6 Verkeområdet for lova

6.1 Gjeldande rett

6.1.1 Verkeområdet til gjeldande arkivlov

Gjeldande arkivlov har føresegner om både offentlege og private arkiv. Reglane for desse arkiva er omtala i to ulike kapittel i lova. Kapittel II gjeld for alle offentlege organ, med unntak for Stortinget, Riksrevisjonen, Sivilombodet og andre organ for Stortinget. Kapittelet inneheld plikt for dei offentlege organa som lova gjeld for til å ha arkiv, og plikt til å danne, ordne, sikre, forvalte og bevare arkiva på bestemte måtar.

Stortinget har sitt eige arkiv. Reglar for Sivilombodet finst i sivilombudsloven og reglar for Riksrevisjonen finst i riksrevisjonsloven, sjå punkt 6.1.2. Unntaka for Stortinget og Stortingets organ er grunngitt i omsynet til maktfordelinga. Det er likevel ikkje gjort tilsvarande unntak for domstolane, som er fullt ut omfatta av lova.

Eit offentleg organ skal etter gjeldande arkivlov bli forstått som ein statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining, jf. § 2 bokstav g. Sjølvstendige rettssubjekt som er eigde av stat, fylkeskommune eller kommune er ikkje omfatta av gjeldande arkivlov. Sjølvstendige rettssubjekt utanom staten, kommunane og fylkeskommunane er heller ikkje omfatta.

Arkivforskrifta § 2 gjer særlege reglar om kven som etter forskrifta skal reknast som eit offentleg organ og som dermed har plikt til å halde arkiv. Statlege, fylkeskommunale og kommunale råd, utval, nemnder, komitear og liknande blir ikkje rekna som eigne offentlege organ, jf. arkivforskrifta § 2 første ledd. Offentlege utval som er oppretta ved lov eller kongeleg resolusjon, skal likevel ha eige arkiv med mindre anna er fastsett av det opprettande organet, vedkomande departement eller overordna organ, jf. arkivforskrifta § 2 andre ledd. For andre offentlege utval kan dei nemnde organa fastsetje at utvalet skal ha eige arkiv. Etter arkivforskrifta § 3 kan Riksarkivaren fastsetje føresegner som fråvik frå forskrifta for særskilte organ eller utval, eller for grupper av slike organ eller utval.

Kapittel III gir føresegner om private arkiv, men lova pålegg ikkje private verksemder noka plikt til å skape arkiv eller å gi dei frå seg til offentlege styresmakter slik som offentlege organ. Privatarkiv oppstår ofte på privat initiativ, og dei er underlagde privat eigedomsrett. Råderetten over arkiva kan likevel innskrenkast for arkiv som er registrerte som særskilt verneverdige etter arkivlova § 13 andre ledd, jf. § 18.

Bevaring av privatarkiv føreset frivillig medverknad frå den private. Lova legg i utgangspunktet ikkje plikter på private som skaper arkiv. Arkivlova fastset derimot nokre plikter for Riksarkivaren, mellom anna å halde oversyn over verneverdige privatarkiv og å føre register over privatarkiv som er tekne vare på i offentlege og private oppbevaringsinstitusjonar.

6.1.2 Andre rettssubjekt som lova gjeld for

Riksarkivaren har heimel i arkivlova § 19 til å fastsetje at sjølvstendige rettssubjekt som mottek faste offentlege driftstilskot som er viktige for verksemda, heilt eller delvis skal følgje føresegnene for offentlege arkiv fastsett i eller i medhald av arkivlova. Det same gjeld verksemder som har fullmakt til å gjere enkeltvedtak eller gi forskrift.

Arkivlova § 20 gir heimel til at Riksarkivaren kan fastsetje at ei verksemd som går frå å vere offentleg til å bli privat, framleis skal følgje reglane for offentlege organ. Etter den same føresegna kan Riksarkivaren òg fastsetje at ei verksemd som går frå å vere statleg til å bli kommunal, skal halde fram med å følgje reglane for statlege organ. Heimlane har ikkje vore mykje brukte i praksis. Eitt døme er vedtaket i samband med jernbanereforma, der Samferdsledepartementet i høyringsnotatet sjølv peika på at det nye føretaket burde få pålegg om å følgje arkivlova.

Arkivlova er òg gjort heilt eller delvis gjeldande for andre rettssubjekt gjennom føresegner i særlov. Døme på dette er helseføretaka (helseforetaksloven § 5), gravplasstyresmaktene (gravplassloven § 23) og Innovasjon Norge (lov om Innovasjon Norge § 6). Arkivlova kapittel II, med unntak av §§ 7 og 8, er gjort gjeldande for Sivilombodet (sivilombudsloven § 26 sjette ledd), trass i at kapittelet i utgangspunktet ikkje gjeld for Sivilombudet, jf. arkivlova § 5. Arkivlova kapittel II gjeld òg for Riksrevisjonen, jf. riksrevisjonsloven § 7-5.

6.1.3 Skilnader mellom verkeområda til arkivlova, offentleglova og forvaltningsloven

I motsetnad til arkivlova i dag, gjeld offentleglova òg for visse sjølvstendige rettssubjekt. Offentleglova gjeld dersom staten, fylkeskommunar eller kommunar direkte eller indirekte har eigardelar som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i verksemda. Det same gjeld dersom stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har rett til å velje meir enn halvparten av medlemmene med røysterett i det øvste organet i rettssubjektet. Arkivlova gjeld ikkje for slike sjølvstendige rettssubjekt. Storleiken på den offentlege eigardelen eller omfanget av høvet til å styre, har ikkje noko å seie.

