2 Bakgrunnen for lovframlegget

2.1 Innleiing

Gjeldande arkivlov er frå 1992 då digitaliseringa enno var i startgropa. Lova tredde i kraft 1. januar 1999. Sidan har digitaliseringa skote fart og arbeidsformene til forvaltninga har endra seg radikalt. Føresetnadene for dokumentasjonsforvaltninga, arkivarbeidet og arkivfunksjonar er endra. Arkivlova bør ta høgd for dette.

Arkivlovutvalet vart sett ned i 2017 for å utgreie feltet og kome med framlegg til ei ny arkivlov. Dei leverte utgreiinga si NOU 2019: 9 Fra kalveskinn til datasjø – Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver i april 2019. Utvalet fekk eit omfattande mandat. Dei rådde til ei til dels omfattande og detaljert regulering i lovform. Lovutkastet frå utvalet ville måtte innebere vesentlege endringar i organiseringa av den norske forvaltninga og den innarbeidde arbeids- og ansvarsfordelinga. Eit av hovudgrepa til utvalet var framlegget om at arkivlova skal fastsetje felles, sektorovergripande dokumentasjonsplikter, som skal styre verksemda og saksarbeidet i forvaltninga.

Departementet følgde ikkje opp dette framlegget i høyringsnotatet som vart sendt ut i oktober 2021. Departementet signaliserte likevel at ulike framlegg frå utvalet kunne bli sentrale i eit komande forskriftsarbeid. I høyringsnotatet vart det vist til at departementet går inn for å fastsetje forskrift med nærare reglar om arkivplikta og kva delar av dokumentasjonen til forvaltninga som skal takast vare på og ikkje.

2.2 Dokumentasjon blir til på nye måtar

Saksarbeid er ei sentral oppgåve i offentleg forvaltning. Alle offentlege verksemder har hatt krav på seg om å bruke eit godkjent elektronisk sak- og arkivsystem som har funksjonalitet for å registrere, handsame og arkivere digitale saksdokument. Dei gir òg grunnlag for kva som skal publiserast på offentleg elektronisk postjournal (OEP). Sak- og arkivsystema har over tid blitt vidareutvikla for å gi betre funksjonalitet og imøtekome krav i regelverk, men har samstundes blitt tilpassa dei eksisterande arbeidsprosessane. Den tradisjonelle forvaltninga av dokumentasjon har dermed ikkje vorte utfordra i særleg grad. Ny teknologi som har hatt potensial til å effektivisere arbeidet, men som ville krevje endringar i arbeidsmåtar, har derfor i liten grad blitt teken i bruk.

I sak- og arkivsystema har det tradisjonelle «papirdokumentet» – eit visuelt brevark – framleis ein sentral plass, sjølv om det no ligg føre i eit digitalt format, som ein pdf. Når eit vedtak ikkje lenger blir skrive og sendt ut på eit papirark med verksemda sin logo, stempel og signert for hand, må notoriteten sikrast på andre måtar. Dette blir løyst ved at sak- og arkivsystem er sett opp til å produsere metadata som beskriv prosessar og grunnlagsdataa i systemet. Døme på slike metadata er navn på forfattar av eit vedtak, tidspunkt for når dokumentet vart oppretta, kva sak det tilhøyrer, loggføring av endringar, med vidare. Dette er teknisk og kontekstuell informasjon som gjer det enklara å finne att dokumentet. Slik tilleggsinformasjon gjer det òg mogleg å ettervise at dokumentet har fullført alle steg i ein viss prosess. Når eit dokument i dag blir underskrive med ein elektronisk signatur, er det tufta på metadata som stadfestar at innhaldet i dokumentet er godkjent av alle dei i verksemda som det er fastsett at skal vere del av ein slik godkjenningsprosess.

