14 Privatarkiv

14.1 Innleiing

Det er eit mål for den overordna arkivpolitikken at ettertida skal ha tilgang til meir enn berre offentlege arkiv. Arkivlova har som formål òg å bevare arkiv med opphav i privat sektor.

Privatarkiv er ei felles nemning for arkiv skapte av aktørar utanfor offentleg sektor, til dømes private verksemder og institusjonar, foreiningar, organisasjonar og privatpersonar. Private som skaper arkiv er i utgangspunktet ikkje omfatta av arkivlova. Innsamling og bevaring av privatarkiv er derfor tufta på frivillig medverknad og avtaler. Samstundes må dei som har privatarkiv ha grunnlag for handsaming av personopplysningar som gjer innsamling og handtering av slike opplysningar lovleg. Personopplysningsloven §§ 8 og 9 gir grunnlag for handsaming av personopplysningar for arkivformål i allmenta si interesse. Departementet tilrår ikkje eigne reglar i arkivlova om handsaming av personopplysningar hos private. Det er gjort nærare greie for dette i punkt 3.

14.2 Nærare om privatarkiv

Privatarkiv dokumenterer nærings-, arbeids- og foreiningsliv, generelle samfunnskår, livsløp og lagnader til enkeltmenneske og mykje anna. Dei er ein del av kulturarven og utgjer eit viktig supplement til dei offentlege arkiva.

Privatarkiv kan òg vere ei viktig kjelde til såkalla «rettighetsdokumentasjon», eller dokumentasjon om rettslege tilhøve. I arkivfagleg samanheng tyder dette dokumentasjon som handlar om dei juridiske rettane og pliktene til private rettssubjekt, eller dokumentasjon som kan brukast til å underbyggje rettslege krav. Før i tida har private barneheimar, skular og helseintitusjonar løyst oppgåver for det offentlege. I arkiva til slike verksemder finst det ofte slik dokumentasjon. I nyare tid har ein sett auka samhandling mellom offentleg og privat sektor, der lovpålagde oppgåver blir løyste av private rettssubjekt. Spørsmål knytte til dokumentasjon som oppstår i desse tilfella er drøfta i punkt 8.5.8.

Privatarkiv vil ofte innehalde større variasjon i typar dokumentasjon og format enn offentlege arkiv, til dømes audiovisuelt materiale som foto, film og lyd. Dei siste åra har det òg vore auka medvit om å dokumentere immateriell kulturarv, som levande tradisjonar og tradisjonell kunnskap gjennom handverk, scenekunst, ritual og munnlege forteljingar.

Hovudtyngda av arkiv som blir tekne vare på i offentlege bevaringsinstitusjonar, er naturleg nok offentlege arkiv. Talet på privatarkiv er vesentleg mindre, sjølv om sivil sektor er større enn den offentlege.

Det er ikkje mogleg å sjå for seg at alle privatarkiv skal takast vare på for ettertida på same måte som arkiva til offentlege organ. Det må gjerast utval. Det krev ressursar å skaffe oversyn over kva aktørar som har skapt arkiv som kan ha verdi for ettertida. Innsamlinga må planleggjast og ein må inngå avtaler med eigarane om ordning, avlevering, bruk og tilgjengeleggjering. Arbeidet med bevaring av privatarkiv må koordinerast dersom ein skal oppnå innhaldsmessig og geografisk breidd. Dette fordrar samarbeid mellom privat sektor og det offentlege på høvesvis statleg, fylkeskommunalt og kommunalt nivå. I praksis er det regionale forskjellar.

På same måte som offentlege arkiv, kan privatarkiv innehalde teiepliktige opplysningar og personsensitiv informasjon. Ved langtidsbevaringa må det sikrast at arkiv og opplysningar blir tekne vare på og forvalta på forsvarleg vis.

Blant bevaringsinstitusjonane er det Arkivverket som har flest privatarkiv. Om lag ein fjerdedel blir bevarte i fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar, og om lag like mykje i museum. Andre viktige bevaringsinstitusjonar for privatarkiv er Nasjonalbiblioteket og ulike fag- og temaspesifikke dokumentasjons- og kunnskapssenter som Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek, Skeivt arkiv, Misjons- og diakoniarkivet VID og Dansearkivet ved Danseinformasjonen.

Fleire av bevaringsinstitusjonane nyttar seg av digital infrastruktur som Digitalarkivet og Digitalt museum til å langtidsbevare, forvalte og tilgjengeleggjere arkiva.

Arkivverket fastsette i 2020 ein bevaringsplan for privatarkiv. Planen gir oversyn over kva privatarkiv Arkivverket vil prioritere dei nærmaste åra, og kriterium som er lagde til grunn for utveljing av aktørane. Planen beskriv ein ny metodikk og byggjer på systematisk, målretta og proaktivt arbeid med privatarkiv. For å oppnå målet med planen, er ein avhengig av samarbeid med dei private aktørane som er utpeika. Etter planen ligg ansvaret for privatarkiv av regional eller lokal verdi hos nettverket av regionale og lokale bevaringsinstitusjonar.

Arkivverket har god dialog med andre institusjonar som arbeider med privatarkiv. I kvart fylke er det utpeika éin institusjon med ansvar for å koordinere arbeidet med privatarkiv. Formålet er å få god arbeidsdeling og samhandling mellom institusjonane og å gjere den felles bevaringspolitikken tydeleg.

14.3 Gjeldande rett

Hovudreglane i gjeldande arkivlov omfattar ikkje aktørar i privat sektor, som næringsverksemder, organisasjonar og privatpersonar. Private rettssubjekt har ikkje plikt til å følgje arkivlova eller å gi ifrå seg arkivmateriale, verken til Arkivverket eller andre bevaringsinstitusjonar.