Sjølvstendige rettssubjekt som gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, er omfatta av både forvaltningsloven og offentleglova når dei behandlar desse sakene. Arkivlova gjeld ikkje for sjølvstendige rettssubjekt i slike tilfelle. Då har det ikkje noko å seie om staten eig delar av verksemda eller kan velje medlemar med røysterett i det øvste organet.

6.1.4 Geografisk verkeområde

Gjeldande arkivlov § 3 om geografisk verkeområde seier at Kongen kan fastsetje at lova òg skal gjelde for Svalbard, Jan Mayen, dei norske bilanda i Antarktis og den norske delen av kontinentalsokkelen. Slik utviding av lova er gjort i kongeleg resolusjon av 9. mars 2021, som gjer arkivlova gjeldande for Svalbard, Jan Mayen og de norske bilanda i Antarktis. I Svalbardloven § 32 er det fastsett at arkivlova skal gjelde tilsvarande for Longyearbyen lokalstyre som for kommunane.

6.2 Framlegget frå Arkivlovutvalet og høyringa av det

Arkivlovutvalet gjekk inn for ei vesentleg utviding av verkeområdet. Alle rettssubjekt omfatta av offentleglova skulle òg følgje arkivlova. Det vil for det første seie alle rettssubjekt når dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift. For det andre ville det gjelde sjølvstendige rettssubjekt der det offentlege eig meir enn det halve eller kan velje fleire enn halvparten av røysteføre medlemmer i det øvste organet. I motsetnad til offentleglova, skulle det ikkje vere unntak for rettssubjekt som hovudsakleg driv næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private. Utvalet la opp til at Kongen kunne gjere unntak for slike verksemder i særskilte høve.

I tillegg skulle offentlege organ, til dømes ein kommune, som set ut lovpålagde oppgåver til rettssubjekt som ikkje er omfatta av arkivlova, ha plikt til å syte for arkiva som vart til frå desse oppgåvene som om dei hadde løyst oppgåvene sjølve. Dersom oppgåvene ikkje var lovpålagde, men rettssubjektet i hovudsak var offentleg finansiert, kunne Kongen gjere vedtak om arkivplikt. Utvalet meinte alle innbyggjarar burde ha lik rett til dokumentasjon, utan omsyn til kven som leverer tenestene.

Omlegginga som Arkivlovutvalet tilrådde, ville få økonomiske og administrative konsekvensar. Det ville krevje ressursinnsats hos rettssubjekta for å etterleve arkivlova og å overføre arkiva til langtidsbevaring. Nasjonalarkivet og fylkeskommunale og kommunale arkivinstitusjonar ville bli påførde meirkostnader ved nye og utvida rettleiingsoppgåver og ved mottak, bevaring og tilgjengeleggjering av meir omfattande mengder arkiv.

I høyringa av NOU-en til Arkivlovutvalet kom det samla støtte til framlegget om at alle som gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, skal ha arkivplikt. Elles hadde høyingsinstansane delte synspunkt. Mange frå arkivsektoren, det vil seie dei som jobbar med dokumentasjonsforvaltning og arkivbevaring, støtta utvalet og grunngivinga deira. Dei viste til at arkivtilfanget og samfunnsdokumentasjonen blir svekt når det offentlege organiserer verksemda si som sjølvstendige rettssubjekt. Dei meinte òg at det er ei utfordring for rettstryggleiken at borgarar som nyttar private tilbod, ikkje er sikra dokumentasjon.

På den andre sida peika fleire på at økonomiske og administrative konsekvensar var lite utgreidde. Grunngivinga for å utvide verkeområdet til å omfatte sjølvstendige rettssubjekt, var generell og lite spesifikk. Høyringsinstansane peika på at store endringar må grunngivast særskilt godt. Ei vurdering av nytteverdien av arkiv som samfunnsdokumentasjon åleine, er ikkje eigna som utgangspunkt for å fastsetje verkeområdet til arkivlova. Mange av rettssubjekta som eventuelt ville bli omfatta, er alt pålagde dokumentasjonsplikter i anna lovgiving.

6.3 Høyringsnotatet frå departementet

Departementet gjekk i hovudsak inn for å vidareføre det gjeldande verkeområdet. Arkivlova skal først og fremst vere ei lov for offentlege organ og deira arkiv. Departementet sitt framlegg omfatta ikkje sjølvstendige rettssubjekt, heller ikkje om dei er omfatta av offentleglova.

Departementet gjekk likevel inn for at arkivlova skal gjelde sjølvstendige rettssubjekt som gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift. Nogjeldande heimel for Riksarkivaren til å fastsetje arkivplikt i desse tilfella vart som ein konsekvens ikkje tilrådd vidareført.

Departementet følgde ikkje opp framlegget frå utvalet om at offentlege organ som set ut lovpålagde oppgåver til sjølvstendige rettssubjekt, skal ha plikt til å syte for at det blir skapt dokumentasjon. Departementet peika på at spørsmålet om arkivplikt for private rettssubjekt som løyser oppgåver på spesielle sektorområde, eventuelt med offentleg støtte, kan løysast betre i vedkomande sektorlovgjeving.

