etter andre ledd skal lova leggje til rette for at arkiva kan tene som kulturarv, som kjelde til historisk kunnskap og som grunnlag for forsking. Føresegna legg til grunn den verdien arkiva har ut over funksjonen som dokumentasjon for utøving av offentleg mynde. Dei bruksmåtane som er nemnde, er meinte som overordna samlekategoriar, ikkje som ei uttømmande opprekning.

Meininga med føresegna er ikkje å setje grenser for bruken av arkiva. Teknologien er i stadig utvikling. Det påverkar arkiva som blir skapte, både med omsyn til innhald, form og bruksmåtar. Når lova fastset at arkiva skal tene som grunnlag for «forsking», skal dette lesast som forsking i vid forstand. Moderne teknologi legg til rette for bruk av arkiv på nye måtar enn berre gjennom studiar av dokument. Data som ligg føre digitalt, kan samanstillast og tolkast på andre måtar enn slik arkiva tradisjonelt har vorte brukte. Arkivlova skal òg leggje til rette for at arkiv kan bli brukte på denne måten.

Andre ledd seier òg at lova skal leggje til rette for at allmenta skal kunne ta arkiva i bruk. Allmenta skal ha tilgang til arkiv for alle typar bruk, så lenge han er lovleg. Tilrettelegging for bruk av arkiva kan skje på ulike måtar. Kva som er rimelege forventningar til tilgang og bruk, vil mellom anna avhenge av kva som er teknologisk mogleg, ressurssituasjonen, frekvens på etterspurnaden og kor viktig innhaldet er.

Tredje ledd legg til grunn at lova skal leggje til rette for bevaring og tilgjengeleggjering av privatarkiv med rettsleg, historisk, kulturell eller vitskapleg verdi. Private som skaper arkiv, og arkiveigarar har i utgangspunktet ikkje plikt til å følgje krava om forvaltning av dokumentasjon og arkiv som følgjer av lova kapittel 2. Formåla i § 1 første ledd er heller ikkje retta mot private rettssubjekt, med unntak av når private rettssubjekt utøver offentleg mynde. Krav til private verksemder følgjer i hovudsak av andre lover enn arkivlova. Formålet med arkivlova når det gjeld privatarkiv er derfor avgrensa til å leggje til rette for bevaring og tilgjengeleggjering av slike arkiv, dersom dei har verdi for ettertida. Dei ulike kategoriane av verdi som føresegna nemner at privatarkiv kan ha, er meint som overordna samlekategoriar, ikkje som ei uttømmande opprekning eller avgrensing av omsyn som er relevante. Om privatarkiv er bevaringsverdige, vil kome an på ei arkivfagleg og konkret vurdering.

Til § 2

Paragrafen er omtala i punkt 5.5 og definerer sentrale omgrep i lova.

Bokstav a definerer omgrepet arkiv som dokumentasjon som skal takast vare på i eit avgrensa tidsrom eller for ettertida. Både eit organ og ein bevaringsinstitusjon vil etter definisjonen ha arkiv. Dokumentasjonen det er sikta til, er dokument og annan informasjon som organet har lagra i informasjonssystema sine. Av dette følgjer at kvart einskilt informasjonssystem som inneheld dokumentasjon, er å rekne som eit arkiv. Dokumentasjonen som er lagra, er arkivert og skal forvaltast som arkiv, anten i det opphavlege systemet eller i eit anna system.

Vilkåret om å ta vare på dokumentasjonen i eit avgrensa tidsrom, viser til den tida der organet forvaltar dokumentasjonen for å dokumentere eiga verksemd og for å etterleve eventuelle dokumentasjonsplikter som følgjer av særlov eller avtale. Når desse primære formåla ikkje lenger er til stades, kan organet kassere dokumentasjonen viss eit av vilkåra i § 13 første ledd er oppfylt.

Viss dokumentasjonen derimot er omfatta av reglane i § 12 første og andre ledd, skal han takast vare på og gjerast tilgjengeleg for ettertida. Dette vil typisk skje ved at arkivet blir overført til bevaringsinstitusjonen for organet. Krava som blir stilte til sjølve forvaltninga av dokumentasjonen er lik, om han skal takast vare på i eit avgrensa tidsrom eller for ettertida. Både organet og bevaringsinstitusjonen skal forvalte dokumentasjonen etter krava som følgjer av § 5 første ledd andre punktum.

Bokstav b definerer omgrepet avlevere som å overføre arkiv til langtidsbevaring i ein bevaringsinstitusjon, med den følgja at råderetten går over til bevaringsinstitusjonen. Ei avlevering skal i utgangspunktet berre omfatte arkiv som ikkje lenger er i administrativ bruk. Organ som er omfatta av lova, må syte for at dokumentasjon som ikkje skal takast vare på for ettertida, blir teken ut av arkivet eller kassert før avleveringa blir gjennomført. I tillegg må dokumentasjonen liggje føre i eit format som gjer det mogleg å langtidsbevare han. Ved avlevering av eit privatarkiv, vil det vere opp til bevaringsinstitusjonen som skal ta imot arkivet å stille krav om eventuell kassasjon og format. Omgrepet avlevere gjeld ikkje for arkiva til fylkeskommunane og kommunane, då dei held fram med å ha råderetten over arkiva sine ved langtidsbevaring. Lova nyttar i staden berre omgrepet «overføre» i omtala av desse arkiva.

Bokstav c definerer omgrepet bevaringsinstitusjon som ein institusjon eller organisatorisk eining som tek imot og har ansvar for å langtidsbevare arkiva og gjere dei tilgjengelege for bruk. Definisjonen svarar i hovudsak til dei ulike omgrepa for institusjonar som tek vare på arkiv som er nytta i gjeldande arkivlov §§ 10, 13, 14, 16 og 17, og omgrepet arkivdepot slik det er nytta i gjeldande arkivforskrift §§ 1, 18, 20, 21 og 23 til 25.

Dedikerte personalressursar som har som oppgåve å sikre, langtidsbevare og tilgjengeleggjere arkiv, er òg å rekne som ein bevaringsinstitusjon etter definisjonen. Det kan til dømes vere eit dokumentasjons- og kunnskapssenter som har som oppgåve å sikre, dokumentere og langtidsbevare arkiv innanfor eit avgrensa fag- eller temaområde. Definisjonen skil heller ikkje mellom om ein bevaringsinstitusjon er offentleg eller privat finansiert, korleis han er organisert, kva slags arkiv han tek vare på eller kva som er opphavet til arkiva. Eit privateigd museum som tek vare på privatarkiv, er såleis omfatta av definisjonen.

Bokstav d definerer omgrepet deponere som å overføre arkiv mellombels til ein bevaringsinstitusjon, der organ held fram med å ha råderetten over arkiva sine og arkiveigarar held fram med å ha eigedomsretten til privatarkiva sine. Ordninga med å deponere arkiv er ein måte å gi arkiva, eller ein kopi av dei, trygge omgivnader i ein bevaringsinstitusjon, anten fordi det er fastsett i regelverk, eller fordi organet sjølv ønskjer det. Det at overføringa er mellombels, inneber at den som deponerer arkiva, på kva tidspunkt som helst, eller etter avtale, kan ta arkiva attende.

Definisjonen skil mellom om dei deponerte arkiva er offentlege arkiv eller privatarkiv, men i røynda inneber det ingen stor praktisk skilnad. Bevaringsinstitusjonen har i utgangspunktet ingen plikter etter lova knytt til deponerte arkiv. Dei som deponerer, må inngå ei avtale med bevaringsinstitusjonen om kva oppgåver og tenester bevaringsinstitusjonen skal yte.

Den som er eigar av eit deponert privatarkiv, kan etter § 19 første ledd stille krav til avgrensingar i tilgangen til arkivet i opp til 100 år. Etter § 19 tredje ledd vil eigedomsretten, om ikkje eit tidlegare tidspunkt er avtala, uansett gå over til bevaringsinstitusjonen når det er gått 100 år frå deponeringa. Det at organet held fram med å ha råderetten til arkiva sine, inneber at dei framleis har det fulle ansvaret for arkivet og innhaldet i det.

Bokstav e definerer omgrepet dokumentasjon som dokument som nemnt i offentleglova § 4 første ledd og annan informasjon, som organet sjølv har lagra i informasjonssystema sine og som gjeld sakshandsaminga, oppgåveløysinga eller andre vesentlege tilhøve ved verksemda. Definisjonen av omgrepet ligg til grunn for korleis arkivplikta skal bli tolka og etterlevd. Omgrepet er teknologinøytralt.

Definisjonen set to vilkår for å kunne identifisere og avgjere kva som er dokumentasjon. Ordlyden «har lagra» indikerer at informasjonen er å rekne som dokumentasjon frå det tidspunktet organet har lagra han i eit informasjonssystem. Det andre vilkåret set ei avgrensing ved at det berre er informasjon som gjeld «sakshandsaminga, oppgåveløysinga eller andre vesentlege tilhøve ved verksemda» som er å rekne som dokumentasjon. Dette svarar til omgrepa «saksbehandling» og «verdi som dokumentasjon» i gjeldande arkivforskrift § 14.

Definisjonen set ikkje krav til korleis informasjonen blir til før han blir lagra. Organet vil både skape, sende og få informasjon som vil vere viktig for organet å lagre og vedlikehalde i informasjonssystema sine. Grunnar for å lagre informasjonen kan vere at organet ser at han gir nytte og verdi for organisasjonen som kjelde til kunnskap og røynslegrunnlag, for å ha prov for handlingar og transaksjonar som blir kravt av organet, og for å oppfylle rettslege skyldnader. Delar av informasjon som i dag kjem inn til eit organ, kan vere informasjonsstraumar mellom informasjonssystema til organet og eksterne system. Mykje av dette blir berre lagra i mellombels minne, og er dermed ikkje å rekne som dokumentasjon for organet.

Definisjonen set inga avgrensing i kva form eller format informasjonen ligg føre i eller korleis han er lagra. Dette inneber at informasjon som ligg føre som video, lydopptak, multimediaopptak, sms-ar, e-post, datasett med meir òg kan vere å rekne som dokumentasjon som fell inn under arkivplikta. Tillegget «annan informasjon» viser til informasjon som ikkje openbert er omfatta av omgrepet dokument i offentleglova § 4 første ledd. Døme på dette er informasjon som ligg føre i den forma systemet sjølv har organisert og lagra han som, såkalla strukturert informasjon. Vidare vil det òg omfatte teknisk og kontekstuell informasjon som algoritmar og metadata, som blir til gjennom bruk av systemet. Definisjonen inneber ikkje ei plikt til å produsere ny eller meir informasjon enn det som alt er skapt.

«Sakshandsaminga» inneber typisk å vurdere informasjon knytt til ei problemstilling og å utarbeide det naudsynte grunnlaget for ei avgjerd eller eit vedtak. All aktivitet som høyrer til ansvarsområdet til eit organ, kan vere ei form for sakshandsaming. Det skal generelt lite refleksjon til før noko vil reknast som sakshandsaming.

«Oppgåveløysinga» skal fange opp dei tilfella der oppgåveløysing ikkje kan reknast som sakshandsaming, men der dokumentasjon om prosessar eller resultat i organet likevel bør takast vare på for ettertida. Dette kan gjelde dokument eller annan informasjon som organet etter gjeldande regelverk vurderer å ha verdi som dokumentasjon, utan at det har inngått i sakshandsaminga.

«Andre vesentlege tilhøve» er meint å fange opp viktige tilhøve som bør vere dokumenterte for ettertida, men som ikkje vedkjem sakshandsaminga eller oppgåveløysinga. Det kan til dømes vere dokumentasjon som er vorte skapt i samband med uventa og uvanlege tilhøve eller hendingar.

Bokstav f definerer omgrepet informasjonssystem som eit system for å organisere og handtere informasjon. Definisjonen skil ikkje mellom analoge eller digitale informasjonssystem. Eit papirarkiv som er ordna, strukturert og systematisert i tråd med eit klassifikasjonssystem for arkiv, til dømes ein arkivnøkkel som inndeler etter emne, funksjon eller objekt, vil vere eit informasjonssystem. Digitale informasjonssystem kan ha ulik kompleksitet, avhengig av kva oppgåver dei skal medverke til å løyse. Døme på slike system er sak- og arkivsystem, databasar for fagsaker (fagsystem), løysingar for samhandling, felles system og fellesløysingar.

Bokstav g definerer omgrepet kassere som å gjere til inkjes dokumentasjon slik at han ikkje lenger finst. Andre ord som blir brukt om den same handlinga, er å makulere, øydeleggje eller destruere. Dokumentasjon som er kassert, må ikkje vere mogleg å attskape. Det å kassere, blir nytta om å gjere til inkjes dokumentasjon som er omfatta av arkivplikta etter § 5 første ledd første punktum. Dette gjeld informasjon som har vorte lagra i informasjonssystema til organet i samband med sakshandsaminga, oppgåveløysinga eller andre vesentlege tilhøve ved verksemda, men som er vurdert å ikkje ha samfunnsmessig verdi etter § 12 første og andre ledd når organet sjølv ikkje lenger har nytte av dokumentasjonen.

I praksis kan kassasjon gjerast på to måtar. Om det er tale om analoge, fysiske lagringsmedium, til dømes papir, foto eller magnetband, vil sjølve mediet bli destruert. I digitale informasjonssystem vil kassasjon skje ved å spesifikt gjere til inkjes den identifiserte dokumentasjonen som ikkje skal takast vare på, slik at han ikkje lenger finst. Dette kan til dømes skje ved at informasjonen blir skriven over mange gonger slik at han ikkje lenger kan hentast fram att.

Bokstav h definerer omgrepet organ som verksemder som lova gjeld for, utanom rettssubjekt som berre er omfatta av kapittel 3. Organ blir nytta om pliktsubjekta i kapittel 2 og 4 i lova. Den nye arkivlova vil omfatte fleire pliktsubjekt enn gjeldande arkivlov, og omgrepet offentlege organ er derfor ikkje vidareført. Organomgrepet vil i den nye lova omfatte offentlege organ som organisatorisk er ein del av stat, kommune eller fylkeskommune, og andre rettssubjekt som gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift. Utover dette er det i § 3 tredje ledd opna for at departementet kan gi forskrift om at lova skal gjelde heilt eller delvis for sjølvstendige rettssubjekt som er omfatta av offentleglova § 2 første ledd første punktum bokstav c eller d. Desse rettssubjekta vil òg vere eit organ etter lova når lova gjeld for dei.

Bokstav i definerer omgrepet privatarkiv som eit arkiv som er skapt av andre enn eit organ. Kven som er eit organ følgjer av definisjonen av organ og vil vere dei verksemdene som lova gjeld for. Privatarkiv er ei felles nemning for arkiv som er skapte av private aktørar, som til dømes private bedrifter og føretak, institusjonar, foreiningar, organisasjonar og privatpersonar. Eigarar av privatarkiv og bevaringsinstitusjonar som forvaltar privatarkiv, er i utgangspunktet ikkje omfatta av pliktene i arkivlova kapittel 2. Dersom eit privat rettssubjekt blir omfatta av lova etter ei forskrift gitt med heimel i § 3 tredje ledd, vil arkivet ikkje lenger vere skapt av «andre enn eit organ». Etter definisjonen i lova, vil arkivet dermed heller ikkje lenger vere eit privatarkiv.