Det er eit uttala mål med digitaliseringa av offentleg sektor at digital oppgåveløysing og tenesteyting skal gi ein enklare kvardag for innbyggjarane, næringsliv og frivillig sektor. Det har medverka til at fleire sektorar og verksemder tenker heilt nytt rundt dokumentasjonsforvaltninga si. Nye måtar å løyse oppgåver på fører til at meir og meir dokumentasjon blir skapt utanfor eit sak- og arkivsystem. Saksarbeid kan i dag òg gå føre seg i eit fagsystem. Eit fagsystem er, i likskap med eit sak- og arkivsystem, òg eit elektronisk system – også betre kjent som ein database. Men der sak- og arkivsystem er lagt til rette for saksarbeid i alle verksemder, er fagsystem utvikla for å imøtekome spesifikke faglege behov som er typisk for ei verksemd, ein sektor eller eit eller fleire fagfelt. Døme på slike fagsystem kan vere søknads- og skjemaløysingar hos NAV og Lånekassen, Folkeregisteret eller løysinga for skattemeldinga hos Skatteetaten. Fagsystemet har særskilde funksjonar for registrering og handtering av data, og organiserer dataa i systemet på ein strukturert måte. Slik strukturert informasjon gir stor fridom til å handsame store mengder informasjon for til dømes søk, berekningar, analysar, samanstillingar, regelstyring og automatisering. I tillegg skjer delar av arbeidet i dei fleste verksemder no utanfor faste prosessrammer, mellom anna fordi det er naudsynt å samhandle på tvers av organisatoriske einingar. Mange arbeider i omfattande grad prosjektbasert og nyttar ulike løysingar for samhandling.

Fagsystem blir no òg utforma slik at det skal vere mogleg for fleire verksemder å samarbeide på tvers av forvaltningsnivå og sektorar om tenester som rettar seg mot ein og same innbyggjar, såkalla samanhengande tenester. Dette avspeglar seg i den kompleksiteten som desse fagsystema har. DigiBarnevern er eit døme på ei slik teneste. Saksarbeidet er i stor grad tufta på deling og atterbruk av store mengder data frå ulike informasjonskjelder i både offentlege og private verksemder. Ein algoritme gir systemet ein framgangsmåte for kva informasjon som skal innhentast og korleis han skal bli handsama i tråd med eit sett med rettsreglar som er programmert som del av algoritmen.

Når ein innbyggjar får tilsendt eit vedtak som er visuelt framstilt som eit dokument, er det ikkje gitt at vedtaket blir lagra på det same viset i systemet til verksemda. Der er kanskje berre informasjonen som ligg til grunn for vedtaket og algoritmen lagra. Viss det skulle vere behov for å sjå vedtaket att, kan det genererast på nytt til ein skjerm eller eksporterast som ei datafil. Det at eit vedtak ikkje blir lagra som eit samla «sluttprodukt», men som fragmenterte informasjonsbitar, er ikkje teke høgd for i noverande regelverk. Det blir òg klart at denne måten å gjere saksarbeid på, krev at all informasjonen som ligg til grunn for vedtaket må forvaltast som arkiv, ikkje berre sjølve vedtaket. Denne informasjonen har høg nytteverdi for vidare deling og atterbruk, både i verksemda og for andre, og må forvaltast slik at datakvaliteten ikkje tapar seg.

Strukturert informasjon, metadata og algoritmar er viktige komponentar i eit moderne informasjonssystem. Nokre metadata medverkar til betre brukaroppleving, medan andre er heilt naudsynte for å sikre notoritet til informasjonen. Algoritmar gir viktig informasjon om korleis ei avgjerd har blitt til. Det har vist seg å vere utfordrande å sikre at denne tekniske og kontekstuelle informasjonen blir teken vare på i eit langtidsperspektiv. Så lenge eit system er i aktiv bruk er dette sjeldan ein relevant problemstilling. Når verksemda derimot ikkje lenger sjølv har nytte av systemet og innhaldet skal avleverast til ein bevaringsinstitusjon, er det avgjerande at denne typen informasjon får særskild merksemd. Det bør på førehand vere klart kva som er naudsynt å ta vare på for ettertida for å sikre at all naudsynt informasjon følgjer dokumentasjonen slik at han ikkje mistar notoriteten og bevisverdien sin, og at han kan gjenfinnast og bli nytta for nye formål i bevaringsinstitusjonen.

Den digitale transformasjonen av forvaltninga som no er i gang, fører til ein omfattande vekst i mengda informasjon som blir til i eit organ. Dette forsterkar effekten av at dokumentasjon av arbeidet i forvaltninga ikkje i tilstrekkeleg grad blir fanga opp og teken vare på. Effektivitet er ei viktig målsetjing i offentleg sektor, og av den grunn hender det at arkivansvaret blir oversett fordi det er noko som tek tid og ofte ikkje gir nokon vinst med det same. Samstundes er det naudsynt å leggje stor vekt på personvern og ha kontroll på alle data, noko som gir ytterlegare – og krevjande – utfordringar til det etablerte miljøet for dokumentasjonsforvaltning og arkiv.

2.3 Eit arkivregelverk tilpassa den teknologiske utviklinga

Digitaliseringa har endra mykje, men ikkje formålet med arkivlova. Å tryggje og ta vare på dokumentasjon i arkiv frå rettssubjekt som utøver offentleg mynde er like viktig som før, men metodar og framgangsmåtar for å oppnå dette må endrast i takt med tida.

