1 Hovudinnhaldet i proposisjonen

Kultur- og likestillingsdepartementet fremjar i denne proposisjonen framlegg til lov om dokumentasjon og arkiv (arkivlova). Ho kjem i staden for lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivlova).

Gjeldande rett blir for det meste vidareført i den nye lova, men lovføresegnene er utforma for å høve betre til moderne arbeidsmåtar i den offentlege forvaltninga. Terminologien er endra for å spegle at forvaltninga no arbeider digitalt. Det hevdvunne omgrepet «arkiv» blir ført vidare, men med eit litt anna innhald. Dokumentomgrepet blir avløyst av dokumentasjon.

Etter framlegget er formålet med lova at ho skal medverke til at forvaltninga er forsvarleg og etterretteleg. Ein viktig føresetnad for dette er at organa som er omfatta av lova forvaltar dokumentasjonen som blir til som ledd i verksemda deira i tråd med regelverket, retningsliner og beste praksis. Dokumentasjonen skal vere tilgjengeleg for allmenta og gi grunnlag for å kunne føre kontroll med forvaltninga, styrkje rettstryggleiken og fremje ein open og opplyst offentleg samtale. Seinare skal arkiva kunne tene som kulturarv, kjelder til historisk kunnskap og grunnlag for forsking. Lova skal òg leggje til rette for at arkiv frå privatpersonar, organisasjonar og verksemder i privat sektor blir tekne vare på.

Kva slags dokumentasjon ulike organ skal skape, blir styrt av tilhøve utanfor arkivlova. Etter framlegget skal arkivlova vere avgrensa til å fastsetje kva organa som er omfatta av lova skal gjere med dokumentasjonen som blir til som ledd i verksemda deira.

Lova vil framleis vere på eit overordna nivå. Ho vil fastsetje prinsipp, rammer og føringar for dokumentasjonsforvaltninga og arkivarbeidet i organa, for plikta til å avlevere avslutta arkiv til langtidsbevaring i ein bevaringsinstitusjon, og ansvaret for bevaringsinstitusjonane til å gjere arkiva tilgjengelege for bruk. Meir funksjonelle og detaljerte reglar vil framleis følgje av forskrift. På den måten blir det enklare å oppdatere regelverket når det er naudsynt å gjere endringar.

Gjeldande arkivlov gjeld i hovudsak berre for offentlege organ. Verkeområdet til den nye lova er utvida, og vil derfor gjelde fleire enn organ for stat, fylkeskommune og kommune. Den nye lova vil òg omfatte andre rettssubjekt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift. Departementet kan òg fastsetje i forskrift at sjølvstendige rettssubjekt som er omfatta av offentleglova § 2 første ledd bokstav c eller d, skal vere omfatta av arkivlova. Det vil seie verksemder der det offentlege har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i øvste organet i verksemda, eller der det offentlege kan velje fleire enn halvparten av medlemene med røysterett i det øvste organet i verksemda.

Reglar om arkivplikta og arkivansvaret blir førde vidare, men etter framlegget er føresegnene formulerte annleis enn i gjeldande arkivlov, sidan dokumentasjon i dag for det meste blir skapt og lagra digitalt. I lovframlegget blir det fastsett at arkiv er dokumentasjon som skal takast vare på i eit avgrensa tidsrom eller for ettertida. Vidare skal eit sett med krav sikre at dokumentasjonen har bevis- og bruksverdi i samtid og for ettertida. Desse krava er allmenne arkivfaglege prinsipp som til no har lege under regelverket som ikkje-uttalte premissar. No blir desse lovfesta som krav som skal liggje til grunn for forvaltninga av dokumentasjonen som blir til i eit organ. Krava er universelle og gjeld forvaltning av alle typar dokumentasjon, utan omsyn til teknologi. Forvaltninga av dokumentasjonen skal med andre ord vere lik, ubunde av om dokumentasjonen finst på papir, ligg føre som ein algoritme i eit komplekst datasystem, eller er lagra på andre måtar.

For det første inneber krava at dokumentasjonen skal sikrast mot at han kan gå tapt. Vidare skal dokumentasjonen forvaltast slik at opphavet til informasjonen alltid er kjent, at det går fram i kva samanheng informasjonen er skapt og inngår i, at informasjonen ikkje blir endra, og at informasjonen er tilgjengeleg på ein måte som ikkje avgrensar framtidig nytte.

Departementet får heimel til å gi forskrift om korleis organa som er omfatta av lova, skal forvalte arkiva sine for å sikre at dei arkivfaglege krava blir oppfylte. Departementet har vid heimel etter gjeldande lov til å gi forskrifter om arkivarbeidet i offentlege organ. Forskriftsheimlane blir oppdaterte og utforma for å passe betre til nye tilhøve, og vil, i lys av verkeområdet til den nye lova, òg omfatte fleire organ enn berre offentlege organ.

Organ som er omfatta av lova får ei lovfesta plikt til å ha ein dokumentasjonsplan som gir oversyn over dokumentasjonen som blir til som ledd i verksemda. Nærare krav til innhaldet og offentleggjering av informasjon i planen, kan fastsetjast i forskrift.

Departementet gir framlegg om reglar om korleis arkiva frå private leverandørar av lovpålagde tenester skal takast vare på. Dersom eit offentleg organ set ut lovpålagde oppgåver, kan den private leverandøren krevje at det tek imot arkiv som inneheld dokumentasjon om oppgåveløysinga og forvaltar det vidare, sjølv om dette tilhøvet ikkje er omtala frå før i avtala mellom dei to partane.

