3 Framlegget si betydning for personvern og arkiv

3.1 Menneskerettslege forpliktingar og føringar

Grunnlova § 102 og Den europeiske menneskerettskonvensjonen (EMK) artikkel 8 gir vern av privatliv, og under dette òg personopplysningar. Også artikkel 12 i Verdserklæringa om menneskerettane (1948) og artikkel 17 i FN-konvensjonen om sivile og politiske rettar (1966) etablerer personvern i tydninga vern mot vilkårleg innblanding i privatliv, familie, heim og korrespondanse.

Grunnlova § 102 lyder som følgjer:

Alle har rett til respekt for privatlivet og familielivet sitt, for heimen sin og kommunikasjonen sin. Det må ikkje utførast husransakingar, så nær som i kriminelle tilfelle.

Dei statlege styresmaktene skal sikre eit vern om den personlege integriteten.

Det følgjer av forarbeida til føresegna (Innst. 186 S (2013–2014), s. 27) at framlegget skal lesast som at systematisk innhenting, oppbevaring og bruk av opplysningar om nokon sine personlege forhold, berre kan finne stad i samsvar med lov, bli nytta i samsvar med lov eller informert samtykke og skal bli sletta når formålet ikkje lenger er til stades.

Grunnlova § 102 vart tilrådd av Menneskerettsutvalet i Dokument 16 (2011–2012). Det kjem fram av grunngivinga til utvalet at føresegna er inspirert av EMK artikkel 8. På side 176 i utgreiinga si uttalar utvalet at å fastsetje eit vern av privatlivets fred, personvern og personopplysningsvern i Grunnlova, vil medverke til å løfte dei internasjonale menneskerettsprinsippa om «right to privacy» inn i ein norsk kontekst. Vidare legg utvalet til grunn at ein norsk grunnlovsregel om privatlivets fred mv. kan spegle essensen i både dei internasjonale menneskerettsreglane, den ordinære lovgivinga og det ulovfesta personvernet.

Den europeiske menneskerettsdomstolen (EMD) har i praksisen sin lagt til grunn at offentlege styresmakters lagring av personopplysningar som knyter seg til privatlivet, utgjer eit inngrep i retten etter EMK artikkel 8 nr. 1, sjå mellom anna Amann mot Sveits 16. desember 2000 avsnitt 65 og S. og Marper mot Storbritannia 4. desember 2008 avsnitt 67.

3.2 EUs personvernforordning

3.2.1 Innleiing

Lovleg handsaming av personopplysningar knyter an til ei rekkje vilkår som følgjer både av EØS-retten og av nasjonal lovgiving. EUs personvernforordning (forordning (EU) 2016/679) tok til å gjelde i EU frå 25. mai 2018 og er gjennomført i lov 15. juni 2018 nr. 38 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven). Når ein gir reglar om arkiv for offentlege organ, gir ein òg reglar om handsaming av personopplysningar. Handsaminga av arkiva føreset handsaming av personopplysningar.

Forordninga opnar for ei rekkje presiseringar, utfyllingar og unntak frå dei generelle føresegnene, mellom anna der handsaminga skjer av omsyn til andre interesser, som arkivformål i allmenta si interesse.

3.2.2 Handsamingsgrunnlag for arkivformål

Offentlege styresmakter skal ta vare på arkiva sine i samsvar med arkivlova med tilhøyrande forskrifter. Det inneber at dei må ta vare på personopplysningar, sjølv om opplysningane opphavleg vart samla inn og handsama for eit anna formål.