Arkivlova skal leggje til rette for forsvarleg forvaltning av dokumentasjon, fornuftig arkivdanning og tenlege arkivrutinar hos dei som lova gjeld for. Lova skal òg tryggje at arkiva blir tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida. For departementet er det ei overordna målsetjing at arkivlova ikkje skal vere eit hinder, men stå seg i møte med den teknologiske utviklinga. På bakgrunn av dette går departementet inn for at lova skal innehalde prinsipp og overordna føringar, heller enn å fastsetje detaljerte krav. Samstundes vil det vere relativt vidt høve til nærare regulering i forskrift. På den måten vil det bli lettare å tilpasse regelverket i tråd med utviklinga og forvaltninga sine behov til kvar tid.

Lovframlegget fastset grunnleggjande arkivfaglege krav som forvaltninga må følgje, same kva måtar det blir arbeidd på, kva slags teknologi som blir brukt og kva slags dokumentasjon som blir skapt.

Kjernen i arkivplikta er å tryggje at dokumentasjon som blir skapt i tilknyting til prosessar, handlingar og avgjerder, blir samla på, lagra og teken vare på over tid. På den måten ivaretek ein både omsynet til forvaltninga sjølv, omsynet til rettane og pliktene til enkeltmennesket og omsynet til offentleg innsyn og kontroll med forvaltninga. I neste omgang skal arkiva bli kjelder til kunnskap om utviklinga, historia og kulturen i samfunnet vårt.

Moderne verktøy for å handsame tekst, løysingar for å samhandle og ny datateknologi medverkar til at det blir lagra enorme mengder informasjon i den offentlege forvaltninga kvar einaste dag. Ikkje all informasjon er verdt å ta vare på verken på kort sikt eller for ettertida. Alt kan ikkje, og skal ikkje, bli teke vare på som arkiv. Gode arkiv utgjer sjølve grunnlaget for rettsstaten. Ofte vil svaret på kva dokumentasjon som skal inngå i eit arkiv, følgje av reglane for god forvaltningsskikk og kravet om at forvaltninga skal vere til å lite på.

Praktiske tilhøve knytt til moderne forvaltning av dokumentasjon og arkiv og til å realisere formåla til arkivlova, eignar seg best til å regulere i forskrift. Dette gjeld til dømes krav til at organa skal syte for at dei digitale informasjonssystema blir dokumenterte, at ansvaret ved bruk av felles system blir fordelt og fastsett mellom brukarane, og at tekniske løysingar blir sikra godt, med vidare. Ved at reguleringa skjer i forskrift, kan ein ta høgd for at metodar og digitale arbeidsprosessar utviklar seg snøgt, og at regelverket enklare kan oppdaterast i takt med utviklinga. Det viktige er at dei sentrale arkivfaglege omsyna blir nedfelte i lova, og at forskriftene held seg innanfor desse. Målet er at arkiva skal kunne fylle dei grunnleggjande funksjonane sine i dag, så vel som for ettertida.

2.4 Utvikling av arkivregelverket i Noreg i nyare tid

2.4.1 Revidering av forskriftene til arkivlova i 2018

I 2015, kartla dåverande Kulturdepartementet kva behov det var for å gjere endringar i dåverande forskrift om offentlege arkiv frå 1998. Forskrifta tok til å gjelde 1. januar 1999, samstundes med arkivlova, og hadde ikkje gått gjennom større revisjonar sidan då. Utgangspunktet for kartlegginga var å vurdere om det var behov for å fornye forskrifta ved å tilpasse regelverket til digitalisering, å forenkle forskrifta slik at ho i mindre grad regulerte arkivfunksjonar i detalj og å modernisere språket og omgrepsbruken. På bakgrunn av kartlegginga vart det utarbeidd eit framlegg til ei ny forskrift som vart sendt på brei høyring. Forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlege arkiv (heretter omtala som arkivforskrifta) tok til å gjelde 1. januar 2018. Samstundes vart òg forskrift 19. desember 2017 nr. 2286 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) sett i verk, for å samsvare med den nye arkivforskrifta.

2.4.2 Oppnemning av eit arkivlovutval for å revidere arkivlova

Arkivlovutvalet vart utnemnt ved kongeleg resolusjon 1. september 2017. Bakgrunnen for at det vart sett ned eit utval, var at Stortinget 14. desember 2016 vedtok ei oppmoding til regjeringa om å setje i gang ein revisjon av arkivlova. Oppmodinga vart grunngitt av dei som fremja saka med at arkivlova «er laget før digitalisering og bruk av data, og loven har av den grunn flere mangler».