Til § 3

Paragrafen er omtala ipunkt 6.5. Verkeområdet blir utvida samanlikna med verkeområdet som er fastsett i gjeldande arkivlov § 5.

Etter første ledd bokstav a skal lova gjelde for staten, fylkeskommunane og kommunane. Dette er ei vidareføring av verkeområdet til gjeldande arkivlov. Med staten, fylkeskommunane og kommunane er meint offentlege organ som organisatorisk er ein del av stat, kommune eller fylkeskommune. Sjølvstendige rettssubjekt som ikkje utgjer ein del av staten, kommunen eller fylkeskommunen som rettssubjekt, er ikkje omfatta. Bevaringsinstitusjonar som løyser oppgåver i samband med langtidsbevaring på vegner av fylkeskommunane eller kommunane, vil òg vere omfatta av verkeområdet til lova når det gjeld desse oppgåvene. Dette følgjer av framlegget til § 14 andre ledd tredje punktum og er ei utviding av verkeområdet etter den gjeldande arkivlova.

Domstolane og forliksråda vil framleis vere omfatta av arkivlova, sidan dei utgjer organ under lova. Nasjonalarkivet vil kunne føre tilsyn med domstolane og forliksråda. Domstolane og forliksråda kjem likevel ikkje under Nasjonalarkivets mynde til å gi pålegg om retting eller rekonstruksjon og å påleggje tvangsmulkt, jf. § 22 fjerde ledd.

Første ledd bokstav b fastset at lova skal gjelde for andre rettssubjekt enn staten, kommunane og fylkeskommunane i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift. Dette inneber at verkeområdet er utvida samanlikna med i dag. Arkivlova vil her samsvare med verkeområdet for forvaltningsloven. Når eit sjølvstendig rettssubjekt er omfatta av forvaltningsloven fordi det gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, vil arkivlova gjelde for dokumentasjon som blir til som ledd i arbeidet med desse sakene. Kva som utgjer enkeltvedtak eller forskrift, vil følgje av forvaltningsloven.

Andre ledd vidarefører avgrensinga om at lova ikkje gjeld for Stortinget, Riksrevisjonen, Sivilombodet og andre organ for Stortinget. I sivilombudsloven § 26 sjette ledd og riksrevisjonsloven § 7-5 første ledd er det likevel fastsett at arkivlova delvis skal gjelde for verksemda til Sivilombodet og Riksrevisjonen. Det blir gjort framlegg om endringar i sivilombudsloven og riksrevisjonsloven for å oppdatere tilvisingane til ny arkivlov, sjå framlegg til § 25 nr. 16 og nr. 20.

Tredje ledd opnar for at departementet kan gi forskrift om at sjølvstendige rettssubjekt som er omfatta av offentleglova § 2 første ledd første punktum bokstav c eller d, skal vere omfatta heilt eller delvis av arkivlova. Dette gjeld sjølvstendige rettssubjekt der det offentlege har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i rettssubjektet eller der det offentlege direkte eller indirekte har rett til å velje meir enn halvparten av medlemene med røysterett i det øvste organet i rettssubjektet. Føresegna gjeld ikkje verksemder som hovudsakleg driv næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private. Denne avgrensinga er den same som i offentleglova.

Føresegna tek først og fremst sikte på å gjere det mogleg å fastsetje arkivplikt for enkeltverksemder der grunngivinga er knytt til den enkelte verksemda. Dersom det er ønskjeleg at større eller uspesifiserte grupper av verksemder skal vere omfatta av pliktene i arkivlova, bør dette fastsetjast i særlovgivinga. I ei forskrift kan det fastsetjast at arkivlova skal gjelde heilt, at berre delar av lova skal gjelde, eller at berre delar av verksemda til organet skal vere omfatta.

Om forskriftsheimelen skal brukast, vil kome an på ei arkivfagleg vurdering av den verdien dokumentasjonen i arkiva vil kunne ha for samfunnet i ettertida. Aktuelle vurderingsmoment vil til dømes kunne vere kva rolle rettssubjektet spelar eller har spela for samfunnsutviklinga, kva interesse arkiva vil kunne ha for enkeltpersonar, allmenta og forskarar, og om dokumentasjonen i arkiva medverkar til vesentleg kunnskap og forståing av samfunnsprosessar. Dersom rettssubjektet har levert individretta tenester på vegner av det offentlege, vil omsynet til dokumentasjon av individuelle rettar vere relevant med.

Føresegna fangar òg opp tilfelle som tidlegare har vore regulerte i gjeldande arkivlov § 20 om organ som skiftar status frå offentleg til privat, der Riksarkivaren har hatt høve til å fastsetje at organet framleis skal følgje reglane for offentlege arkiv.

Fjerde ledd fastset at kapittel 3 i lova berre gjeld for dei som eig privatarkiv eller bevaringsinstitusjonar som forvaltar privatarkiv. Privatarkiv er arkiv som er skapte av andre enn eit rettssubjekt som lova elles gjeld for. Eigarar og forvaltarar av privatarkiv rår i hovudsak fritt over arkiva sine. Reglane i kapittel 3 inneheld derfor få rettar og plikter. Kapittelet har likevel ei føresegn om opplysningsplikt i nokre tilfelle, føresegner om rettar og plikter i samanheng med avtaler om avlevering og deponering av privatarkiv og plikter som følgjer av at eit privatarkiv er særskilt bevaringsverdig, sjå merknadene til §§ 18 til 20.

Femte ledd fastset det geografiske verkeområdet til lova, som skal halde fram med å vere som i dag. Det blir teke inn i sjølve lova at ho òg skal gjelde for Svalbard og Jan Mayen. Dette går fram av forskrift til gjeldande arkivlov. Det følgjer vidare av Svalbardloven § 32 at arkivlova gjeld for Longyearbyen lokalstyre. Om lova skal gjelde for dei norske bilanda i Antarktis, kan fastsetjast av Kongen i forskrift.

Til § 4

Paragrafen er omtala i punkt 7.5 og gjeld Nasjonalarkivet, som er det nye namnet på Arkivverket. Paragrafen vidarefører i all hovudsak gjeldande rett. Føresegner om oppbygging og organisering av Arkivverket står i gjeldande arkivlov § 4.

Første ledd trekkjer opp dei formelle rammene for Nasjonalarkivet si verksemd. Det blir fastsett at Nasjonalarkivet har to funksjonar, for det første som nasjonal arkivstyresmakt og for det andre som bevaringsinstitusjon for statlege arkiv. Føresegna regulerer ikkje den indre organiseringa av Nasjonalarkivet. Det blir likevel presisert at Norsk helsearkiv og Samisk arkiv òg er delar av Nasjonalarkivet. Samisk arkiv står i ei særstilling med ansvar for dokumentasjon og arkiv frå det samiske sivilsamfunnet og arkiv etter urfolket i Noreg. Norsk helsearkiv er på si side underlagt særleg regulering i mellom anna helsearkivforskriften, noko som gjer det naturleg at denne sida ved verksemda blir framheva særskilt. Føresegna er ikkje meint å stå i vegen for høvet til å utvikle og organisere etaten i tråd med forvaltningsutviklinga og endra behov som kan følgje av den teknologiske utviklinga og digitaliseringa av offentleg sektor.

Andre ledd fastset at Nasjonalarkivet har ei plikt til å rettleie organa om dei pliktene organa har etter lova. Denne føresegna tydeleggjer og vidarefører det rettleiingsansvaret Riksarkivaren har etter gjeldande arkivlov § 7.

Tredje ledd fastset at Nasjonalarkivet kan krevje opplysningar frå organa om korleis dei oppfyller pliktene dei har etter lova. Denne opplysningsplikta gjeld utan omsyn til teieplikt og følgjer i dag av gjeldande arkivlov § 8. Tilhøve som gjeld arkiva til organa, er òg omfatta av denne plikta.

Fjerde ledd gir Nasjonalarkivet rett til å innhente opplysningar frå Folkeregisteret sjølv om opplysningane er omfatta av teieplikt, så lenge opplysningane er naudsynte for å setje Nasjonalarkivet i stand til å kunne løyse oppgåver etter arkivlova. Retten til å hente inn opplysningar frå Folkeregisteret framgår i dag av gjeldande arkivlov § 21 a.

Femte ledd gir Nasjonalarkivet rett til å krevje at personar som skal tilsetjast der, legg fram politiattest. Ein tilsvarande rett framgår i dag av gjeldande arkivlov § 21 andre ledd. Politiregisterforskriften § 34-9 fastset at det kan bli utferda uttømmande og utvida politiattest til personar som handterer arkiv og system for informasjonstryggleik.

Til § 5

Paragrafen er omtala i punkt 8.5. Føresegner om arkivansvaret står i gjeldande arkivlov § 6, medan nærare reglar om arkivansvaret er fastsette i forskrifter med heimel i arkivlova § 12.

Første ledd første punktum fastset ei plikt for organa til å forvalte dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda, som arkiv. Omgrepet dokumentasjon er definert i § 2 bokstav e og omfattar dokument som nemnde i offentleglova § 4 første ledd og annan informasjon, som organet sjølv har lagra i informasjonssystema sine og som gjeld sakshandsaminga, oppgåveløysinga eller andre vesentlege tilhøve ved verksemda.

Føresegna er ei vidareføring av § 6 i gjeldande arkivlov. Arkivplikta er no formulert som ei plikt for organet til å forvalte dokumentasjonen sin på ein viss måte. Dokumentasjonen som organet har lagra i informasjonssystema, vil oftast vere informasjon dei sjølv har skapt, sendt, motteke eller innhenta. Det meste av dokumentasjonen som blir til som ledd i verksemda til organa, vil gjelde saksarbeid eller oppgåveløysinga elles. Dette vil i hovudsak gjelde dokumentasjon av kjerneoppgåvene til organet. Det kan òg femne om aktivitetar som er knytte til korleis organet organiserer seg, og korleis det styrer, samordnar og utfører oppgåvene sine, både internt og i samarbeid med andre.

Første ledd andre punktum fastset korleis dokumentasjonen skal forvaltast som arkiv. For det første, må dokumentasjonen vere sikra mot å gå tapt. Om dokumentasjonen går tapt, ligg det ikkje føre noko å forvalte som arkiv. Vidare skal dokumentasjonen bli forvalta i tråd med fire arkivfaglege krav, som er tekne inn i bokstavane a til d. Krava er grunnleggjande arkivfaglege prinsipp som organa må følgje i den laupande dokumentasjonsforvaltninga si, og som må følgjast i bevaringsinstitusjonar òg etter avlevering eller overføring til langtidsbevaring. Digitale arkiv krev kontinuerleg vedlikehald og forvaltning for at verdien som arkiv skal takast vare på over tid. Framgangsmåtar for å sikre verdien til dokumentasjonen som arkiv vil variere og henge i hop med den teknologiske utviklinga. Føresegna tek sikte på å vere digitaliseringsvenleg og teknologinøytral. Det er såleis ikkje fastset tekniske krav og framgangsmåtar, men prinsipp som skal gjelde ved dokumentasjonsforvaltninga. Nærare tekniske krav vil bli fastsette i forskrift, sjå merknader til § 6.

Første ledd andre punktum bokstav a fastset at opphavet til informasjonen alltid skal vere kjent. Føresegna inneber eit krav om registrering av særskilde metadata som òg skal kunne nyttast som prov i ettertid. Det må gå fram kva organ som har skapt informasjonen, og kva person som har registrert han, eller om informasjonen er produsert av eit system. Det må òg gå fram kva tid informasjonen vart oppretta. Kravet tilsvarar omgrepet «autentisitet» i ISO-30300 standarden. Viss kravet er oppfylt, er det òg vanleg å omtale informasjonen som autentisk eller ekte.

Første ledd andre punktum bokstav b set krav til at det skal gå fram i kva samanheng informasjonen er skapt og inngår i. For å vere i stand til å vurdere kvaliteten til dokumentasjonen, er det naudsynt å vite kva samanheng informasjonen er skapt i og korleis informasjonen som ligg føre, heng i hop. Kravet skal gjere det mogleg å avgjere om informasjonen kan provast å vere fullstendig og nøyaktig. Di meir presist informasjonen kan gi att heilskapen i ei sak, eit tilhøve eller liknande, di betre bevisverdi vil dokumentasjonen ha. I ISO-30300-standarden blir omgrepet «pålitelig» brukt om dette kravet.

Første ledd andre punktum bokstav c set krav om at informasjonen ikkje skal bli endra. Kravet gjeld bevisverdi og gjeld òg dei metadataa som er knytte til informasjonen. Viss ein ikkje kan vere sikker på at informasjonen er identisk med den som opphavleg vart skapt, kan dokumentasjonen ikkje tene som prov. Kravet svarar til omgrepet «integritet» i ISO-30300-standarden. Informasjonen på digitale informasjonsberarar må med jamne mellomrom migrerast til nye lagringsmedium, konverterast til andre format og liknande om ein skal sikre informasjonen mot å gå tapt. Kravet om at informasjonen ikkje skal bli endra, er ikkje til hinder for slike åtgjerder. Retting og supplering av uriktig eller mangelfull informasjon er ikkje i strid med kravet, så lenge reglar for dette blir følgde.

Første ledd andre punktum bokstav d fastset at informasjonen skal vere tilgjengeleg på ein måte som ikkje avgrensar framtidig nytte. Dette kravet gjeld både i samtid og i eit langsiktig tidsperspektiv. Kravet inneber at informasjonen må vere lagra og at det er mogleg å finne han att og få tilgang til han for rettmessig bruk. Det må vidare vere mogleg å hente fram informasjonen på ein slik måte at han kan nyttast, at han gir meining og kan bli forstått. Det inneber at det må vere mogleg å lese, høyre, framvise og overføre informasjonen, uavhengig av teknologiske skifte. Det inneber òg at eventuell kryptert informasjon må kunne konverterast til leseleg informasjon som ikkje er kryptert og med uendra innhald. ISO-30300-standarden opererer med omgrepa «anvendbar» eller «brukbarhet» om dette kravet.

Andre ledd gir departementet heimel til å gi forskrift om kva organa skal ta omsyn til når dei skal avgjere kva dei skal forvalte som arkiv etter første ledd. I dag er arkivplikta avgrensa gjennom føresegna om arkivavgrensning i arkivforskrifta § 14.

Departementet kan i forskrifta gi nærare retningsliner for kva organet skal leggje vekt på i vurderinga og korleis dette skal dokumenterast. Det vil òg kunne vere aktuelt med reglar om visse opplysnings- eller dokumentasjonstypar, eller visse informasjonssystem som alltid eller aldri skal forvaltast som arkiv.

