11 Avlevering til langtidsbevaring

11.1 Gjeldande rett

11.1.1 Innleiing

Reglane i arkivlova og arkivforskrifta sikrar at arkiv blir tekne vare på for ettertida i dedikerte bevaringsinstitusjonar. Etter arkivforskrifta § 18 første ledd skal offentlege organ avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Både staten, kommunar og fylkeskommunar har plikt til å avlevere arkiv, men det er skilnad på reglane for dei ulike organa.

Staten er sett saman av fleire organ som kvar for seg skaper arkiv og avleverer dei til Arkivverket, som er felles arkivdepot (bevaringsinstitusjon) for staten, jf. arkivlova § 10 første ledd. Kvar kommune og fylkeskommune er pålagd å opprette eigne ordningar for arkivdepot. Fordi statlege organ avleverer til eit anna organ, har avleveringa rettsverknader som den interne avleveringa til kommunane og fylkeskommunane ikkje har.

Ettersom Arkivverket er arkivdepot for mange ulike organ, er det behov for felles reglar og rutinar. Det er derfor fastsett einskilde reglar som berre gjeld for statlege organ. Korleis kommunane og fylkeskommunane skal avlevere arkiv til sine eigne arkivdepot, er opp til kvar einskild fylkeskommune og kommune.

Omgrepet «langtidsbevaring» er ikkje nytta i gjeldande arkivlov eller arkivforskrift. Det førekjem i riksarkivarens forskrift, og då òg saman med omgrepet «langtidslagring». Det tykkjest ikkje å vere ei medviten tilnærming i korleis omgrepa er nytta med omsyn til om dei er retta mot fysiske eller digitale arkiv, då dei blir brukte om kvarandre.

11.1.2 Avlevering av statlege arkiv

11.1.2.1 Avlevering til Arkivverket

Arkivlova § 10 første ledd fastset at statlege arkiv skal avleverast til Arkivverket. Staten er eitt rettssubjekt. Staten eig alle statlege arkiv, ubunde av kva statlege organ som har skapt dei. Kvart einskild organ har likevel råderett over og ansvar for dei arkiva det skaper. Når eit statleg organ avleverer arkivet til Arkivverket, blir denne råderetten overført til Riksarkivaren, jf. arkivlova § 10 fjerde ledd. Etter avleveringa har Riksarkivaren ansvar for vidare bevaring, vedlikehald og tilgjengeleggjering av arkivet. Etter arkivlova § 10 andre ledd kan Riksarkivaren samtykke til at statlege arkiv blir avleverte til institusjonar utanfor Arkivverket. Med heimel i den same føresegna, kan Riksarkivaren òg samtykke til at organet skal halde fram med å oppbevare arkivet sitt sjølv. Organet som avleverer arkiva skal sjølv dekkje kostnadene i samband med avleveringa, jf. arkivlova § 10 femte ledd.

I arkivforskrifta er det nærare reglar om avleveringstidspunkt, avleveringsplanar og om krav til ordning av materialet som skal avleverast. Organet skal sjå til at arkivmateriale som ikkje skal takast vare på, er kassert før arkivet blir avlevert til Arkivverket, jf. arkivforskrifta § 20 andre ledd. Dersom dette ikkje er gjort, kan Arkivverket nekte å ta imot arkivet eller krevje refusjon for meirarbeidet, jf. arkivforskrifta § 20 fjerde ledd og arkivlova § 11. Arkivverket kan òg krevje refusjon dersom dei utfører arkivtenester for eit anna organ, og dette skjer for administrative formål for organet, jf. arkivforskrifta § 22. Nærare føresegner om avleveringa står i riksarkivarens forskrift.

Riksarkivaren kan gi forskrift om, eller fastsetje i særskilde tilfelle, at arkivkopiar skal deponerast på eit tidlegare tidspunkt, jf. arkivforskrifta § 18 første ledd tredje punktum. Ved slik deponering held avgivar fram med å ha råderetten over og det fulle ansvaret for materialet. Organet skal betene og halde ved like materialet inntil avleveringa seinare har skjedd. Arkivverket skal bevare den deponerte kopien utilgjengeleg for bruk og berre utføre teknisk vedlikehald. Siktemålet er å etablere tryggleik for at arkivet ikkje skal gå tapt i perioden fram til avleveringstidspunktet.

11.1.2.2 Når avleveringa skal skje

Arkivforskrifta § 18 fastset at Riksarkivaren skal gi forskrift om når avlevering skal skje. Den tidlegare arkivforskrifta hadde ei føresegn som fastsette at arkivmateriale som ikkje var i bruk for administrative formål, skulle avleverast når det var «om lag 25–30 år gammalt». Føresegna vart ikkje vidareført i arkivforskrifta då ho vart revidert i 2016. I staden fekk Riksarkivaren heimel i arkivforskrifta § 18 til å gi forskrift om når avleveringa skal skje. Riksarkivaren har ført vidare regelen om at arkiv på fysiske lagringsmedium, typisk papirarkiv, skal avleverast til arkivdepot når dei er om lag 25–30 år gamle, jf. riksarkivarens forskrift § 6-2. Regelen gjeld både statlege og kommunale arkiv. Riksarkivaren kan etter riksarkivarens forskrift § 6-2 gjere unntak frå fristen for statlege arkiv som skal avleverast til Arkivverket. Kommunane og fylkeskommunane kan etter arkivforskrifta § 18 andre ledd fastsetje lengre avleveringsfristar for seg sjølve.

Riksarkivaren har fastsett eigne føresegner om avlevering av digitale arkiv i staten, jf. riksarkivarens forskrift kapittel 5. Her er det ikkje fastsett ein avleveringsfrist, men avleveringa skjer etter avtale med avleverande organ.

11.1.2.3 Råderetten over arkiva som er avleverte

For papirbaserte arkiv er det både praktisk og naturleg at råderetten følgjer det fysiske lagringsmediet. Etter at råderetten er overført til Riksarkivaren ved avleveringa, er det Arkivverket sitt ansvar å sikre arkiva og leggje til rette for bruk. Når det er gått 25–30 år, er bruken venteleg knytt til andre formål enn dei primære behova som det avleverande organet sjølv har hatt. Det vil normalt ikkje vere knytt dagsaktuelle politiske interesser til arkiva, og det vil heller ikkje vere behov for spesialisert sektorkompetanse for å kunne forvalte og bruke innhaldet. Oppgåva til Arkivverket vil gå ut på å leggje til rette for etterbruk i form av forsking og andre typar arkivundersøkingar, i tillegg til innsyn i eldre arkiv for enkeltpersonar.