Arkivlovutvalet fekk i oppgåve å revidere arkivlova i samsvar med konklusjonane i Meld. St. 7 (2012–2013) Arkiv om at det juridiske rammeverket som utgjer grunnlaget for arkivverksemda, burde gjennomgåast og reviderast. I mandatet vart det vist til at overgangen til elektronisk sakshandsaming i den offentlege forvaltninga hadde hatt ein fundamental påverknad på arbeidsprosessar og endra korleis dei vart utførte og måten informasjon vart utveksla og lagra på. Mengda av digital informasjon som vart til i ei verksemd var eksplosiv, og mykje av dette vart ikkje fanga opp i dei tradisjonelle arkivløysingane. Det vart òg vist til at private verksemder i aukande grad utfører og leverer offentlege tenester, men at verksemdene i utgangspunktet ikkje var underlagde arkivplikt etter arkivlova.

Utvalet hadde møte med ei rekkje organisasjonar og verksemder undervegs i arbeidet og tinga utgreiingar om oppgåve- og ansvarsdelinga i arkivsektoren, om evaluering av Norsk arkivstandard (Noark) og om tilhøvet til personvernforordninga. Utvalet overleverte NOU 2019: 9 Fra kalveskinn til datasjø – Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver til dåverande Kulturdepartementet 2. april 2019.

Innstillinga vart send på høyring av Kulturdepartementet med høyringsfrist 1. desember 2019. Det kom inn om lag 150 høyringssvar.

2.4.3 Høyringsnotatet frå departementet og høyringa av det

Departementet sendte 5. oktober 2021 ut eit framlegg til ny arkivlov på høyring. Det kom inn 113 svar i høyringa. Utgreiinga frå Arkivlovutvalet og høyringa av denne låg til grunn for framlegget. Framlegget til lov la likevel ikkje opp til detaljerte definisjonar og konkret regulering av arbeidsprosessane til forvaltninga, slik utvalet hadde rådd til. Heller ikkje framlegget frå utvalet om at arkivlova skal fastsetje felles, sektorovergripande dokumentasjonsplikter som skal styre verksemda og sakshandsaminga til forvaltninga, vart teke med i framlegget til departementet. I staden la departementet opp til å fastsetje grunnleggjande arkivfaglege krav som forvaltninga må følgje, uansett kva måtar det blir jobba på, kva slags teknologi som blir brukt, og kva slags dokument og dokumentasjon som blir skapte. Framlegga i høyringsnotatet er omtala i meir detalj i dei relevante punkta nedanfor.

2.5 Organiseringa av arkivarbeidet i Noreg i dag

Alle offentlege organ i Noreg, både på statleg og kommunalt nivå, er underlagde arkivplikt etter arkivlova. Arkivlova har utfyllande reglar, særleg i arkivforskrifta, som fastset korleis offentlege organ skal ordne og innrette arkiva sine, føre journal osv. Reglane om plikta til å skape arkiv er dei same for fylkeskommunane og kommunane som for statlege organ.

Eldre og avslutta offentlege arkiv skal avleverast til langtidsbevaring i ein bevaringsinstitusjon. Statlege organ har plikt til å avlevere dei eldre og avslutta arkiva sine til Arkivverket, som er staten sin bevaringsinstitusjon. I forskrifter til arkivlova er det utførlege reglar for korleis avleveringa til Arkivverket skal skje. Arkivverket og andre bevaringsinstitusjonar som er omfatta av arkivlova, har ansvar for å langtidsbevare arkiva og gjere dei tilgjengelege for bruk.

Fylkeskommunane og kommunane er autonome einingar og eigne rettssubjekt. Arkiv skapte av eit fylkeskommunalt eller kommunalt organ, tilhøyrer vedkomande fylkeskommune eller kommune. Fylkeskommunane og kommunane har òg plikt til å ta vare på arkiva sine og skal ha eigne ordningar for langtidsbevaring. I nokre fylkeskommunar og kommunar er oppgåver knytte til langtidsbevaringa og andre arkivfunksjonar organiserte i eigne kommune- og byarkiv eller fylkesarkiv, medan andre har inngått eit interkommunalt samarbeid om slike oppgåver og funksjonar. Interkommunalt samarbeid omfattar nokre stader òg museums- og biblioteksfunksjonar, til dømes slik det er lagt til rette for i Aust-Agder museum og arkiv. Andre stader er kommunale og interkommunale arkivinstitusjonar samlokaliserte med einskilde av Arkivverket sine regionale tenestestader (statsarkiva).