Vidarehandsaming for arkivformål i allmenta si interesse er ikkje i strid med dei opphavlege formåla, sjå personvernforordninga artikkel 5 nr. 1 bokstav b. Det er likevel krav om eit supplerande rettsgrunnlag når handsaming av personopplysningar skjer med grunnlag i personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav c og e. I Prop. 56 LS (2017–2018) Lov om behandling av personopplysninger punkt 6.3.2 blir dette gjort greie for slik:

Det følger av forordningen artikkel 6 nr. 3 at «grunnlaget for behandlingen» nevnt i nr. 1 bokstav c og e «skal fastsettes» i unionsretten eller i medlemsstatenes nasjonale rett. Dette innebærer etter departementets vurdering at artikkel 6 nr. 1 bokstav c eller e ikke alene kan utgjøre behandlingsgrunnlag, men at den behandlingsansvarlige i tillegg må kunne vise til et supplerende grunnlag for behandlingen, som må finnes i nasjonal rett som den behandlingsansvarlige er underlagt, eller i unionsretten. (…)

Arkivlova er eit slikt supplerande rettsleg grunnlag, sjå nærare under punkt 3.4. Arkivlova er eit supplerande rettsleg grunnlag òg for den handsaminga av personopplysningar som skjer i arkivinstitusjonane.

Arkivinstitusjonane kan som regel vise til eitt av handsamingssgrunnlaga i artikkel 6 første ledd, særleg bokstav c og e. Desse omtalar handsaming som er naudsynt for å oppfylle ei rettsleg forplikting og handsaming som er naudsynt for å utføre ei oppgåve i allmenta si interesse eller utøve offentleg mynde. Arkivformål i allmenta si interesse er døme på ei oppgåve i allmenta si interesse.

Også særlege kategoriar av personopplysningar kan handsamast og vidarehandsamast når det er naudsynt for arkivformål i allmenta si interesse. Dette følgjer av forordninga artikkel 9 nr. 2 bokstav j. Særlege kategoriar er til dømes personopplysningar om rasemessig og etnisk opphav, seksuelle tilhøve, helseopplysningar mv. For denne kategorien blir det likevel lagt til følgjande krav:

[…] på grunnlag av unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett som skal stå i et rimelig forhold til det mål som søkes oppnådd, være forenlig med det grunnleggende innholdet i retten til vern av personopplysninger og sikre egnede og særlige tiltak for å verne den registrertes grunnleggende rettigheter og interesser.

Kravet om at det skal være naudsynt, inneber at handsaminga må vere naudsynt for å oppnå arkivformålet. Det inneber at ein må vurdere om arkivformålet kan bli oppnådd på ein mindre inngripande måte.

Denne proporsjonalitetsvurderinga heng nært i hop med vurderinga av kva garantiar handsaminga er omfatta av. Etter artikkel 89 nr. 1 i forordninga skal handsaming av personopplysningane for arkivformål i allmenta si interesse vere omfatta av garantiar som skal sikre at det er etablert tekniske og organisatoriske tiltak, for særleg å sikre at prinsippet om dataminimering blir etterlevd.

3.2.3 Nærare om arkivformål i allmenta si interesse

Omgrepet «arkivformål i allmenta si interesse» er relevant i samband med fleire grunnleggjande prinsipp for handsaming av personopplysningar. Når opplysningar blir handsama for arkivformål i allmenta si interesse, gjeld det unntak frå både formålsavgrensingsprinsippet og frå lagringsavgrensingsprinsippet, jf. personvernforordninga artikkel 5 nr. 1 bokstav b og e.

Fortala til personvernforordninga punkt 158 listar opp visse typar opplysningar der arkivering i utgangspunktet må reknast for å vere av varig verdi i allmenta si interesse. Det heiter her:

[…] Medlemsstatene bør også ha rett til å fastsette at personopplysninger kan viderebehandles for arkivformål, f.eks. for å framlegge spesifikk informasjon om politisk atferd under tidligere totalitære regimer, folkemord, forbrytelser mot menneskeheten, særlig holocaust, eller krigsforbrytelser.

I kjerneområdet for allmenta sine interesser ligg òg dei interessene som er nemnde i artikkel 8 nr. 2 i Den europeiske menneskerettskonvensjonen:

[…] interests of national security, public safety or the common well-being of the country, for the prevention of disorder or crime, for the protection of health or morals, or for the protection of the rights and freedoms of others.