Statlege organ vil framleis ha rett til tilgang til fysisk og elektronisk arkivmateriale som er avlevert hos Arkivverket, dersom dei har behov for det til si eiga sakshandsaming. I samsvar med arkivforskrifta § 23 skal organa få slik tilgang anten i arkivdepotet, ved utlevering av kopiar eller i form av tilbakelån av arkivmaterialet. Er materialet elektronisk, skal organa etter gjeldande forskrift alltid få tilgang i form av ein kopi.

I særskilte tilfelle blir det i samband med oppretting av kommisjonar med tidsavgrensa mandat fastsett at arkiva skal avleverast til Arkivverket så snart arbeidet er ferdig. Dette var til dømes tilfellet med Koronakommisjonen. I dette tilfellet overtok Arkivverket råderetten straks og forvaltar arkivet på line med andre eldre, avleverte arkiv, sjå Koronakommisjonsloven § 6.

11.1.3 Langtidsbevaring av kommunale og fylkeskommunale arkiv

Kommunar og fylkeskommunar skal ha eigne ordningar for arkivdepot, jf. arkivforskrifta § 18 andre ledd tredje punktum. Dei har altså sjølve ansvar for langtidsbevaring og tilgjengeleggjering av arkiva sine. Det er vanleg at kommunar og fylkeskommunar løyser oppgåver knytte til langtidsbevaring gjennom interkommunale samarbeidsordninger. Desse kan vere organiserte som interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper (IKS-loven) og er eigne sjølvstendige rettssubjekt.

Bevarings- og kassasjonsføresegnene inneber for kommunane og fylkeskommunane ei plikt til å bevare og ein rett til å kassere. Kommunar og fylkeskommunar kan òg treffe vedtak om lengre avleveringsfristar av administrative omsyn eller kortare fristar av bevaringsomsyn, jf. arkivforskrifta § 18 andre ledd første punktum. For kommunane og fylkeskommunane er det altså ein fleksibilitet knytt til avleveringa.

Sjølv om kommunane eig og rår over arkiva sine, kan Riksarkivaren avgjere at kommunale arkiv skal avleverast til Arkivverket eller annan institusjon, «dersom dette er naudsynt for å tryggja arkivet eller når særlege omsyn tilseier det», jf. arkivlova § 10 tredje ledd. Ifølgje Ot.prp. nr. 77 (1991–92) Om lov om arkiv er heimelen tenkt brukt

svært sjeldan, og […] berre vera aktuelt dersom det er naudsynt å få tilgang til vedkomande materiale for å utføra viktige forskingsmessige eller kulturelle oppgåver av nasjonal interesse, og vedkomande kommune ikkje kan gjera materialet tilgjengeleg, eller yta dei brukartenestene som vil vera naudsynte[…].

Dersom ein kommune ikkje følgjer opp ansvaret sitt, er det altså mogleg for staten å gripe inn, men terskelen skal vere høg.

For det tilfellet at eit offentleg arkiv har opphav i både statleg og kommunal sektor, kan Riksarkivaren fastsetje kvar arkivet skal avleverast, jf. arkivforskrifta § 18 fjerde ledd. Det er med andre ord ingen bestemt regel for kvar arkiv med denne typen blanda opphav skal avleverast.

Riksarkivaren har ikkje fastsett nasjonale, bindande reglar om avlevering av elektronisk arkivmateriale i kommunar og fylkeskommunar. Ordningar, system og behov varierer, og handlingsrom for lokal tilpassing er her viktig.

11.2 Framlegget frå Arkivlovutvalet og høyringa av det

Utvalet vidareførte ikkje omgrepet «avlevering» i lovutkastet, men erstatta det med «overføring» sidan omgrepet passar ved både deponering og avlevering. Slik utvalet såg det, gav dessutan overføring dei rette assosiasjonane når ein hadde digitalt arkivmateriale som utgangspunkt. Utvalet nytta omgrepet «langtidsbevaring» for bevaring utover ti år.

Utvalet gjorde framlegg om å ha eit eige kapittel om langtidsbevaring og tilgjengeleggjering. Kapittelet sette krav til verksemder før overføring til langtidsbevaring, og plikter for dei som fekk ansvar for å langtidsbevare arkiva.

Framlegget frå utvalet hadde sparsame reguleringar av tilhøve knytte til avlevering og overføring av arkiv frå verksemder til bevaringsinstitusjonen. Statlege arkiv skulle etter framlegget bli overførte på digitale medium til Nasjonalarkivet, som overtok råderetten ved overføringa. Utvalet tilrådde vidare at Nasjonalarkivet skulle ha plikt til å tilby digitale bevaringsløysingar for kommunale arkiv til sjølvkost fordi dette krev fagkompetanse og infrastruktur.

Fleire høyringsinstansar etterlyste klarare føresegner om avlevering i sjølve lova. Arkivverket skreiv:

Avlevering er en kjerneprosess i forholdet mellom arkivskaper og arkivinstitusjon. Det er uheldig om det oppstår tvil om hvordan ansvar, oppgaver og kostnader skal fordeles. Behovet for klare regler forsterkes dersom flere virksomheter skal omfattes av loven. Området bør derfor reguleres mer eksplisitt i selve lovteksten. Relevante bestemmelser bør samles, gjerne i et eget kapittel. Detaljnivået på reguleringen i loven bør likevel ikke være for høyt, men fastsette overordnede prinsipper med en forskriftshjemmel som åpner for smidige tilpasninger i takt med teknologisk utvikling og forutsetninger.

Nokre høyringsinstansar etterlyste regulering av avleveringsprosessen også for kommunane. Dette gjaldt til dømes Bergen kommune, som meinte det var eit problem at kommunane ikkje er pålagde fleire felles og bindande reglar om avleveringa, på same måten som staten. Dei skreiv at:

[…] en rotårsak til utfordringene med bevaring av digitale arkiver, er at kommunene ikke etterlever det lovpålagte avleveringsansvaret. Bergen kommune mener det er stor risiko for forverring av denne situasjonen dersom en ny arkivlov ikke er tydelig på dette ansvaret.

Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) oppfatta utvalet slik at dei la til grunn at langtidsbevaringa berre skjer i bevaringsinstitusjonar, og peika på at dei sjølve

[…] ikke [er] en arkivinstitusjon etter definisjonen i § 5d. Vi har likevel mye dokumentasjon som NAV må ta vare på i lang tid, gjerne hundre år, før avlevering eller sletting. Vi mener at det må komme tydeligere fram at krav som må oppfylles ved langtidsbevaring også gjelder når dette skjer utenfor arkivinstitusjoner.