Til § 6

Paragrafen er omtala i punkt 8.5. Føresegna gir vesentleg meir utfyllande heimlar til å gi forskrift om arkivplikta enn arkivlova § 6 gir i dag.

Bokstav a gjeld forskrift om føring av journal og anna registrering av metadata. Plikta til å føre journal og reglar om kva dokument og informasjon som skal registrerast, er ikkje del av arkivlova, men det er lagt til grunn at plikta skal førast vidare i forskrift som i dag. Reglane om dette går i dag fram av arkivforskrifta §§ 9 til 11. Heimelen opnar òg for at det kan fastsetjast reglar om andre måtar å registrere naudsynte metadata på enn berre tradisjonell journalføring.

Bokstav b gjeld forskrift om vilkår for å rette feil opplysningar i arkiv. Føresegna gir høve til å vidareføre føresegna i gjeldande arkivlov § 9 bokstav d. Det er eit grunnleggjande arkivfagleg krav at informasjonen i arkiva skal vere uendra. På den andre sida er det viktig at forvaltninga har oppdatert og korrekt informasjon. Ved å stille krav til korleis rettingar skal skje, kan ein ivareta båe omsyna.

Bokstav c gjeld forskrift om krav til handsaming av personopplysningar. Heimelen har ikkje nokon parallell i gjeldande lov. Arkivlova § 9 bokstav c har ein regel om handsaming av personopplysningar, i det han fastset at sletting av personopplysningar etter føresegner i helseregisterlova og politiregisterlova kan skje uhindra av det allmenne kassasjonsforbodet. Sidan den nye lova har ein generell regel om tilhøvet mellom sletteføresegner i særlovgivinga og kassasjonsforbodet i arkivlova, blir denne regelen ikkje ført vidare. Heimelen opnar for å gi forskrift om handsaming av særlege kategoriar personopplysningar som er nemnde i personvernforordninga artikkel 9.

Arkivlova vil elles gi handsamingsgrunnlag for vidarehandsaming av personopplysningar, både hos offentlege organ og hos Nasjonalarkivet og fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar. Handsaminga må følgje krav i personvernforordninga, personopplysningsloven og anna regelverk. Offentlege arkiv inneheld for ein stor del personopplysningar. Formålet med arkivbevaring er at arkiva skal gjerast tilgjengelege for bruk, både for enkeltpersonar, forskarar og allmenta. Med ein heimel til å gi forskrift om handsaming av personopplysningar, får ein opning for å kunne stille særlege krav til handsaminga av personopplysningar i arkiv som skal bli avleverte eller overførte til langtidsbevaring. Det vil òg kunne vere aktuelt med særlege krav til handsaminga som vilkår for visse typar bruk.

Bokstav d gjeld forskrift om kven som skal ha ansvar for pliktene etter lova knytt til dokumentasjon som blir til når fleire organ samarbeider eller samhandlar om å løyse oppgåver i eit felles system. Heimelen har ikkje nokon parallell i gjeldande lov og er omtala i punkt 8.5.5. Utgangspunktet er at alle organa har arkivplikt og eit sjølvstendig ansvar for å sikre den dokumentasjonen som blir skapt som ledd i verksemda deira. Dette kravet vil vere vanskeleg og upraktisk å etterleve når fleire organ skaper dokumentasjon i eit felles system, og ofte ved å skape ny dokumentasjon med utgangspunkt i dokumentasjonen til dei andre. I slike situasjonar vil det ikkje vere formålstenleg, og kanskje heller ikkje mogleg, å hente ut dokumentasjon som kvart einskilt organ har skapt for at dei skal kunne ivareta arkivpliktene sine. Det vil dessutan vere eit brot på det arkivfaglege kravet om at informasjonen skal takast vare på i den samanhengen han inngår i.

Føresegna tek sikte på å leggje til rette for effektive og smidige ordningar ved å opne for tilpassa løysingar med omsyn til kven som skal ha ansvaret for dokumentasjonen. Meininga er å leggje til rette for at pliktene som følgjer av lova, ikkje er eit ansvar som ligg på kvar einskild deltakar i det felles systemet, men at ein av dei får ansvar for etterlevinga på vegner av alle. Forskrifta vil kunne regulere i kva tilfelle dette skal vere mogleg, og korleis pliktene då skal bli ivaretekne.

Bokstav e gjeld forskrift om krav til informasjonssystem, mellom anna funksjonelle krav. Reglar om krav til system for elektronisk journal og arkiv følgjer i dag av arkivforskrifta § 11 og riksarkivarens forskrift kapittel 3. Dagens krav om å følgje Noark-standarden blir ikkje ført vidare. I staden kan departementet gi forskrift om krav til informasjonssystem som skal forvaltast som arkiv, medrekna funksjonelle krav. Målet er å leggje til rette for at dei grunnleggjande arkivfaglege krava skal bli oppfylte for informasjon som blir skapt og lagra i slike system. Føresegna er òg viktig for å leggje til rette for enklare og trygg avlevering, langtidsbevaring og tilgjengeleggjering av arkiv.

Bokstav f gjeld forskrift om krav til skildringar av informasjonssystem. Dette heng i hop med det grunnleggjande arkivfaglege kravet om at dokumentasjonen skal vere tilgjengeleg på ein måte som ikkje avgrensar framtidig nytte. Om det i ettertida skal vere mogleg å gjere seg nytte av dokumentasjon, er det naudsynt for bevaringsinstitusjonar å ha tilgang til ei skildring av korleis systemet løyser oppgåver, kva informasjon som blir produsert i oppgåveløysinga, korleis han blir handtert av systemet og korleis ulike informasjonselement heng saman. I forskrifta vil det kunne bli fastsett krav om og krav til systemskildringar, og at dei skal følgje arkivet ved avlevering eller overføring til langtidsbevaring i ein bevaringsinstitusjon. Ei forskrift vil dermed òg kunne innebere krav om at organet som har teke i bruk informasjonssystemet, gjennom avtaler må sikre at skildringa som gjer greie for systemet, skal kunne oppbevarast og overførast utan hinder av opphavsrett.

Bokstav g gjeld forskrift om vedlikehald av digitale arkiv, både medan organet sjølv forvaltar sine eigne arkiv, og etter at arkiva er avleverte eller overførte til langtidsbevaring i ein bevaringsinstitusjon. Reglar om dette følgjer i dag indirekte av gjeldande arkivforskrift § 6 som stiller krav om at arkivmateriale skal lagrast på medium og i format som oppfyller naudsynte krav til lang levetid. Riksarkivarens forskrift kapittel 5 del IV har nærare reglar om formatkrav m.m. for arkivdokument. Utgangspunktet er at organa har plikt til å sikre at arkiv ikkje går tapt. Ei forskrift må ta omsyn til at ulike lagringsmetodar gjer det naudsynt å stille ulike krav til vedlikehald som organa må følgje opp. Det vil òg vere aktuelt å fastsetje særlege krav som gjeld når eit system blir skift ut og ved skifte av teknologi, viss organet har behov for å langtidsbevare sine arkiv sjølv, og når organa skal klargjere og leggje arkiva til rette for avlevering eller overføring til bevaringsinstitusjon.

Bokstav h gjeld forskrift om fysisk sikring av arkiv. Reglar om sikring av arkiv står i dag i arkivforskrifta § 7 og riksarkivarens forskrift kapittel 2. Det vil framleis vere naudsynt å stille krav til dei fysiske stadene der analoge arkiv blir oppbevarte, men òg krav for å sikre at sørvarar og andre lagringsmedium med digitale arkiv ikkje får fysisk skade.

Bokstav i gjeld forskrift om konvertering av arkiv for digital bevaring. Reglar om dette er i dag fastsette i riksarkivarens forskrift kapittel 8. Det vil framleis vere naudsynt å stille krav til prosedyrane når informasjon skal konverterast og overførast frå papir og andre analoge lagringsmedium til digitale format.

Bokstav j fastset at departementet kan gi forskrift om overføring av arkiv mellom organ i samband med oppgåveoverføring eller endringar i den administrative inndelinga i Noreg. Føresegna er nærare omtala i punkt 8.5.7. Reglar om overføring av arkiv mellom organ finst i gjeldande arkivforskrift § 17.

Med heimel i framlegget til § 6 bokstav j kan departementet gi reglar om i kva tilfelle arkiv skal og kan overførast mellom organ, og korleis overføringa skal skje. Med føreseielege rammer og klare reglar sikrar ein både omsyna til arkiva og lettar gjennomføring av endringane. Ved flytting av oppgåver mellom organ eller forvaltningsnivå kan det vere praktisk at det nye organet overtek arkiva og tek dei i bruk som grunnlag for si eiga oppgåveløysing. Føresegna kan vere særleg aktuell ved oppgåveoverføring frå statleg til kommunal sektor. Dersom det er ønskjeleg at staten framleis skal ha kontroll på eit eller fleire arkiv etter oppgåveoverføringa, kan det bli fastsett at dei ikkje skal overførast til kommunen i samband med oppgåveoverføringa, men halde fram med å vere på statlege hender.

Reglar om overføring av arkiv vil vere aktuelle ved endringar i den administrative inndelinga òg, til dømes ved endringar i kommune- og fylkesinndelinga. Ei endring kan gjelde både samanslåing og deling. Det kan mellom anna vere behov for å fastsetje korleis dei historiske og dei aktive arkiva skal handterast, og korleis ansvar og oppgåver skal fordelast for dei ulike arkiva og arkivdelane. Det at arkivfaglege omsyn blir sikra og at heile prosessen blir godt dokumentert, vil vere sentralt. Det vil òg vere naturleg at slike prosessar blir gjennomførte i samråd med Nasjonalarkivet.

Til § 7

Paragrafen er omtala i punkt 8.5.8. Føresegna er ny.

Første punktum fastset at eit organ som set ut lovpålagde oppgåver til rettssubjekt som ikkje er omfatta av lova, har plikt til å ta imot dokumentasjonen som er knytt til oppgåveløysinga. Føresegna fører ikkje med seg plikter etter arkivlova for desse rettssubjekta, men er avgrensa til å gi rettssubjekta ein rett til å levere dokumentasjonen frå seg til oppdragsorganet om dei ønskjer det.

Det er likevel slik at det same rettssubjektet kan vere omfatta av arkivlova i saker der det gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift. Dokumentasjonen som blir skapt som ledd i denne verksemda, er å rekne som offentleg arkiv og omfatta av pliktene etter lova. Dokumentasjonen som blir skapt på bakgrunn av dei ulike oppdraga, må forvaltast slik at dei ikkje blir blanda i hop.

Andre punktum fastset at det offentlege organet som tek i mot dokumentasjonen etter første punktum, så langt som mogleg skal forvalte dokumentasjonen som arkiv. Dette inneber å sikre og forvalte dokumentasjonen i tråd med pliktene i § 5 første ledd andre punktum. I praksis inneber dette at oppdragsorganet må syte for å forvalte dokumentasjonen etter dei same reglane som ville gjelde dersom organet hadde løyst dei aktuelle oppgåvene sjølv. Plikta gjeld frå det tidspunktet dokumentasjonen er motteken, og for den tilstanden dokumentasjonen ligg føre. Etterleving av pliktene om sikring og forvaltning skal derfor skje så langt det er mogleg. Viss det ikkje er stilt krav i særlov eller i oppdragsavtala om kva tenesteleverandøren skal dokumentere og korleis dokumentasjonen skal forvaltast, vil det vere opp til tenesteleverandøren sjølv å styre korleis den laupande produksjonen av dokumentasjon skal skje. Det kan gi stor variasjon i både innhald, form og struktur på dokumentasjonen og korleis han er teken vare på. Det kan òg vere at dokumentasjonen ikkje alltid er teken vare på i den samanhengen han har oppstått i, og at han er endra undervegs i oppgåveløysinga, slik at krava som følgjer av §§ 5 og 6, ikkje er følgde fullt ut.

Til § 8

Paragrafen er omtala i punkt 8.5.9. Føresegna vidarefører og vidareutviklar plikta til å ha ein arkivplan, som i dag følgjer av arkivforskrifta § 4 med nærare reglar i riksarkivarens forskrift § 1-1.

Første ledd fastset eit overordna krav til organet om å ha ein oppdatert dokumentasjonsplan som viser korleis organet har organisert arbeidet med å etterleve pliktene i lova. Dokumentasjonsplanen skal leggje til rette for god dokumentasjons- og arkivforvaltning i organet. Kravet om at planen skal vere oppdatert, vil seie at han skal vere dynamisk og utforma slik at han kontinuerleg kan ta opp i seg endringar som måtte skje i arkivarbeidet og organiseringa av det. Det blir ikkje stilt krav til forma på planen, så det vil vere opp til organet sjølv korleis planen blir til i praksis. Planen kan til dømes liggje føre som eit tekstdokument som kan redigerast ved behov, skrivast ut eller bli synt fram frå eit informasjonssystem på førespurnad.

Andre ledd stiller krav til innhaldet og korleis planen skal kunne bli brukt.

Andre ledd bokstav a fastset at dokumentasjonsplanen skal vere utforma slik at han kan tene som reiskap i internkontrollen. Kva som skal til for at han skal få den ønskte nytteverdien, kjem mellom anna an på kva slags verksemd organet utøver og organiseringa av oppgåver og tenester. Det vil vere naturleg at dokumentasjonsplanen gir eit oversyn over kva slags regelverk som gjeld for dokumentasjonen som organet har lagra og forvaltar i informasjonssystema sine, som til dømes krav i personopplysningsloven, sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen, i tillegg til arkivlova. Dokumentasjon i ei digital tid handlar om data. Det at dokumentasjonsplanen kan vise korleis organet sine data medverkar til å støtte opp under kjerneprosessane og anna verksemd, og korleis dei heng saman, kan gi nyttig informasjon når det skal gjerast risikovurderingar, som igjen kan vere med å styre kva som skal bli lagt vekt på i internkontrollen.

Andre ledd bokstav b set krav om at dokumentasjonsplanen skal gi oversyn over kva slags dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda i organet. Dette gjeld både informasjon som organet skaper sjølv, men òg informasjon som organet mottek og innhentar frå til dømes eksterne informasjonssystem og datakjelder. Kravet om oversyn gjeld òg dokumentasjon som organet skaper og lagrar i et felles system, men som organet ikkje sjølv har ansvar for å forvalte og vedlikehalde, etter avtale med andre deltakarar i systemet.

Etter forskrifta som kan fastsetjast med heimel i § 5 andre ledd, vil organa ha høve til å vurdere kva delar av det totale omfanget av dokumentasjon dei skal forvalte som arkiv. Kva vurderingar som er gjorde, bør gå fram av dokumentasjonsplanen.

Andre ledd bokstav c set krav til at organet skal identifisere og synleggjere kva delar av dokumentasjonen som er registrert etter kravet i bokstav b, som blir forvalta som arkiv. Føresegna speglar på den måten § 5 første ledd og vil vise kva arkivplikta inneber for verksemda til organet og kva av dokumentasjonen som blir sikra og forvalta som arkiv. Denne informasjonen vil vere avgjerande for kva forvaltningsregime som skal gjelde for kvart einskilt informasjonssystem som organet rår over, og kva for nokre av desse som er å rekne som arkiv og som dermed òg er omfatta av andre plikter i lova.