I 2003 publiserte Europarådet ein resolusjon (2003/C 113/02) der dei understreka kor viktige arkiv er for «the understanding of history and culture» og at «well kept and accessible archives contribute to the democratic functioning of our societies». Dersom arkivering er naudsynt for å ivareta desse interessene, vil arkiveringa som utgangspunkt òg vere i allmenta si interesse.

Elles er omgrepet «allmenta si interesse» eit vel etablert omgrep innan personopplysningsretten, både når det gjeld forskings-, statistikk- og arkivformål. Praksisen knytt til personverndirektivet viser at «allmenta si interesse» ikkje er nokon absolutt storleik. Interessene til allmenta er meir eller mindre tungtvegande i møte med grunnleggjande personvernprinsipp og individuelle rettar. Det er derfor ikkje tilstrekkeleg at det finst ei allmenn interesse; denne må konkret vegast opp mot inngrepet i interessene, rettane og fridomane til dei registrerte.

Det er ikkje relevant om arkivet blir forvalta av ein privat eller ein offentleg aktør. Det er likevel opplagt at det kan vere i allmenta si interesse at offentlege styresmakter har arkiv, til dømes for å sikre demokratisk kontroll med forvaltninga.

Arkiv hos private verksemder kan typisk ha historisk verdi. Eit døme på dette er Arbark, Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek, som har som oppgåve å bevare den mangfaldige kulturarven til arbeidarrørsla.

Det kan vere vanskeleg å fastslå noko om den varige verdien av eksisterande arkiv. I forarbeida til personopplysningslova er det heller ikkje tolka inn noko krav om allmenn semje om kva som vil vere av varig verdi i allmenta si interesse. I praksis vil det vere avgjerande om arkivfagleg styresmakt og arkivfagleg ekspertise knytt til arkivinstitusjonar meiner at dokumentasjonen har slik verdi, sjå òg NOU 2019: 9 Fra kalveskinn til datasjø – Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver s. 114.

3.3 Kven som kan handsame opplysningar for arkivformål

Når det gjeld handsaming for arkivformål i allmenta si interesse, kan det oppstå spørsmål om kven som kan gjere bruk av dette rettslege grunnlaget.

I fortala til personvernforordninga punkt 158 andre punktum heiter det at offentlege styresmakter eller offentlege eller private organ som oppbevarer lister av offentleg interesse, bør vere tenester som etter unionsretten eller den nasjonale retten til medlemsstatane «…har en rettslig forpliktelse til å innhente, bevare, vurdere, organisere, beskrive, kommunisere, fremme, spre og gi tilgang til fortegnelser av varig verdi i allmennhetens interesse.»

For den handsaminga av personopplysningar som skjer utanfor dei offentlege arkivinstitusjonane, kan det vere vanskeleg å identifisere tydelege og presise rettslege plikter til å utføre oppgåver for arkivformål i allmenta si interesse.

Riksarkivaren har etter gjeldande arkivlov § 14 mynde til å fastsetje retningsliner for arbeidet med privatarkiv i Arkivverket. Riksarkivaren kan fastsetje at desse skal gjelde heilt eller delvis for andre offentlege organ som arbeider med privatarkiv, og for private institusjonar som får offentlege tilskot til arbeid med privatarkiv. Gjeldande retningsliner seier noko om korleis handsaminga skal skje, men krev ikkje at handsaminga skal skje. I Ot.prp. nr. 77 (1991–92) Om lov om arkiv s. 25 går det fram at retningslinene handlar om å sikre at arkivfaglege prinsipp blir følgde. Proposisjonen seier at «[i] praksis vil dette dreia seg om å følgja visse retningsliner for ordning, registrering, kassasjon, oppbevaring, tilgjenge m.m.», i tillegg til å «få meir ut av dei ressursane som store og små institusjonar legg ned i slikt arbeid utan at det skal kosta meir».