Gjeldande arkivlov har likevel eit eige kapittel om privatarkiv (kapittel III). Her er det føresegner som gir Riksarkivaren oppgåver på privatarkivfeltet. Lova fastset òg at eigarar av privatarkiv som av Riksarkivaren er registrert som «særskilt verneverdig privatarkiv», må tole visse innskrenkingar i retten til å råde over arkivet.

Etter § 13 første ledd skal Riksarkivaren halde oversyn over verneverdige privatarkiv og føre register over privatarkiv som er tekne vare på i offentlege og private oppbevaringsinstitusjonar.

Med heimel i § 13 andre ledd kan Riksarkivaren registrere visse privatarkiv som «særskilt verneverdige». Eigaren skal gi melding til Riksarkivaren dersom arkivet skiftar eigar, heilt eller delvis blir planlagt ført ut av landet eller står i fare for å gå tapt, jf. § 15. Riksarkivaren kan i slike høve krevje å få kopiere privatarkivet utan vederlag, jf. § 17.

I § 16 har gjeldande arkivlov reglar om avlevering og deponering av «verneverdig privatarkiv». Ved avlevering går eigedomsretten over til bevaringsinstitusjonen. Ved deponering har deponenten, og seinare arvingane, framleis eigedomsretten til arkivet, men etter hundre år går eigedomsretten likevel over til bevaringsinstitusjonen. Det same gjeld dersom arverekkjefølgja etter deponenten blir broten. Den som avleverer eller deponerer arkivet har rett til å fastsetje særskilte avgrensingar i tilgangen til arkivet, men ikkje for lenger tid enn hundre år.

Riksarkivaren skal etter arkivlova § 14 gi retningsliner for arbeidet med privatarkiv i Arkivverket. Gjeldande retningsliner er frå 2005. Riksarkivaren kan med heimel i § 14 fastsetje at retningslinene heilt eller delvis òg skal gjelde for andre offentlege organ som arbeider med privatarkiv og for private institusjonar som får offentleg støtte til slikt arbeid.

14.4 Framlegget frå Arkivlovutvalet og høyringa av det

Arkivlovutvalet gjekk ikkje inn for å leggje nye plikter på private aktørar om bevaring av privatarkiv. Dei peika på at slike reglar ville stride mot prinsippet om at næringsliv og sivilsamfunn skal vere ubundne av staten. Utvalet la til grunn at privatarkivarbeidet skal vere tufta på frivillig medverknad og rettleiing. Omfanget av arbeidet vil vere styrt av offentlege løyvingar.

Utvalet gjekk inn for å føre vidare hovudtrekka i gjeldande lov, med visse nye reguleringar. Dei la opp til at Nasjonalarkivet skulle føre tilsyn med arbeid med privatarkiv dersom arbeidet var offentleg finansiert. Dei gjorde òg framlegg om ei føresegn som etablerte handsamingsgrunnlag for personopplysningar i privatarkiv.

Vidare gjekk utvalet inn for at Nasjonalarkivet skulle få lovfesta ansvar for å koordinere arbeidet med langtidsbevaring av privatarkiv på nasjonalt nivå, og å syte for langtidsbevaring av privatarkiv av vesentleg nasjonal verdi. Fylkeskommunane skulle få tilsvarande ansvar for å samordne arbeidet med regionalt viktige privatarkiv og å syte for langtidsbevaring av desse. Det vart ikkje tilrådd reglar for det kommunale nivået. Utvalet viste til at Arkivverket alt i dag gjer eit omfattande arbeid for å ta vare på nasjonalt viktige privatarkiv. Dei meinte regionalt viktige arkiv primært bør bli tekne vare på i vedkomande region.

Høyringsinstansane var særleg opptekne av framlegga som gjaldt samordning av arbeidet med privatarkiv. Dei støtta framlegget om å lovfeste Nasjonalarkivet sitt ansvar for privatarkiv, og på den måten tydeleggjere det ansvaret Riksarkivaren har i dag. Fleirtalet som uttala seg, støtta òg framlegget om å lovfeste ei koordineringsrolle for fylkeskommunen på regionalt nivå. Dei viste til at det ville vere ei vidareføring av gjeldande ordning med fylkeskoordinerande ledd og ei formalisering av ansvaret som dei fleste fylkeskommunane alt har teke på seg. Fleire peika på at føresegnene la opp til eit tettare og meir forpliktande samarbeid mellom nasjonalt og regionalt nivå. Dei peika òg på at fylkeskommunane måtte bli i stand til å prioritere og byggje opp kompetanse på rolla si på privatarkivfeltet, og at bevaringsinstitusjonane regionalt og lokalt måtte vere villige og ha ressursar til å ta på seg eit ansvar for langtidsbevaring.

14.5 Høyringsnotatet frå departementet

Departementet sa seg samd med Arkivlovutvalet i at det ikkje bør leggjast plikter på eigarar av privatarkiv i arkivlova. Lova bør heller leggje opp til at private eigarar kan få praktisk hjelp og bistand med eventuell langtidsbevaring av privatarkiv, og elles leggje til rette for fleksibilitet i korleis arbeidet kan løysast.

Sidan arbeidet med privatarkiv i stor grad er tufta på frivillig innsats, er det viktig med godt samarbeid mellom private arkiveigarar og dei offentlege styresmaktene og bevaringsinstitusjonane, på så vel fylkeskommunalt og kommunalt som på statleg nivå.

Departementet gjekk ikkje vidare med framlegget om å innføre eit lovfesta fylkeskommunalt samordningsansvar for privatarkivarbeid. Departementet såg det ikkje som tenleg å lovfeste eit nytt formelt forvaltningsnivå i privatarkivarbeidet. Det ville vere å binde opp handlingsrommet på eit felt som vil vere betre tent med rom for fleksibilitet og ulike løysingar.