Andre ledd bokstav d krev at organet skal gjere greie for korleis det lagrar dokumentasjonen som fell inn under arkivplikta. Dette gjeld alle typar dokumentasjon, analog som digital. Informasjonen kan vere lagra i fagsystem, samhandlingsløysingar, skyløysingar, fellesløysingar, felles system med vidare. Oversikta skal gjere det mogleg å ta stilling til om dei ulike dokumentasjonstypane er trygt lagra og at om dei arkivfaglege krava er stetta forvaltninga.

Tredje ledd fastset at departementet kan gi forskrift om innhaldet i dokumentasjonsplanen, internkontroll med arkivforvaltninga og offentleggjering av informasjon frå dokumentasjonsplanen. Når det gjeld innhaldet i dokumentasjonsplanen, har riksarkivarens forskrift reglar om tilhøve som skal vere dokumentert i ein arkivplan. Fleire av reglane kan bli vidareførte i ny forskrift. I tillegg kan det bli fastsett obligatoriske krav til innhaldet.

Regelverk om dokumentasjons- og arkivforvaltning set krav som vil påverke mange delar av verksemda. Internkontrollen bør ta høgd for dei særlege tilhøva, og i forskrifta kan det til dømes bli stilt krav om at dokumentasjonsplanen skal inngå som del av internkontrollen og at han skal leggjast fram for leiinga til orientering og gjennomgang.

Det kan òg vere formålstenleg at informasjon frå dokumentasjonsplanen meint for allmenta, kan gjerast offentleg. Målet er at dokumentasjonsplanen ikkje berre skal vere ein reiskap for verksemda sjølv, men òg opplyse om sider ved verksemda som er nyttige og viktige for allmenta å kjenne til. Journalføring legg til rette for innsyn i ut- og inngåande dokument etter offentleglova, men organa har òg mykje annan dokumentasjon som allmenta bør kjenne til. Det kan vere ulike register, lister og tekniske hjelpemiddel for å søkje etter dokumentasjon, kven ein kan ta kontakt med for å få meir informasjon, kva reglar om innsyn og teieplikt som til vanleg gjeld for dokumentasjon med vidare.

Til § 9

Paragrafen er omtala i punkt 8.5.10. Føresegna fastset at departementet har heimel til å gi forskrift om unntak frå føresegnene gitt i eller i medhald av §§ 5, 6, 8, 14 og 15. Høvet til å gjere unntak gjeld for offentlege utval oppretta ved lov eller kongeleg resolusjon, og sjølvstendige rettssubjekt som er omfatta av arkivlova fordi dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, jf. § 3 første ledd bokstav b. Av desse er det berre offentlege utval som i dag er regulerte særskilt i arkivforskrifta § 2. Føresegner om forvaltning av dokumentasjon og arkiv for organa som er omfatta av lova, vil ikkje alltid høve for alle typar rettssubjekt. Formålet med arkivplikta vil òg kunne vere annleis, og heimelen til å gi forskrift legg til rette for å gi tilpassa reglar for dei nemnde pliktsubjekta.

Til § 10

Paragrafen er omtala i punkt 8.5.11. Føresegna vidarefører føresegna i gjeldande arkivlov § 21 der det er fastsett at ingen kan tileigne seg offentleg arkivmateriale utan at det skjer med heimel i arkivlova, arkivforskrifta eller med særskilt samtykke frå Riksarkivaren.

Første ledd første punktum fastset at eit organ ikkje kan overdra eigedomsretten eller råderetten over arkiva som er omfatta av arkivlova. Avhendingsforbodet er ikkje eit forbod mot å dele og gjere data opent tilgjengelege, gi offentleg innsyn eller leggje til rette for atterbruk og vidarebruk.

Første ledd andre punktum understrekar at forbodet ikkje er til hinder for overføring av arkiv som skjer i samband med overføring av oppgåver mellom organ eller som følgje av endringar i den administrative inndelinga av Noreg. Døme på det sistnemnde er samanslåingar eller delingar av fylke og kommunar. I slike tilfelle vil det ikkje vere formålstenleg å forby eit organ å overdra arkiva sine. Det kan òg vere aktuelt å overføre arkiva til private rettssubjekt dersom oppgåver blir overførte til desse. Departementet har heimel i § 6 bokstav j til å gi forskrift om overføring av arkiv i slike tilfelle. Dette er omtala nærare i punkt 8.5.7.

Andre ledd fastset at private rettssubjekt ikkje kan få eigedomsrett til arkiva skapte av organa som er nemnde i § 3 første ledd, utanom ved overføring av oppgåver og ansvar. Eit forbod mot avhending til private sikrar etterretteleg forvaltning av dokumentasjonen og arkiva som gjeld offentlege oppgåver. Offentlege data skal ikkje privatiserast, og alle skal kunne utnytte og kapitalisere på verdien av opne, offentlege data.

Til § 11

Paragrafen er omtala i punkt 9.5. Gjeldande rett for ikkje-digitale arkiv blir vidareført, slik at utførsle av ikkje-digitale arkiv i utgangpunktet er forbode. Utførsle er likevel lovleg i dei tilfella som er nemnde i første ledd bokstavane a til c. For digitale arkiv kan det fastsetjast forskrift om vilkår for lagring utanfor Noreg.

Første ledd gjeld berre arkiv på fysiske lagringsmedium, altså ikkje-digitale arkiv. I daglegtale er skiljet mellom digitale og ikkje-digitale arkiv klart nok, men av omsyn til presisjon refererer lova til arkiv på fysiske medium. Det er dei fysiske lagringsmedia som det er forbode å føre ut av landet.

I tillegg til dokumentasjon på papir vil lagringsmedium som cd-ar, filmrullar og liknande falle inn under ordlyden. Det er original dokumentasjon på papir eller andre fysiske lagringsmedium som ikkje kan førast ut av landet. Det er lov å ta med seg ein kopi. Dersom det ikkje er lov å ta kopiar ut av landet, må det vere grunngitt av andre lovverk, som til dømes sikkerhetsloven.

Første ledd bokstav a opnar for at utførsle, som i dag, likevel kan vere tillate når det skjer i samband med bruk til forvaltningsformål eller rettslege formål. Føresegna presiserer at utførsla må vere mellombels. Med mellombels er det meint at dokumentasjonen ikkje kan takast varig ut av landet. Kor lenge det er lov å oppbevara dokumentasjonen i utlandet, vil avhenge av formålet med utførsla. Det er òg presisert at utførsla må vere arkivfagleg forsvarleg. Det vil seie at handteringa av dokumentasjonen ved utførsla må vere i tråd med arkivfaglege krav. Kva som er arkivfagleg forsvarleg, må vurderast av den ansvarlege verksemda, eventuelt med rettleiing frå Nasjonalarkivet.

Unntaket frå utførsleforbodet er formulert slik for at til dømes Utanriksdepartementet ikkje skal måtte ta omsyn til forbodet i det ordinære saksarbeidet ved utanriksstasjonane eller ved internasjonal møteverksemd. Tilsvarande skal utførsleforbodet heller ikkje hindre at dokumentasjon kryssar riksgrensa når til dømes ein kommune i Trøndelag samrår seg med grannekommunen i Jämtland, eller når dokumentasjon skal leggjast fram i ei rettssak i eit anna land. Unntaket kan kome til bruk i alle samanhengar der det er sakleg grunn til å bringe dokumentasjon med seg til utlandet for bruk til forvaltningsformål eller rettslege formål.

Første ledd bokstav b opnar for mellombels utførsle til land innanfor EØS-området i samband med mediekonvertering, konservering eller sikring av ikkje-digital dokumentasjon. Også denne utførsla må vere arkivfagleg forsvarleg. Det kan typisk vere aktuelt i samband med skanning av eldre papirarkiv. Praksis i dag er at Riksarkivaren godkjenner utførsle for desse formåla etter søknad. No må den ansvarlege verksemda sjølv vurdere når utførsle er forsvarleg.

Første ledd bokstav c gir Nasjonalarkivet høve til å gi løyve til utførsle i andre særlege tilfelle. Arkiv har mange bruksområde. Det vil derfor truleg oppstå andre tilfelle der utførsle vil kunne vere ønskjeleg og forsvarleg, til dømes i samband med utstillingar i utlandet. Det ligg òg innanfor denne heimelen å gi samtykke til utførsle for mediekonvertering, konservering og sikring til andre land enn EØS-land. Det må i så fall vere eit særleg tilfelle. Utførsla må under alle omstende vere arkivfagleg forsvarleg.

Andre ledd gir departementet heimel til å gi forskrift om kva vilkår som skal gjelde ved lagring av digitale arkiv utanfor Noreg.

For å sikre at arkivfaglege omsyn og tryggleiksomsyn blir tekne vel i vare ved lagring av digitale arkiv utanfor Noreg, kan det vere behov for å setje vilkår for slik lagring. Det kan til dømes vere vilkår om at lagring berre kan skje i visse land, eller at utførsle av ein kopi er tillaten når originalarkiva er lagra på ein sørvar i Noreg. Vilkår kan og knytast til sjølve arkiva. Det kan til dømes gjerast avgrensingar eller setjast særlege vilkår for arkiv som inneheld visse typar informasjon eller opplysningar. Føresegna opnar òg for å stille vilkår om at lagringa utanlands må stanse når arkiva går ut av bruk og skal avsluttast. Det vil seie at langtidsbevaringa må skje i Noreg.

Departementet legg til grunn at det inntil vidare vil vere behov for å vidareføre i forskrifta den gjeldande forståinga av utførsleforbodet for digitale arkiv, slik at digitale kopiar av arkiva kan lagrast på sørvarar i utlandet, så lenge det komplette arkivet òg er tilgjengeleg på ein sørvar i Noreg. Formålet med eit forbod mot fri utførsle av digitale arkiv er at arkiva skal vere tilgjengelege.

Føresegnene om arkivplikt i § 5 gir alle offentlege organ plikt til å sikre at dokumentasjonen deira ikkje går tapt, at informasjonen ikkje blir endra og at han er tilgjengeleg for framtidig nytte. Digitale arkiv må uansett ikkje førast ut av Noreg eller lagrast i utlandet, dersom ikkje alle dei krava som gjeld blir oppfylte.

Ei forskrift som stiller vilkår for lagring av digitale arkiv utanfor Noreg, kan opphevast den dagen det ikkje lenger er behov for ho. Det blir lagt til grunn at eit forbod mot å lagre kopiar av digitale arkiv utanfor Noreg, utan at det komplette arkivet òg er lagra på ein sørvar i Noreg, vil kunne bli fjerna på sikt som følgje av endringar som kan ivareta dei same omsyna.

Til § 12

Paragrafen er omtala i punkt 10.5. Paragrafen er i all hovudsak ny og gjeld kva slags dokumentasjon hos organa som skal takast vare på for ettertida.

Første ledd fastset at dokumentasjon med stor kulturell eller vitskapleg verdi, og viktig dokumentasjon om rettslege tilhøve eller om forvaltninga si verksemd, skal takast vare på og gjerast tilgjengeleg for ettertida. I lova § 1 blir det fastsett som formål med lova at dokumentasjonen som blir skapt i organa, skal forvaltast som arkiv og at dokumentasjonen skal vere tilgjengeleg, for å kunne føre kontroll med forvaltninga, for å styrkje rettstryggleiken og for å fremje ein open og opplyst offentleg samtale. Vidare er det eit formål at arkiva skal tene som kulturarv, kjelde til historisk kunnskap og som grunnlag for forsking. Kva typar arkiv som skal bevarast for ettertida med sikte på å realisere desse formåla, går fram av § 12 første ledd.

Føresegna er ny. I dag gjer Riksarkivaren bevaringsvurderingar utfrå eit arkivfagleg skjøn utan formelle juridiske rammer. Formålet med føresegna er ikkje å gi nye føringar for bevarings- og kassasjonsvurderingane, men å gi dei ei rettsleg forankring.

Andre ledd fastset at departementet skal gi forskrift om overordna prinsipp, metodar og kriterium som skal leggjast til grunn for Nasjonalarkivet sine vurderingar om kva som skal takast vare på for ettertida. Forskrifta er meint å etablere rammer for bevarings- og kassasjonsvurderingane, slik at desse blir føreseielege og transparente for omverda.

Innhaldet i arkiva som lova gjeld for, vil variere mykje. Organ som er omfatta av lova, skal ikkje sjølve ta stilling til spørsmål om bevaring av eigne arkiv. Forsvarlege og gode bevaringsvurderingar krev arkivfagleg kompetanse og oversyn på systemnivå. Mynde til å fastsetje forskrift om kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida, blir lagt til Nasjonalarkivet. Føresegna i første ledd om kva som skal takast vare på, vil vere ei ytre ramme for vurderingane.

Tredje ledd fastset at arkiva med dokumentasjon som skal takast vare på, skal avleverast eller overførast til langtidsbevaring i tråd med § 14. Føresegna inneber eit pålegg om å avlevere eller overføre slike arkiv til bevaringsinstitusjonar. Sjå nærare om dette i merknadene til § 14.

Til § 13

Paragrafen er omtala i punkt 10.5. Paragrafen gjeld kassasjon av dokumentasjon som ikkje skal takast vare på og fastset når eit organ har lov til å kassere dokumentasjon. Reglar om kassasjon står i dag i arkivlova § 9 med nærare reglar i arkivforskrifta § 16 og riksarkivarens forskrift kapittel 7.

Første ledd gjer det lovleg for offentlege organ å kassere dokumentasjon som ikkje skal takast vare på i medhald av forskrift gitt av Nasjonalarkivet med heimel i § 12 andre ledd, eller dokumentasjon som Nasjonalarkivet har gitt løyve til å kassere. Det er Nasjonalarkivet som fastset kva dokumentasjon som skal bevarast eller ikkje. Føresegnene i forskrift kan ha form anten av reglar om bevaring eller reglar om kassasjon. I motsetnad til andre organ for Stortinget blir det ikkje tilrådd unntak frå den nye arkivlova § 4 andre og tredje ledd som gjeld Nasjonalarkivet sitt rettleiingsansvar og organa si opplysningsplikt overfor Nasjonalarkivet. Det er ikkje gjort unntak i riksrevisjonsloven frå dei tilsvarande føresegnene i gjeldande arkivlov. Dette er i tråd med vurderinga til utvalet som utreda ny lov om Riksrevisjonen, sjå Dokument 19 (2023-2024) Rapport til Stortingets presidentskap fra utvalget til å utrede Riksrevisjonens virksomhet. Vurderinga til utvalet vart støtta av Kontroll- og konstitusjonskomiteen ved behandlinga i Stortinget, sjå Innst. 41 L (2024-2025) punkt 4.4.1..