Særleg for private arkivbevaringsinstitusjonar kan det vere naudsynt med rettleiing om retten til å nytte handsamingsgrunnlaget arkivformål i allmenta si interesse. Departementet meiner likevel at det ikkje er tvilsamt at både dei offentlege og private institusjonane som i dag utgjer privatarkivfeltet i Noreg, utfører oppgåver som tilfredsstiller kravet om arkivformål i allmenta si interesse. Ein del private arkivbevaringsinstitusjonar får òg støtte over statsbudsjettet.

Vurderinga til departementet er at å innføre føresegner i arkivlova om kven som kan gjere bruk av handsamingsgrunnlaget arkivformål i allmenta si interesse, vil kunne snevre inn retten til å gjere dette handsamingsgrunnlaget gjeldande etter personopplysningslova. Det ville samsvare dårleg med formålet til arkivlova. Departementet ønskjer derfor ikkje å ta inn ei slik føresegn i lova. Dette synspunktet fekk støtte i høyringa.

Personopplysningslova inneheld sjølv ingen reguleringar av kven som kan gjere bruk av dette rettslege grunnlaget. I mangel av slik regulering, vil konklusjonen avhenge av ei tolking av omgrepet arkivformål i allmenta si interesse.

Departementet legg elles til grunn at punkt 158 i fortala til forordninga ikkje kan tolkast bokstaveleg, sidan eit tilsvarande krav ikkje er innarbeidd i artiklane i forordninga. Fortala kan såleis ikkje lesast slik at det berre er verksemder som er pålagde ei rettsleg plikt til å innhente, bevare, vurdere, organisere, beskrive, kommunisere, fremje, spreie og gi tilgang til lister av varig verdi i allmenta si interesse, som kan gjere bruk av handsamingsgrunnlaget arkivformål i allmenta si interesse. Ei slik forståing ville utelukke mange private arkivbevaringsinstitusjonar som ikkje er omfatta av reglane i arkivlova. Verksemder som er underlagde ei slik rettsleg plikt, kan dessutan gjere bruk av handsamingsgrunnlaget i artikkel 6 nr. 1 bokstav c, som gjeld når handsaming er naudsynt for å oppfylle ei rettsleg plikt som ligg til den handsamingsansvarlege. Det er då mindre behov for å nytte andre handsamingsgrunnlag.

The European Archives Group, som er ei ekspertgruppe under Kommisjonen, skriv i sine Guidelines on the implementation of the General Data Protection Regulation in the archive sector følgjande:

Not all the entities that preserve archives have a legal obligation to acquire them and thus not all of them fall under the definition of recital 158. In many cases, however, such entities have a clear cultural mission and preserve archives for the purpose of historical research. The GDPR allows for exemptions for processing of personal data for historical research, which are laid out throughout the Regulation and in particular in article 89.

Mange private arkivbevaringsinstitusjonar får i dag statsstøtte fordi staten ønskjer at arkiva skal takast vare på for ettertida. Arkiva har som regel historisk eller forskingsmessig verdi, og handsaminga blir utført i samsvar med anerkjende arkivfaglege prinsipp. Slik departementet kjenner privatarkivfeltet i Noreg, gjeld dette ikkje berre dei private arkivbevaringsinstitusjonane som får støtte over statsbudsjettet. Også arkivbevaringsinstitusjonar som ikkje får offentleg støtte, kan ha arkivsamlingar med historisk eller forskingsmessig verdi som det er i allmenta si interesse å ta vare på.