Den statlege bevaringsinstitusjonen, Arkivverket, omfattar òg styresmaktorganet Riksarkivaren. Mynde og fullmakter er fastsette i arkivlova og forskrifter til denne. Riksarkivaren skal rettleie og føre tilsyn med arkivarbeidet i stat, fylkeskommune og kommune og kan gi pålegg. Riksarkivaren kan gjere unntak frå forboda i arkivlova mot avhending, utførsle og kassasjon av arkiv. Generelle bevarings- og kassasjonsføresegner som gir offentlege organ løyve til kassasjon av arkiv som ikkje skal bevarast, er fastsette i riksarkivarens forskrift. Ved avlevering til Arkivverket får Riksarkivaren råderett over arkiva. Riksarkivaren er ansvarleg for å utvikle og halde vedlike Noark (Norsk arkivstandard), som set krav til system for elektronisk journalføring og arkivering av journalføringspliktige dokument hos offentlege organ. Riksarkivaren kan òg vedta unntak frå slike krav. I tillegg til lovpålagde oppgåver, skal Arkivverket setje i verk nasjonal politikk på arkivfeltet og medverke til å utvikle og styrkje feltet.

Utover offentlege arkiv, finst det mange privatarkiv, som er arkiv skapte av andre enn offentlege organ. Privatarkiv er privat eigedom så lenge det ikkje er inngått avtale om avlevering til ein bevaringsinstitusjon, og det er avgrensa kva råderett offentlege styresmakter har andsynes desse. Riksarkivaren er pålagd å halde oversyn over verneverdige privatarkiv som er tekne vare på av offentlege og private bevaringsinstitusjonar. Riksarkivaren skal gi retningsliner for arbeidet med privatarkiv i Arkivverket, og kan fastsetje at retningslinene òg skal gjelde for slikt arbeid i andre offentlege bevaringsinstitusjonar og i private verksemder som får offentleg tilskot til dette. Riksarkivaren kan registrere visse privatarkiv som «særskilt verneverdige», noko som fører med seg meldeplikt for arkiveigaren dersom arkivet skiftar eigar, skal førast ut av landet eller står i fare for å gå tapt. Både Arkivverket og andre bevaringsinstitusjonar kan ta imot privatarkiv ved avlevering eller i deponi. Eigaren kan setje avgrensingar i tilgangen til arkivet.

Offentlege arkiv kan ikkje avhendast eller overtakast av private, men skal takast vare på i dedikerte bevaringsinstitusjonar for arkiv. Noko tilsvarande gjeld ikkje for privatarkiv. Det er ingen føresegner i arkivlova som fastset krav eller avgrensingar med omsyn til kven som kan ta imot privatarkiv til langtidsbevaring. I tillegg til Arkivverket og kommunale arkivinstitusjonar, blir privatarkiv oppbevarte mellom anna i private bevaringsinstitusjonar, i Nasjonalbiblioteket og andre bibliotek, museum, universitet og dokumentasjons- og kunnskapssenter, som til dømes Skeivt arkiv, Misjons- og diakoniarkivet og Dansearkivet.

2.6 Regelverket for dokumentasjon og arkiv i dei nordiske landa

2.6.1 Om formåla i dei nordiske arkivlovene

Dei nordiske landa har arkivlover som langt på veg ivaretek dei same formåla. Korleis oppgåvene blir løyste, kva som blir definert som arkivoppgåver, og kven som har oppgåver, ansvar og mynde, varierer. For å sjå korleis landa har regulert arkivfeltet, kan ein såleis ikkje berre sjå på arkivlovene åleine.

Samanlikna med føresegnene i Danmark, Sverige og Finland, er formålet i den norske arkivlova nokså knapt. Både i Sverige og Finland er det stadfesta at dei offentlege arkiva er ein del av den nasjonale kulturarven. Finland fastset at det er Riksarkivets oppgåve å sikre at slike arkiv blir tekne vare på for ettertida, medan Danmark fastset at Rigsarkivet skal sikre at arkivalia med historisk verdi mv. blir tekne vare på. Både den svenske og finske arkivlova fastset retten til innsyn som ein del av formålet.

I Danmark er ikkje formålet fastsett i sjølve arkivlova, men i formålet til Riksarkivet. Der blir det òg fastsett at kommunar og regionar kan opprette arkiv med om lag tilsvarande formål som statlege arkiv.

I den svenske arkivlova kjem formålet fram i føresegna om «Arkivbildningen och dess syften». Lova fastset at arkiva til styresmaktene er ein del av den nasjonale kulturarven og skal «bevaras, hållas ordnade och vårdas» slik at retten til offentleg innsyn, behovet for informasjon for rettshandhevinga og forvaltninga og behova for forskinga kan ivaretakast.