Departementet viste òg til at dei fleste fylkeskommunane per april 2021 alt hadde inkludert privatarkivarbeidet i kulturplanane sine, eller arbeidde med å realisere denne målsetjinga. Det var etablert privatarkivnettverk for å samordne arbeidet med privatarkiv på tvers av institusjonar i dei einskilde fylka. Nettverket medverkar til at regionalt viktige arkiv blir tekne vare på når dei opphavlege eigarane ønskjer å levere ifrå seg arkiva sine. Nettverket er dessutan ein viktig arena for kompetansebygging for verksemdene som deltek.

Departementet la til grunn at Nasjonalarkivet framleis skal ha ei overordna rolle i privatarkivarbeidet med konkrete oppgåver som skal medverke til oversyn. Det vart likevel ikkje tilrådd ei eiga føresegn om eit nasjonalt ansvar for å koordinere langtidsbevaring av privatarkiv. Departementet vidareførte ikkje føresegna om at Riksarkivaren kan gi retningsliner for arbeidet med privatarkiv i Arkivverket og andre bevaringsinstitusjonar. Det vart i staden lagt opp til å lovfeste ei plikt for Nasjonalarkivet til å gi råd og rettleiing til andre institusjonar som arbeider med privatarkiv.

Departementet gjekk ikkje inn for at Nasjonalarkivet skal føre tilsyn med privatarkivarbeidet i private arkivinstitusjonar med offentleg finansiering.

Departementet viste til at omgrepet «særskilt verneverdige arkiv» var eit innarbeidd omgrep, og gjekk inn for å vidareføre dette som kriterium for registrering av særskilt viktige arkiv. Gjeldande reglar for slike arkiv vart vidareførte, men med nokre språklege justeringar. Det same gjaldt reglane om avlevering og deponering av verneverdige arkiv.

Departementet meinte det ikkje ville vere tenleg med eigne reglar i arkivlova om handsaming av personopplysningar i privatarkiv. Det vart vist til at personvernforordninga og personopplysningslova §§ 8 og 9 alt opnar for handsaming av personopplysningar for arkivformål i allmenta si interesse. Ved å utforme eigne reglar i arkivlova kunne ein risikere å gjere innskrenkingar i desse handsamingsgrunnlaga, noko departementet ikkje ønskte.

14.6 Synspunkt frå høyringsinstansane

14.6.1 Ansvaret til Nasjonalarkivet for oversyn og rettleiing

Arkivverket støtta framlegget om å lovfeste ansvaret for Nasjonalarkivet til å halde oversyn og å rettleie. Dei meinte likevel at føresegna burde vise til ei koordinerande rolle som utviklingsaktør på arkivfeltet, heller enn å nytte orda «rettleia og føra register». Arbark, Vestfold fylkeskommune, Telemark fylkeskommune, Norges museumsforbund, Vestfoldmuseene og Telemark museum uttala seg i same retning.

Norges museumsforbund og Telemark museum gav samstundes uttrykk for at Nasjonalarkivet sitt ansvar for løysingane for å langtidsbevare og tilgjengeliggjere digitale arkiv burde fangast opp i lovframlegget, for å avgrense det mot Nasjonalbiblioteket sine oppgåver knytte til digitalisering for arkiv-, bibliotek- og museumssektoren (ABM-sektoren).

Statsforvaltaren i Rogaland meinte føresegna om Nasjonalarkivet sitt ansvar for å rettleie andre verksemder er ei god presisering med tanke på kva Nasjonalarkivet si verksemd faktisk omfattar idag.

Arkivverket peika på at plikta om tilgjengeliggjering òg gjeld for privatarkiv, og at dei må tilgjengeliggjerast innanfor ramma av lover og reglar. Dei la til grunn at Nasjonalarkivet og andre bevaringsinstitusjonar skal følgje forvaltningsloven og tilhøyrande forskrift § 11, dersom det ikkje er inngått avtale om særlege innskrenkingar i retten til innsyn.

Oslo kommune meinte at ansvaret med å halde oversyn over arkiv på regionalt nivå via bevaringsinstitusjonar og fylkesvise bevaringsplanar, burde regulerast i forskrift.

14.6.2 Koordinering og ansvar i fylka

Fleirtalet av fylkeskommunane som uttala seg om samordning av arbeidet med privatarkiv, var skuffa over at departementet ikkje gjekk inn for å lovfeste ei regional koordinerande rolle for fylkeskommunen.

Vestland fylkeskommune meinte vektlegginga av fleksibilitet og frivillig arbeid ikkje står i motsetnad til at fylkeskommunane får ei lovfesta og tydeleg rolle i arbeidet med privatarkiv. Viken fylkeskommune delte dette synspunktet, og peika på at fylkeskommunane uansett står fritt til å løyse oppgåvene sine på ulike måtar. Innlandet fylkeskommune viste til at dei gjerne samarbeider med bevaringsinstitusjonar i regionane sine, men at dei helst ser at det regionale ansvaret blir lovfesta.

Trøndelag fylkeskommune var oppteken av moglege konsekvensar dersom ei lovfesting ikkje kjem på plass, og viste til at noverande situasjon er ustabil. Dei har sjølv konkludert med at dei har eit overordna ansvar for koordinering av arbeid med privatarkiv ved museum og bevaringsinstitusjonar i regionen. Dette har dei tolka ut av oppdraget frå Riksarkivaren til fylkeskommunen om å oppnemne ein fylkeskoordinerande arkivinstitusjon. At ansvaret byggjer på ei tolking og ikkje er eit lovfesta ansvar, hevda dei ikkje har vore uproblematisk:

Denne historikken og tolkningen har vært svaret på stadige spørsmål om fylkeskommunens ansvar, og hvor dette er forankret. Det har vært oppfattet som svært uklart både internt i fylkeskommunen, hos fylkeskoordinerende institusjon og for samarbeidspartnere på privatarkivfeltet.