Departementet gjorde ikkje framlegg om å vidareføre nogjeldande heimel for Riksarkivaren til å fastsetje at rettssubjekt som får offentleg støtte som er viktig for verksemda, skal ha arkivplikt. Det same gjaldt heimelen til å fastsetje at arkiv som skiftar status frå offentleg til privat, eller frå statleg til kommunalt, skal halde fram med å følgje reglane som gjaldt for tidlegare status.

Departementet sa seg samd i at nokre sjølvstendige rettssubjekt etter omstenda bør ha plikt til å følgje arkivlova. Helseføretaka og Bane Nor kan være døme på dette. Departementet tilrådde at kven dette skal gjelde, bør eventuelt fastsetjast i særlovgjeving etter ei konkret vurdering. Generelle føresegner i arkivlova vil gi reglane eit for vidt nedslagsfelt. For å fange opp tilfelle der særlovgjevinga ikkje har slike føresegner, gjekk departementet inn for ein heimel i arkivlova til å fastsetje forskrift om heil eller delvis arkivplikt for sjølvstendige rettssubjekt som er omfatta av offentleglova § 2 første ledd første punktum bokstav c eller d. Dette er rettssubjekt der det offentlege eig meir enn det halve, eller der det offentlege kan velje fleire enn halvparten av røysteføre medlemer i det øvste organet. Heimelen omfatta ikkje rettssubjekt som driv næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private. Departementet viste til at offentlege eigarar som ønskjer arkivplikt for rettssubjekt dei eig, òg har høve til å påleggje dette sjølve, i kraft av eigarråderetten.

Departementet kommenterte elles generelt at Arkivlovutvalet ikkje hadde rekna på kor mange nye rettssubjekt som ville få arkivplikt ved å utvide lova slik dei gjekk inn for, men at det ville utgjere eit høgt tal. Dei økonomiske og administrative konsekvensane av framlegget var heller ikkje utgreidde.

Departementet meinte at rettssubjekt som løyser arkivdepotoppgåver på vegner av det offentlege, bør følgje arkivlova for denne delen av verksemda og tilrådde å lovfeste dette.

Departementet gjorde framlegg om ein heimel for departementet til å gi forskrift med nærare reglar om arkivplikta for offentlege utval oppretta ved lov eller kongeleg resolusjon, for rettssubjekt som har arkivplikt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, og for rettssubjekt som er omfatta av arkivlova med heimel i særlov eller etter forskrift med heimel i arkivlova.

Departementet tilrådde elles å vidareføre unntaket for Stortinget og Stortingets organ.

Departementet gjekk inn for å føre vidare det geografiske verkeområdet.

6.4 Synspunkt frå høyringsinstansane

6.4.1 Innleiing og oversyn

Framlegget om å utvide verkeområdet til alle som gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, fekk brei støtte frå dei høyringsinstansane som har uttala seg om verkeområdet. Mange var skuffa over at departementet ikkje følgde opp framlegget frå utvalet om arkivplikt for offentleg eigde rettssubjekt og når offentlege organ set ut lovpålagde oppgåver til private.

Færre hadde synspunkt på framlegget om at departementet kan gi forskrift om korleis arkivlova skal tilpassast for offentlege utval oppretta ved lov eller kongeleg resolusjon, for sjølstendige rettssubjekt som gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, eller for rettssubjekt som er omfatta av arkivlova i medhald av sektorlovgjeving. Det kom heller ikkje merknader til framlegget om geografisk verkeområde.

6.4.2 Sjølvstendig organ som gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift

Dei fleste høyringsinstansane gav generell støtte til framlegget om arkivplikt for sjølvstendige rettssubjekt når dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift. Ingen uttrykte motstand, men nokre hadde merknader og innspel til ordlyden.

Samfunnsbedriftene presiserte at dei forstår framlegget slik at det ikkje vil vere arkivplikt for andre typar saker desse verksemdene behandlar. Drammen kommune sakna ein nærare definisjon av rekkjevidda av kva aktivitetar som skal vere omfatta. Kristne Friskolers Forbund bad om ei forklaring på kva som i ei privat verksemd vil vere å rekne for forskrift. Dei viser til at friskular fastset inntaksreglar, ordensreglar og anna reglement.

6.4.3 Sjølvstendige rettssubjekt som er omfatta av offentleglova

Ein del av dei som støtta utvalet sitt framlegg om å utvide verkeområdet til å overlappe med offentleglova, tok opp att argumenta frå høyringa av NOU-en til Arkivlovutvalet. Dei var lite nøgde med det nye framlegget frå departementet. Jamvel om framlegget frå utvalet var for lite utgreidd, meinte dei at departementet burde ha større ambisjonar. Dette gjeld til dømes Aust-Agder museum og arkiv IKS, IKA Hordaland, Norsk Arkivråd, Rogaland fylkeskommune og Oslo kommune, Stavanger kommune og Stavanger byarkiv, Vestfoldmuseet, Arkiv Troms, Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, Forskerforbundet, Arkivforbundet med fleire.