I Finland har ikkje arkivlova ei særskild formålsføresegn, men ei føresegn som fastset at det finske Arkivverket har som oppgåve å syte for at handlingar som høyrer til den nasjonale kulturarven blir bevarte og er tilgjengelege, og å styre, utvikle og undersøkje arkivfunksjonen. Lova fastset òg at arkivfunksjonane skal bli ivaretekne på ein slik måte at dei stør opp under oppgåveløysinga til organet og slik at enkeltpersonar og private rettssubjekt får innsyn i offentlege dokument, at rettstryggleiken og personvernet deira blir ivareteke, og at dei har tilgang til dokument som omhandlar rettstryggleiken deira. I tillegg skal dokumenta bli lagde til rette for forsking.

2.6.2 Danmark

I Danmark finst reguleringar hovudsakleg i den danske arkivlova, offentleglova og forvaltningslova. Den danske arkivlova har ikkje føresegner om arkivdanninga i offentlege organ og gjeld først og fremst for dei offentlege arkivinstitusjonane, Rigsarkivet og kommunale og regionale arkiv. Lova set krav om oppbevaring av arkivmateriale, og om avlevering og bevaring av arkiv og personopplysningar. Lova har reglar om tilgang til avleverte arkiv og om teieplikt. Den danske arkivlova fastset elles at offentlege arkivinstitusjonar har høve til å ta vare på privatarkiv og i samanheng med dette òg personopplysningar. Lova har òg føresegner som avgrensar høvet som private rettssubjekt har til å rå over privatarkiv av særskild verdi.

Offentleglova pålegg styresmaktene å syte for at omsynet til openheit blir ivareteke i størst mogleg grad ved val, etablering og utvikling av nye it-system i forvaltninga. Lova har vidare føresegner om journalføring, postlister og om informasjon om verksemda. Forvaltningslova fastset at det kan givast nærare reglar om oppbevaring av dokument i tilfelle der lova gjeld for private rettssubjekt.

2.6.3 Sverige

Den svenske arkivlova (Arkivlagen) frå 1990 har reglar om korleis offentlege organ skal handsame arkiva sine (allmänna handlingar), forvaltning (arkivvård), kassasjon (gallring) og overføring av arkiv mellom styresmakter i samband med overføring av oppgåver. Det er inga generell avleveringsplikt, og dei einskilde organa skal sjølve stå for handteringa av sine eigne arkiv, òg etter at dei er gått ut av bruk. Det vil seie at dei sjølve gir innsyn i desse arkiva. Arkivlova har føresegner om arkivstyresmakter på ulike nivå og oppgåvene deira.

Offentlighets- och sekretesslagen har reglar om innsyn og kva opplysningar som er teiepliktige (sekretess). Lova set krav til korleis offentlege organ mellom anna skal ordne og registrere arkiva for å leggje til rette for innsyn. Hovudregelen er at reglar for teieplikt gitt i særlovgjevinga òg vil gjelde i arkivinstitusjonen. Trykkfrihetsförordningen fastset kva som er ein «allmänn handling», og nedfeller retten til offentleg innsyn i slike handlingar og når unntak er tillateleg. Det kjem fram av forarbeida til Regjeringsformen (konstitusjonen) kva som er eit offentleg organ og som med det skaper «allmänna handlingar», som er noko i nærleiken av saksdokument i den norske offentleglova.

Arkivlova har ingen særlege føresegner om personopplysningar eller personvernforordninga (dataskyddsförordningen). Lova har heller ikkje føresegner om privatarkiv (enskilda arkiv). Den svenske arkivutgreiinga frå 2019, Härifrån till evigheten. En långsiktig arkivpolitik för förvaltning och kulturarv (SOU 2019:58), tilrådde at den svenske arkivlova skal fastsetje at privatarkiv er ein del av kulturarven.

2.6.4 Finland

Finland har ei arkivlov frå 1994 som langt på veg liknar den norske arkivlova, med føresegner om mellom anna arkivfunksjonen i offentlege organ og om framstilling og oppbevaring av saksdokument (allmänna handlingar), bevaring og kassasjon (gallring), og avlevering. Arkivverket, som består av Riksarkivet og fleire landsarkiv, kan påleggje statlege organ å føre journal (register) over saksdokument. Føresegnene om privatarkiv svarer i stor grad til dei norske. Det finst inga eige arkivforskrift, men ei «forordning» om Arkivverket, òg den frå 1994.