Same høyringsinstans uttrykte uro for deira vidare arbeid med ein langsiktig bevarings- og utviklingsplan for privatarkiv og dei strategiske grepa han inneber, viss det òg framover blir uklart kva som er fylkeskommunen sitt ansvar. Dei var i tillegg urolege for at ulikskapen mellom fylkeskommunane kan auke dersom ansvaret ikkje blir lovfesta.

Vestfold og Telemark fylkeskommune peika på negative konsekvensar ved at ansvaret ikkje blir lovfesta, sidan det er oppgåver som er lovfesta som blir prioriterte.

Arkivverket var urolege for det same og skreiv at:

det [er] en reell fare for at fylkeskommuner og kommuner ikke vil prioritere å utvikle politikk og ta ansvar for et fagfelt som de ikke har noe lovregulert ansvar for. Dette er en bekymring Arkivverket har, til tross for at arbeidet i dag fremstår som godt konsolidert og bygget på frivillige samarbeidsstrukturer mellom forvaltningsnivåene.

Framlegget frå departementet fekk derimot støtte frå Opplandsarkivet (inkludert Anno museum og Valdresmusea). Dei var ikkje urolege for at fråværet av lovfesting vil svekkje forvaltninga av privatarkiv. Deira røynsle er «at hensiktsmessig og godt samarbeid med fylkeskommunen om forvaltning av privatarkiv er mulig å få til uten en lovfestet formalisering av fylkeskommunens ansvar». Norges museumsforbund delte dette synet.

Fleire høyringsinstansar peika på at det meste av privatarkivarbeidet no går føre seg regionalt og lokalt. OsloMet (v/det arkivvitskaplege fagmiljøet) meinte at lovutkastet hadde ein for statleg tendens og at arkiv har ein naturleg plass i ansvaret til fylkeskommunen for regional utvikling.

Aust-Agder arkiv og museum meinte lovframlegget skapte ubalanse mellom forvaltningsnivåa, ved at det mangla eit verkemiddelapparat for å ta vare på privatarkiv av regional verdi. Dette er oppgåver som dei meinte at naturleg ville gå inn i rolla til fylkeskommunen som regional planstyresmakt og dei oppgåvene han elles har på kulturfeltet.

Vestfoldmuseene peika på fylkeskommunen som rett forvaltningsnivå. Ei lovfesting vil gjere privatarkiv til eit politikkområde. Fylkeskommunen ville då integrere privatarkivfeltet i si eksisterande rolle som utviklingsaktør, noko som gir grunn til å utvikle profesjonelle arkivinstitusjonar med spesialkunnskap om arkivbevaring.

Stavanger kommune var oppteken av at eit koordinerande ansvar for bevaring av privatarkiv i fylka må plasserast, anten hos fylkeskommunen eller Nasjonalarkivet. Dei peika på at ein burde tilnærme seg liknande praksis som gjeld for museum, bibliotek og kulturminnevern.

Musea i Sør-Trøndelag meinte det er behov for eit tydelegare regelverk kring bevaring av privatarkiv. For musea sin del kan privatarkiva hamna mellom to stolar då det ofte er andre samlingar som blir prioriterte. Viss fylkeskommunane ikkje får eit tydelegare ansvar, ønskte denne høyringsinstansen at Nasjonalarkivet får eit større ansvar for utvikling av fellesløysingar for bevaring av digitale arkiv, og for å gi bistand til bevaring av digitalt skapte arkiv.

Den norske historiske foreininga (HIFO) meinte at fylkeskommunen burde få eit lovfesta ansvar for innsamling, forvaltning og langtidsbevaring av privatarkiv. Det same meinte Kulturvernforbundet. Arkivforbundet meinte fylkeskommunen må ha lovfesta ansvar for å syte for at det finst kapasitet for langtidsbevaring av privatarkiv av vesentleg regional verdi, og at dette er særs viktig for digitalt materiale.

Oslo kommune oppmoda departementet til å vurdere å forskriftsfeste arbeid med dokumentasjon og arkiv frå privat sektor.

14.6.3 Kven reglane skal gjelde for

Arkivverket, Arbark, Vestfoldmuseene og Arkivforbundet peika på at fleire offentlege institusjonar som vernar og forvaltar privatarkiv ikkje er nemnde og fell utanfor føresegnene, til dømes Nasjonalbiblioteket. Slik føresegnene var formulerte, kan lova bli til hinder for at privatarkivfeltet blir handtert på heilskapleg vis i offentleg sektor.

Norges museumsforbund og Telemark museum peika på at det er uklart om museum og andre arkivinstitusjonar blir omfatta av føresegnene som gjeld «verksemder som får statstilskot for å ta vare på privatarkiv». Musea har ulik grad av offentleg støtte. Få har direkte tilskot med formål om å ta vare på privatarkiv. Dette blir stort sett rekna som del av samlingsforvaltninga og ikkje ei eksplisitt formulert oppgåve.

Universitetet i Bergen meinte det er uheldig at ikkje forskingsinstitusjonar som museum og bibliotek var inkluderte.

14.6.4 Om verneverdige og særskilt verneverdige privatarkiv

Arkivforbundet sakna ei presisering av kva som ligg i omgrepet «verneverdige privatarkiv», og dette vart støtta av IKA Rogaland og Norges kulturvernforbund. Dei peika på faren for at viktige privatarkiv i regionane kan gå tapt fordi Arkivverket ikkje har tilstrekkeleg merksemd retta mot regionalt verneverdige arkiv og fylkeskommunane ikkje har noko særskilt ansvar for feltet.