11.3 Høyringsnotatet frå departementet

11.3.1 Generelt om avleveringa

Departementet meinte at det arkivfaglege omgrepet «avlevering» bør førast vidare. Avlevering gir eit skilje mellom overføring som skjer for ulike formål, til dømes deponering og avlevering. Ved å bruke «overføring» om alt, slik Arkivlovutvalet la opp til, ville denne nyansen bli borte. Ved å føre vidare avlevering blir det dessutan tydeleg når arkiva blir overførte for bevaring i eit langtidsperspektiv og når ansvaret for ivaretakinga av dei oppgåvene som er lagde til bevaringsinstitusjonen startar.

Departementet såg ikkje behov for vesentlege endringar i dei overordna prinsippa samanlikna med i dag når det gjaldt avlevering av arkiv. I høyringsnotatet vart det tilrådd å føre vidare hovudtrekka i gjeldande ordning, der statlege organ framleis som hovudregel skal avlevere arkiva sine til Nasjonalarkivet og råderetten skal gå over til Nasjonalarkivet. Kostnadene ved avleveringa skal dekkjast av det avleverande organet. Kommunane og fylkeskommunane organiserer langtidsbevaringa si sjølve.

Departementet tilrådde å fastsetje overordna prinsipp for avleveringa i lova, og å ta inn ein forskriftsheimel som opnar for praktiske løysingar i takt med den teknologiske utviklinga.

Departementet såg behov for noko meir fleksible løysingar knytte til tidspunktet for avlevering og overføring av råderetten over statlege arkiv enn kva gjeldande regelverk legg opp til. Regelen i dag om at råderetten går over til Riksarkivaren ved avleveringa, tek utgangspunkt i arkiv som noko fysisk. For papirarkiv har det vore både naturleg og praktisk at råderetten har følgt det fysiske arkivet ved avleveringa ved om lag 25–30 års alder. For digitale arkiv vil det ofte vere ønskjeleg å overføre arkiva, men ikkje råderetten, på eit langt tidlegare tidspunkt av omsyn til langtidsbevaringa. Departementet gjekk i høyringa ut frå at det i avtaler om deponering og avlevering framleis vil vere naturleg å leggje til grunn ein hovudregel om at råderetten blir overført frå vedkomande organ til Nasjonalarkivet etter om lag 25–30 år, men med høve til å kunne tilpasse etter dei konkrete tilhøva. Med ei forskrift om slike avtaler, vil ein kunne sikre forsvarlege løysingar. Departementet la ikkje opp til føresegner om avleveringstidspunkt i sjølve lova. I og med at det er ønskjeleg med fleksibilitet, la departementet til grunn at dette er tilhøve som eignar seg best til nærare regulering i forskrift.

Departementet tilrådde ein heimel til å gi forskrift om deponering og avlevering av arkiv, mellom anna om tidspunkt for avlevering, overgangen av råderetten, krav til avtaler og kor langt avtalefridomen skal strekkje seg.

Gjeldande arkivlov gjer to unntak frå avleveringsplikta for statlege arkiv. Riksarkivaren kan for det første gi samtykke til at statlege arkiv blir avleverte til institusjonar utanfor Arkivverket. For det andre kan Riksarkivaren samtykke til at statlege arkiv framleis skal oppbevarast hos organet sjølv. Departementet gjekk inn for å føre vidare høvet til både desse unntaka.

11.3.2 Langtidsbevaring i kommunane og fylkeskommunane

Departementet vidareførte i høyringsnotatet hovudprinsippa i gjeldande regelverk for kommunesektoren. Framlegget innebar at kommunale og fylkeskommunale arkiv skal vere bevaringspliktige i den utstrekning det ikkje er gitt løyve til kassasjon. Kommunane og fylkeskommunane skal ha eigne bevaringsinstitusjonar der kommunale og fylkeskommunale organ skal avlevere arkiva sine. Tidspunkt for avleveringa skulle etter framlegget bli fastsett i forskrift. Departementet vidareførte òg regelen om at kommunane og fylkeskommunane skal ha ansvar for og råderett over eigne arkiv.

Departementet la ikkje opp til føresegner som opnar for delegering av vedtaksmynde i innsynssaker til andre rettssubjekt, dersom kommunar og fylkeskommunar har tenesteutsett oppgåver til andre i samband med langtidsbevaring etter arkivlova. Det var, slik departementet såg det, naturleg at den einskilde kommunen og fylkeskommunen tek stilling til innsyn i eigne arkiv, jamvel om dei blir bevarte i interkommunale bevaringsinstitusjonar. Departementet la til grunn at kommunar og fylkeskommunar ved val av samarbeidsmodell, òg tek omsyn til kva handlingsrom for delegering av vedtakskompetanse dei ulike modellane opnar for. Det skulle vere opp til samarbeidspartane å finne tenlege, praktiske måtar å leggje til rette for å handtere innsynssaker i kommunen.

Arkivlovutvalet ville lovfeste ei plikt for Nasjonalarkivet til å tilby kommunar og fylkeskommunar ei løysing for langtidsbevaring av digitale arkiv til sjølvkost. Departementet viste til at det er sett i gang ei rekkje prosjekt hos Arkivverket for å utvikle tenester for langtidsbevaring, som kan kome kommunesektoren til gode òg. Departementet meinte det framleis bør vere opp til kommunane og fylkeskommunane å fastsetje rutinar for korleis avleveringa skal skje, alt etter kva som er praktisk og tenleg på kvar einskild stad. Dette vil kunne variere mellom kommunane og mellom ordningane. Det vart ikkje sett på som verken påkravd eller ønskjeleg med nasjonale, bindande reglar.

Departementet la òg opp til å føre vidare heimelen til å kunne krevje avlevering av kommunale arkiv til Nasjonalarkivet.

11.3.3 Krav om å avlevere arkiva digitalt

Arkivlovutvalet tilrådde å lovfeste ei plikt for statlege organ til å avlevere arkiv til Nasjonalarkivet digitalt. Regelen skulle ikkje gjelde for arkiv frå 1950 eller tidlegare, som det er føresett at blir bevarte på sitt opphavlege lagringsmedium. Framlegget ville innebere ei plikt til å digitalisere arkiva før avleveringa. Framlegget hausta blanda mottaking i høyringa av NOU-en til Arkivlovutvalet. Det vart peika på at framlegget vil påføre verksemdene ekstra kostnader, som eventuelt må dekkjast opp.