Den finske offentleglova definerer kva som er styresmaktshandlingar, og som med det er omfatta av lova. Finland har sidan 2019 òg hatt ei lov om dokumentasjonsforvaltning i offentlege organ (lag om informationshantering inom den offentliga förvaltningen). Formålet med lova er å sikre kvalitet i informasjonshandteringa til det offentlege og god utnytting av informasjonsmaterialet. Lova stiller opp allmenne krav for å ivareta informasjonstryggleik, krav om orden og om å leggje til rette for innsyn. Ho fastset ei plikt for offentlege organ til å vurdere kor lenge dei har behov for å bevare sitt eige informasjonsmateriale, og kva omsyn som skal vere styrande for denne vurderinga. Det er òg reglar om register over saker (ärender), som har likskapar med den norske journalen. Vidare, av omsyn til innsynsretten, finst det reglar om at styresmakta skal vedlikehalde ein omtale av saksjournalen (ärenderegistre) og kva som er lagra av informasjon.

2.7 Høyringa av lovframlegget

Departementet sendte 5. oktober 2021 framlegg til ny arkivlov på høyring, med frist for merknader 14. januar 2022. Høyringa vart publisert offentleg på nettsidene til departementet og høyringsnotatet vart sendt direkte til følgjande høyringsinstansar:

• Departementa

• Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV)

• Arkivverket

• Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir)

• Brønnøysundsregistra

• Datatilsynet

• Digitaliseringsdirektoratet

• Direktoratet for e-helse

• Direktoratet for forvaltning og økonomistyring

• Direktoratet for samfunnstryggleik og beredskap

• Domstoladministrasjonen

• Finanstilsynet

• Helsedirektoratet

• Lotteri- og stiftelsestilsynet

• Nasjonalbiblioteket

• Nasjonalt tryggingsorgan (NSM)

• Norsk kulturråd

• Personvernkommisjonen

• Politidirektoratet

• Regelrådet

• Regjeringsadvokaten

• Riksantikvaren

• Skattedirektoratet

• Statens kartverk

• Statistisk sentralbyrå

• Statsbygg

• Statsforvaltarane

• Avinor AS

• Bane Nor SF

• Den Norske Opera & Ballett AS

• Enova SF

• Finnmarkseiendommen (Finnmárkkuopmodat)

• Gassnova SF

• Helse Midt-Norge RHF

• Helse Nord RHF

• Helse Sør-Øst RHF

• Helse Vest RHF

• Innovasjon Norge

• Nationaltheatret

• Norsk rikskringkasting AS (NRK)

• Norsk Tipping AS

• Siva SF

• Sporveien AS

• Statnett SF

• Statskog SF

• Vygruppen AS

• Noregs teknisk-naturvitskaplege universitet (NTNU)

• OsloMet – Storbyuniversitetet

• Universitetsbiblioteket i Bergen

• Sametinget

• Sivilombodet

• Fylkeskommunane

• Kommunane

• Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (Arbark)

• Arkiv i Nordland

• Aust-Agder museum og arkiv

• Bergen byarkiv

• Drammen byarkiv

• Folloarkivet

• Fredrikstad byarkiv

• Fylkesarkivet i Oppland

• Fylkesarkivet Sogn og Fjordane

• Hordaland fylkesarkiv

• IKA Finnmark

• IKA Kongsberg

• IKA Møre og Romsdal

• IKA Østfold

• Interkommunalt arkiv i Hordaland

• Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS

• Interkommunalt arkiv i Trøndelag

• Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS

• Interkommunalt arkiv Troms

• Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter

• Misjons- og diakoniarkivet VID

• Oslo byarkiv

• Stavanger byarkiv

• Stortingsarkivet

• Tromsø byarkiv og bibliotek

• Trondheim byarkiv

• Vestfoldarkivet

• Østfold interkommunale arkivselskap

• Abelia

• Acos

• Ambita AS

• Arkivforbundet

• Dansk Scanning

• Dataforeningen

• De reisende kvinners forum

• Den norske dataforening

• Den norske historiske forening

• Det jødiske samfunn i Trondheim

• Det Mosaiske Trossamfund

• Documaster AS

• Evry

• Geomatikk IKT

• IKT Norge

• International Romani Unions representative in Norway

• KS – Kommunesektorens organisasjon

• KS Bedrift

• Kvenlandsforbundet

• Landsorganisasjonen for romanifolket

• Landsorganisasjonen i Norge (LO)