Føresegna er formulert som ein rett til kassasjon dersom vilkåra i bokstav a eller b er oppfylte, og ikkje som ei plikt. Det er ikkje forbode etter arkivlova å ta vare på arkiv som det er lov til å kassere. Når eit arkiv blir avlevert til Nasjonalarkivet, skal likevel berre dokumentasjonen som skal takast vare på, følgje med, jf. § 14 femte ledd første punktum. Organa må altså finne ein annan plass for langtidsbevaring av dokumentasjon som dei ikkje ønskjer å kassere. Nokon tilsvarande regel er ikkje aktuell for kommunar og fylkeskommunar, då dei sjølve har ansvar for langtidsbevaring av eigne arkiv. Lokale tilhøve kan gjere at kommunen ønskjer å ta vare på større delar av arkiva sine enn det som er fastsett som ei felles norm for arkiva som skal avleverast til Nasjonalarkivet. Bevarings- og kassasjonsreglane er ikkje meint å vere til hinder for såkalla meirbevaring. Om kommunar vil nytte ressursar på bevaring av arkiv som dei har lov til å kassere, er opp til dei.

Organa må vere merksame på personvernfaglege problemstillingar knytte til slik meirbevaring. Forskrifter om bevaring og kassasjon inneber at organa får plikt til å ta vare på personopplysningar i arkiv. Dette gir organa handsamingsgrunnlag for personopplysningar. Dersom organa derimot bevarer fleire personopplysningar enn dei har plikt til, må dei ta stilling til kva som er handsamingsgrunnlaget.

Andre ledd gjeld tilhøvet mellom forbodet mot kassasjon i arkivlova og sletteføresegner i særlovgivinga. Føresegna presiserer at føresegner i andre lover om plikt til å slette opplysningar berre gir grunnlag for kassasjon når det er klart fastsett eller føresett at opplysningane ikkje skal finnast i arkiva for ettertida. Går dette ikkje tydeleg fram, skal slettinga skje på andre måtar, som ikkje inneber kassasjon og fullstendig tilinkjesgjering av dokumentasjonen. Med «andre måtar» meiner ein mellom anna organisatoriske eller tekniske tiltak som er sette i verk når eit organ ikkje lenger treng personopplysningar for det formålet dei opphaveleg vart innsamla for, til dømes tiltak som inneber flytting av opplysningar til eit anna system med strengare tilgangsstyring, sperring for bruk eller liknande, utan at dokumentasjonen blir destruert.

Føresegna tek sikte på å rydde opp i tolkingstvil knytt til om føresegner om sletting i anna regelverk, særleg sletting av personopplysningar, skal vere å rekne for føresegner om kassasjon i den arkivfaglege tydinga av ordet.

I tredje ledd er det fastsett at Nasjonalarkivet kan gjere vedtak om kassasjon av enkeltopplysningar i arkiv i særlege høve. Føresegna gjeld opplysningar i arkiva hos alle organ som er omfatta av lova. Departementet kan gi forskrift om vilkår og vurderingar i slike høve.

Kassasjon med heimel i denne føresegna vil typisk gjelde for situasjonar der enkeltpersonar kjenner seg tyngde av at opplysningar om dei er lagra. I slike tilfelle vil enkeltopplysningar kunne fjernast frå arkiva. Det vil vere opp til Nasjonalarkivet om ein søknad om kassasjon skal takast til følgje. Avgjerda vil kome an på ei heilskapleg vurdering der ulike omsyn må balanserast mot kvarandre. Det må takast omsyn til at organa har behov for dokumentasjon. Vidare gjeld eit prinsipp om likebehandling. Er det mange som ønskjer kassasjon og arkivet vil tape verdi ved at alle opplysningane blir fjerna, bør terskelen vere høgare enn om det er tale om enkeltståande søknader. Personlege tilhøve og den følte tyngda for dei opplysningane gjeld, vil òg vere relevant å vurdere. Samstundes er det viktig med medvit om den verdien bevarte personopplysningar kan ha i framtida. Sjølv om det blir opplevd som ei bør at opplysningane finst i eit offentleg arkiv, vil dei same opplysningane kunne kome til nytte seinare, til dømes som grunnlag for eit oppgjer med styresmaktene juridisk, moralsk eller på anna måte. Det er viktig å gjere merksam på og ta omsyn til desse aspekta før eventuell kassasjon.

Til § 14

Paragrafen er omtala i punkt 11.5. Reglar om avlevering av arkiv står i gjeldande arkivlov § 10. Paragrafen er meir utfyllande enn gjeldande lovføresegn.

Paragrafen omhandlar avlevering og overføring til langtidsbevaring. Å avlevere er definert i § 2 bokstav b. Ved avlevering går råderetten over arkiva over til bevaringsinstitusjonen. Fylkeskommunane og kommunane overfører sine arkiv til langtidsbevaring utan at råderetten går over til bevaringsinstitusjonen. Paragrafen omhandlar òg deponering av arkiv i forkant av avleveringa. Å deponere er definert i § 2 bokstav d. Ved deponering held organet fram med å ha råderetten over arkiva sine.

Langtidsbevaring er ikkje definert i lova § 2, men inneber å ta vare på eit arkiv som ikkje lenger er i aktiv bruk. Eit arkiv som er avlevert eller overført til langtidsbevaring, skal forvaltast i tråd med dei arkivfaglege krava som følgjer av § 5 første ledd andre punktum. Avlevering og overføring til langtidsbevaring må sjåast i lys av formålet med lova om at arkiva skal kunne tene som kulturarv, kjelde til historisk kunnskap og som grunnlag for forsking, jf. § 1 andre ledd.

Første ledd fastset at statlege organ skal avlevere arkiva sine til Nasjonalarkivet. Dette følgjer av arkivlova § 10 første ledd i dag og inneber inga endring frå gjeldande rett. Nasjonalarkivet skal framleis vere bevaringsinstitusjon for dei statlege arkiva.

Andre ledd gjeld langtidsbevaring av fylkeskommunale og kommunale arkiv. I dag er reglar om dette fastsett i arkivforskrifta § 18. Føresegna regulerer ikkje kvar eller korleis fylkeskommunane og kommunane skal overføre arkiva sine til langtidsbevaring, men gir dei ei plikt til å ha ordningar for langtidsbevaring. Det er vanleg at fylkeskommunar og kommunar samarbeider om ordningar for langtidsbevaring av arkiva sine. Ofte blir oppgåvene løyste av interkommunale arkiv som er organiserte som interkommunale selskap (IKS). Sidan desse selskapa ikkje er del av ein fylkeskommune eller kommune som juridisk person, er dei ikkje omfatta av arkivlova. Føresegna slår fast at slike bevaringsinstitusjonar skal følgje arkivlova når dei løyser oppgåver i samband med langtidsbevaringa, noko som er eit nytt krav.

Råderetten over arkiv blir hos fylkeskommunane og kommunane etter overføring til ein bevaringsinstitusjon. Overføring til langtidsbevaring i fylkeskommunar og kommunar utgjer ikkje eigentleg «avlevering», slik dette er definert i § 2 bokstav b, med di det ikkje skjer ei overføring av råderetten. Føresegna omtalar derfor ikkje dette som «avlevering», men som «overføring». Langtidsbevaringa skal likevel gjennomførast i tråd med reglane i arkivlova, på same måte som for andre arkiv som er avleverte til langtidsbevaring.

Tredje ledd vidarefører føresegna som i dag står i arkivlova § 10 tredje ledd. Nasjonalarkivet kan fastsetje at einskilde kommunale eller fylkeskommunale arkiv skal overførast til Nasjonalarkivet eller ein annan bevaringsinstitusjon. Ein føresetnad for ein slik inngripen frå Nasjonalarkivet i det kommunale sjølvstyret, er at det må til for å sikre arkivet eller at det er andre særlege grunnar for det. Dette kan særleg vere aktuelt dersom kommunen ikkje følgjer opp pliktene sine slik at arkiva kjem i fare for å gå tapt, eller om arkiva ikkje blir gjorde tilgjengelege for bruk. Terskelen bør vere høg, og arkivet bør leverast attende så snart det er tilrådeleg.

Fjerde ledd gjeld arkiv som ikkje er reine kommunale, fylkeskommunale eller statlege arkiv og som dermed ikkje fell inn under første til tredje ledd. Føresegna er delvis ny og heng saman med at verkeområdet til lova er utvida samanlikna med gjeldande arkivlov. Nasjonalarkivet skal fastsetje kvar arkiva som er omtala i føresegna skal avleverast.

Fjerde ledd bokstav a gjeld arkiv som har opphav i både statleg og kommunal sektor. Arkiv med opphav i kommunal sektor kan òg vere arkiv med opphav i ein fylkeskommune. Arkiv med blanda opphav vil verken vere kommunale arkiv som fell inn under § 14 andre ledd, eller statlege arkiv som fell inn under § 14 første ledd. Nasjonalarkivet avgjer i det einskilde tilfellet om arkivet skal avleverast til Nasjonalarkivet, til ein kommunal eller fylkeskommunal bevaringsinstitusjon, eller til ein annan bevaringsinstitusjon. Føresegna vidarefører ein tilsvarande regel i gjeldande arkivforskrift § 18 fjerde ledd.

Fjerde ledd bokstav b gjeld arkiva til organ som er omfatta av § 3 første ledd bokstav b, altså private rettssubjekt som gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift. Desse organa har ikkje vore omfatta av arkivlova fram til no, og det finst derfor ikkje reglar i dag for kva slags ordningar som skal gjelde for avlevering og langtidsbevaring av desse arkiva. Det vil vere nærliggjande å sjå hen til om enkeltvedtaka eller forskriftene gjeld på statleg eller kommunalt nivå når Nasjonalarkivet skal avgjere kven som skal ta vare på arkiva.

Fjerde ledd bokstav c gjeld arkiva til andre organ som er omfatta av lova. Dette kan vere organ som er omfatta av verkeområdet til lova etter forskrift med heimel i § 3 tredje ledd. Dette kan òg vere sjølvstendige rettssubjekt som er omfatta av arkivlova i tråd med ei særlov. Nasjonalarkivet fastset berre kvar desse arkiva skal avleverast, dersom det ikkje følgjer av anna lovgiving. Ofte tek ikkje særlovgivinga som lèt arkivlova gjelde for ein sektor eller eit konkret rettssubjekt, stilling til kvar arkiva til rettssubjektet skal avleverast. Også her vil det vere nærliggjande å sjå hen til om rettssubjekta har ei kommunal eller statleg tilknyting.

Femte ledd fastset at dokumentasjon som kan kasserast, ikkje skal følgje med når eit arkiv blir avlevert til Nasjonalarkivet. Det er berre dokumentasjonen som skal takast vare på for ettertida, som skal avleverast. Omsynet bak er at arkiva skal vere ordna når råderetten går over til bevaringsinstitusjonen og at bevaringsinstitusjonen ikkje skal bruke plass og ressursar til å forvalte dokumentasjon som ikkje er vurdert å ha ein samfunnsmessig verdi for ettertida. Føresegna fastset at Nasjonalarkivet får råderetten over arkiva som er avleverte til dei, om ikkje noko anna er avtala. Døme på avtaler om «noko anna» er omtala i dei generelle merknadene i punkt 11.5.2.3 og er meint å opne opp for fleksible løysingar for bruk av digitale arkiv. Føresegna fastset vidare at organet som avleverer arkivet sitt, har ansvaret for å dekkje kostnadene ved avleveringa. Dette er ei vidareføring av gjeldande arkivlov § 10 femte ledd. Kostnader kan til dømes vere fraktkostnader eller kostnader i samband med å rydde og ordne arkivet.

Sjette ledd opnar for at Nasjonalarkivet kan samtykke til at arkiv som skal avleverast til Nasjonalarkivet, i staden blir avleverte til andre bevaringsinstitusjonar eller blir verande hos organet. Dette følgjer i dag av arkivlova § 10 andre ledd. Ved avlevering til ein annan bevaringsinstitusjon etter samtykke frå Nasjonalarkivet, går råderetten over arkivet over til denne institusjonen.

Når ein bevaringsinstitusjon har særleg gode føresetnader for å tilgjengeleggjere arkiva, kan dette vere ein grunn til å la dei bevare arkiv. Eit døme på dette er Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør som i dag tek vare på og tilgjengeleggjer forskingsdata på vegner av Arkivverket. I andre tilfelle kan det vere at dokumentasjonen ligg føre på spesielle format eller ikkje oppfyller dei alminnelege krava til avleveringsformat. I slike tilfelle kan det vere meir praktisk at vedkomande organ sjølv er ansvarleg for oppbevaring og tilgjengeleggjering av arkiva.

Arkiva må vere forsvarleg sikra, og Nasjonalarkivet skal derfor setje krav til langtidslagringa. Samtykket kan når som helst trekkjast attende. Årsaka kan til dømes vere brot på vilkår for samtykket, eller at Nasjonalarkivet finn det meir tenleg at dei sjølv tek over ansvaret for arkivet. I slike tilfelle vil råderetten over arkiva gå over til Nasjonalarkivet. Føresegnene om krav til langtidsbevaring og tilbaketrekking av samtykke er nye i lova, men presiserer høvet Riksarkivaren alt har.

Sjuande ledd opnar for at eit organ kan avtale med ein bevaringsinstitusjon at arkiva deira skal deponerast for teknisk sikring før arkiva skal avleverast. Teknisk sikring kan til dømes innebere at arkivet treng spesialisert sikring og vedlikehald og at organet ikkje har slik kompetanse.

Ved deponering held organet fram med å ha råderetten over arkiva. Råderetten vil gå over til bevaringsinstitusjonen først ved avleveringa. Dette inneber at hansaming av krav om innsyn og anna arbeid knytt til arkiva, framleis vil gjerast av organet. Bevaringsinstitusjonen skal berre syte for at arkiva er sikra teknisk, og ikkje gjere anna arbeid med arkiva. Organa kan òg krevje å få attende arkiv som er deponerte.

Deponering er frivillig og krev at både organet og bevaringsinstitusjonen ønskjer ei slik avtale. Sjølv om deponering av arkivet i særskilte tilfelle kan medverke til at organet evnar å oppfylle pliktane etter lova her, vil deponering likevel ikkje vere eit tvungent tiltak. Bevaringsinstitusjonen har heller inga plikt til å ta imot eit arkiv for deponering, til dømes om han ikkje har kapasitet til å motta arkiv før avleveringa eller ikkje har på plass dei naudsynte tekniske løysingane.

Til § 15

Paragrafen er omtala i punkt 11.5. Det er fastsett nærare reglar for avlevering av arkiv i arkivforskrifta §§ 18 til 20, og i riksarkivarens forskrift kapittel 5 for elektroniske arkiv og kapittel 6 for analoge arkiv.

Paragrafen gir departementet heimel til å gi forskrift om ei rekkje tilhøve i samband med avlevering av arkiv til ein bevaringsinstitusjon. Krava som kan bli fastsette i forskrift, vil i hovudsak gjelde for dei som skal avlevere arkiva sine til Nasjonalarkivet, sidan fylkeskommunane og kommunane skal ha sine eigne ordningar for langtidsbevaring.