Statsforvaltaren i Rogaland hadde forståing for at verkeområdet ikkje kan utvidast utan grundigare utgreiing av konsekvensane først, men vona at ei utgreiing blir gjort:

De aktuelle rettssubjekter er i dag i stor grad allerede underlagt ulike regler og rapporteringskrav for å sikre styring og kontroll, blant annet i kommuneloven kap. 23. Ved en avveiing av de ulike hensyn, så har Statsforvalteren i Rogaland forståelse for at utvidelsen i denne omgang ikke omfatter den nevnte gruppen. Departementet tilkjennegir at grundigere utredning av økonomiske og administrative konsekvenser i tilfelle først bør gjøres, men utelukker ikke en utvidelse på et senere tidspunkt. Statsforvalteren i Rogaland tar til orde for at en slik utredning bør gjøres.

Samfunnsbedriftene var kritisk til at departementet skal kunne fastsetje forskrift om arkivplikt for sjølvstendige rettssubjekt som er eigde av det offentlege. Dei meiner at det må vere tydelege krav om at den arkivfaglege verdien av arkiva må avvegast mot andre omsyn. Dei skriv:

Presiseringene synes å forutsette at det skal foreligge en konkret arkivfaglig vurdering før departementet kan ta forskriftshjemmelen i bruk og pålegge de nevnte rettssubjektene helt eller delvis arkivplikt. Samtidig etterlyser vi mer tydelige krav om at den arkivfaglige vurderingen må balanseres mot andre hensyn som nevnt over, og særlig at mye av den relevante og sentrale selskapsdokumentasjon allerede bevares av eierkommunene og etter annet regelverk.

Norsk Journalistlag meinte at departementet burde ha følgt opp framlegget frå utvalet. Lik aktivitet bør falle inn under dei same reglane, og måten det offentlege organiserer seg må ikkje få konsekvensar for dokumentasjonen. Arkivverket oppfordra til at forskriftsheimelen må bli teken i aktiv bruk. Også Arkiv Øst, IKA Kongsberg, med fleire peika på at ei forskrift må kome på plass snøgt.

Helse Vest og Helse Midt-Norge meinte det bør gå fram av arkivlova at helseføretaka skal reknast som offentlege organ. Helse Vest peika òg på at dei har avtale med sju private ideelle institusjonar som leverer helsetenester, og meinte det er naturleg at dei blir underlagde dei same føresegnene som helseføretaka.

Mellom dei som gav støtte til framlegget frå departementet er Bergen kommune, Kristne Friskolers Forbund og Norges vassdrags- og energidirektorat, Opplandsarkivet og Riksantikvaren. KS – Kommunesektorens organisasjon støtta òg framlegget og skreiv:

Hjemmelen til å gi forskrifter kan gi mulighet for spesialtilpasninger hvis behov. Det fremstår også som hensiktsmessig å ha en forskriftshjemmel som gir mulighet for å gjøre en nærmere vurdering av i hvilken utstrekning loven bør gjelde for virksomheter med dominerende offentlig eierandel/innflytelse. Disse virksomhetene er av ulik art, og det knytter seg klare utfordringer til å regulere dette området med generelle og sjablongmessige regler.

Lnett AS støtta framlegget, men etterlyste avklaringar om når forskriftsheimelen skal bli brukt. Dei meinte det er ønskjeleg at departementet òg vurderer nærare kva delar av lova som skal gjelde for ulike typar aktivitet.

Norsk rikskringkasting (NRK) var oppteken av at dei ikkje bør vere omfatta av arkivlova og uttala:

Vi argumenterte i høringsuttalelsen 2. desember 2019 til NOU 2019: 9 for hvorfor NRK ikke bør bli omfattet av arkivloven, verken helt eller delvis. NRK støtter derfor Kulturdepartementets forslag om at selvstendige rettssubjekter i utgangspunktet ikke skal omfattes av loven.

OsloMet (v/det arkivvitskaplege fagmiljøet) peika på at heimelen til å gi forskrift om at sjølvstendig rettssubjekt skal vere omfatta av lova, ikkje bør liggje hos departementet, men hos Kongen for å sikre samordning.

Arkivverket meinte at Riksarkivaren framleis bør ha heimel til å gjere vedtak om arkivplikt for visse sjølvstendige rettssubjekt, og bad «om at forskriftshjemmelen utvides til å omfatte §§ 19 og 20 i gjeldende lov i sin helhet».

6.4.4 Andre organ

Mange høyringsinstansar viste til framlegget frå Arkivlovutvalet om at arkivlova skulle gjelde når lovpålagde oppgåver vart sette ut til private rettssubjekt. Dei meinte arkivlova bør sikre alle som mottek tenester som det offentlege har plikt til å sørgje for, ein rett til dokumentasjon av dei tenestene som er mottekne.

Få høyringsinstansar kommenterte framlegget om at rettssubjekt som løyser oppgåver i samband med langtidsbevaring på vegner av det offentlege skal ha plikt til å følgje arkivlova. Arkivverket støtta framlegget. Samfunnsbedriftene noterte seg framlegget utan å kommentere det nærmare.

