5 Dokumentasjon, beslutningsstøtte og koordinering

Omfattende og ineffektiv dokumentasjon, manglende beslutningsstøtte og oversikt over informasjon og utfordrende koordinering fører til mye «unødvendig» tidsbruk for helsepersonell. Tidsbruken forsterkes av lite brukervennlige og dårlig integrerte IT-systemer, som kan kreve manuell informasjonsinnhenting og gjentatt registrering. Det er stort potensial for å frigjøre tid, blant annet gjennom effektivisering av journalskriving med KI, automatisering, kunstig intelligens og økt bruk av støttepersonell.

5.1 Tidstyver

Tidstyvene som inngår i denne kategorien er:

• Omfattende og ineffektiv dokumentasjon
• Manglende beslutningsstøtte og oversikt over informasjon
• Utfordrende koordinering

Alle tidstyvene forsterkes av lite fungerende IT-systemer. Manglende automatisering og systemintegrasjon gjør at personell må bruke tid på manuell datahåndtering og navigere mellom ulike systemer for å finne eller dele informasjon. Trege systemer, gjentatte innlogginger og dårlig tilpassede brukergrensesnitt forverrer situasjonen.

Omfattende og ineffektiv dokumentasjon

Dokumentasjon er en viktig del av arbeidet i spesialisthelsetjenesten og nødvendig for blant annet kvalitetssikring, kommunikasjon og juridiske hensyn. Rapporteringspraksisen blir en tidstyv når rapporteringen er mer omfattende enn nødvendig, for eksempel ved dobbeltrapportering eller når rapportering må gjøres selv om automatisering er mulig.

Tabell 5.1 Tidstyver og tiltak innen dokumentasjon, beslutningsstøtte og koordinering

Vi har gjort konkrete beregninger for enkelte, men ikke alle, tiltak. Beregningene er ment som eksempler, og ikke nødvendigvis som et estimat av det fulle potensialet til tiltaket. Flere helsetiltak har allerede iverksatt eller planlegger å iverksette tiltak på innen kategoriene vist her.

En tidstyv er at helsepersonellet «overrapporterer» i den forstand at de skriver lengre og mer detaljert enn hva som er nødvendig for god pasientbehandling. Dette gjelder særlig yngre medarbeidere som vil være på «den sikre siden», for eksempel med tanke på en eventuell senere tilsynssak.

Disse tidstyvene forverres av lite brukervennlige journalsystemer, som forlenger dokumentasjons- og rapporteringsarbeidet. Eirik Arnesen (ikke publisert pt.) finner i sin masteroppgave at leger i Norge ikke er fornøyde med de digitale verktøyene som brukes, og at det er stor variasjon i brukervennlighet mellom systemene, både for nye og erfarne brukere.

I en kartlegging med rundt 2 500 klinikere fra hele landet innen psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) mente om lag 70 prosent at de har for lite tid til direkte pasientkontakt, og en like stor andel mente det brukes for mye tid på dokumentasjon i elektronisk pasientjournal (EPJ) (Helse Vest, 2023). Rundt 65 prosent opplevde at den samlede rapporteringsbyrden krever for mye tid, og omtrent halvparten mente at andre enn klinikere burde ivareta rapporteringsoppgavene. Prosjektet konkluderte med at klinikeres arbeid med journalføring, koding og rapportering tar tid fra pasientene. De foreslo automatisk datahøsting til registre og større oppmerksomhet om journalføring, inkludert kursing og veiledning i journalføring for å trygge arbeidssituasjonen til klinikere med direkte pasientrettet arbeid og dokumentasjonsplikt i EPJ.

Psykologforeningens (2024) medlemsundersøkelse i spesialisthelsetjenesten viste at over halvparten av respondentene (56 prosent) bruker to til tre timer eller mer på rapportering hver dag. Selv om ikke all tidsbruken er unødvendig, understøtter funnene at helsepersonell særlig innen psykisk helsevern bruker betydelig tid på dokumentasjon.