Kulturvernforbundet og Trøndelag fylkeskommune tilrådde at omgrepet «verneverdig» burde bli erstatta med ei formulering som tek opp i seg omsyn som går fram av formålsføresegna til gjeldande arkivlov. Arkiv Troms meinte at omgrepet må strykast fordi det i for stor grad opnar for subjektivt skjøn. Kva som er verneverdig er bunden av konteksten, og vurderingar må vere gjort på bakgrunn av grundig kartlegging og diskusjon som involverer alle bevaringsinstitusjonar.

Arkivverket støtta framlegget om vidareføring av reglane om særskilt verneverdige privatarkiv, og at eigaren må tole innskrenkingar i råderetten dersom arkivet blir registrert som særskilt verneverdig. Dei meinte at Nasjonalarkivet ikkje berre bør kunne krevje kopi av arkivet, men i tillegg ha høve til å krevje at arkiveigaren overlet metadata og annan kontekstinformasjon.

Innlandet fylkeskommune meinte definisjonen av kva som er «særskilt verneverdig» kontra berre «verneverdig», burde klargjerast. Arkivforbundet meinte òg det er naudsynt å synleggjere kva kriterium som skal liggje til grunn for kva som er verneverdig. Norges kulturvernforbund og Stavanger kommune uttala seg i same lei. Sistnemnde peika på at dette må sjåast i eit regionalt og nasjonalt perspektiv.

Rogaland fylkeskommune peika på at Nasjonalarkivet ikkje har nok innsikt til å avgjere kva arkiv som har særskilt verdi i eit regionalt og lokalt perspektiv:

Det er fleire bedrifter som har vore særs viktige for mindre lokalsamfunn som hjørnesteinsbedrifter, men som sett frå eit nasjonalt perspektiv ikkje har vore så store at ein automatisk kan tenka seg at dei vil falla inn under definisjonen «særskilt verneverdige». Det er i tillegg ønskeleg med ein klargjering om i kva grad kommunar og fylkeskommunar kan be om at Nasjonalarkivet fattar eit slikt vedtak. Fylkesrådmannen ser på det som uheldig dersom det berre er Nasjonalarkivet som åleine sit på definisjonsspørsmålet.

Norges museumsforbund støtta intensjonen bak framlegget om særskilt verneverdige privatarkiv, men at tydinga av «verneverdig privatarkiv» i så fall må tydeleggjerast. Det kan bli auka behov for å bruke denne paragrafen i ei globalisert verd med sal av verksemder ut av landet. Forbundet streka under at det på dette området er viktig med ein god dialog mellom Nasjonalarkivet og andre bevaringsinstitusjonar i heile landet.

Memoar, norsk organisasjon for munnleg historie meinte at Nasjonalarkivet burde få ansvar for å leggje til rette for langtidsbevaring av munnleg kjeldemateriale, som audiovisuelt materiale, og at dei viktigaste samlingane burde få særskilt vern.

14.7 Vurderingar og framlegg frå departementet

14.7.1 Oversyn over bevaringsverdige privatarkiv

I høyringsnotatet la departementet opp til å føre vidare omgrepa i gjeldande lov. Nasjonalarkivet skulle etter framlegget halde oversyn over «verneverdige privatarkiv», ei nemning som òg var tilrådd teke inn i ny formålsparagraf. Etter nærare vurdering vel departementet å ikkje nytte nemninga i denne samanhengen. Føresegna er endra, slik at Nasjonalarkivet skal halde oversyn over privatarkiv som er «vurderte å ha verdi for ettertida», jf. framlegget til § 18 første ledd bokstav a. Endringa er reint språkleg. Endringa må sjåast i samanheng med endringa som er gjort i formålsføresegna, der det no følgjer av framlegget til § 1 tredje ledd at arkivlova skal «leggje til rette for bevaring og tilgjengeleggjering av privatarkiv med rettsleg, historisk, kulturell eller vitskapleg verdi».

Å halde oversyn over privatarkiv og over aktørar som skaper eller har skapt slike arkiv, er ei viktig og sentral oppgåve for Nasjonalarkivet. I dag ligg det føre nasjonale og regionale bevaringsplanar, men oppdraget kan òg løysast på andre måtar. Slik departementet ser det, er Nasjonalarkivet nærast til å avgjere korleis dei skal løyse oppgåva. Regelverket bør leggje til rette for kreativitet, fleksibilitet og handlingsrom i arbeidet.

Oversyn føreset kunnskap om tilhøve både nasjonalt, regionalt og lokalt. Departementet viser til at Arkivverket har etablert eit privatarkivnettverk der det skjer samordning av arbeidet med privatarkiv på tvers av institusjonar i dei einskilde fylka. Departementet legg til grunn at Nasjonalarkivet vil halde kontakt med bevaringsinstitusjonar som representerer regionalt og lokalt oversyn. Det vil kunne vere naudsynt for Nasjonalarkivet å både aktivt innhente opplysningar og leggje til rette for prosessar som gjer det mogleg å lett melde inn privatarkiv som er vurdert å ha verdi for ettertida, eller som bør vurderast for bevaring. I tillegg er det naudsynt at aktørar på feltet gjer sitt for å hjelpe Nasjonalarkivet med å etablere og halde oversyn over slike privatarkiv.

Korleis verdivurderinga av dei einskilde arkiva skal gjerast, vil kunne variere. I høyringsnotatet var det peika på at det etter omstenda vil kunne krevje grundig kartlegging og involvering av fleire bevaringsinstitusjonar. Alt etter kva slags privatarkiv det er tale om og den geografiske tilknytinga, kan det vere naturleg at regionale og lokale bevaringsinstitusjonar vurderer arkiv frå eigne geografiske område. Samstundes vil det kunne vere tenleg å vurdere privatarkiv frå eitt geografisk område opp mot liknande og bevarte arkiv frå andre stader. Det kan òg vere aktuelt å vurdere privatarkiv opp mot totaliteten av liknande privatarkiv innan same tematiske område på landsbasis.