Departementet følgde ikkje opp framlegget frå Arkivlovutvalet om å lovfeste ei plikt for statlege organ til å avlevere arkiva digitalt til Nasjonalarkivet, men tilrådde ein forskriftsheimel som opna for å stille krav til avleveringsformat for statlege arkiv.

Departementet peika likevel på at det ikkje vart vurdert som aktuelt å byggje nye magasin for å skaffe lagringsplass til uteståande papirarkiv. Målet er å digitalisere arkiva framfor å bevare dei på papir. Store delar av dei papirarkiva som finst ute i statsforvaltninga, er skapt i 1980-åra og seinare. Papiret er ofte av dårleg kvalitet og eignar seg ikkje til langtidsbevaring. Digitalisering kan i så måte vere eit sikringstiltak. Samstundes legg digitalisering til rette for bruk av arkiva på ein langt betre måte. Bevaring på papir er ikkje å rekne som ei varig løysing for desse arkiva. Departementet såg det derfor ikkje som tenleg å føre vidare plikta til å avlevere desse til Nasjonalarkivet på originalmediet.

11.4 Synspunkt frå høyringsinstansane

11.4.1 Generelt om avleveringa

I hovudtrekk slutta høyringsinstansane seg til framlegga om avlevering.

Når det gjeld bruk av omgrep for avleveringa, meinte Arkivforbundet at omgrepet overføring som Arkivlovutvalet tilrådde, er meir dekkjande enn avlevering og deponering, som er nytta i høyringsnotatet i samband med denne føresegna. Arkivsenter sør, IKA Rogaland, Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter og Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) uttala seg i same leia. Arkivverket derimot, meinte at avlevering og deponering «er godt innarbeidet og beskriver et viktig juridisk skille på hvem som har råderetten til de arkiv som bevares av Arkivverket». Statens pensjonskasse og Vestfold og Telemark fylkeskommune uttala seg i same leia.

Om tidspunktet for avleveringa og høvet til å gjere avtaler om dette, uttala Arkivverket at dei «ikke knytter avleveringen til et tidspunkt, men til om dokumentasjonen er i administrativ bruk eller ikke». Derfor meinte denne høyringsinstansen at det var tenleg med høve til «å i større grad inngå avtaler om en mer fleksibel arbeidsdeling mellom avleverende organ og Arkivverket» og støtta framlegget til heimel for dette.

OsloMet (v/det arkivvitskaplege fagmiljøet) peika på at hovudregelen om avlevering til depot har eit viktig unntak i høvet Nasjonalarkivet har til å samtykke til at statlege arkiv blir avleverte til andre bevaringsinstitusjonar eller blir verande hos det arkivskapande organet. Dei stilte spørsmål ved om det er tenleg at denne forma for langtidsbevaring går fram av eit unntak frå lova og viste til at:

[m]ange av dei arkiva og informasjonsinfrastrukturane som er bygde opp i forvaltninga har ei svært lang horisont. Bevaring som sikrar den arkivale kvaliteten utan at arkivet avleverast må ein rekne med at i aukande grad vil bli ein normalsituasjon […].

Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) stilte spørsmål om opninga for å gjere avtale om tidspunktet for avlevering og overføring av råderett, kan medføre felles handsamingsansvar mellom arkivskapar og arkivdepot etter personvernregelverket. Same høyringsinstans bad om at dette blir gjort greie for i arbeidet med forskrifta.

OsloMet (v/det arkivvitskaplege fagmiljøet) meinte vidare at deponering av arkivversjonar for teknisk sikring ikkje er ein god idé, og tilrådde at det blir teke ut av lova:

Deponering for teknisk sikring kan binde arkivskaparar til å måtte halde liv i gamle system urimeleg lenge for sine eigne vedvarande behov, sjølv om det faktisk eksisterer ein arkivversjon av den same dokumentasjonen i eit arkivdepot. Ein arkivinstitusjon som aksepterer ein arkivversjon, bør ha ei plikt til å gjere dette tilgjengeleg med ein gong, i det minste for dei som avleverar, heilt uavhengig av kven som har råderetten. Deponering for teknisk sikring er i praksis lite anna enn ei sovepute for at løysningar for tilgjenge til digitalt skapt dokumentasjon ikkje har vore tilstrekkeleg prioritert. Ei ny arkivlov bør ikkje gje høve til å oppretthalde den situasjonen.

Arkivverket ønskte at det skulle vere heimel til å gi forskrift om «hvilke opplysninger (metadata) som skal følge arkivet ved avlevering», slik at det framgår tydeleg at Nasjonalarkivet har høve til å stille krav om dette.

11.4.2 Langtidsbevaring i kommunane og fylkeskommunane

Det var generell tilslutning frå høyringsinstansane til framlegget om å lovfeste at kommunar og fylkeskommunar skal ha eigne ordningar for arkivdepot. Særleg var det mange kommunale arkivinstitusjonar som uttala seg støttande til dette framlegget.

Aust-Agder museum og arkiv IKS viste til at interkommunale depotordningar ofte er skipa som interkommunale selskap, og støtta at arkivlova skal gjelde for den delen av sjølvstendige rettssubjekt som løyser depotoppgåver for kommunar og fylkeskommunar.

Arkiv Troms stilte spørsmål ved om det er naudsynt at Nasjonalarkivet får høve til å avgjere at kommunale eller fylkeskommunale arkiv skal avleverast til Nasjonalarkivet eller ein annan bevaringsinstitusjon. Dei peika på at den gjeldande regelen sjeldan eller aldri har vore brukt.

Arkiv Troms meinte Nasjonalarkivet bør konsultere kommunen eller fylkeskommunen før det blir teke avgjerd om kvar arkiv som har opphav i både statleg og kommunal sektor, skal avleverast. KS – Kommunesektorens organisasjon uttala seg i same leia. Arkivverket støtta framlegget om ein slik heimel.

11.4.3 Krav om å avlevere arkiva digitalt

Arkivverket støtta at Nasjonalarkivet berre skal ha plikt til å ta imot mediekonverterte papirarkiv frå statlege organ. Dei peika på at brukarane av arkiva til Nasjonalarkivet har ei klar forventning om digital og brukervenleg tilgang til kjeldene. Arkivverket skreiv vidare:

Gjennom plikt til digital avlevering vil man på denne måten demokratisere tilgangen til våre kilder uavhengig av fysisk plassering og lesesalens åpningstider. Ved å mediekonvertere, vil særlig hybridarkiver (analogt og digitalt) få økt kvalitet og brukervennlighet. Arkivverket ser at plikt til mediekonvertering vil kunne medføre kortvarige økonomiske omdisponeringer for enkelte. Sett i et større perspektiv vil dette ikke kunne være avgjørende, og er forhold som kan løses. Mediekonvertering er på sikt samfunnsøkonomisk lønnsomt og vil gi en bedre og effektiv bruk av dataene for samfunnet. Nærmere regulering skal uansett skje i forskrift hvor overgangsløsninger skal ivaretas.