• Mediebedriftenes Landsforening

• Nasjonale minoriteter i Norge

• Norges museumsforbund

• Norsk Arkivråd

• Norsk journalistlag

• Norsk Presseforbund

• Norsk Redaktørforening

• Norske Kveners forbund

• Norsk-finsk forbund

• Norsk-finsk interesseorganisasjon

• Næringslivets hovedorganisasjon

• Pressens offentlighetsutvalg

• Romanifolkets kystkultur

• Romano Kettanipa

• Romano Kher

• Romsk råd

• Skogfinneforeningen

• Skogfinske interesser i Norge

• Slekt og Data

• Stiftinga for folkemusikk og folkedans

• Taterne/romanfolkets menneskerettighetsforening

• Taternes landsforening

• Visma Unique AS

Departementet fekk 113 høyringssvar. Følgjande hadde merknader til høyringsnotatet:

• Helse- og omsorgsdepartementet

• Kommunal- og distriktsdepartementet

• Samferdselsdepartementet

• Statsforvaltaren i Rogaland

• Statsforvaltarens fellestenester

• Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV)

• Arkivverket

• Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir)

• Datatilsynet

• Direktoratet for forvaltning og økonomistyring

• Diskrimineringsnemnda

• Helsedirektoratet

• Kripos

• Norsk kulturråd (no Kulturdirektoratet)

• Lotteri- og stiftelsestilsynet

• Miljødirektoratet

• Nasjonalt tryggingsorgan (NSM)

• Noregs vassdrags- og energidirektorat (NVE)

• Oljedirektoratet (no Sokkeldirektoratet)

• OsloMet (v/det arkivvitskaplege fagmiljøet)

• Politidirektoratet

• Riksantikvaren

• Sikt – Kunnskapssektorens tenesteleverandør (v/Arbeidsutvalet for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning)

• Skate (Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning)

• Skattedirektoratet

• Statens pensjonskasse

• Statens vegvesen

• Statsbygg

• Universitetet i Bergen

• Utlendingsdirektoratet

• Sivilombodet

• Aukra kommune

• Bergen kommune

• Bærum kommune

• Drammen kommune

• Molde kommune

• Oslo kommune

• Rauma kommune

• Sandnes kommune

• Stavanger kommune og Stavanger byarkiv

• Trondheim kommune

• Vennesla kommune

• Vestnes kommune

• Ålesund kommune

• Agder fylkeskommune

• Innlandet fylkeskommune

• Rogaland fylkeskommune

• Trøndelag fylkeskommune

• Vestfold og Telemark fylkeskommune

• Vestland fylkeskommune

• Viken fylkeskommune

• Helse Midt-Norge RHF

• Helse Nord IKT

• Helse Sør-Øst RHF

• Helse Vest RHF

• Norsk helsenett SF

• Norsk rikskringkasting AS

• Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (Arbark)

• Arkiv Troms

• Arkiv Øst

• Arkivnettverket Samarbeidet Nedre Romerike

• Arkivsenter sør

• Aust-Agder museum og arkiv IKS

• Interkommunalt arkiv Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

• Interkommunalt arkiv Finnmark IKS

• Interkommunalt arkiv Hordaland IKS

• Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal

• Interkommunalt arkiv Rogaland IKS

• Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS

• Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter SA

• Kommunearkivordninga i Vestland – KO

• Misjons- og diakoniarkivet VID

• Museene i Sør-Trøndelag

• Opplandsarkivet

• Stortingsarkivet

• Telemark museum

• Vestfoldmuseene

• Ås kommunes lokalhistoriske arkiv

• Amazon Web Services – AWS

• Arkivforbundet

• Den norske historiske forening (HIFO)

• Fagforbundet

• Forskerforbundet

• Forskerforbundet ved Arkivverket

• IKT Norge

• KS – Kommunesektorens organisasjon

• Kristne Friskolers Forbund

• Landslaget for lokalhistorie

• Lnett AS

• Memoar – norsk organisasjon for munnleg historie

• NKRF – kontroll og revisjon i kommunene

• Norges kulturvernforbund

• Norges museumsforbund

• Norsk Arkivråd

• Norsk Journalistlag

• Norsk Presseforbund og Pressens offentlighetsutvalg

• Norsk vann

• Samfunnsbedriftene

• Slekt og Data

• Troms historielag

• To privatpersonar

Følgjande instansar hadde ingen merknader, eller ønskte ikkje å uttale seg:

• Forsvarsdepartementet

• Justis- og beredskapsdepartementet

• Klima- og miljødepartementet

• Landbruks- og matdepartementet

• Brønnøysundregistra

• Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon

• Domstoladministrasjonen

• Statens kartverk

• Statistisk sentralbyrå

• ArkiVest