Departementet legg til grunn at det vil vere tenleg med strukturar og prosessar som legg til rette for samordning og samhandling på fleire nivå, både mellom dei ulike regionane og mellom regionane og det nasjonale nivået. Framlegget til føresegner i § 18 legg til rette for heilskapleg og planmessig arbeid med privatarkiv. Reglane gir Nasjonalarkivet naudsynt handlingsrom for å skaffe innsikt, etablere oversikt og å samordne arbeidet både på strategisk og operativt plan.

Når det gjeld ansvaret for sjølve bevaringa, vil dette òg måtte samordnast. Nasjonalarkivet har avgrensa kapasitet i arkivmagasina sine. Arkivverket prioriterer i dag å ta imot fysiske privatarkiv som må reknast blant dei aller viktigaste på nasjonalt nivå.

Departementet legg til grunn at dei fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonane vil måtte ta eit tilsvarande ansvar for bevaring av arkiv med regional og lokal verdi og for å gjere eigne prioriteringar.

Lokal, regional og nasjonal verdi viser til den geografiske tilknytinga, ikkje den administrative. Ofte vil den geografiske tilknytinga vere spegla i den administrative inndelinga. I slike tilfelle, vil det kunne vere heilt klart kven som er nærast til å ta ansvar. Dersom privatarkivet ikkje har ei klar geografisk tilknyting, eller kan knytast til fleire kommunar eller fylke, vil innsatsen måtte samordnast. Dersom det ikkje er fastsett noko om ansvaret i ein overordna plan frå Nasjonalarkivet, vil samordninga kunne skje lokalt eller regionalt og avgjerast ved avtale. Sidan bevaring av privatarkiv i alle tilfelle føreset frivillig medverknad, kan det vere naturleg å involvere den private eigaren i drøftingane og søkje å imøtekome eventuelle ønskje om bevaringsstad.

Arkiv med nasjonal verdi vil vere eit ansvar for Nasjonalarkivet.

Arkivlovutvalet tilrådde at fylkeskommunen skulle få ei lovfesta rolle som fylkeskoordinerande ledd for privatarkiv. Dette framlegget vart ikkje følgt opp av departementet i høyringa. Fleire høyringsinstansar etterlyste dette, men departementet har ikkje endra oppfatning. Som i høyringsnotatet, vil departementet vise til at dei fleste fylkeskommunane alt har inkludert privatarkivarbeid i kulturplanane sine, eller at dei arbeider for å nå dette målet, utan at arkivlova har fastsett det som ei plikt. Arkivverket har lukkast i å etablere samarbeid og god samordning med fylkeskommunane utan å ha eit lovpålegg å vise til.

Slik departementet ser det, vil det heller ikkje vere tenleg at arkivlova fastset bindande reglar om på kva måte samordninga av arbeidet med privatarkiv skal gå føre seg, verken lokalt, regionalt eller nasjonalt. Departementet legg til grunn at det er tilstrekkeleg med ei føresegn som gir Nasjonalarkivet eit overordna ansvar for at arbeidet blir samordna, og at det er tenleg at dei aktuelle aktørane er frie til å finne samarbeidsformer som passer dei best.

14.7.2 Oppgåva med å føra register over privatarkiv og rettleie

Departementet gjer framlegg om å vidareføre reglane om at Nasjonalarkivet skal føre eit register over privatarkiv som er tekne vare på i offentlege og private bevaringsinstitusjonar, jf. framlegget til § 18 første ledd bokstav b. Framlegget blir fremja som i høyringsnotatet, med visse språklege endringar som ikkje er meint å endre det materielle innhaldet.

Kravet til register blir i dag følgt opp ved at bevaringsinstitusjonar publiserer informasjon om sine privatarkiv i Arkivportalen. Dette systemet blir forvalta og vidareutvikla av Stiftelsen Asta. I høyringa tok somme til orde for at Nasjonalarkivet bør få plikt til å opprette eit register som offentlege finansierte bevaringsinstitusjonar pliktar å publisere opplysningar om arkiva sine. Departementet er samd i at det er viktig med gode og effektive løysingar både for registrering og tilgjengeleggjering av informasjon om privatarkiv. Departementet meiner likevel ikkje at det er tenleg å fastsetje i lov korleis ei plikt til å føre register skal bli løyst av Nasjonalarkivet. Også her bør Nasjonalarkivet få spelerom og høve for å utforske ulike vegar, metodar og løysingar, i samarbeid med aktuelle miljø. Departementet viser elles til punkt 12 om tilgjengeleggjering av arkiv.

Departementet tilrår òg at Nasjonalarkivet skal gi råd og rettleie bevaringsinstitusjonar som tek imot og forvaltar privatarkiv. Etter gjeldande arkivlov § 14 skal Riksarkivaren gi nærare retningsliner for arbeidet med privatarkiv i Arkivverket. Retningslinene kan gjerast heilt eller delvis gjeldande òg for andre bevaringsinstitusjonar som forvaltar privatarkiv. Departementet legg til grunn at arbeidet med privatarkiv no er samla og godt etablert, og at et det ikkje lenger er naudsynt å stille krav om slike retningsliner. Rettleiinga frå Nasjonalarkivet vil ikkje vere bindande. Departementet legg likevel til grunn at rettleiinga vil bli rekna som beste praksis og medverke til eit heilskapleg arbeid med privatarkiv over heile landet.