Også Statsforvaltaren i Rogaland meinte at det vil vere samfunns- og bedriftsøkonomisk lønsamt i det lange løp at analogt arkivmateriale blir gjort om til digitale data. Politidirektoratet var samde i at det vil vere samfunnsøkonomisk lønsamt å langtidsbevare arkiv digitalt, men peika på at mediekonvertering av etterslep av avslutta papirarkiv vil kunne ha store økonomiske konsekvensar. Også helseføretaka Helse Midt-Norge, Helse Sør-Øst RHF og Helse Vest RHF meinte at framlegget om digital avlevering ville få store økonomiske konsekvensar. Oljedirektoratet og Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) uttala seg i same leia. Fleire av desse høyringsinstansane trekte fram at eit eventuelt krav om digitalisering før avlevering ville måtte følgjast av finansiering.

Frå kommunal sektor meinte fleire at forskrifta òg burde kunne stille krav til avleveringsformatet til kommunale og fylkeskommunale arkiv, mellom anna Arkiv Troms Arkiv Øst, IKA Kongsberg, Vestfold og Telemark fylkeskommune og Stavanger kommune. På den andre sida, var Aukra kommune, Molde kommune, Rauma kommune, Trondheim kommune, Vestnes kommune og Ålesund kommune uroa over at krav om digital avlevering i staten og mediekonvertering vil skape forventningar om det same i kommunal sektor med tilhøyrande kostnader.

11.5 Vurderingar og framlegg frå departementet

11.5.1 Overordna vurderingar om avlevering til langtidsbevaring

Departementet har merka seg at det var støtte i høyringa til hovudtrekka i framlegga i høyringsnotatet og tilrår i framlegget til § 14 å vidareføre dei overordna prinsippa og rollefordelinga ein har i dag. Omgrepa avlevering og deponering blir vidareførte. Desse blir definerte i framlegget til § 2.

Departementet tilrår i framlegget til § 14 å nytte omgrepet langtidsbevaring. Langtidsbevaring inneber å ta vare på eit arkiv som ikkje lenger er i aktiv bruk. For å kunne ta vare på arkivet på ein forsvarleg måte, er det naudsynt å forvalte dokumentasjonen over tid, i tråd med krava som følgjer av arkivplikta i framlegget til § 5 første ledd andre punktum. Dette inneber at opphavet til informasjonen alltid skal vere kjent, at det går fram i kva samanheng informasjonen er skapt og inngår i, at informasjonen ikkje skal kunne bli endra, og at informasjonen skal vere tilgjengeleg på ein måte som ikkje avgrensar framtidig nytte.

Langtidsbevaring vil gjelde for både analoge og digitale arkiv. Det å forvalte arkivet i tråd med krava som følgjer av arkivplikta over tid, vil seie at krava må kunne oppfyllast ubundne av skifte av teknologi i eit langtidsperspektiv.

Avleveringa markerer eit skilje i handteringa av arkivet, frå det å dekkje behova til organa sjølve, til i staden å skulle ta i vare behova for ettertida. Når eit arkiv blir avlevert, vil det som hovudregel ikkje lenger vere i aktiv bruk. Dette har ingen samanheng med når dokumentasjonen vart skapt eller alderen til dokumentasjonen. Arkivet har gått ut av aktiv bruk når organet sjølv ikkje lenger treng dokumentasjonen i eit system, når eit system blir skifta ut og dokumentasjonen ikkje blir flytta over til det nye, eller når organet legg ned drifta. Viss dokumentasjonen blir liggjande i eit system som ikkje blir halde vedlike, er risikoen stor for at dokumentasjonen kan gå tapt eller bli forringa og miste si bevisverdi for ettertida. For å sikre at dokumentasjonen som skal bli teken vare på, faktisk blir det, må han liggje føre i ei form som kan bli langtidsbevart. Dokumentasjonen må eksporterast ut av systemet gjennom eit såkalla uttrekk. På den måten vil ein ikkje vere avhengig av ei spesiell programvare, maskinvare eller eit særskilt operativsystem for å kunne nytte dokumentasjonen òg i ettertida.

Siktemålet med langtidsbevaringa er å sikre innhaldet i arkivet for all ettertid, og for dei formåla nemnde i framlegget til § 1 andre ledd. Hovudregelen vil vere at ein bevaringsinstitusjon tek i vare langtidsbevaringa etter at arkivet er avlevert dit.

Departementet gjer framlegg om at nærare reglar om tidspunktet for avleveringa og kva opplysningar som skal følgje med arkivet ved avleveringa, blir fastsette i forskrift med heimel i § 15 bokstav a eller b. Desse krava vil i hovudsak gjelde for dei som skal avlevere arkiva sine til Nasjonalarkivet, sidan fylkeskommunar og kommunar skal ha eigne ordningar for langtidsbevaring, sjå omtale i punkt 11.5.3. Fylkeskommunar og kommunar står likevel fritt til å følgje dei same krava for deira bevaringsinstitusjonar.

Departementet sende på høyring ei føresegn som vidareførte høvet til å gjere avtaler om deponering av arkivversjonar hos bevaringsinstitusjonen for teknisk sikring før avlevering, og før arkivet er gått ut av administrativ bruk. Bakgrunnen for dette kan vere at arkivet treng spesialisert teknisk sikring og vedlikehald. Arkivforskrifta opnar i dag for at organet kan deponere eit statleg arkiv før sjølve avleveringa for å kunne ta i vare reine sikringsbehov. Ved deponeringa blir ein kopi av arkivet overført til Arkivverket. Arkivverket utfører berre teknisk vedlikehald og held elles den deponerte kopien utilgjengeleg for bruk. All bruk av arkivet skjer hos organet som har råderetten. Først når deponeringa seinare går over til avlevering, overtek Arkivverket råderetten.

Departementet vidarefører ein regel om at eit organ skal kunne inngå avtale om deponering av arkiva sine for teknisk sikring hos bevaringsinstitusjonen før avleveringa. Organa kan ønskje å inngå slike avtaler som ein del av plikta dei har til å ta vare på arkiva sine mens arkiva er i bruk. Ei avtale kan berre bli inngått dersom bevaringsinstitusjonen har kapasitet og samtykker til å ta imot arkivet. Organet vil kunne krevje eit deponert arkiv attende om tilhøva endrar seg og deponeringa ikkje lenger er naudsynt eller ønskjeleg.