I en undersøkelse fra Sykepleien (2024) anslo sykepleiere at de i snitt bruker to timer per arbeidsdag på EPJ. Det var ikke spesifisert hvor mye av denne tiden som er nær pasientene og hvor stor andel som jobbet i spesialisthelsetjenesten, men rundt 77 prosent anslo at tiden brukt i EPJ gikk på bekostning av pasientnære oppgaver.

Riksrevisjonen (2018a) anbefalte i 2018 å forenkle og automatisere dokumentasjonsarbeidet der det er mulig, og overføre ulike administrative oppgaver til administrativt personell. De konkluderte med at bedre administrativ støtte og mer brukervennlige elektroniske systemer kan frigjøre legeressurser til pasientbehandling.

Tabell 5.2 Potensiell frigjort tid (målt i årsverk) ved reduksjon av tidstyver innen dokumentasjon, beslutningsstøtte og koordinering (middels scenario, lav og høy i parentes)

Manglende beslutningsstøtte og oversikt over informasjon

Beslutningsstøtte og oversikt over informasjon handler i denne sammenheng om enkel tilgang til oppdatert og relevant informasjon for å fatte avgjørelser i pasientbehandlingen. Tidstyver oppstår når, for eksempel, beslutningsgrunnlaget er ufullstendig, vanskelig tilgjengelig eller krever manuell innhenting fra ulike kilder.

Noen opplever at beslutningsstøtte og informasjon ikke er lett tilgjengelig i praksis, og at dette skaper tidstyver i form av forsinkelser og merarbeid. Legeforeningen har for eksempel påpekt at mange sykehusleger mangler gode teknologiske verktøy når de er «på farten» i klinikken (Dagens Medisin, 2024). Det samme gjelder sykepleiere og annet helsepersonell med dokumentasjonsansvar. Når relevante journalopplysninger, prøvesvar eller faglige råd ikke er tilgjengelige ved pasientkontaktpunktet, må helsepersonellet bruke tid på å oppsøke en kontor-PC eller finne informasjon manuelt.

Utfordrende koordinering

Utfordrende koordinering kan være en tidstyv i situasjoner hvor personell i spesialisthelsetjenesten bruker unødvendig tid på å kommunisere med aktører internt og eksternt. Manglende systemstøtte, uklare ansvarsforhold og lite integrerte kommunikasjonsverktøy kan skape merarbeid og føre til ineffektive arbeidsprosesser.

5.2 Tiltak for å redusere tidstyver

Flere tiltak er aktuelle for å redusere tidstyvene innen dokumentasjon, beslutningsstøtte og koordinering (Tabell 51).

Vi vurderer at det er størst potensial for å frigjøre tid på dette området gjennom IT-tiltak. Faglige tiltak kan frigjøre noe tid for personellet, mens tiltak for bedre oppgavedeling har begrenset potensial innen dette området. Det er særlig potensial for å frigjøre tid for leger, psykologer, sykepleiere, vernepleiere og personell innen administrasjon og støttetjenester som har høyere utdanning (Tabell 52).

Effektivisere journalskriving (KI)

Talegjenkjenning og KI-baserte verktøy kan effektivisere journalskriving ved å transkribere eller lage sammendrag av innholdet i konsultasjoner. Dette kan redusere dokumentasjonstid og sikre at informasjon registreres raskt og presist.

Bruk av KI til journalskriving kan trolig særlig påvirke leger, psykologer og sykepleiere. Tiltaket kan implementeres i hele spesialisthelsetjenesten, men det kan gi særlig store gevinster innen psykisk helsevern, hvor det mye av personellets tidsbruk går til dokumentasjon og rapportering. Vi anslår at tiltaket kan frigjøre tid tilsvarende mellom 243 og 1 427 årsverk dersom det innføres i psykisk helsevern (Tabell 53). Effektene vil være betydelig større ved innføring på tvers av hele spesialisthelsetjenesten. Verktøyene som kan genere sammendrag anses som medisinsk utstyr, og det er per i dag kun ett av de tilgjengelige verktøyene som kan generere sammendrag som er CE-merket (med selvdeklarering). Verktøyene er under stadig utvikling og på sikt vil det trolig være større valgmuligheter for mer tilpasset funksjonalitet.