Ansvarlegprinsippet inneber at det er den handsamingsansvarlege verksemda sjølv som er overordna ansvarleg for å rette seg etter personvernprinsippa og regelverket. Arkivbevaringsinstitusjonar vil med andre ord sjølve måtte ta ansvaret for at dei er omfatta av regelverket. Det bør likevel, slik departementet vurderer det, ha noko å seie at arkivfaglege styresmakter meiner at handsaminga medverkar til å oppfylle formålet til arkivlova, og at ho blir utført i tråd med anerkjende arkivfaglege prinsipp. Nasjonalarkivet får ansvar for å ha oversyn over privatarkivfeltet i Noreg og skal òg rettleie bevaringsinstitusjonane om arbeidet med privatarkiv, jf. lovframlegget § 18.

3.4 Supplerande rettsleg grunnlag – nasjonale føresegner om arkivformål i allmenta si interesse

3.4.1 Arkivlova

Der forordninga gir grunnlag for handsaming av personopplysningar i allmenta si interesse, er det føresett at det blir etablert eit såkalla supplerande rettsgrunnlag i nasjonal rett. Kravet om supplerande rettsleg grunnlag for handsaming på grunnlag av artikkel 6 nr. 1 bokstav c og e, reiser to hovudspørsmål: Kva kan utgjere eit supplerande rettsleg grunnlag, og kva for krav stiller forordninga til innhaldet i det supplerande rettslege grunnlaget.

Arkivlova er eit slikt supplerande rettsgrunnlag. Arkivpliktene etablerer eit handsamingsgrunnlag for personopplysningar som finst i arkiva, jf. personvernforordninga artikkel 6 nr. 3.

Reglane i framlegget til § 5 om kva som skal forvaltast som arkiv, føreset handsaming av personopplysningar, medrekna særlege kategoriar av personopplysningar etter forordninga artikkel 9 og 10. Krava til handsaming av særlege kategoriar av personopplysningar som er naudsynte for arkivformål i allmentas interesse, jf. forordninga artikkel 9 nr. 2 bokstav j, er ivaretekne gjennom reglar om teieplikt og andre garantiar, jf. personvernforordninga artikkel 89 nr. 1, sjå under punkt 3.5. Departementet vurderer at dette inneber at vilkåra i artikkel 9 nr. 2 bokstav j er oppfylte.

Arkivlova inneheld òg reglar om kva som skal takast vare på for ettertida. Dokumentasjon med stor kulturell eller vitskapleg verdi, og viktig dokumentasjon om rettslege tilhøve eller om forvaltninga si verksemd, skal etter framlegget til § 12 takast vare på og gjerast tilgjengeleg for ettertida. Arkiv med slik dokumentasjon skal avleverast til langtidsbevaring i tråd med framlegget til § 14 i lova.

Kjernen i arkivregelverket er å sikre at den dokumentasjonen som blir skapt, blir arkivert og bevart. Det er ein føresetnad for ei offentleg og demokratisk forvaltning at forvaltninga kan bli ettergått. Personvernet vert òg styrkt ved at opplysningar om vedtak, prosessar, maktovergrep og anna ikkje kan slettast frå arkiva. Det er derfor viktig, ikkje minst av omsyn til dei opplysningane gjeld, at arkiva til offentlege organ inneheld alle typar personopplysningar.

3.4.2 Personopplysningslova §§ 8 og 9

Reglane i personopplysningslova §§ 8 og 9 er relevante for dei som ikkje er omfatta av reguleringane i lova, til dømes privateigde arkivinstitusjonar.

Etter § 8 i lova kan personopplysningar handsamast på grunnlag av personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e dersom det er naudsynt for arkivformål i allmenta si interesse. Handsaminga skal òg vere omfatta av naudsynte garantiar i samsvar med personvernforordninga artikkel 89 nr. 1.

Føresegna i personopplysningslova § 8 har mykje å seie for arkivsektoren. Ho gir høve til å etablere og forvalte arkivsamlingar som inneheld personopplysningar, sjølv om dei personane opplysningane gjeld, ikkje har gitt samtykket sitt til dette, og utan at dei som forvaltar arkiva, har ei rettsleg plikt til det. Det kan til dømes gjelde offentlege eller private verksemder som handsamar personopplysningar for arkivformål i allmenta si interesse utan å vere underlagde arkivplikt etter arkivlova.