Bokstav a gjeld tidspunktet for avleveringa. Reglar om tidspunktet står i dag i arkivforskrifta § 18 og i riksarkivarens forskrift § 5-5 for digitale arkiv og § 6-2 for analoge arkiv.

Bokstav b gjeld kva for opplysningar som skal følgje arkivet ved avleveringa. Krav til arkiv som skal avleverast, står i dag i arkivforskrifta § 20 med nærare reglar i riksarkivarens forskrift. Døme på opplysningar som i dag skal følgje med, er ein kort historikk om organet som har skapt arkivet, informasjon om den fysiske tilstanden til materialet og arkivnøklar.

Bokstav c gjeld korleis avleveringa til Nasjonalarkivet skal skje. Heimelen kan mellom anna brukast til å gi føresegner om klargjering av arkiv før avlevering, gjennomføring av digital avlevering og stad for fysisk avlevering.

Bokstav d gjeld krav til kva format statlege arkiv skal avleverast i. Heimelen kan mellom anna brukast til å setje krav om at statlege arkiv berre skal avleverast i digitalt format. Statlege organ som har papirarkiv, må i tilfelle digitalisere desse før avleveringa. Problemstillinga er nærare omtala i dei generelle merknadene punkt 11.5.4.

Reglar om elektronisk arkivmateriale er i dag fastsette i riksarkivarens forskrift kapittel 5. Heimelen omfattar ikkje avleveringsformat i kommunar og fylkeskommunar. For statlege organ, som alle avleverer til Nasjonalarkivet, er det tenleg med felles reglar. Kva som er mest tenleg for dei ulike kommunale og fylkeskommunale bevaringsinstitusjonane, er opp til dei.

Bokstav e gjeld kva høve Nasjonalarkivet skal ha til å inngå avtaler med statlege organ om forvaltning av og råderett over deponerte og avleverte arkiv. Digitale arkiv kan vere tilgjengelege og nyttast på avstand, frå fleire stader samstundes. Hovudregelen er framleis at råderetten over arkiva til statlege organ går over til Nasjonalarkivet ved avleveringa. Ved avtaler mellom eit organ og Nasjonalarkivet kan arkiv gjerast tilgjengelege og nyttast av verksemdene på ulike måtar før råderetten blir ført endeleg over til Nasjonalarkivet. Det kan fastsettast reglar i forskrift om kva spørsmål slike avtaler skal løyse og rammer for kva som kan bli avtala, til dømes knytt til fordeling av ansvar, innsyn og teieplikt, handsaming av personopplysningar med vidare.

Bokstav f gjeld krav til handsaming av personopplysningar. Ved avlevering blir dokumentasjon og opplysningar overførte og flytta. I slike prosessar vil det kunne oppstå spørsmål som bør eller må finne si løysing i regelverket, til dømes særlege krav til sikring, vidare bruk osv. Heimelen opnar for at slike reglar kan bli fastsette av departementet i forskrift.

Bokstav g gir ein heimel til å gi forskrift om når Nasjonalarkivet kan krevje refusjon av kostnader dei har, når dei gjer oppgåver som etter lova eller forskrift med heimel i lova, skal løysast av andre organ. Døme på slike oppgåver er rydding og ordning av arkiv der dokument som ikkje skal takast vare på, følgjer med arkiva, eller langtidsbevaring av arkiv frå offentlege utval der arkiva normalt skal leverast til utvalet sin oppdragsgivar.

Til § 16

Paragrafen er omtala i punkt 12.5. Paragrafen er ny i lova, men er ei delvis vidareføring av føresegner i arkivforskrifta §§ 23, 24 og 25. Paragrafen løftar fram det ansvaret som alt gjeld i dag, om at offentlege arkiv skal vere tilgjengelege. Tilgang til dokumentasjon i arkiv blir òg løfta fram i formålsføresegna. At arkiva skal vere tilgjengelege gir ikkje ein sjølvstendig innsynsrett. Rett til innsyn følgjer av offentleglova og anna regelverk.

Første ledd fastset at arkiv som er avleverte eller overførte til Nasjonalarkivet eller andre bevaringsinstitusjonar skal vere offentleg tilgjengelege. Føresegna gjeld Nasjonalarkivet og kommunale eller fylkeskommunale bevaringsinstitusjonar. Ho gjeld òg for arkiv som etter samtykke frå Nasjonalarkivet med heimel i § 14 sjette ledd er avleverte til andre bevaringsinstitusjonar eller er vorte verande hos organet. Ansvaret for å gjere arkiva tilgjengelege, gjeld så langt det ikkje strir mot anna lovgiving eller rettane til tredjepersonar. Reglar om teieplikt og gradering kan gjere det forbode å gi tilgang. Med rettane til tredjepersonar er det særleg sikta til opphavsrettar etter åndsverkloven. Tilgjengeleggjeringa må skje innanfor desse grensene.

Etter andre ledd skal ein bevaringsinstitusjon leggje tilhøva til rette for bruk av arkiva. Plikta er ikkje avgrensa til å handsame innsynskrav som kjem inn, men inneber òg ansvar for aktiv og utoverretta handling. Det må gjerast kjent at arkivet finst hos vedkomande bevaringsinstitusjon og kva slags dokumentasjon arkivet inneheld. Mange bevaringsinstitusjonar gjer i dag viktig arbeid med formidling av arkivinnhald. Føresegna inneber likevel ikkje ansvar for slik formidling. Ansvaret omfattar òg privatarkiv i offentlege bevaringsinstitusjonar, med dei grensene som gjeld for dette materialet.

Med heimel i tredje ledd kan departementet gi forskrift om tilgjengeleggjering av arkiv. Forskrifta kan konkretisere det særlege samfunnsoppdraget som bevaringsinstitusjonane har når det gjeld tilgjengeleggjering og bruk innanfor dei oppgåvene og det ansvaret dei har etter lova. Tilgjengeleggjering for ulike formål og for ulike brukargrupper er døme på dette. Meininga er at plikta til tilgjengeleggjering kan femne relativt vidt. Ulike arkiv og ulike arkivbrukarar vil kunne stille særlege krav til kompetansen, rettleiinga og bistanden frå bevaringsinstitusjonane. Det finst allereie reglar i tilgrensande regelverk, slik som offentlegforskrifta, forskrift om universell utforming mv., som òg gjeld for tilgang til arkiv og bevaringsinstitusjonar. Det knyter seg likevel ein del særlege omstende til eldre arkiv, slik som eigenskapar ved det fysiske materialet, omfanget av det, behov for særleg fagkompetanse for å finne fram osv., som kan gjere det naudsynt med visse tilpassingar og unntak.

Bevaringsinstitusjonen skal leggje til rette for ulike typar bruk. Kva som vil vere tenlege måtar, vil variere. Føresegna inneheld ikkje eit påbod om å publisere all dokumentasjon på nett. Mykje av dei eldre arkiva er ikkje digitalisert.

Formålet med arkivlova er mellom anna å leggje til rette for alle typar lovleg arkivbruk og all type forsking, sjå merknaden til § 1. Heimelen til å gi forskrift om tilgjengeleggjering av arkiv opnar òg for å fastsetje nærare rammer og vilkår for utvikling og bruk av informasjonsteknologi og kunstig intelligens hos Nasjonalarkivet og andre bevaringsinstitusjonar, med sikte på å leggje til rette for bruk av arkiva.

Tredje ledd inneheld òg ein heimel for departementet til å fastsetje at bevaringsinstitusjonar kan krevje betaling for tenester som ligg utanfor innsynsretten etter anna regelverk. Forskriftsheimelen er meint å vidareføre gjeldande rett, men samstundes å gjere det tydeleg når bevaringsinstitusjonen har høve til å krevje betaling. Det vil kunne bli aktuelt med betaling for tenester som til no har blitt leverte utan å ta betaling.

Heimelen må sjåast i samanheng med offentleglova, offentlegforskrifta og direktiv (EU) 2019/1024 om opne data og vidarebruk av informasjon frå offentleg sektor. Forskrifta vil ikkje kunne påleggje nokon å betale for innsyn dei har rett til etter offentleglova og forvaltningsloven. Det bør ikkje vere aktuelt å ta betalt av arkivbrukarar for dokumentasjon som vedkjem deira eigne tilhøve, partsliknande interesser i andre sine tilhøve osv., sjølv om det etter tilhøva krev betydeleg innsats frå bevaringsinstitusjonen. Den som søkjer informasjon av meir generell interesse, til dømes for å finne ut meir om slekt eller nabolag, kan på si side måtte betale i nokon større grad enn i dag.

Meir og meir dokumentasjon blir gjort tilgjengeleg på nettet. Det vil i arbeidet med forskrifta vere nærliggjande å vurdere å setje ei grense slik at betalinga ikkje skal overstige dei faktiske kostnadene organet blir påført, eventuelt med eit tillegg som gir ei rimeleg avkastning av investeringane for å leggje til rette for bruk av arkivet.

Til § 17

Paragrafen er omtala i punkt 13.5. Føresegna er ny og regulerer spørsmål om lovval ved handsaming av innsynskrav hos Nasjonalarkivet. Føresegna vil ikkje gjelde for Norsk helsearkiv. Ved innsyn i arkiv som er avleverte til Norsk helsearkiv, er det fastsett eigne reglar i helsearkivforskriften.

Kva reglar som gjeld for teieplikta til dei tilsette i Nasjonalarkivet etter avleveringa, når råderetten er gått over frå vedkomande sektororgan, har det til no vore tvil om. Spørsmålet har funne si løysing frå område til område og frå sak til sak. Arkiv i administrativ bruk blir ofte forvalta i tråd med spesialiserte sektorregelverk, utvikla for organa innanfor vedkomande sektor. Ved avleveringa går råderetten over arkiva over til Nasjonalarkivet, som ikkje er ein del av desse sektorane. Nasjonalarkivet er sjeldan omfatta av verkeområdet til særlovgivinga.

Første ledd første punktum fastset at når råderetten over eit arkiv har gått over til Nasjonalarkivet, gjeld teieplikta etter forvaltningsloven dersom det ikkje er fastsett at anna teieplikt skal gjelde. Har ei særlov eigne reglar om teieplikt, og det er fastsett at desse òg skal gjelde for dei tilsette i Nasjonalarkivet etter at arkivet er avlevert dit, skal særlovgivinga gjelde for innsyn i det aktuelle arkivet.

Første ledd andre punktum fastset at dersom eit organ før avleveringa var omfatta av ei mindre omfattande teieplikt enn det som gjeld etter forvaltningsloven, skal Nasjonalarkivet ha same høve til å gi innsyn. I dei fleste tilfella er det ikkje fastsett i særlovgivinga kva som skal gjelde for dei tilsette i Nasjonalarkivet etter avleveringa. Det er ikkje ønskjeleg at arkiva skal bli mindre tilgjengelege etter avlevering til Nasjonalarkivet. I ein del tilfelle opnar særlova for å gi innsyn i fleire tilfelle enn forvaltningsloven. Utan heimel i lov kan Nasjonalarkivet likevel ikkje gi innsyn i fleire opplysningar enn det reglane i forvaltningsloven opnar for. Slik heimel får Nasjonalarkivet no. Opnar særlovgivinga til dømes for at den som har råderett over eit arkiv kan gi innsyn til nokon med «særleg grunn», så kan Nasjonalarkivet òg gi innsyn til nokon med «særleg grunn», sjølv om det ikkje er grunnlag for dette etter forvaltningsloven.

Føresegna etablerer eit høve for Nasjonalarkivet til å gi innsyn, men ikkje ei plikt. Om Nasjonalarkivet ønskjer å nytte høvet, vil kome an på ei vurdering tufta på eit konkret skjøn. Omsyna som grunngir eit særleg vidt høve til å gi innsyn, kan bli svekte ettersom tida går. Det kan òg vere at tida fører med seg nye omsyn, som taler for å ikkje gi innsyn lang tid etterpå.

Andre ledd gjeld rett til partsinnsyn, retten til innsyn etter offentleglova og andre lovfesta innsynsrettar. Slike rettar skal ikkje bli avskorne ved avleveringa, men kan òg gjerast gjeldande andsynes Nasjonalarkivet. Avlevering til ein bevaringsinstitusjon skal ikkje stille enkeltpersonar svakare med omsyn til å utøve rettane sine. Medan første ledd gir Nasjonalarkivet rett til å nytte heimlar i særlovgiving som opnar for innsyn, inneber føresegna i andre ledd ei plikt til å gi innsyn.

Til § 18

Paragrafen er omtala i punkt 14.7.1 til 14.7.4.

Etter første ledd bokstav a skal Nasjonalarkivet halde oversyn over privatarkiv som er vurdert å ha verdi for ettertida. Føresegna vidarefører regelen som i dag står i gjeldande arkivlov § 13 første ledd bokstav a. Det blir lagt til grunn at privatarkiv som blir førte inn i oversynet til Nasjonalarkivet, oppfyller visse kriterium som gjer at dei kan seiast å ha verdi for ettertida og dermed må takast vare på. Det vil vere naturleg at formålsparagrafen i § 1 tredje ledd vil liggje til grunn for utarbeiding av slike kriterium. Det vil vere opp til Nasjonalarkivet å etablere kriterium og å finne tenlege måtar å skaffe seg oversyn på privatarkivfeltet.

Etter første ledd bokstav b skal Nasjonalarkivet føre register over privatarkiv som er tekne vare på i offentlege og private bevaringsinstitusjonar. Føresegna vidarefører regelen som står i gjeldande arkivlov § 13 første ledd bokstav b. Eit slikt register gjer det mogleg å få spreidd kunnskap om kva slags privatarkiv som er tilgjengelege i bevaringsinstitusjonar og legg til rette for bruk av arkiva. Opplysningar om arkiv som alt er tekne vare på, er òg relevante når ein skal leggje heilskaplege bevaringsplanar for vidare innsamling og sikring av privatarkiv.

I samsvar med første ledd bokstav c skal Nasjonalarkivet rettleie bevaringsinstitusjonar om arbeid med privatarkiv. Rettleiinga frå Nasjonalarkivet vil ikkje vere bindande. Departementet legg likevel til grunn at rettleiinga vil bli rekna som beste praksis og bransjenorm for arbeid med privatarkiv over heile landet. Føresegna avløyser gjeldande føresegn i arkivlova § 14 om at Riksarkivaren skal utarbeide retningsliner for arbeidet med privatarkiv.

Etter bokstav d skal Nasjonalarkivet òg samordne og medverke til det faglege utviklingsarbeidet med privatarkiv. Føresegna er ny og stadfestar ei rolle. Det ligg alt i dag ei forventning om at etaten skal vere ein utviklingsaktør for arkivfeltet. Det vil vere opp til Nasjonalarkivet sjølv å forme rolla vidare i samråd med departementet og å finne ut korleis ansvaret best kan skjøttast.