Tabell 5.3 Regneeksempel – KI til journalføring i psykisk helsevern

Kilde for årsverk: SSB tabell 13953, 2024

Innføre mer hensiktsmessig rapporteringspraksis

Standardiserte protokoller, retningslinjer og faglig trygghet kan redusere dokumentasjonsmengden. Økt veiledning og samtale med kollegaer kan gi bedre forståelse for hva som må dokumenteres, og hvordan dette kan gjøres på en effektiv måte, for eksempel ved bruk av sjekklister og maler. Flere informanter er redd for at sjekklister eller maler kan blåse opp dokumentasjonsbyrden og legger vekt på at man skal tydeliggjøre at den enkelte medarbeider skal kunne bruke eget faglig skjønn og at rapporteringen skal være tilstrekkelig og relevant for behandlingssituasjonen.

Mer hensiktsmessig rapporteringspraksis innen psykisk helsevern, gjennom blant annet bedre veiledning og økt faglig trygghet, vil i størst grad påvirke helsepersonell med begrenset erfaring. Vi legger til grunn 30, 50 og 70 prosent påvirket av tiltaket for hhv. lavt, middels og høyt scenario. Dette kan isolert sett gi tidsbesparelser tilsvarende mellom 59 og 599 årsverk av leger, psykologer og sykepleiere innen psykisk helsevern (Tabell 54). Effekten av dette tiltaket reduseres trolig hvis man også benytter seg av KI som regnet på over, da kostnaden ved unødvendig dokumentasjon allerede blir redusert.

Tabell 5.4 Regneeksempel – veiledning/faglig trygghet for rapporteringsrutiner i psykisk helsevern

Et annet eksempel på mer hensiktsmessig rapporteringspraksis er knyttet til prosessen for å søke om høreapparat gjennom NAV. Dersom søknad/rekvirering av høreapparat kan forenkles og automatiseres, vil ØNH-leger, audiografer og helsesekretærer få frigjort tid tilsvarende mellom 10 og 20 årsverk for audiografer, mellom 8 og 15 for helsesekretærer og 3 og 14 for ØNH-leger (Tabell 55).

Tabell 5.5 Regneeksempel – Forenklet og automatisert prosedyre for søknad/rekvirering av høreapparat rettet mot NAV (ØNH-leger, audiografer og helsesekretærer)

Merk: Vi har blitt informert om at det jobber rundt 120 audiografer i avtalepraksis, og at disse utgjør 80 prosent av alle audiografene. Vi legger derfor til grunn at det er 150 audiografer og tilsvarende antall ØNH-leger. Videre antar vi at det er i underkant av en helsesekretær per ØNH-lege/audiograf, og legger til grunn at det er 3 sekretærer for hver 4. ØNH-lege/audiograf. Tidsbesparelser er basert på samtaler med ØNH-leger i avtalepraksis.

Forbedre IT-system (brukergrensesnitt og integrering)

Effektive IT-systemer er avgjørende for å redusere unødvendig tidsbruk knyttet til dokumentasjon og rapportering. Flere helsepersonell opplever i dag systemene som lite brukervennlige og lite integrerte og at dette øker tidsbruken i arbeidshverdagen.

Bedre grensesnitt og samordning mellom IT-systemer kan sikre at informasjon flyter bedre mellom pasientjournaler, laboratoriedatasystemer og andre plattformer. Dette sikrer at opplysninger rapporteres kun en gang og er konsistente og lett tilgjengelige på tvers av plattformer.

Datafangst til kvalitetsregistre og avvikssystem

Automatisk datafangst til kvalitetsregistre og avvikssystem kan sikre mer nøyaktige og oppdaterte rapporter. Tiltaket kan redusere tidsbruk for rapportøren, men kan også redusere tid som mottakeren/behandleren bruker på å følge opp eventuelle feil ved manuell rapportering.

Vi anslår at automatisert datafangst til kvalitetsregister og avvikssystem kan frigjøre tid tilsvarende mellom 68 og 260 årsverk, og at dette primært påvirker sykepleiere/vernepleiere, leger, helsesekretærer, bioingeniører, radiografer, audiografer og logopeder (Tabell 56).