Personopplysningslova § 9 gjeld handsaming av særlege kategoriar av personopplysningar for arkivformål og supplerer føresegna i personvernforordninga artikkel 9 nr. 2 bokstav j. Grunnvilkåret i § 9 er at samfunnet si interesse i at handsaminga skjer, klart overstig ulempene for den einskilde. Dette overlappar i nokon grad med den vurderinga den handsamingsansvarlege må gjere etter personvernforordninga artikkel 9 nr. 2 bokstav j om at dei nasjonale føresegnene skal stå i et rimeleg tilhøve til det målet som ein søkjer å oppnå. Kravet om klar interesseovervekt medverkar likevel til å tryggje proporsjonalitet.

For å sikre at det blir gjort tilstrekkelege vurderingar, stiller § 9 andre ledd opp ei plikt til å rådføre seg med eige personvernombod. Rådføringsplikta gjeld likevel ikkje dersom det er gjort ei vurdering av personvernkonsekvensar etter personvernforordninga artikkel 35.

3.4.3 Oppsummering

Norske offentlege organ og arkivstyresmakter har dei naudsynte heimlane for å handsame personopplysningar for arkivformål i framlegget til ny arkivlov. Den handsamingsansvarlege kan mellom anna vise til at handsaminga er naudsynt for å oppfylle ei rettsleg plikt som ligg til den handsamingsansvarlege, jf. forordninga artikkel 6 bokstav c og artikkel 9 nr. 2 bokstav j. Dei som ikkje er omfatta av arkivlova, kan eventuelt vise til at handsaminga er naudsynt for arkivformål i allmenta si interesse, jf. personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e og artikkel 9 nr. 2 bokstav j og personopplysningslova §§ 8 og 9.

3.5 Nærare om garantiane etter forordninga artikkel 89 nr. 1

Viss det alt er klart at grunnlaget for å handsame opplysningane for arkivformål i allmenta si interesse er til stades, og at kravet til å vere naudsynt er oppfylt, kan det bli aktuelt med tiltak etter artikkel 89 nr. 1.

Det følgjer av forordninga artikkel 89 nr. 1 at handsaminga for arkivformål i allmenta si interesse, skal omfattast av naudsynte garantiar for å sikre rettane og fridomane til den registrerte. Garantiane skal sikre at det er etablert tekniske og organisatoriske tiltak, for særleg å sikre at prinsippet om dataminimering blir etterlevd. Eit døme er pseudonymisering. Dersom arkivformålet kan oppfyllast ved vidarehandsaming som ikkje gjer det mogleg å identifisere dei registrerte, skal formåla oppfyllast på denne måten.

Tiltaka etter artikkel 89 nr. 1 kan vere alt frå tiltak som skal gi trygg oppbevaring og avgrensa tilgang, til tiltak som inneber pseudonymisering eller anonymisering av personopplysningane. Garantiane har ein klar samanheng med rettane og fridomane til dei registrerte, det vil seie rettane i personvernforordninga artikkel 12 til 22 og fridomar i medhald av andre internasjonale forpliktingar, til dømes ytringsfridomen, retten til ikkje å bli diskriminert, religionsfridomen etc.

Justis- og beredskapsdepartementet uttala i Prop. 56 LS (2017–2018) Lov om behandling av personopplysninger under punkt 7.1.3 at det er mest nærliggjande å ta utgangspunkt i at tiltaka eller garantiane skal ha som primært formål å syte for at handsaminga skjer i tråd med dei grunnleggjande prinsippa for handsaming av personopplysningar, sett i lys av sensitiviteten til opplysningane, formåla med handsaminga, risikoen ved handsaminga mv. Kva garantiane eller tiltaka kan og må gå ut på, vil kunne variere betydeleg.