Departementet tilrådde å vidareføre gjeldande unntak for Stortinget og organ under Stortinget. Direktøren for Stortinget viste til framlegget frå utvalet om at Stortinget sjølv fastset reglar for dokumentasjon av Stortingets verksemd og om korleis dokumentasjonen skal takast vare på og gjerast tilgjengeleg for allmenta:

Stortingets direktør torer å føreslå at forslaget frå utvalet vert gjeldande lov, og fylgja av det er at Stortinget sjølv fastset reglar for dokumentasjon av Stortinget si verksemd og om korleis dokumentasjonen skal bevarast og vere tilgjengeleg for ålmenta.

Sivilombodet kom i to omgangar med merknader til framlegget om unntak for verksemda til Sivilombodet. Ombodet har utarbeidd framlegg til eigne føresegner i sivilombodslova § 26 som fastset kva delar av arkivlova som skal gjelde for ombodet. Dei ønskjer at føresegnene i framlegget til lov kapittel 2 om forvaltninga av dokumentasjon og arkiv, også skal gjelde for Sivilombodet. Når det gjeld teieplikt og innsyn, skal føresegnene i sivilombodslova framleis gjelde for arkiv som er avleverte til Nasjonalarkivet. Reglane om tilsyn skal heller ikkje gjelde for Sivilombodet. Dei bed om at departementet innarbeider innspelet i lovframlegget og i føresegnene om endringar i andre lover.

6.5 Vurderingar og framlegg frå departementet

6.5.1 Innleiing

Departementet følgjer i hovudtrekk opp framlegga i høyringsnotatet. Arkivlova skal framleis vere ei lov om arkiv i offentleg forvaltning. Ho skal gjelde for staten, fylkeskommunane og kommunane. Andre rettssubjekt vil vere omfatta i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift. Bevaringsinstitusjonar som løyser oppgåver i samband med langtidsbevaring på vegner at det offentlege, vil òg vere omfatta. Dette er ei utviding av verkeområdet samanlikna med i dag.

Departementet får med framlegget heimel i arkivlova til å fastsetje forskrift om at verksemder som er omfatta av offentleglova § 2 første punktum bokstav c eller d, skal følgje arkivlova heilt eller delvis, men ikkje om dei hovudsakleg driv næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private. Elles vil arkivplikt for andre organ framleis kunne følgje av anna lovgiving.

Departementet gjer framlegg om ei føresegn som skal leggje til rette for at dokumentasjon frå sjølvstendige rettssubjekt som løyser lovpålagde oppgåver på vegner av det offentlege, kan bli bevart. Tenesteleverandørane får ikkje arkivplikt, men organa som set ut lovpålagde oppgåver til slike verksemder, får plikt til å ta imot og ta vare på dokumentasjon frå tenesteleverandøren. Dette blir drøfta nærare i punkt 8.5.8 om forvaltninga av dokumentasjon og arkiv.

6.5.2 Staten, fylkeskommunane og kommunane

Departementet si vurdering er at arkivlova framleis skal vere ei lov som i hovudsak skal gjelde for verksemda til det offentlege. Som eit utgangspunkt, vidarefører lovframlegget derfor eit grunnleggjande skilje mellom organ som utøver offentleg mynde og organ som er private rettssubjekt.

Etter framlegget § 3 første ledd bokstav a vil lova gjelde for staten, fylkeskommunane og kommunane. Dette inneber at lova gjeld for organa som inngår som ein organisatorisk del av staten, ein fylkeskommune eller ein kommune som juridisk person. Dette vil til dømes gjelde departementa, statsforvaltarane, direktorat, statlege tilsyn, fylkesting, kommunestyre og kommunale etatar. Etter kommunelova § 9-1 andre ledd er kommunale og fylkeskommunale føretak òg ein del av kommunen eller fylkeskommunen. Klagenemnder og utval vil òg vere ein del av staten, fylkeskommunen eller kommunen.

Andre juridiske personar enn organa som er ein del av staten, kommunane og fylkeskommunane, er som utgangpunkt ikkje omfatta av lova. Når framstillinga her nyttar omgrepet sjølvstendig rettssubjekt, er det for å markere at det er tale om eit rettssubjekt som ikkje er del av det offentlege.

Det er vanleg at staten, fylkeskommunane og kommunane òg eig selskap og andre typar rettssubjekt. Det offentlege kan eige desse rettssubjekta hundre prosent eller stå som eigar saman med private. At det offentlege er inne på eigarsida inneber ikkje at vedkomande rettssubjekt er ein del av staten, fylkeskommunen eller kommunen som juridisk person. Eit aksjeselskap er ikkje å rekne som ein del av staten, fylkeskommunen eller kommunen jamvel om det offentlege eig alle aksjane.

Statsføretak er eigd av staten aleine. I interkommunale selskap kan berre fylkeskommunar, kommunar eller andre interkommunale selskap vere deltakarar. Likevel er dei eigne juridiske personar og ikkje ein del av staten, fylkeskommunen eller kommunen.

6.5.3 Sjølvstendige rettssubjekt som gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift

Departementet gjer framlegg om at sjølvstendige rettssubjekt skal ha arkivplikt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift. Framlegget fekk brei støtte i høyringa. Grunngivinga for å la arkivlova gjelde for desse organa er at utøving av offentleg mynde bør dokumenterast og dokumentasjonen bør takast vare på for ettertida, uansett kven som har kompetanse til å utøve myndet på vegner av det offentlege. Desse rettssubjekta er òg omfatta av verkeområda til forvaltningsloven, offentleglova og språklova når dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift. Departementet finn det formålstenleg at dei same rettssubjekta er omfatta av verkeområdet til arkivlova.

