10 Anbefalte tiltak på kort og lang sikt

Basert på vår overordnede utredning av tidstyver i spesialisthelsetjenesten anbefaler vi på kort sikt faglige tiltak, IT-tiltak, tiltak for oppgavedeling, tiltak for bygg og utstyr og organisatoriske tiltak. På kort sikt vil for eksempel faglige tiltak rettet mot de største tidstyvene innen inntak, etterkontroll og pasientforløp ha stort potensial, relativt lave kostnader og kunne innføres raskt. På lang sikt har mer omfattende tiltak stort potensial, men medfører også større kostnader og usikkerhet. Det er også en rekke konkrete tiltak innen øye, psykisk helsevern, øre-nese-hals og ortopedi som bør gjennomføres.

10.1 Kategorier av tiltak for å redusere tidstyver

Det en rekke ulike tiltak som kan være relevante for hver av de identifiserte tidstyvene. Tiltakene kan sorteres inn i fem overordnede kategorier:

• IT-tiltak
• Tiltak for bedre oppgavedeling
• Faglige tiltak
• Andre organisatoriske tiltak
• Tiltak for fysisk arbeidsmiljø

IT-tiltak

Denne kategorien omfatter tiltak knyttet til digitale systemer og teknologiske løsninger. Målet er å effektivisere arbeidsoppgaver, forbedre brukervennlighet, samhandling, informasjonsflyt og integrering mellom systemer. Eksempler inkluderer anskaffelse av KI-verktøy til spesifikke arbeidsoppgaver og automatisert datafangst til rapportering

Tiltak for bedre oppgavedeling

Tiltak innen oppgavedeling handler om omfordeling av oppgaver blant helsepersonell, slik at de menneskelige ressursene benyttes på en mer optimal måte enn tidligere. Oppgavedeling fordrer at de berørte har tydelige ansvarsforhold og at yrkesgruppene som får nye oppgaver har rett kompetanse. Målet er å frigjøre tid til kjerneoppgaver og redusere unødvendig dobbeltarbeid.

Faglige tiltak

Faglige tiltak dreier seg om forbedringer i kliniske prosesser, prosedyrer og retningslinjer, og å hindre uønsket variasjon. Hensikten er å sikre god kvalitet samtidig som tidkrevende og lite verdiskapende oppgaver reduseres. Det inkluderer for eksempel å sikre faglig trygghet i rapportering og kliniske vurderinger, noe som sikrer effektiv rapportering og mer hensiktsmessige forløp med etterkontroller. Det kan også inkludere tydeligere interne retningslinjer for å sikre mer enhetlig praksis både internt og mellom avdelinger. Det inkluderer også hensiktsmessig bruk av personell og logistikk (personell, rom og utstyr). Tiltakene skal bidra til å skape smidige arbeidsprosesser og redusere flaskehalser.

Andre organisatoriske tiltak

Organisatoriske tiltak omfatter endringer i struktur, ledelse og koordinering av arbeidet. Her inngår tiltak for vaktplanlegging, mentorordninger og annen ivaretakelse av de ansatte, lederutvikling og tiltak færre ledernivåer.

Tiltak for fysisk arbeidsmiljø

Denne kategorien inkluderer tiltak som gjelder det fysiske arbeidsmiljøet, som utforming av lokaler og tilgang til effektivt medisinsk-teknisk utstyr. Selv om bygg og utstyr er viktige kostnadsdrivere i spesialisthelsetjenesten, utgjør personell en klart større andel av kostnadene, så det kan være god lønnsomhet i å investere i bygg og utstyr som effektiviserer arbeidet.

10.2 Modell for vurdering av tiltak for å redusere tidstyver

I vurderingen av tiltak for å redusere tidstyver har vi utarbeidet anslag på frigjort tid som følge av tiltakene. I tillegg har vi gjort kvalitative vurderinger av:

• Tidsperspektiv
• Gjennomføringsusikkerhet
• Implementeringskostnad
• Andre virkninger

Tidsperspektiv vurderes overordnet, etter hvorvidt virkningene av tiltaket oppstår på kort sikt (ett års sikt) eller ikke. De øvrige kvalitative vurderingene er gjort etter en fem-delt skala, illustrert med fargekoder. Skalaen går fra negativ til positiv, slik at tiltakene som vurderes best på parameteren er grønne og de som vurderes dårligst markeres røde (Tabell 101).

Tabell 10.1 Skala for kvalitative vurderinger av tiltak

Fargekode	Betydning
	Negativ
	Litt negativ
	Verken positiv eller negativ
	Litt positiv
	Positiv

Tidsperspektiv

I arbeidet har vi overordnet vurdert tidsperspektivet for den potensielle effekten av tiltakene. Vi har hovedsakelig skilt mellom kort og lang sikt.