11.5.2 Nasjonalarkivet som bevaringsinstitusjon

11.5.2.1 Overordna om avleveringa til Nasjonalarkivet

Hovudregelen i dag om at statlege organ skal avlevere arkiva sine til Nasjonalarkivet, blir vidareført i framlegget § 14 første ledd. Dette følgjer òg av framlegget til § 4 som seier at Nasjonalarkivet er den nasjonale arkivstyresmakta og bevaringsinstitusjon for statlege arkiv.

Departementet tilrår òg å vidareføre at råderetten over arkiva går over til Nasjonalarkivet ved avleveringa, om ikkje anna er avtalt, sjå framlegget til § 14 femte ledd andre punktum. Ved avleveringa er arkiva normalt ikkje lenger i administrativ bruk og bruken av dokumentasjonen i arkiva er venteleg knytt til andre formål. Oppgåva til Nasjonalarkivet vil vere å sikre arkiva og å leggje til rette for bruken av dei. Etterbruk i form av forsking og andre typar undersøkingar av arkiva og innsyn i eldre arkiv for enkeltpersonar, er døme på bruk som Nasjonalarkivet vil ha fagpersonale for å ta i vare.

Den teknologiske utviklinga og digitaliseringa av offentleg sektor legg til rette for meir effektiv dokumentasjonsforvaltning, medrekna forvaltning av eldre arkiv. Departementet gjer derfor framlegg om noko meir fleksible løysingar knytte til tidspunktet for avlevering og overføring av råderetten over arkiv som skal takast vare på, særleg med tanke på digitale arkiv. Departementet går inn for å opne for tilpassa løysingar gjennom avtaler mellom det einskilde organet og Nasjonalarkivet. Målet er å leggje til rette for å utnytte det handlingsrommet digitaliseringa opner for. Sjå nærare om dette i punkt 11.5.2.3.

Arkiva som skal avleverast skal vere rydda og ordna, slik at dokumentasjon som ikkje skal takast vare på etter framlegget til § 12, og som kan kasserast etter framlegget til § 13, ikkje følgjer med ved avleveringa. Departementet tilrår å slå uttrykkjeleg fast i framlegget til § 14 femte ledd første punktum at berre den dokumentasjonen som skal takast vare på for ettertida, skal følgje med når eit arkiv blir avlevert til Arkivverket.

Departementet tilrår òg ein heimel til å fastsetje nærare reglar i forskrift om korleis avleveringa til Nasjonalarkivet skal skje, jf. framlegget til § 15 bokstav c. Her kan det mellom anna vere aktuelt å gi føresegner om klargjering av arkiv før avlevering, gjennomføring av digital overføring, og stad for fysisk avlevering.

Departementet tilrår å vidareføre gjeldande regel om at det er det avleverande organet som skal dekkje kostnadene for avleveringa, jf. framlegget til § 14 femte ledd tredje punktum. Som ein hovudregel skal ikkje Nasjonalarkivet ha kostnader knytte til oppgåver som ligg til organa i forkant av at råderetten blir overført til Nasjonalarkivet. Departementet tilrår ein heimel til å gi forskrift som vidarefører gjeldande reglar om at Nasjonalarkivet skal kunne krevje dekning for ekstra kostnader dei har i samanheng med mottak og forvaltning av avleverte arkiv, jf. framlegget til § 15 bokstav g.

Å krevje dekning for ekstra kostnader kan til dømes gjere seg gjeldande når eit arkiv som blir avlevert ikkje er rydda i tråd med reglane i lova, og når dokumentasjon som ikkje skal takast vare på, likevel følgjer med i avleveringa. Eit anna døme er der Nasjonalarkivet tek imot eit arkiv før det har gått ut av verkeleg bruk. Dersom det viser seg at organet framleis har bruk for arkivet, og Nasjonalarkivet blir påført kostnader for å løyse det som er organet sine eigne administrative behov og oppgåver, kan det krevjast refusjon. Slik refusjon kan òg vere aktuelt når det blir fastsett at arkiva til offentlege utval eller kommisjonar skal avleverast direkte til Nasjonalarkivet så snart arbeidet deira er ferdig, i staden for at arkiva blir forvalta av organet som har oppretta utvalet eller kommisjonen, slik hovudregelen tilseier.

11.5.2.2 Samtykke til langtidsbevaring andre stader

Det er ei målsetjing å leggje til rette for auka deling, atterbruk og vidarebruk av data i offentleg forvaltning, og mellom offentleg og privat sektor. Det blir utvikla samanhengande tenester på tvers av sektorar og forvaltningsnivå som mellom anna krev tilgang på historiske data over lang tid fordi tenestene skal dekkje heile livsløp for individ og eigedom. I mange av desse tilfella vil det langtidsbevarte arkivet framleis bli nytta til sitt primære formål. Det kan hende at det framover vil bli eit auka behov for langtidsbevaring hos organa sjølve, eller at fellesløysingar for langtidsbevaring kan bli nytta av andre enn berre bevaringsinstitusjonar, slik det er i dag.

Det er gjort framlegg om føresegner i lova som tek omsyn til ei mogleg langtidsbevaring hos andre enn Nasjonalarkivet. Etter framlegget til § 6 bokstav g kan departementet gi forskrift om vedlikehald av digitale arkiv. I framlegget til § 14 sjette ledd går det fram at Nasjonalarkivet kan gi samtykke til at arkiva som etter lova skal avleverast til Nasjonalarkivet, likevel blir verande hos organet sjølv eller blir avleverte til ein annan bevaringsinstitusjon. Nasjonalarkivet skal i slike tilfelle setje krav til langtidsbevaringa, det vil seie kvalitative krav til korleis bevaringa skal handterast. Nasjonalarkivet kan òg trekkje attende samtykket når som helst, dersom dei tykkjer at organet eller bevaringsinstitusjonen ikkje tek arkiva godt nok i vare.

11.5.2.3 Avtaler om langtidsbevaringa mellom Nasjonalarkivet og eit organ

Arkivverket har gjennom dei siste åra inngått avtaler med statlege organ om ei anna arbeids- og ansvarsdeling enn den tradisjonelle for deponering og avlevering av digitale arkiv. Bakgrunnen er røynsler med at deponeringsordninga ikkje har fungert optimalt.