«Enkeltvedtak» og «forskrift» er etablerte forvaltningsjuridiske omgrep som er definerte i forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav a, b og c. Eit vedtak er ei avgjerd som blir gjort under utøving av offentleg mynde (bokstav a). Eit enkeltvedtak er eit vedtak som gjeld rettane eller pliktene til ein eller fleire bestemte personar (bokstav b). Ei forskrift er eit vedtak som gjeld rettane eller pliktene til ei ubestemt mengd eller ein ubestemt krins av personar (bokstav c). Departementet legg til grunn at det vil gå fram av lov eller forskrift om eit rettssubjekt er sett til å gjere enkeltvedtak eller utferde forskrift. Dersom det er tvil, kan forvaltningsloven vere ei rettesnor. Eit rettssubjekt som er forplikta til å følgje reglane i forvaltningsloven om enkeltvedtak eller forskrifter i ei sak, vil etter framlegget òg ha plikt til å følgje arkivlova.

Arkivlova vil etter framlegget berre gjelde for einskilde gjeremål hos sjølvstendige rettssubjekt, og berre for dokumentasjonen som blir til som ledd i den delen av verksemda som gjeld enkeltvedtak eller forskrift. Sidan arkivplikta vil gjelde eit avgrensa tilfang av dokumentasjon, vil det etter omstenda kunne vere behov for å gi unntak frå nokre av pliktene i lova. Departementet går derfor inn for ein heimel til å fastsetje nærare føresegner om unntak for desse organa i forskrift, sjå framlegget til § 9 bokstav b og nærare om dette i punkt 8.5.10.

6.5.4 Andre sjølvstendige rettssubjekt omfatta av verkeområdet til offentleglova

I høyringa hadde høyringsinstansane ulike synspunkt på om verkeområdet til arkivlova bør vere som no eller utvidast, slik at det samsvarar med verkeområdet til offentleglova.

Om verkeområdet skal samsvare med offentleglova, ville arkivlova òg gjelde for sjølvstendige rettssubjekt der det offentlege har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene eller har rett til å velje fleire enn halvparten av røysteføre medlemmer i det øvste organet, jf. offentleglova § 2 første ledd første punktum bokstav c og d. Dette gjeld likevel ikkje rettssubjekt som hovudsakleg driv næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private.

Ved ei slik utviding av verkeområdet vil svært mange nye rettssubjekt bli omfatta av arkivlova og som ein konsekvens mellom anna få plikt til å forvalte dokumentasjon som arkiv og plikt til å syte for langtidsbevaring av arkiva som skal takast vare på for ettertida. Dei økonomiske og administrative konsekvensane av ei slik utviding vart ikkje greidde ut av Arkivlovutvalet. Departementet har heller ikkje greidd ut dette, men meiner at det trygt kan leggjast til grunn at ei utviding ville få store økonomiske og administrative konsekvensar for både statleg, fylkeskommunal, kommunal og privat sektor. Heilt konkret, ville ei utviding få konsekvensar for særleg Nasjonalarkivet, som ville få ansvar for å ta vare på og gjere desse arkiva tilgjengelege.

Sjølvstendige rettssubjekt blir styrde gjennom privatrettsleg regelverk, sjølv om dei er heilt eller delvis eigde av det offentlege. Sjølv om det offentlege eig eit selskap eller eit anna rettssubjekt, er det framleis selskapet eller rettssubjektet som eig arkiva sine.

Det er eit sentralt prinsipp i den statlege eigarskapspolitikken at selskap verken skal ha urettkomne fordelar eller ulemper som følgje av den statlege eigarskapen. Eit viktig formål med arkivlova er å tryggje god forvaltning av dokumentasjonen til organa. Det er noko både offentlege og private verksemder kan ha interesse av. Likevel legg departementet til grunn at det vil kunne innebere ei ulempe for private sjølvstendige rettssubjekt å ha obligatorisk plikt til å følgje reglane i arkivlova som er særleg utforma for å passe i det offentlege.

Ei utviding av verkeområdet til arkivlova vil tryggje betre samfunnsdokumentasjon både i samtida og for ettertida. Eit ønskje om å tryggje samfunnsdokumentasjon må likevel vegast opp mot andre omsyn. Departementet viser til at offentleglova gjeld for desse sjølvstendige rettssubjekta, og allmenta har såleis krav på innsyn etter offentleglova hos dei. Innsynsretten ivaretek behovet for transparens og demokratisk kontroll med rettssubjekta i samtida.

Når det gjeld behova for ettertida, må det vurderast kva verdi arkiva til dei sjølvstendige rettssubjekta vil ha, sett i høve til konsekvensanse av å påleggje alle slike verksemder pliktene som følgjer av arkivlova. Departementet er i sterk tvil om behova for ettertida gjer at ein på generelt grunnlag kan forsvare ei omfattande arkivplikt for private rettssubjekt, sjølv om dei er heilt eller delvis eigde av det offentlege.