Det vil framleis vere forbode å føre ein original versjon av dokumentasjon i fysiske arkiv ut av landet, om det ikkje skjer for visse, fastsette formål. Dette forbodet omfattar arkiv med analog dokumentasjon som er knytt til eit fysisk objekt, som papir eller eit videoband, men òg digital dokumentasjon på fysiske lagringsmedia som ein diskett eller minnepinne. Så lenge dokumentasjonen i arkivet berre finst i eitt einaste eksemplar, vil utførsle innebere ein ikkje ubetydeleg risiko for tap. Denne risikoen er den same som tidlegare.

Utførsleforbodet i den gjeldande lova har vorte tolka som eit forbod òg mot lagring av digitale arkiv i utlandet, dersom ein ikkje har lagra ein oppdatert kopi i Noreg. Arkivfaglege omsyn tilseier i seg sjølv ikkje forbod mot lagring av digitale arkiv i utlandet, så lenge arkivet er forsvarleg sikra i tråd med arkivfaglege krav. Departementet legg likevel opp til at dagens regel skal vidareførast inntil vidare, ut frå andre tryggleiksomsyn, men at han blir regulert i forskrift.

Det blir gjort framlegg om at dokumentasjon som har ein stor kulturell eller vitskapleg verdi, og viktig dokumentasjon om rettslege tilhøve eller om forvaltninga si verksemd, skal takast vare på for å vere tilgjengeleg for ettertida. Departementet vil fastsetje forskrift om prinsipp, metodar og kriterium som skal liggje til grunn for vurderingar av kva arkiv som skal takast vare på for ettertida. Det er Nasjonalarkivet som vil gjere ei fagleg vurdering av og avgjere kva dokumentasjon i arkiv som skal takast vare på for ettertida og får heimel til å gi forskrift om dette.

Den nye lova gir eit forbod mot å kassere dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida. Kassasjon er eit arkivfagleg omgrep som tyder at all dokumentasjon i eit arkiv, eller delar av han, blir gjort til inkjes slik at han ikkje lenger kan finnast att i arkivet. I dag har arkivlova eit generelt forbod mot kassasjon av offentlege arkiv. Mange nyare lover har fått eigne føresegner om sletting utan at det står noko om tilhøvet til kassasjonsforbodet i gjeldande arkivlov. Departementet gjer i den nye lova framlegg om at sletteføresegner i andre lover berre skal tolkast som pålegg om kassasjon, altså fullstendig tilinkjesgjering, der det går klart fram i den aktuelle lova at meininga er at opplysningane ikkje lenger skal eksistere i eit arkiv. Elles skal pålegg om sletting av opplysningar skje på andre måtar som ikkje inneber kassasjon, som til dømes ved å ha prosedyrar som gjer at tilgangen til slik dokumentasjon blir meir restriktiv.

Arkiva som skal takast vare på for ettertida, skal avleverast til langtidsbevaring i ein bevaringsinstitusjon. Statlege arkiv blir avleverte til Nasjonalarkivet, medan fylkeskommunar og kommunar skal ha eigne ordningar for langtidsbevaring. Det blir òg fastsett reglar om ansvaret til bevaringsinstitusjonane om å gjere arkiva tilgjengelege for bruk.

Ofte vil det vere særlege reglar om teieplikt for tilsette som forvaltar og brukar dokumentasjon. Dei tilsette i Nasjonalarkivet er offentlege tenestepersonar med teieplikt etter forvaltningsloven. Det blir no fastsett at det er reglane om teieplikt i forvaltningsloven som gjeld ved innsyn i avleverte arkiv, dersom det ikkje er bestemt i lov eller i medhald av lov at noko anna skal gjelde.

Arkivverket vil byte namn til Nasjonalarkivet når den nye arkivlova tek til å gjelde. Etaten blir i denne proposisjonen omtala som Arkivverket når det gjeld tilhøve som er attende i tid, og som Nasjonalarkivet når det gjeld tilhøve som blir regulerte av den nye lova. Etaten skal halde fram med å vere statens bevaringsinstitusjon og nasjonal arkivfagleg styresmakt som skal føre tilsyn. Nasjonalarkivet kan påleggje retting av lovstridige tilhøve og kan etter framlegget påleggje eit organ å rekonstruere dokumentasjon som har gått tapt ved brot på lova eller forskrifter til lova. Nasjonalarkivet får heimel til å påleggje tvangsmulkt om ei verksemd ikkje følgjer opp pålegg etter tilsyn. Straffebodet, som i dag berre gjeld forsettlege brot, blir etter framlegget utvida til å òg omfatte grovt aktlause brot.

Gjeldande reglar om privatarkiv blir for det meste vidareførte. For at privatarkiv skal bli tekne vare på for ettertida, vil det framleis vere heilt naudsynt med frivillig medverknad frå dei private. Lova legg eit overordna ansvar for privatarkivfeltet og samordning av arbeidet til Nasjonalarkivet. Det blir ikkje lovfesta ansvar eller oppgåver for fylkeskommunar eller kommunar. Det vil vere opp til Nasjonalarkivet å finne tenlege måtar å leggje opp samarbeidet på og finne ut av korleis arbeidet best kan samordnast. Det blir fastsett reglar om avtaler om bevaring av privatarkiv i bevaringsinstitusjonar. Nasjonalarkivet skal òg kunne utpeike visse privatarkiv som særskilt bevaringsverdige, noko som inneber at ein arkiveigar får innskrenka råderett over arkivet sitt.