Formålet med deponering er å sikre arkivet i tida fram til avleveringa. Organet har framleis råderetten, og bevaringsinstitusjonen skal ikkje gjere anna enn å gi den deponerte kopien teknisk sikring. I praksis har Arkivverket sett at det kan oppstå uvisse om det er det statlege organet sin versjon av arkivet (datasettet) eller den versjonen som er overført som deponi til Arkivverket, som er den autoritative versjonen. Dersom det er gjort endringar i arkiva (datasetta) hos organet etter deponeringa, må det takast eit nytt uttrekk, noko som medfører ekstrakostnader. Dette kan ein unngå ved at digitale arkiv blir avleverte på eit tidlegare tidspunkt, i staden for å bli deponerte. På den andre sida, vil avlevering med overføring av råderett på eit såpass tidleg tidspunkt òg ha ulemper. Mellom anna kan det føre til ei stor arbeidsbør knytt til bruk av arkiva og med krav om innsyn i ein overgangsfase, ettersom arkiva er langt nyare og dermed framleis i administrativ bruk.

I eit forsøk på å balansere ulike omsyn, har Arkivverket inngått avtaler om mellomløysingar med nokre statlege organ, til dømes Utlendingsdirektoratet (UDI), der organet framleis har arkivet hos seg og kan bruke det, handtere innsyn osv. Samstundes har Arkivverket gode føresetnader for å leggje til rette innsyn for forskarar, og ei avtale kan leggje ansvaret for dette til Arkivverket. Det er semje om at den deponerte versjonen er den autoritative. Samstundes er det avtalt overføring av delar av råderetten, som retten til å gi forskarinnsyn.

I praksis hender det at arkiv som eitt organ er ferdig med å bruke, framleis er i bruk av eit anna organ. Eit døme på dette er skattelistene. Når tiårsgrensa for rett til innsyn er passert, vil skattelistene, for Skatteetaten sin del, vere del av eit eldre arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål. Skattelistene blir derfor jamleg avleverte til Arkivverket. Arbeids- og velferdsetaten (NAV) derimot, har ofte behov for å gjere oppslag i skattelistene langt attende i tid for å vurdere pensjonsrettar. Ein kan såleis seie at arkivet framleis er i administrativ bruk, men hos eit anna organ.

I tillegg oppstår nye problemstillingar når ein tek i bruk det handlingsrommet som digital dokumentasjonsforvaltning skaper. Avgrensingane som ligg i at fysiske arkiv (til dømes papirarkiv) berre lèt seg handtere frå éin stad om gongen, er ikkje til stades på same måten i ei digital tid. Regelen om at alle sider ved råderetten følgjer arkivet, verkar ikkje alltid som det mest naturlege og praktiske når tilhøva ligg til rette for at fleire kan ha tilgang til arkivet på same tid.

Det er eit mål i forvaltninga at opplysningar, om mogleg, berre skal innhentast éin gong. I tråd med dette, bør det leggjast til rette for løysingar som gir andre delar av forvaltninga tilgang til opplysningar innsamla av eit organ. Det kan tale for at arkiva blir avleverte så snart som mogleg for også å kunne gi andre organ tilgang.

Bevaringsinstitusjonane har ansvar for å gjere arkiv tilgjengelege på andre måtar og for andre grupper enn kva organa sjølv har. Det å utsetje avleveringa, vil innebere ei tilsvarande utsetjing av ansvaret bevaringsinstitusjonen har til å gjere arkivet tilgjengeleg.

Å framskunde avleveringa vil på den andre sida kunne innebere at råderetten går for snøgt over til ein bevaringsinstitusjon som kanskje manglar spesialisert sektorkompetanse og føresetnader for å vurdere dagsaktuelle, politiske omsyn som er påkravde i forvaltninga av arkivet. Det kan tilseie at det ikkje bør vere fritt opp til organa og Nasjonalarkivet å avtale dette tidspunktet. Felles reglar om avleveringsfristar og tidspunkt for råderettsovergang har nokre fordelar. Mellom anna skaper det føreseielege vilkår og legg til rette for likebehandling både av forvaltningsorgana sjølve og av enkeltpersonar, forskarar og andre som ønskjer tilgang til arkiva. Dette er særleg viktig dersom det gjeld ulike reglar for innsyn og teieplikt knytte til kven som har råderetten.

Dei gjeldande avtalene Arkivverket har med ulike organ, har vist at det er mogleg å finne gode løysingar som tek i seg både behova knytte til vidare administrativ bruk hos organet og behova knytte til tilgjengeleggjering og tilgang til arkiva for andre.

For å kunne opne opp for praktiske løysingar knytte til avlevering, langtidsbevaring og bruk av arkiva i takt med den teknologiske utviklinga, tilrår departementet ein heimel til å gi forskrift om kva høve Nasjonalarkivet har til å inngå avtaler med eit organ om forvaltning av og råderett over deponerte og avleverte arkiv, jf. framlegget til § 15 bokstav e.

11.5.2.4 Avlevering av arkiva til andre organ som er omfatta av lova

Framlegget til ny arkivlov inneber at fleire organ enn i dag blir, og kan bli, omfatta av føresegnene i lova. Etter § 3 første ledd bokstav b skal lova gjelde for andre rettssubjekt enn staten, fylkeskommunen eller kommunen i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift. Vidare opnar framlegget til § 3 tredje ledd for at andre sjølvstendige rettssubjekt òg kan bli omfatta av verkeområdet til lova gjennom forskrift.

Desse organa er ikkje omfatta av arkivlova i dag og det finst derfor ingen reglar for kvar dei skal avlevere arkiva sine. I tillegg er arkivlova i nokre tilfelle gjort gjeldande for sjølvstendige rettssubjekt gjennom regulering i særlov. Det er ikkje alltid at særlovene gjer det klart kvar arkiva til organa som er omfatta av særlova, skal avleverast.

Organa som gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, og eventuelle organ som i framtida kan bli omfatta av lova gjennom forskrift, utgjer ikkje ei homogen gruppe. Departementet vurderer at det ikkje vil vere formålsteneleg å fastsetje i lova kvar desse arkiva bør takast vare på, men at kva for ein bevaringsinstitusjon som skal ha ansvaret for arkiva til dei einskilde organa som er omfatta av lova, bør vurderast konkret. Departementet gjer derfor framlegg om at Nasjonalarkivet skal fastsetje kvar arkiva til desse organa skal avleverast, sjå framlegg til § 14 fjerde ledd bokstav b og c.