Breiare, samfunnsmessige omsyn kan likevel tilseie at visse sjølvstendige rettssubjekt bør ha arkivplikt på line med statlege, fylkeskommunale og kommunale organ. Dette vil særleg kunne gjelde sjølvstendige rettssubjekt som har ansvar for sentrale samfunnsmessige infrastrukturtenester eller velferdstenester. Bane Nor og helseføretaka er døme på dette. Bane Nor SF fekk arkivplikt då Riksarkivaren etter oppmoding frå Samferdsledepartementet brukte heimelen i gjeldande arkivlov § 20 til å fastsetje at arkivet til det nye statlege føretaket framleis skulle følgje reglane som gjaldt for den tidlegare statusen.

Arkivlova kan gjerast gjeldande for sjølvstendige rettssubjekt gjennom ei særlov, slik det til dømes er gjort for Innovasjon Norge, jf. lov om Innovasjon Norge § 6 femte ledd og helseføretaka, jf. helseforetaksloven § 5 fjerde ledd. I slike tilfelle vil det liggje til grunn ei konkret vurdering av at det er eit behov for å forvalte og ta vare på dokumentasjonen og arkiva til desse offentleg eigde rettssubjekta for ettertida. Departementet finn det formålstenleg at sektormyndigheitene som hovudregel gjer denne vurderinga.

Tufta på ei heilskapleg vurdering, har departementet kome fram til at det ikkje er formålstenleg å utvide arkivlova til å gjelde for sjølvstendige rettsubjekt som er heilt eller delvis eigde av det offentlege. Departementet tilrår, som i høyringa, at det skal kunne fastsetjast forskrift om at eit sjølvstendig rettssubjekt omfatta av offentleglova § 2 første ledd første punktum bokstav c og d skal vere omfatta av arkivlova. Formålet er å fange opp arkiva til enkeltståande rettssubjekt som har ein verdi for ettertida, ikkje heile sektorar eller organisasjonstypar. Om eit rettssubjekt gjennom heimelen får plikt til å følgje arkivlova, vil det vere av andre omsyn enn rettssubjektet sine eigne behov.

Ein slik heimel vil òg fange opp tilfelle som i dag er regulerte i arkivlova § 20 om verksemder som skifter status frå offentleg til privat, der Riksarkivaren kan fastsetje at verksemda framleis skal ha arkivplikt som før omdanninga.

Forskriftsheimelen omfattar ikkje verksemder som driv næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private. Desse er unnatekne på same måte som i offentleglova § 2 første ledd andre punktum.

Riksarkivaren kan i dag, med heimel i gjeldande arkivlov § 19, fastsetje at private rettssubjekt som får offentleg støtte som er viktig for verksemda, skal følgje reglane for offentlege arkiv heilt eller delvis. Departementet viser til at det er noko uklart kva som ligg i vilkåret om driftstilskot i gjeldande føresegn, og føresegna har vore lite brukt. Departementet meiner at det er mest naturleg at den sektorstyresmakta som har ansvaret for driftstilskotet òg vurderer om driftstilskotet skal følgjast av ei arkivplikt. Heimlane for Riksarkivaren i arkivlova § 19 blir derfor ikkje vidareførte.

6.5.5 Sjølvstendige rettssubjekt som løyser oppgåver på vegner av eit organ

Framlegget om at arkivlova skal gjelde for sjølvstendige rettssubjekt som løyser oppgåver i samband med langtidsbevaring på vegner av ein fylkeskommune eller kommune, fekk brei støtte i høyringa. Departementet følgjer opp dette framlegget, sjå § 14 andre ledd tredje punktum. Sjå nærare om dette i punkt 11.5.3 om avlevering til langtidsbevaring av arkiv i fylkeskommunane og kommunane.

Føresegna vil først og fremst gjelde for dei interkommunale arkiva, der fylkeskommunar og kommunar samarbeider om oppgåver i samband med langtidsbevaring av arkiva. Departementet vurderer at slike samarbeid kan gi både økonomiske og kompetansemessige fordelar. Likevel ser departementet det slik at det ikkje er heldig om dei som står for langtidsbevaring og tilgjengeleggjering av arkiv på vegner av fylkeskommunar og kommunar, ikkje sjølve må følgje arkivlova i det arbeidet dei utfører for eigarane sine. Framlegget inneber at rettssubjekta må følgje føresegnene i arkivlova om arkivplikt og andre plikter når dei gjer desse oppgåvene. Arkivlova vil berre gjelde for den delen av verksemda som gjeld oppgåver knytte til forvaltninga av arkiv til langtidsbevaring, om ikkje lova gjeld av andre årsaker. Nasjonalarkivet fører tilsyn med desse rettssubjekta som om fylkeskommunane og kommunane løyste oppgåvene sjølve.

Departementet gjer ikkje framlegg om at private rettssubjekt som løyser lovpålagde oppgåver på vegner av den som har plikt til å gjere oppgåva, skal omfattast av verkeområdet til arkivlova. Døme på slike oppgåver er tilbod om barnehageplassar, helsetenester og oppgåver innanfor barnevernsektoren. Departementet tilrår likevel at organa som har inngått avtale om at andre skal løyse slike oppgåver på deira vegner, skal ha plikt til å ta imot den dokumentasjonen som gjeld oppgåveløysinga og forvalte denne dokumentasjonen som arkiv, så langt det er mogeleg. Sjå nærare om dette i punkt 8.5.9.