14.7.3 Nasjonalarkivet si rolle som utviklingsaktør

Det er ei overordna målsetjing for arbeidet med arkiv i Noreg å oppnå ei heilskapleg samling av dokumentasjon av samfunnslivet både før og no. Offentlege arkiv og privatarkiv dokumenterer samfunnet frå ulike vinklar og ståstader.

Det krev særleg innsats både å identifisere og ta vare på dei viktige og riktige privatarkiva. Kompetansen og innsatsfaktorane som krevst for å lukkast er av mange slag, og arbeidet involverer ei rekkje aktørar. Det vil vere ein styrke med felles retningsliner, metodikk, standardar, verktøy og infrastruktur for å sikre og langtidsbevare privatarkiv og å gjere dei tilgjengelege.

I høyringa peika mange på at Nasjonalarkivet si rolle som nasjonal utviklingsaktør på privatarkivfeltet bør framhevast i lova. Departementet viser til at Nasjonalarkivet er ein viktig pådrivar i å samordne kompetanse og ressursar i utviklingsarbeidet innanfor privatarkivfeltet i dag. Slik departementet ser det, ligg dette ansvaret innanfor rolla som nasjonal arkivstyresmakt. Likevel ser departementet at det kan ha ein pedagogisk effekt å nemne dette som ei eksplisitt oppgåve for Nasjonalarkivet. I framlegget til § 18 første ledd bokstav d blir det derfor teke inn ei plikt for Nasjonalarkivet å samordne og medverke til det faglege utviklingsarbeidet med privatarkiv.

14.7.4 Plikt til å gi opplysningar om privatarkiv

For å leggje til rette for at Nasjonalarkivet skal kunne utføre jobben sin, tilrår departementet at statlege, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar og andre bevaringsinstitusjonar med offentleg tilskot som tek vare på privatarkiv, skal ha plikt til å gi opplysningar som er naudsynt for at Nasjonalarkivet skal kunne halde oversyn og føre register, jf. framlegget til § 18 andre ledd.

I framlegget som var på høyring, var denne plikta retta mot verksemder «som får statstilskot for å ta imot og ta vare på privatarkiv». I høyringa vart det peika på at bevaringsinstitusjonar som forvaltar privatarkiv er finansierte på ulikt vis, med offentlege eller private midlar eller begge delar. Berre eit mindretal får tilskot «for å ta vare på privatarkiv». Til dømes tek fleire museum vare på privatarkiv utan at dette er eksplisitt uttrykt som eitt av formåla med verksemda deira. Departementet er samd i at den tilrådde ordlyden var uklar.

Slik føresegna no er utforma, vil ho for det første gjelde statlege, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar som syter for langtidsbevaring av privatarkiv. Etter definisjonen av bevaringsinstitusjon, vil føresegna òg gjelde offentlege organ som tek vare på privatarkiv som ein integrert del av oppgåvene sine, som til dømes Nasjonalbiblioteket, universitet og høgskular. Private rettssubjekt som tek vare på privatarkiv, vil vere omfatta dersom dei mottek offentleg tilskot. Det er ikkje naudsynt at det offentlege tilskotet er eksplisitt knytt til oppgåva med å ta vare på privatarkiv. Det avgjerande er om innsamlinga og forvaltninga av privatarkiv inngår som sentrale delar av verksemda, eller står i naturleg samanheng med det bevaringsinstitusjonen mottek tilskot for å halde på med.

Sjølv om det ikkje ligg ei tilsvarande plikt på bevaringsinstitusjonar utan offentleg tilskot, legg departementet til grunn at dei med vil ha interesse av å gjere kjent kva arkiv dei forvaltar, og at det vil vere av nytte for verksemda deira å frivillig gi opplysningar til Nasjonalarkivet.

14.7.5 Avtaler om privatarkiv som skal takast vare på

Departementet følgjer opp framlegga frå høyringa til reglar om at det skal vere mogleg å inngå avtaler om avlevering og deponering av privatarkiv, jf. framlegget til § 19. Føresegnene er i det meste ei vidareføring av gjeldande rett, men den språklege utforminga er endra og forenkla. Reglane i gjeldande arkivlov om at arvingar har eigedomsrett til arkiv som er deponerte, er etter departementet sitt syn overflødige og blir ikkje vidareførte. Etter framlegget kan ein arkiveigar krevje å få sitt deponerte arkiv attende på eit seinare tidspunkt, og denne retten vil òg omfatte dei som har arverett.

I høyringsnotatet var føresegnene retta mot «Nasjonalarkivet, kommunar og fylkeskommunar», og slo fast at dei kan inngå avtaler med private arkiveigarar om bevaring av «verneverdige» privatarkiv. Ordlyden i framlegget til § 19 første ledd er endra på bakgrunn av høyringa. Føresegnene gjeld no statlege, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar som inngår avtaler om å ta vare på privatarkiv. Endringa inneber at til dømes Nasjonalbiblioteket òg vil vere omfatta, og det er heller ikkje eit krav at privatarkiva er vurderte som «bevaringsverdige». Det er opp til institusjonane sjølve å avgjere kva privatarkiv dei vil ta vare på og inngå avtaler om.

Departementet peiker på at det alt følgjer av den alminnelege handlefridomen at nemnde bevaringsinstitusjonar kan inngå avtaler om langtidsbevaring av privatarkiv. Det same gjeld alle andre bevaringsinstitusjonar òg. Dei er frie til å inngå avtaler om å ta imot privatarkiv til langtidsbevaring utan omsyn til reglane i arkivlova. Kva slags pliktar sistnemnde institusjonar vil ta på seg, vil vere bunde av kva som er avtalefesta med arkiveigar.