11.5.3 Langtidsbevaring i fylkeskommunane og kommunane

Departementet tilrår å vidareføre gjeldande rett når det gjeld fylkeskommunane og kommunane. Slik departementet ser det, bør det framleis vere opp til fylkeskommunane og kommunane å fastsetje rutinar for korleis overføringa til langtidsbevaring skal skje, ut frå kva som er praktisk og tenleg på kvar einskild stad. Dette vil kunne variere mellom kommunane, og departementet vurderer at det verken er påkravd eller ønskjeleg med bindande, nasjonale reglar. Det var i høyringa generell tilslutnad til at lovframlegget slår fast at fylkeskommunar og kommunar sjølve skal syte for å ha ordningar for langtidsbevaring av arkiva sine.

Retten til forvaltning av eigne arkiv er ein del av det kommunale sjølvstyret. Råderetten til arkiva blir verande hos fylkeskommunen eller kommunen jamvel etter at ein bevaringsinstitusjon tek over ansvaret for forvaltninga av arkiva. Omgrepet «avlevering», slik det no er definert i framlegget § 2 bokstav b, passar derfor ikkje heilt når det gjeld fylkeskommunane og kommunane, i og med at det ikkje skjer ei overføring av råderetten til bevaringsinstitusjonen. Departementet tilrår derfor å bruke omgrepet overføring når det gjeld avleveringa av arkiva til fylkeskommunane og kommunane. Sjå § 14 andre ledd.

I høyringa vart det peika på at interkommunale bevaringsinstitusjonar organiserte som interkommunale selskap i utgangspunktet ikkje vil vere omfatta av verkeområdet til arkivlova. Departementet meiner likevel at fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar bør følgje arkivlova uansett organisasjonsform. Departementet legg opp til ei særskilt regulering av dette i framlegget § 14 andre ledd tredje punktum.

Departementet har merka seg at det i høyringa vart stilt spørsmål om behovet for å vidareføre regelen om at Nasjonalarkivet kan fastsetje at fylkeskommunale eller kommunale arkiv skal overførast til Nasjonalarkivet eller ein annan bevaringsinstitusjon. Regelen kan nyttast om det må til for å sikre arkivet, eller dersom det er andre særlege grunnar til det. I høyringa vart det òg peika på at regelen sjeldan er brukt. Departementet meiner at det framleis kan vere tenleg å ha ei slik føresegn i bakhand i enkelttilfelle der eit arkiv ikkje blir teke godt nok i vare på kommunalt nivå. Om det kjem på tale å fastsetje at eit fylkeskommunalt eller kommunalt arkiv skal overførast til ein annan bevaringsinstitusjon enn han som fylkeskommunen eller kommunen sjølv har utpeika, bør Nasjonalarkivet ha dialog med fylkeskommunen eller kommunen før ei slik avgjerd blir teken. Sjå framlegget § 14 tredje ledd.

11.5.4 Krav om å avlevere digitalt

Arkivverket har gjennomført ulike kartleggingar av statlege papirarkiv sidan 2018 for å kunne estimere kva som framleis finst av papirarkiv i den statlege forvaltninga. Overslaget per 2023 er 159 000 hyllemeter statlege arkiv. I tillegg vil Arkivverket måtte ta imot minimum 16 000 hyllemeter privatarkiv dei neste 15–20 åra. Samla utgjer dette 175 000 hyllemeter. Ledig kapasitet i dei noverande magasina i Arkivverket er på om lag 82 000 hyllemeter. Arkivverket vil dermed mangle magasinplass til 93 000 hyllemeter papirarkiv. Det er lagt til grunn at tala kan ha ein feilmargin på 10–15 prosent. Departementet ser det ikkje som aktuelt å byggje nye magasin for å skaffe lagringsplass til uteståande papirarkiv. Målet er å digitalisere arkiv framfor å bevare dei på papir. Digitalisering legg dessutan til rette for bruk av arkiva på ein langt betre måte.

Departementet vil vise til at store delar av dei papirarkiva som finst i statsforvaltninga, er skapte i 1980-åra og seinare. Dette papiret er ofte av dårleg kvalitet og eignar seg dermed ikkje til langtidsbevaring. Digitalisering kan i så måte òg vere eit sikringstiltak. Når lagringsmediet viser seg ikkje å vere godt nok, er det ein kostnad som må leggjast på dei organa som råder over arkiva, ikkje bevaringsinstitusjonen.

Departementet gjer på dette grunnlaget framlegg om ein heimel til å gi forskrift som kan stille krav til avleveringsformatet for arkiva til statlege organ, jf. framlegget til § 15 bokstav d. Heimelen kan nyttast til å stille krav om digitalisering av papirarkiv før avlevering.

Departementet har notert seg at fleire høyringsinstansar uroa seg over kostnadene knytte til ei plikt til å digitalisere arkiv før avlevering. Frå kommunalt hald vart det hevda at ei plikt for statlege organ til å digitalisere før avlevering, kunne skape press i same retninga og dermed gi auka kostnader for kommunane.

Departementet legg til grunn at etter kvart som ein vinn erfaring med å digitalisere, kan kostnadene gå ned. Avleveringsplanar og avleveringsavtaler mellom organet og bevaringsinstitusjonen gir informasjon om og oversikt over format, ordningsprinsipp og tilstand til arkiva og praktiske høve knytte til avleveringa, som til dømes tidspunkt og avleveringsmåte. Desse dokumenta vil vere nyttige reiskapar for å kunne leggje gode planar for digitalisering før avlevering. Det vil vere ein fordel for statlege organ å kome i gang så tidleg som mogleg med slikt planarbeid, slik at dei ikkje må ha lokale over lang tid for å ta vare på papirarkiv som Nasjonalarkivet ikkje har plass til. Departementet legg til grunn at digitalisering av papirarkiv i staten vil vere samfunnsøkonomisk lønsamt og at kostnadene skal berast av organa på vanleg måte. Kostnadene ved dokumentasjonsveksten i statleg sektor kan ikkje berast av Nasjonalarkivet.

Når det gjeld kommunane, gjer framlegget ingen heimel til å fastsetje reglar om digitalisering av arkiva til fylkeskommunane og kommunane. Dei er sjølve ansvarlege for å ha ordningar for arkiva sine og må vurdere korleis arkiva best kan takast vare på.

Departementet må kome attende til spørsmålet om kravet skal stillast til alle statlege organ med det same, eller fasast inn over tid. Departementet legg til grunn at ei eventuell plikt for statlege organ til å digitalisere før avlevering, ikkje vil gjelde for arkiv frå 1950 eller tidlegare. Det er alt i dag lagt til grunn at desse arkiva skal bevarast på sitt opphavlege medium.