6.5.6 Offentlege utval og organ som endrar tilknyting

Offentlege utval som er oppnemnde ved kongeleg resolusjon eller ved lov skal etter arkivforskrifta § 2 andre ledd ha eigne arkiv, med mindre noko anna er bestemt av det opprettande organet, vedkomande departement eller overordna organ. Departementet tilrår å føre vidare høvet til å fastsetje forskrift med særlege reglar for slike organ. Sjå nærare om dette i punkt 8.5.10.

Ordninga med at Riksarkivaren kan fastsetje at offentlege organ som skifter status frå statleg til kommunalt, eller frå offentleg til privat, skal halde fram med å følgje reglane som gjaldt for tidlegare status, blir ikkje vidareførte. Private rettssubjekt er på generelt grunnlag ikkje underlagde arkivlova. Det er derfor ikkje rimeleg å påleggje eit rettssubjekt som er gjenstand for ei privatisering, å skulle halde fram med å følgje arkivreglar som ikkje gjeld for andre private rettssubjekt. Vidare har arkivlova fleire og meir utfyllande reguleringar for statlege enn for kommunale organ. Slik departementet ser det, er det ikkje grunnlag for å påleggje kommunane andre pliktar enn dei alt har, sjølv om dei får ansvar for oppgåver som tidlegare har vore statlege. Etter framlegget til § 6 bokstav j kan departementet fastsetje forskrift om overføring av arkiv mellom organ i samband med oppgåveoverføring eller endringar i den administrative inndelinga. Dersom det er ønskjeleg at staten framleis skal ha kontroll på arkivet etter oppgåveoverføringa, kan det fastsetjast at arkivet ikkje skal overførast til kommunen i samband med oppgåveoverføringa, men halde fram med å vere på statlege hender. Sjå nærare omtale i punkt 8.5.7.

6.5.7 Domstolane, Stortinget og Stortingets organ

Domstolane vil etter framlegget framleis vere omfatta av arkivlova. Dei vil ha arkivplikt og vere underlagde tilsyn frå Nasjonalarkivet, som vil kunne påpeike feil. Departementet vurderer at ut frå omsynet til maktfordelinga, bør Nasjonalarkivet likevel ikkje kunne gi domstolane pålegg etter tilsyn. Det framgår av framlegget til § 22 at det myndet Nasjonalarkivet har til å gi pålegg om retting eller rekonstruksjon, eller å påleggje tvangsmulkt, ikkje gjeld overfor domstolane eller forliksråda. Det kom ikkje merknader til dette i høyringa.

I høyringsnotatet gjekk departementet inn for at arkivlova framleis skulle gjere unntak for Stortinget og Stortingets organ. Departementet vurderer at det vil stride mot tilhøvet mellom maktene dersom Nasjonalarkivet, som er eit organ underlagt den utøvande styresmakta, får mynde overfor den lovgivande makta og organa tilknytte denne.

I høyringa gav Direktøren for Stortinget uttrykk for eit ønskje om at lova fekk ei føresegn om at Stortinget sjølv fastset reglar for dokumentasjon av verksemda si og korleis eigen dokumentasjon skal takast vare på og gjerast tilgjengeleg for allmenta.

Verksemda til Stortinget genererer store mengder dokumentasjon som bør takast vare på for ettertida. Departementet meiner likevel at det ikkje er formålstenleg å ta inn ei føresegn i arkivlova om at Stortinget sjølv skal fastsetje eigne reglar for dokumentasjon og bevaring. Ei slik føresegn kan framstå som ei plikt til å fastsetje slike reglar. Argumenta over om at det vil stride mot tilhøvet mellom maktene å påleggje Stortinget plikter, gjer seg derfor gjeldande òg i denne samanhengen. Ubunde av føresegnene i arkivlova, vil Stortinget stå fritt til å fastsetje slike reglar. Departementet legg til grunn at Stortinget tek vare på dokumentasjonen sin på ein forsvarleg måte.

Departementet følgjer opp innspela frå Sivilombodet om kva delar av arkivlova som skal gjelde for ombodet. Dette blir følgt opp i framlegget til § 25 om endringar i andre lover.

Riksrevisjonsloven, som tredde i kraft 1. januar 2025, slår fast i § 7-5 første ledd at kapittel II i gjeldande arkivlov gjeld for Riksrevisjonens verksemd. Ei naturleg vidareføring av dette er følgd opp i framlegget til § 25 om endringar i andre lover.

Sjølv om arkivlova ikkje legg plikter på Stortinget eller organa til Stortinget om korleis dokumentasjonen skal takast vare på og eventuelt gjerast tilgjengeleg for allmenta, kan Stortinget likevel avtale eit samarbeid med Nasjonalarkivet om dette, dersom det er ynskjeleg.

6.5.8 Geografisk verkeområde

Departementet tilrår at det geografiske verkeområdet skal vere som i dag, men det blir teke inn i sjølve lova at ho gjeld for Svalbard og Jan Mayen òg. I dag går dette fram av ein kongeleg resolusjon. Departementet gjer vidare framlegg om at Kongen kan fastsetje at lova òg skal gjelde for dei norske bilanda i Antarktis, jf. òg bilandsloven § 2 første ledd andre punktum. Det følgjer elles av Svalbardloven § 32 at lova gjeld tilsvarande for Longyearbyen lokalstyre som for kommunane. Det kom ikkje merknader til framlegget om geografisk verkeområde i høyringa.