Andre ledd fastset at statlege, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar, og bevaringsinstitusjonar med offentleg tilskot som tek vare på privatarkiv, har plikt til å gi Nasjonalarkivet opplysningar som er naudsynte for å halde oversyn og føre register. Føresegna er ny, men ein tilsvarande regel finst i gjeldande arkivlov § 15 for eigarar av særskilt bevaringsverdige arkiv. Utan at andre aktørar medverkar, vil det ikkje vere mogleg for Nasjonalarkivet å løyse oppgåvene knytte til oversyn over privatarkiv. Opplysningsplikta inneber ei plikt til å opplyse om namn på privatarkiv som bevaringsinstitusjonane tek vare på, og naudsynt og relevant informasjon. Slik informasjon kan til dømes vere om arkivet er frå ei verksemd eller ein organisasjon, frå kva geografiske område arkivet er, kva det inneheld av informasjon, kvaliteten til arkivet, osv. Plikta gjeld òg for interkommunale institusjonar som løyser oppgåver knytte til langtidsbevaring for fylkeskommunar og kommunar.

Til § 19

Paragrafen er omtala i punkt 14.7.5. Føresegna er delvis ny, men vidarefører føresegner i gjeldande arkivlov § 16.

Første ledd første punktum er ny og legg til grunn at statlege, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar kan inngå avtaler om avlevering eller deponering av privatarkiv. Slik avtalekompetanse ligg alt innanfor handlefridomen til desse institusjonane. Når ei avtale er inngått, skal bevaringsinstitusjonane forvalte privatarkiva i tråd med dei same krava som gjeld for arkiva som er omfatta av lova kapittel 2, med tanke på å gjere arkiva tilgjengelege for bruk. Føresegna speglar § 1 tredje ledd som slår fast at bevaring av privatarkiv òg er ein del av formålet med lova. Føresegna viser òg at bevaring av privatarkiv hos det offentlege er knytt til frivillig disposisjon frå den private arkiveigaren. Høvet Nasjonalarkivet har til å føre tilsyn med fylkeskommunar og kommunar etter arkivlova, gjeld ikkje arbeidet deira med bevaring av privatarkiv.

Andre bevaringsinstitusjonar som ikkje er offentlege, kan, utan omsyn til reglane i arkivlova, inngå avtaler med private om bevaring av privatarkiv.

Første ledd  andre punktum gir eigaren av eit privatarkiv rett til å fastsetje avgrensingar på sakleg grunnlag i tilgangen til arkivet i opp til hundre år. Den offentlege bevaringsinstitusjonen kan såleis bli bunden av vilkår for innsyn fastsett i avtale med private. Vilkåra må vere saklege. Det må vere eit rasjonale bak tilgangsavgrensingane. Det vil i utgangpunktet ikkje vere eit sakleg grunnlag å nekte tilgang på grunn av etnisitet, avstamming eller hudfarge, seksuell eller religiøs orientering, eller liknande. Etter særlege omstende vil denne typen vilkår likevel kunne vere saklege. Einskilde arkiv tek sikte på å dokumentere utsette grupper eller situasjonen til minoritetar, noko som kan tilseie at innsyn blir reservert for desse gruppene. I slike tilfelle vil den typen vilkår likevel kunne vere saklege.

Dei særlege tilgangsavgrensingane kan gjelde inntil hundre år. Dersom det viser seg at det saklege i vilkåra ikkje står seg over tid, vil det kunne bli aktuelt å reforhandle vilkåra eller å levere arkivet attende. Om arkiveigaren insisterer på svært strenge vilkår eller vilkår på grensa til det usaklege, kan det vere grunn til å vurdere om det er tenleg å ta imot arkivet i det heile.

Andre og tredje ledd fastset at privatarkiv anten kan avleverast med overføring av eigedomsretten, eller dei kan deponerast. Ved deponering blir ikkje eigedomsretten overført og arkiveigaren kan krevje å få arkivet sitt attende i ettertid. Viss det ikkje er avtalt eit tidlegare tidspunkt for overføring av eigedomsretten, går eigedomsretten likevel over til bevaringsinstitusjonen når det er gått hundre år sidan deponeringa. Ei avtale om deponering kan altså ikkje vare i meir enn hundre år.

Til § 20

Paragrafen er omtala i punkt 14.7.6. Føresegna samlar og vidarefører reglar som i dag står i gjeldande arkivlov §§ 13, 15, 17 og 18.

Første ledd gir Nasjonalarkivet kompetanse til å fastsetje at visse arkiv er særskilt bevaringsverdige. Føresegna vidarefører føresegna i gjeldande arkivlov § 13 andre ledd, som i liten grad har vorte nytta. Føresegna nyttar omgrepet «særskilt bevaringsverdig», i motsetnad til gjeldande arkivlov som nyttar «særskilt verneverdig». Endringa i nemning er reint språkleg.

Det vil vere opp til Nasjonalarkivet å definere kriterium og etablere praksis for kva arkiv som er særskilt bevaringsverdige. Formålsføresegna i § 1 tredje ledd om at arkivlova skal «leggje til rette for bevaring og tilgjengeleggjering av privatarkiv med rettsleg, historisk, kulturell eller vitskapleg verdi», kan vere retningsgivande for dei konkrete vurderingane. Departementet legg vidare til grunn at eit særskilt bevaringsverdig privatarkiv bør ha ein vitskapleg verdi som ikkje kan erstattast, eller vere ein nasjonal kulturskatt med stor identitetsskapande karakter.

Vedtak om at eit arkiv er særskilt bevaringsverdig, vil føre til at eigaren får innskrenka rettane sine til å råde over arkivet, jf. andre og tredje ledd. Ei slik avgjerd vil vere eit enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Nasjonalarkivet må såleis rette seg etter dei krava som gjeld for enkeltvedtak i forvaltningsloven, grunngi vedtaket, opplyse om retten til å klage osv.

Andre ledd fastset at den som har ansvar for eit særskilt bevaringsverdig arkiv, pliktar å melde frå til Nasjonalarkivet ved eigarskifte eller anna overføring, planlagd utførsle til utlandet eller dersom arkivet står i fare for å gå tapt. Det vil vere viktig at arkiveigaren blir gjord merksam på dette ansvaret når hen blir underretta om at det er gjort vedtak om at arkivet er særskilt bevaringsverdig. Reglar om dette står i gjeldande arkivlov § 15.

Tredje ledd vidarefører forbodet i gjeldande lov § 18 mot å dele opp, føre ut av landet, skade eller kassere særskilt bevaringsverdige arkiv, utan å innhente samtykke frå Nasjonalarkivet først. I slike situasjonar kan Nasjonalarkivet som vilkår for samtykke krevje å få kopiere arkivet, medrekna metadata og annan kontekstinformasjon, vederlagsfritt. Denne retten følgjer i dag av gjeldande arkivlov § 17. Føresegna i gjeldande arkivlov er utforma med referanse til analoge lagringsmedium. I framtida kan privatarkiv like gjerne vere lagra på digitale medium. Ordlyden er meint å ta høgd for dette.

Nasjonalarkivet kan på same måte krevje kopi av eit særskilt bevaringsverdig privatarkiv som er deponert, dersom eigaren krev å få det attende. Om eigaren har fastsett tilgangsavgrensingar til arkivet, gjeld desse på same måte for kopien.

§ 21

Paragrafen er omtala i punkt 15.5.1 til 15.5.5. Paragrafen vidarefører dei gjeldande reglane om tilsyn, men føresegnene er moderniserte og tilpassa verkeområdet til den nye lova. I dag har Riksarkivaren tilsynsansvar, jf. gjeldande arkivlov § 7. At offentlege organ har plikt til å gi opplysningar til Riksarkivaren ubundne av teieplikt følgjer i dag av arkivlova § 8.

Første ledd fastset at Nasjonalarkivet fører tilsyn med at organa rettar seg etter føresegnene i §§ 5 til 15. «Organa» vil her vere dei organa som lova til ei kvar tid gjeld for, sjå omtale av verkeområdet i merknader til § 3 og punkt 6.5. I staten vil tilsynet rette seg mot det einskilde organet, til dømes eit departement eller eit direktorat. I kommunar og fylkeskommunar vil tilsynet typisk gjelde einskilde delar av verksemda til kommunen eller fylkeskommunen.

Tilsynsmyndet er avgrensa til å gjelde føresegnene i §§ 5 til 15. Høvet til å kontrollere verksemda, påleggje retting eller gi tvangsmulkt, jf. § 22, gjeld berre for desse føresegnene. Dette er likevel ikkje til hinder for at Nasjonalarkivet kan rettleie og ha dialog med organa om tilhøve knytt til andre paragrafar i lova. Dette føreset at organa sjølve ønskjer dette. Eigenkontrollen til organa i samband med arkivarbeidet, jf. § 8 om dokumentasjonsplan og internkontroll, vil òg vere ein viktig reiskap for å sikre etterleving av føresegnene i lova. At tilsynsstyresmakta ikkje kan føre tilsyn med alle føresegnene, inneber ikkje at organa står fritt til å bryte dei andre delane av lova.

Føresegna fastset at når tilsynet krev det, har Nasjonalarkivet rett til innsyn i dokumentasjon, uavhengig av teieplikt. Føresegna gir Nasjonalarkivet høve til å gjere dei undersøkingane som er naudsynte for tilsynet. Det kan til dømes vere naudsynt med innsyn i saker og dokument som inneheld teiepliktige opplysningar for å sjå korleis organet tek i vare arkivpliktene i samband med arkivdanninga. Slik dokumentasjon kan innehalde informasjon som er omfatta av teieplikt basert på eit yrke eller ei rolle (profesjonsbasert teieplikt), og unntaket omfatter òg slik informasjon. Målet med tilsynet vil ikkje vere å granske informasjonen omfatta av teieplikt som finst i desse dokumenta, men å føre tilsyn med korleis organet ivaretek pliktene etter arkivlova i samband med handsaminga av slike dokument. Dei tilsette i Nasjonalarkivet som gjennomfører tilsynet, vil ha teieplikt i samsvar med forvaltningsloven. Ein må sjå føresegna i samanheng med føresegna i § 4 tredje ledd som seier at organa skal, uhindra av teieplikt, gi opplysningar som gjeld oppfyllinga av plikter etter lova her når Nasjonalarkivet bed om det.

Føresegna gir ikkje unntak frå sikkerhetsloven eller anna regelverk om tilgang til gradert materiale. Om slikt materiale skal vere ein del av tilsynet, må dei som utfører tilsynet vere klarerte og autoriserte på rett nivå.

Andre ledd er ein særleg regel om tilsyn med kommunar og fylkeskommunar. I kommunar og fylkeskommunar kan Nasjonalarkivet føre tilsyn med etterlevinga av reglane om internkontroll i kommuneloven § 25-1. Nasjonalarkivet skal føre tilsyn i samsvar med kommuneloven kapittel 30. Føresegnene i kommuneloven kapittel 30 vil gjelde uansett, men er av rettspedagogiske omsyn tekne inn i arkivlova.

Vidare gir føresegna Nasjonalarkivet heimel til å føre tilsyn med bevaringsinstitusjonar som løyser oppgåver i samband med langtidsbevaring på vegner av fylkeskommunar eller kommunar. Det følgjer av § 14 andre ledd tredje punktum at slike rettssubjekt skal følgje arkivlova når dei løyser slike oppgåver.

Til § 22

Paragrafen er omtala i punkt 15.5.6.1 til 15.5.6.3. Etter gjeldande arkivlov § 7 kan Riksarkivaren gi pålegg som er naudsynte for å oppfylle føresegner gitt i eller i medhald av gjeldande arkivlov. Gjeldande arkivlov har ingen føresegner om rekonstruksjon eller tvangsmulkt.

Første ledd gir Nasjonalarkivet høve til å følgje opp tilsynet med eit pålegg om å rette på tilhøve som er i strid med føresegnene i §§ 5 til 15 eller i forskrift gitt med heimel i desse føresegnene. Nasjonalarkivet har etter føresegna inga plikt til å påleggje retting, men kan velje å gjere det. Om eit organ skal påleggjast å rette tilhøve som er i strid med lova, vil kome an på ei konkret vurdering. Nasjonalarkivet bør mellom anna vurdere alvoret i brotet, korleis avviket kan rettast mest effektivt og om eit pålegg vil stå i rimeleg høve til brotet. Gjeld pålegget om retting ein kommune eller fylkeskommune, må Nasjonalarkivet samstundes vurdere verknadene eit slikt pålegg vil ha for kommunane, jf. kommuneloven § 30-4. Kommuneloven § 30-5 fastset at kommunar og fylkeskommunar kan klage på vedtak ved statleg tilsyn, og kan utøve andre partsrettar etter reglar i forvaltningsloven.

Andre ledd er nytt og gjeld tilhøve der dokumentasjon har gått tapt som følgje av brot på §§ 5 til 15 eller forskrift gitt med heimel i desse føresegnene. Eit arkiv kan vere tapt etter føresegna sjølv om det ikkje er gjort til inkjes. Til dømes kan ulovleg avhending eller utførsle av arkiv føre med seg at dokumentasjonen vil vere tapt for organet som etter lova har plikt til å ta vare på arkiva. Arkivtap som følgje av ekstraordinære omstende utanfor organet sin kontroll som det ikkje var mogleg å verje seg mot, til dømes naturkatastrofar eller krig, vil likevel ikkje representere brot på arkivlova.

Dersom eit lovbrot har ført til at dokumentasjon i arkiva er gått tapt, vil det ikkje vere mogleg å rette tilhøva. Avhengig av innhaldet og verdien til arkiva, kan Nasjonalarkivet krevje at organet i staden rekonstruerer dokumentasjonen i arkivet. Rekonstruksjon er eit verkemiddel for dei særlege tilfella. Nasjonalarkivet må gjere ei heilskapleg vurdering av om tiltaket er proporsjonalt. Rekonstruksjonen må vere eigna til å kompensere for skaden ved tapet, og kostnadene med rekonstruksjonen må stå i eit rimeleg høve til den informasjonsverdien dokumentasjonen har. Det relevante å vurdere vil vere kor viktig og verdifull dokumentasjonen er, kva det vil koste å rekonstruere han, og korleis desse storleikane skal vektast mot einannan. Jo viktigare dokumentasjonen er, dess høgare kostnader kan forsvarast. Dersom rekonstruksjon kan gjerast utan kostnader av særleg omfang, bør det på den andre sida kunne vere aktuelt i tilfelle som ikkje kan kategoriserast som særleg alvorlege òg.

Departementet legg til grunn at det vil vere særleg aktuelt å nytte heimelen for materiale som gjeld enkeltpersonar og som dokumenterer rettane eller krava deira. Kva som skal rekonstruerast og korleis, vil måtte vurderast konkret.

Eit alternativ til rekonstruksjon kan vere pålegg om å gjere utførleg greie for det materialet som er gått tapt.