Tabell 5.6 Regneeksempel – datafangst til kvalitetsregistre og avvikssystem (hele tjenesten)

Kilde for årsverk: SSB tabell 13953, 2024

Forbedre beslutningsstøtte i journalsystemet

Beslutningsstøttesystemer kan hjelpe helsepersonell med raskt å finne relevant pasientinformasjon, medisinske retningslinjer og behandlingsanbefalinger. Bedre integrasjon av kunnskapskilder i journalsystemene, nye teknologiske løsninger, mobile løsninger og rutiner for faglig tilbakemelding mellom kolleger og nivåer redusere tidsbruken. For eksempel kan KI analysere pasienthistorikk og foreslå mulige diagnoser eller behandlingsforløp basert på oppdatert medisinsk kunnskap. Videre kan automatisert deling av data mellom systemer og institusjoner sikre at beslutningstakere alltid har tilgang til oppdatert informasjon uten behov for manuelle forespørsler.

Sørge for bedre oversikt over og kommunikasjon med aktører i og utenfor helse- og omsorgstjenesten

En oppdatert og tilgjengelig oversikt over kontaktpersoner og henvisningsinstanser kan redusere tid brukt på å finne riktig samarbeidspartner i pasientforløp. Bedre oversikt over kontaktpersoner på, for eksempel, sykehjem kan gjøre det enklere å finne riktig ansvarlig person ved utskrivning og videre oppfølging av pasienter. Generelt kan digitale kontaktregistre og felles kommunikasjonsplattformer støtte effektiv samhandling mellom primær- og spesialisthelsetjenesten.

Mer støttepersonell

Økt tilgang på støttepersonell kan sikre at oppgaver som ikke krever medisinsk kompetanse håndteres av administrativt personale. Dette frigjør tid for klinikere til å fokusere på pasientbehandling. For eksempel kan støttepersonell avlaste klinikere med visse rapporteringsoppgaver, dokumentasjonskontroll og koordinering med relevante aktører i og utenfor helse- og omsorgstjenesten. De kan også bidra med å strukturere og klargjøre informasjon som skal inn i pasientjournaler, noe som reduserer behovet for etterarbeid fra klinikerens side.

Videre kan automatisering av administrative oppgaver frigjøre mye av tiden til støttepersonell, knyttet til både dokumentasjon og rapportering, men også inntak, etterkontroll og pasientforløp. Helse Nord har introdusert KI-assistenten Nora Nord, som blant annet kan hjelpe med:

• Utlevering av epikriser
• Rydding i ventelister, ved å sende ut behovsskjema til pasienter på venteliste. Nora Nord mottar og behandler svarene og flytter pasientene på ventelisten. Hvis svaret er nei, sendes dette videre til behandler.
• Oppgjør, som medfører korrekt registrering i Dips etter registrering i Imatis)
• Utsending av infeksjonsskjema (30 dager etter operasjon via infeksjonsmodulen)
• Opprettelse av fristbrudd i Frida
• Overføring av journalverdige data fra skyløsning til Dips Arena

Håndtering av epikriser har redusert forsinkelser på epikriser fra opp mot tre måneder til noen få minutter og frigjort rundt 10 stillinger (NRK, 2024). VI har blitt informert om at effektiviserings-gevinsten av at Nora Nord tar oppgjør ligger på mellom 5-10 årsverk. Det samme gjelder for kontroll og utlevering av epikriser. Dersom denne besparelsen skaleres opp til hele Norge (ved bruk av antall innbyggere per opptaksområde), kan det anslagsvis frigjøre mellom 192 og 769 årsverk totalt.

Tabell 5.7 Regneeksempel – automatisere administrative oppgaver (basert på Nora Nord)

Kilde for pasientgrunnlag til Nordlandssykehuset: Nordlandssykehuset (2025).
Vi har i regnestykket lagt til grunn en gevinst på mellom 5 og 20 årsverk på administrativt arbeid, knyttet både til dokumentasjon og rapportering, men også inntak, etterkontroll og pasientforløp.