Føresegna i artikkel 89 krev ikkje at garantiane skal fastsetjast i den nasjonale retten til medlemsstatane. Forordninga er likevel ikkje til hinder for at det blir fastsett nærare garantiar i nasjonal rett, jf. fortalepunkt 156.

Departementet gjer likevel ikkje framlegg om eigne reglar om dette i arkivlova. Arkivlova har reglar om kva som skal arkiverast og takast vare på for ettertida, på kva måte og av kven, og dessutan reglar om teieplikt. I tillegg til teieplikta gir forvaltningslovforskrifta § 11 høve til unntak frå innsyn av omsyn til personvernet òg etter at teieplikta ikkje lenger gjeld. Departementet tilrår òg eit høve til kassasjon av enkeltopplysningar i arkiv i særlege høve, sjå punkt 10.5.6.

Utover dette vil det kunne variere monaleg kva slike garantiar kan og må gå ut på. Med tanke på kor mangfaldige arkiva er, blir det ikkje rekna som særleg tenleg med regulering i arkivlova. Ei lovføresegn vil uansett ikkje kunne bli særleg meir presis enn kva forordninga er. Det kan eventuelt vurderast om det i forskrift eller i rettleiingsmateriell bør formulerast føringar som lettare kan tilpassast utviklinga på dette området.

Formuleringa «tekniske og organisatoriske tiltak» dukkar opp mange stader i forordninga. Ho kan neppe tolkast slik at andre tiltakstypar ikkje er aktuelle. Juridiske tiltak vil ofte òg vere aktuelle, til dømes i form av erklæringar om teieplikt for arkivpersonell, instruksar for lovleg handsaming av dokumentasjonen mv. Ikkje minst vil pedagogiske tiltak ofte vere aktuelle, særleg i form av opplæring og informasjonsarbeid.

Det er berre i ein avgrensa periode av levetida til arkiva at vernet av det einskilde individet er spesielt viktig. Lengda på denne perioden vil vere avhengig av alderen til den opplysningane gjeld, og datoen på opplysningane. Nye opplysningar om ein 70-åring vil typisk ikkje vere like viktige å verne like lenge som nye opplysningar om ein 20-åring. Derfor er det grunn til å unngå irreversible tiltak, det vil seie sletting og anonymisering av dokumentasjon som har verdi for realiseringa av formåla med arkivlovgivinga. Parallelt med at dei personane opplysningane gjeld, fell frå, vil òg omsynet til personvernet falle bort.

3.6 Unntak frå rettane til dei registrerte

Den registrerte har ei rekkje rettar etter personvernforordninga kapittel III. Det gjeld mellom anna rett til informasjon og innsyn, rett til korrigering og rett til sletting («retten til å bli gløymt»).

Personvernforordninga artikkel 89 nr. 3 opnar opp for at det i unionsretten eller retten til medlemsstatane, blir fastsett unntak frå rettane til dei registrerte. Unntaka må fastsetjast med atterhald for krava i artikkel 89 nr. 1 og kan gjelde «i den grad det er sannsynlig at rettighetene vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad vil hindre oppfyllelsen av de spesifikke formålene med behandlingen, og slike unntak er nødvendig for å oppfylle formålet».

Einskilde unntak frå rettane til den registrerte ved handsaming for arkivformål i allmenta si interesse, følgjer direkte av forordninga.

Artikkel 14 nr. 5 bokstav b inneheld eit unntak frå informasjonsplikta når det er umogleg eller vil innebere ein urimeleg stor innsats å gi informasjonen.

Artikkel 17 nr. 3 bokstav b inneheld unntak frå retten til sletting dersom handsaminga er naudsynt for å oppfylle ei rettsleg forplikting etter unionsretten eller nasjonal rett, eller for å utføre ei oppgåve i allmenta si interesse eller utøve offentleg mynde som den handsamingsansvarlege er pålagt.