Tredje ledd er nytt. Der Nasjonalarkivet har gitt pålegg som ikkje blir følgt opp, og pålegget er knytt til alvorlege brot på lova, til dømes vanrøkt av arkiv eller manglande vedlikehald, uheimla kassasjon, brot på utførsleforbodet eller ulovleg avhending av arkiv, kan Nasjonalarkivet påleggje organa tvangsmulkt. Tvangsmulkt er tenkt brukt i dei spesielle tilfella der brotet er kvalifisert klanderverdig, materialet er særskilt viktig eller verdifullt og organet neglisjerer pålegget frå tilsynsstyresmakta.

Føresegna presiserer at forvaltningsloven § 51 gjeld tilsvarande. Denne føresegna har nærare reglar om tvangsmulkt og fastset òg at tilhøve knytt til ilegginga av tvangsmulkt kan klagast på særskilt, jf. forvaltningsloven § 51 femte ledd.

Fjerde ledd presiserer at føresegnene om pålegg om retting, rekonstruksjon og tvangsmulkt ikkje gjeld overfor domstolane og forliksråda. Domstolane omfattar dei alminnelege domstolane (Høgsterett, lagmannsrettane og tingrettane), jf. domstolloven § 1, men òg særdomstolar, til dømes jordskifterettane, jf. domstolloven § 2. Avgrensinga følgjer av at den utøvande makta ikkje bør gi pålegg til den dømande makta. Forliksråda er òg tekne med, ettersom dei har avgrensa domsmynde i visse saker.

Til § 23

Paragrafen er omtala i punkt 15.5.6.4.

Føresegna vidarefører straffebodet i gjeldande arkivlov § 22, men presiserer nærare kva brot på lova som kan føre med seg straff. Skuldkravet blir utvida, samanlikna med gjeldande arkivlov, slik at grovt aktlause brot òg blir omfatta.

Føresegna seier at «den» som handlar i strid med dei nemnde føresegnene i lova, kan straffast. Straffebodet vil gjelde for organa som til eikvar tid er underlagde pliktene som følgjer av føresegnene som ber med seg straffeansvar, og deira tilsette, om ikkje anna er fastsett i regelverket.

Til § 24

Paragrafen gjeld iverksetjinga av lova og overgangsreglar.

Første ledd slår fast at lova vil gjelde frå den tida Kongen fastset. Framlegget opnar likevel opp for at Kongen kan setje i kraft dei ulike føresegnene i lova til ulike tider.

Andre ledd opphevar gjeldande arkivlov frå den tida ny arkivlov tek til å gjelde. Føresegna opnar for at forskrifter med heimel i arkivlova frå 1992, held fram å gjelde etter at den nye arkivlova er sett i kraft.

Til § 25

Paragrafen gjer naudsynte endringar i andre lover. Endringane inneber mellom anna å oppdatere tilvisingar til gjeldande arkivlov. Tilvisingar til organ og omgrep som har skift namn, må òg endrast.

Til endringane i spesialisthelsetjenesteloven

I § 3-2 a første ledd er det tilrådd å endre «arkivlova § 4» til «arkivlova § 4 første ledd», sidan føresegna i den nye arkivlova viser til Norsk helsearkiv i dette leddet. Det blir òg tilrådd å erstatte «kapittel II» med «kapittel 2» som følgje av kapittelnummereringa i den nye lova.

I § 3-2 a fjerde ledd blir det gjort endringar i tilvisinga til dei paragrafane som i den nye lova omfattar føresegner om bevaring, kassasjon og avlevering. Nokre av føresegnene vil etter systemet i den nye lova bli fastsette i forskrift, og framlegget tek derfor òg med ei tilvising til forskrifter gitt i medhald av dei nemnde føresegnene i arkivlova.

Til endringane i helsepersonelloven

I § 43 første og tredje ledd er det tilrådd endringar i tilvisinga til dei paragrafane i ny lov som omhandlar retting og sletting av journalopplysningar og kassasjon. I tillegg er «Arkivverket» tilrådd erstatta med «Nasjonalarkivet» i tredje ledd, ettersom dette vil vere det nye namnet på etaten etter den nye lova.

Til endringane i lov om avgift til forskning og utvikling i fiskeri- og havbruksnæringen

I § 3 fjerde ledd er det tilrådd å erstatte «Arkivlova kapittel II om offentlige arkiv» med «Arkivlova kapittel 1, 2 og 4» sidan kapittel II i den gamle arkivlova omfattar føresegner som i den nye lova er fordelte på desse tre kapitla. Endringa gjer at føresegnene om formålet med lova, definisjonar og verkeområdet òg blir gjort gjeldande. Dette er ikkje meint å medføre materielle endringar i kva plikter som skal gjelde, men føresegnene er naudsynte for å kunne gjere ei heilskapleg tolking av lova.

Til endringane i lov om Innovasjon Norge

I § 6 femte ledd er det tilrådd å endre tilvisinga til å samsvare med den nye lova og å oppdatere bruken av omgrep. Omgrepet «offentleg organ» blir ikkje brukt i den nye arkivlova. I staden blir omgrepet «organ» nytta om dei rettssubjekta lova gjeld for.

Til endringane i helseforetaksloven

I § 5 fjerde ledd er det tilrådd å endre tilvisinga til å samsvare med den nye lova og å oppdatere bruken av omgrep. Omgrepet «offentleg organ» blir ikkje brukt i den nye arkivlova. I staden blir omgrepet «organ» nytta om dei rettssubjekta lova gjeld for.

Til endringane i lov om Folketrygdfondet

I § 6 tredje ledd er det tilrådd å endre tilvisinga til å samsvare med den nye lova og å oppdatere bruken av omgrep. Omgrepet «offentleg organ» blir ikkje brukt i den nye arkivlova. I staden blir omgrepet «organ» nytta om dei rettssubjekta lova gjeld for.

Til endringane i studentsamskipnadsloven

I § 11 første ledd er det tilrådd å endre tilvisinga til å gjelde den nye arkivlova.

Til endringane i utlendingsloven

I § 100 b fjerde ledd er det tilrådd å oppdatere tilvisingane til dei føresegnene som omhandlar kassasjon og retting i den nye arkivlova. Nokre av føresegnene vil etter systemet i den nye lova bli fastsette i forskrift, og framlegget tek derfor òg med ei tilvising til forskrifter gitt i medhald av dei nemnde føresegnene i arkivlova.

Til endringane i helseforskningsloven

I § 38 første ledd er det tilrådd å endre tilvisinga til å gjelde den nye arkivlova.

Til endringane i lov om Statens finansfond

I § 8 andre ledd er det tilrådd å endre tilvisinga slik at ho samsvarar med den nye lova og å oppdatere bruken av omgrep. Omgrepet «offentleg organ» blir ikkje brukt i den nye arkivlova. I staden blir omgrepet «organ» nytta om dei rettssubjekta lova gjeld for.

Til endringane i politiregisterloven

I § 50 første ledd er det tilrådd å endre tilvisinga til å gjelde den nye arkivlova.

Tilvisinga frå gjeldande arkivlov § 9 bokstav c til politiregisterloven § 69 første ledd nr. 16 er ikkje vidareført i den nye arkivlova. I staden er det teke inn ei føresegn i ny arkivlov § 13 andre ledd om at føresegner i andre lover om plikt til å slette opplysningar ikkje skal reknast som påbod om kassasjon, med mindre det går klart fram at opplysningane ikkje skal finnast i arkiva for ettertida. Plikta til å slette opplysningar skal elles oppfyllast på andre måtar enn ved kassasjon. Tilvisinga i politiregisterloven § 69 første ledd nr. 16 blir derfor tilrådd endra i tråd med dei nye føresegnene i arkivlova.

Til endringane i helseregisterloven

I § 12 tredje ledd og § 25 andre ledd er det tilrådd å erstatte «Riksarkivaren» med «Nasjonalarkivet», då Nasjonalarkivet i framtida vil omfatte alle funksjonar som i dag ligg til Arkivverket og Riksarkivaren.

I § 25 andre ledd er det òg tilrådd endringar i tilvisinga til dei paragrafane i ny lov som omhandlar retting og sletting av journalopplysningar og kassasjon. Nokre av føresegnene vil etter systemet i den nye lova bli fastsette i forskrift og framlegget tek derfor òg med ei tilvising til forskrifter gitt i medhald av dei nemnde føresegnene i arkivlova.

Til endringane i kommuneloven

I § 3-2 tredje ledd er det tilrådd at «Arkivverket» blir erstatta med «Nasjonalarkivet», ettersom dette vil vere det nye namnet på etaten etter den nye lova.

Til endringane i lov om Norges institusjon for menneskerettigheter

I § 11 andre ledd første punktum er det tilrådd å oppdatere tilvisinga til føresegnene i arkivlova slik at dei samsvarar med den nye arkivlova. Unntaka frå gjeldande arkivlov §§ 7 og 8 gjeld Riksarkivarens rettleiings- og tilsynsansvar og opplysningsplikta til organa overfor Riksarkivaren. Reglar om tilsyn finst i kapittel 4 i den nye arkivlova, og det blir ikkje tilrådd at dette kapittelet skal gjelde. Nasjonalarkivet sitt rettleiingsansvar følgjer av den nye arkivlova § 4 andre ledd, og opplysningsplikta overfor Nasjonalarkivet følgjer av § 4 tredje ledd. Det blir tilrådd unntak frå desse føresegnene. Det blir òg tilrådd at føresegnene i kapittel 1 om formålet med lova, definisjonar, verkeområdet og Nasjonalarkivet skal gjerast gjeldande. Dette er ikkje meint å medføre materielle endringar i kva plikter som skal gjelde, men føresegnene er naudsynte for å kunne gjere ei heilskapleg tolking av lova.

Til endringane i Koronakommisjonsloven

I § 3 andre ledd og § 6 første ledd er det tilrådd å oppdatere bruken av omgrep i tråd med den nye arkivlova. Omgrepet «arkivdepot» blir erstatta av «bevaringsinstitusjon», og omgrepet «arkiveringsplikten» blir erstatta av «arkivplikta».

Til endringane i forsvarsombudsloven

I § 14 tredje ledd første punktum er det tilrådd å oppdatere tilvisinga til føresegnene i arkivlova slik at dei samsvarar med den nye arkivlova. Unntaka frå gjeldande arkivlov §§ 7 og 8 blir vidareførte som unntak frå den nye arkivlova § 4 andre og tredje ledd, i tillegg til at arkivlova kapittel 4 ikkje blir gjort gjeldande. Det blir òg tilrådd at føresegnene i kapittel 1 skal bli gjorde gjeldande. Sjå elles merknaden til endringar i lov om Norges institusjon for menneskerettigheter.

Til endringane i sivilombudsloven

I § 26 sjette ledd er det tilrådd å endre tilvisinga til føresegnene i arkivlova slik at dei samsvarar med den nye arkivlova. Unntaka frå gjeldande arkivlov §§ 7 og 8 blir vidareførte som unntak frå den nye arkivlova § 4 andre og tredje ledd, i tillegg til at arkivlova kapittel 4 ikkje blir gjort gjeldande. Det blir òg tilrådd at føresegnene i kapittel 1 skal bli gjorde gjeldande. Sjå elles merknaden til endringar i lov om Norges institusjon for menneskerettigheter.

I tillegg er det tilrådd eit heilt nytt tillegg til § 26 sjette ledd, om teieplikt og innsynsrett i arkiva til Sivilombodet etter at dei er avleverte til Nasjonalarkivet. Tillegget er i tråd med eit framlegg frå Sivilombodet i høyringa.

Arkivlova § 17 om lovval ved handsaming av innsynskrav i arkivmateriale som er avlevert til langtidsbevaring, vil som eit utgangspunkt bli gjort gjeldande for verksemda til Sivilombodet med. Framlegget til eit nytt § 26 sjette ledd tredje punktum i sivilombudsloven inneber at det er føresegnene i sivilombudsloven som vil avgjere omfanget av retten til innsyn i materialet som er avlevert frå Sivilombodet. Som følgje av føresegna, kan heller ikkje Nasjonalarkivet gi innsyn i dokument som Sivilombodet har henta inn frå forvaltninga som ledd i handsaminga av saker som er nemnde i sivilombudsloven kapittel 2–4, og som er utarbeidde eller innhenta under den opphavlege handsaminga av saka i forvaltninga, jf. sivilombudsloven § 11 første ledd bokstav a og § 26 første ledd bokstav b.

Framlegget til eit nytt § 26 sjette ledd fjerde punktum gir ei plikt for Nasjonalarkivet til å hente inn samtykke frå Sivilombodet, før dei gir innsyn i arkivmateriale frå Sivilombodet. Dette inneber at det i praksis vil vere Sivilombodet som avgjer rekkjevidda av innsynsretten i slike dokument og opplysningar.

Til endringane i lov om informasjonstilgang m.m. for Ekstremismekommisjonen

I § 4 andre ledd, § 5 tredje ledd, § 7 andre punktum og § 8 første ledd andre punktum er det tilrådd å oppdatere bruken av omgrep i tråd med den nye arkivlova. Omgrepet «arkivdepot» blir avløyst av «bevaringsinstitusjon». I tillegg blir omgrepa «arkiveringsplikten eller bevaringsplikt» i § 8 første ledd tilrådd avløyst av «arkivplikta og som skal bevares».

Til endringane i lov om informasjonstilgang m.m. for Koronautvalget mv.

I § 3 andre ledd andre punktum, § 4 tredje ledd andre punktum, § 6 første ledd og § 7 andre punktum er det tilrådd å oppdatere bruken av omgrep i tråd med den nye arkivlova. Omgrepet «arkivdepot» blir avløyst av «bevaringsinstitusjon» I tillegg blir omgrepa «arkiveringsplikten eller bevaringsplikt» i § 6 første ledd tilrådd avløyst av «arkivplikta og som skal bevares».

Til endringane i riksrevisjonsloven

I § 7-5 første ledd er det tilrådd å oppdatere tilvisinga til føresegnene i arkivlova slik at dei samsvarar med den nye arkivlova.

I likskap med lover som gjeld andre organ for Stortinget, blir det tilrådd at føresegnene i kapittel 1 om formålet med lova, definisjonar, verkeområdet og Nasjonalarkivet skal bli gjorde gjeldande. Dette er ikkje meint å medføre materielle endringar i kva plikter som skal gjelde, men føresegnene er naudsynte for å kunne gjere ei heilskapleg tolking av lova.

I motsetnad til andre organ for Stortinget blir det ikkje tilrådd unntak frå den nye arkivlova § 4 andre og tredje ledd som gjeld Nasjonalarkivet sitt rettleiingsansvar og organa si opplysningsplikt overfor Nasjonalarkivet. Det er ikkje gjort unntak i riksrevisjonsloven frå dei tilsvarande føresegnene i gjeldande arkivlov. Dette er i tråd med vurderinga til utvalet som utreda ny lov om Riksrevisjonen, sjå Dokument 19 (2023–2024) Rapport til Stortingets presidentskap fra utvalget til å utrede Riksrevisjonens virksomhet. Vurderinga til utvalet vart støtta av Kontroll- og konstitusjonskomiteen ved behandlinga i Stortinget, sjå Innst. 41 L (2024–2025) punkt 4.4.1.