I høyringsnotatet vart det tilrådd ei føresegn om at «[p]rivatarkiv skal elles forvaltast i tråd med lova her», utan at det gjekk tydeleg fram kva plikter det er snakk om, og for kven.

Departementet legg til grunn at alle bevaringsinstitusjonar, uavhengig av finansieringsmåten, vil ha som målsetjing å forvalte eit privatarkiv på same vis som eit offentleg arkiv, til dømes ved å følgje krav til langtidsbevaring og å gjere arkiva tilgjengelege for bruk. Det ligg i sjølve mandatet til ein bevaringsinstitusjon at han skal ta vare på kulturarv som kjelde til historisk kunnskap og grunnlag for forsking, og det må dei halde fast ved. Departementet meiner likevel at krav til særskilt forvaltning av privatarkiv ikkje kan leggjast som ei plikt på alle bevaringsinstitusjonar.

Departementet rår på denne bakgrunn til at berre statlege, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar skal ha ei plikt til å følgje føresegnene om tilgjengeleggjering i § 16 for dei privatarkiva dei forvaltar, jf. framlegget til § 19 første ledd første punktum. Samstundes følgjer det av framlegget til § 16 andre ledd at alle bevaringsinstitusjonar skal leggje til rette for bruk av arkiva.

Gjennom føresegnene om avtaler får dei offentlege bevaringsinstitusjonane dessutan handlingsrom for å avgrense tilgangen til privatarkiv gjennom avtale. Utgangspunktet er elles at reglar om innsyn og teieplikt ikkje skil mellom opplysningar i offentlege arkiv og i privatarkiv.

Føresegna om at arkiveigaren kan fastsetje særskilte avgrensingar i tilgangen til arkivet blir vidareført, jf. framlegget til § 19 første ledd andre punktum. Det er presisert at eventuelle avgrensingar må vere saklege. I dette ligg særleg at avgrensingane ikkje må vere urimelege eller diskriminerande utan at det er sakleg grunn for dette. Departementet meiner at private arkiveigarar ikkje skal kunne setje vilkår om at bevaringsinstitusjonar med offentleg finansiering skal handheve usaklege vilkår. Bevaringsinstitusjonane må òg vurdere om eventuelle avgrensingar i tilgangen er så omfattande at det ikkje svarar seg å ta imot arkivet. Målet med langtidsbevaring av arkiv er at dei kan bli nytta.

14.7.6 Særskilt bevaringsverdige privatarkiv

Departementet foreslår i framlegget til § 20 føresegner om særskilt bevaringsverdige privatarkiv som fører vidare gjeldande rett, men i ny språkdrakt.

I høyringa vart det stilt spørsmål ved om omgrepet «særskilt verneverdige arkiv» er formålstenleg. Departementet vil vise til at det ikkje er lett å finne avgrensingskriterium som eignar seg til lovregulering. Kva ein skal leggje vekt på som vilkår og kriterium vil måtte kome an på ei samla og konkret vurdering.

Departementet er samd med Arkivverket i at prinsippet om «særskilt verneverdige arkiv» i gjeldande lov bør førast vidare. Etter ei nærare vurdering har departementet kome til at omgrepet «særskilt bevaringsverdig» er meir tenleg i den nye lova enn«særskilt verneverdig».

Ei avgjerd om å fastsetje at eit arkiv er «særskilt bevaringsverdig» vil som i dag utløyse råderettsinnskrenkingar for eigaren. Han får meldeplikt til Nasjonalarkivet i tilfella som er omtala i framlegget til § 20 andre ledd, som gjeld ved eigarskifte, ved planar om å føre arkivet ut av landet og dersom det er fare for tap av arkivet. Eigaren må dessutan få samtykke frå Nasjonalarkivet dersom eit slikt privatarkiv skal delast opp, førast ut av landet, blir skada eller skal kasserast.

Avgjerda om at eit privatarkiv skal vere særskilt bevaringsverdig vil såleis vere eit enkeltvedtak. Sakshandsaminga må følgje reglane i forvaltningsloven, mellom anna plikta til å grunngi vedtaket. Eigaren vil ha høve til å klage.

Departementet tilrår ikkje at Nasjonalarkivet skal ha høve til å føre tilsyn med at eigarar av særskilt bevaringsverdige privatarkiv følgjer pliktane i framlegget til § 20. Føresegna i § 22 om pålegg om retting og tvangsmulkt gjeld dermed ikkje for brot på pliktene til ivaretaking av slike privatarkiv. Brot på § 20 vil heller ikkje kunne medføre straff i medhald av framlegget til § 23.

Riksarkivaren har til no i liten grad nytta heimelen til å registrere privatarkiv som særskilt verneverdige arkiv. I retningslinene for arbeidet med privatarkiv (Riksarkivaren 2005), går det fram av punkt 2.4.1 at føresegna i gjeldande § 13 «forutsettes brukt unntaksvis, og bare på arkiver som kan karakteriseres som forskningsmessig uerstattelige eller som nasjonale kulturskatter». Med andre ord kan ein sjå føresegna som ein tryggingsventil for usedvanlege tilfelle der kulturhistoriske skattar eller klenodium står i fare for å gå tapt.

Dersom heimelen blir teken i meir utvida bruk, er det nærliggjande å vente at Nasjonalarkivet utformar retningsliner med kriterium for kva som skal til for at eit privatarkiv er å sjå på som særskilt bevaringsverdig. På den måten vil arbeidet gå føre seg innanfor rammer som er føreseielege, også for private partar.

Departementet legg til grunn at vilkåra i framlegget til formålsføresegna i § 1 tredje ledd om at arkivlova skal «leggje til rette for bevaring og tilgjengeleggjering av privatarkiv med rettsleg, historisk, kulturell eller vitskapleg verdi» kan tene som retningsgivande for dei konkrete vurderingane.