Artikkel 17 nr. 3 bokstav d inneheld eit unntak frå retten til sletting i den grad sletting sannsynlegvis vil gjere det umogleg eller i alvorleg grad hindre at måla med handsaminga blir nådde.

Fleire unntak som gjeld for arkivformål i allmenta si interesse, er regulerte i personopplysningslova § 17. Første ledd inneheld unntak frå retten den registrerte har til informasjon og innsyn etter forordninga artikkel 15 så langt det vil krevje ein urimeleg stor innsats å gi innsyn eller innsynsrett truleg vil gjere det umogleg eller i alvorleg grad hindre at måla med handsaminga blir nådde.

Av § 17 andre ledd følgjer òg eit unntak for retten den registrerte har til retting og avgrensing av handsaming etter forordninga artikkel 16 og 18, så langt rettane sannsynlegvis vil gjere det umogleg eller i alvorleg grad hindre at måla med handsaminga blir nådde.

Etter personopplysningslova § 17 tredje ledd gjeld ikkje første og andre ledd dersom handsaminga får rettsverknader eller direkte faktiske verknader for den registrerte.

I Prop. 56 LS (2017–2018) Lov om behandling av personopplysninger punkt 11.3.5.1, tek Justis- og beredskapsdepartementet utgangspunkt i at det ikkje bør gjerast unntak frå rettane til dei registrerte i større grad enn det som er naudsynt og høveleg. I denne vurderinga må det leggjast vekt på at arkiv, forsking og statistikk har ein særleg samfunnsverdi. Desse handsamingsformåla er på fleire punkt gitt ei særstilling i forordninga. Omsynet til personvernet til den registrerte må såleis vegast mot omsynet til å sikre gode rammevilkår for arkiv, forsking og statistikk.

Reglane i arkivlova om plikt til bevaring og forbod mot kassasjon vil i utgangspunktet gå føre retten den registrerte har til sletting. Forordninga gir heller ingen kompetanse for Datatilsynet til å fatte vedtak om sletting som går føre arkivlovgivinga.

I ei avgjerd frå 18. mars 2019 (PVN-2018-13) la Personvernnemnda til grunn at når dei aktuelle personopplysningane representerer materiale som er underlagt bevaringsplikt etter arkivlova § 6 jf. § 9, jf. Riksarkivarens fråsegn 5. februar 2018, har Fylkesmannen (no Statsforvaltaren) òg ei rettsleg forplikting til å oppbevare opplysningane, jf. personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vidare bevaring ikkje blir grunngitt med at materialet må reknast som bevaringsverdig, vil likevel ikkje ein som skaper eit arkiv eller den som har råderett over eit arkiv, kunne byggje på den særlege presiseringa av arkivformål i allmenta si interesse for eiga lagring og vidare bruk. I så fall vil heller ikkje personopplysningslova §§ 8 og 9 ha ei sjølvstendig rolle som supplerande handsamingsgrunnlag. Nasjonalarkivet vil heller ikkje ha eit sjølvstendig lovleg grunnlag for si handsaming av slike personopplysningar, jf. personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 6 nr. 3.

Eit bevaringsvedtak inneber at det er gjennomført ei arkivfagleg vurdering av at bevaring av personopplysningane er naudsynt for arkivformål i allmenta si interesse, og at eventuelle unntak frå forbodet mot handsaming av særlege kategoriar personopplysningar i artikkel 9, både er naudsynte og høvelege. Men denne vurderinga må òg kunne overprøvast i samband med at den einskild registrerte utøver rettane sine.

Arkivlovutvalet gjorde framlegg om ei eiga føresegn om unntak frå rettane til dei registrerte i framlegg til ny § 25. Sidan framlegget overlappar med § 17 i personopplysningslova, blir dette oppfatta som eit lovstrukturelt framlegg om å «flytte» reguleringa for arkivformål frå personopplysningslova til arkivlova. Departementet fann ikkje grunn til å gå vidare med framlegget i høyringa av høyringsnotatet, og held fast ved denne vurderinga.