• Kort sikt: Tiltaket ventes å kunne gi effekter i løpet av ett års tid
• Lang sikt: Tiltaket ventes ikke å kunne gi effekter i løpet av ett års tid, men på lengre sikt

Tiden frem til effekter av tiltak oppstår påvirkes av:

1. Tid frem til tiltaket igangsettes (tid til forarbeid og planlegging)
2. Tid til implementering av tiltaket
3. Tid fra tiltaket er implementert til effektene oppstår

Her vurderer vi tid fra tiltaket igangsettes til det oppstår effekter (punkt 2 og 3). Noen type tiltak inneholder deltiltak av ulik karakter, hvor noen ventes å gi effekter på kort sikt og andre på lengre sikt. Disse er markert som både kort og lang sikt.

Gjennomføringsusikkerhet

Det knytter seg varierende grad av gjennomføringsusikkerhet til tiltakene. Gjennomføringsusikkerhet kan både handle om hvorvidt tiltaket idet hele tatt lar seg gjennomføre, og hvor store gevinstene blir (graden av gevinstrealisering) dersom tiltaket gjennomføres. Usikkerheten kan skyldes at lignende tiltak ikke tidligere har vært prøvd ut i den norske helsetjenesten, at tiltaket kan gjennomføres med ulikt ambisjonsnivå og usikkerhet rundt om man faktisk får til omstilling og endring av arbeidshverdag på en god måte.

Grønn farge betyr at tiltaket har lav gjennomføringsusikkerhet, og motsatt for rød.

Implementeringskostnad

Under overskriften implementeringskostnad vurderer vi i hvilken grad det er ressurskrevende å gjennomføre tiltaket (størrelsen på «pukkelkostnaden»). Ressursbruken kan være i form av ansattes tid, i form av kjøp av programvare eller kjøp av tjenester knyttet til IT, opplæring eller lignende.

Grønn fargekode betyr at tiltaket har lave kostnader knyttet til implementering og gjennomføring, rød farge betyr høye kostnader.

Andre virkninger

I tillegg til rene kostnadsvirkninger (virkninger knyttet til helsetjenestens ressursbruk) kan tiltakene ha en rekke andre virkninger både i spesialisthelsetjenesten og eksternt. Tiltak kan for eksempel påvirke ressursbruken i andre deler av helsetjenesten, eller hos andre aktører utenfor tjenesten. Tiltakene kan også påvirke arbeidsmiljøet og trivselen i spesialisthelsetjenesten. Vi har forutsatt at alle tiltakene lar seg gjennomføre på en måte som ikke påvirker tjenestekvalitet, og kvalitet er derfor ikke en del av vurderingen her. Andre virkninger er drøftet i tekst, og ikke i den fem-delte skalaen.

10.3 Kvalitativ vurdering av tiltak for å redusere tidstyver

Faglige tiltak og tiltak for bedre oppgavedeling kan i utgangspunktet implementeres relativt raskt og gi effekter på kort sikt. Tiltakene innebærer først og fremst tydeliggjøring av praksis og endringer i ansvarsforhold og handler om måten man jobber på. IT-tiltak har både kort og lang tidshorisont. IT-tiltak som allerede er i bruk i helsetjenesten i dag, som bedre løsning for pasientreiser og IT-system som tar oppgjør, kan raskt breddes til hele tjenesten. Nye IT-verktøy, herunder KI-verktøy, som fortsatt er under utvikling vil derimot ha en noe lengre tidshorisont.

Andre organisatoriske tiltak som omhandler effektivisering av arbeidsprosesser og bruk av nye verktøy til arbeidsplanlegging kan gjennomføres på kort sikt. Mer omfattende tiltak på dette området, som større arbeid med å optimalisere pasientforløp vil ha en lengre tidshorisont. Når det gjelder fysiske arealer og utstyr, vil enklere tiltak som for eksempel oppgradering av utstyr og bedre utnyttelse av eksisterende bygg kunne gjennomføres på kort sikt. Mer omfattende tiltak på dette området innebærer større endringer i de fysiske arealene og krever lengre gjennomføringstid.

Gjennomføringsusikkerheten er størst for mer omfattende IT-tiltak og tiltak for oppgavedeling. Dette skyldes at det tidligere har vært varierende gevinster ved utvikling av større IT-løsninger i helsetjenesten. For oppgavedeling er det usikkerhet rundt prosessene for endret bemanning og ansvarsfordeling (der mange parter skal involveres, og det kan være behov for endringer i avtaleverk, med mulighet for motstridende interesser), og dermed usikkerhet om man får endret arbeidsflyten i tilstrekkelig grad. Det er noe mindre usikkerhet rundt faglige tiltak, langsiktige organisatoriske tiltak og tiltak for fysiske arealer.

Det er lavest usikkerhet om enklere IT-tiltak organisatoriske tiltak og tiltak for fysiske arealer og bygg. Dette er tiltak som innebærer å ta i bruk eller bredde bruken av eksisterende verktøy, oppgradere utstyr og utnytte dagens arealer bedre.

Implementeringskostnaden er størst for IT-tiltak og tiltak for fysiske arealer på lengre sikt. Dette er ofte lange og kostbare prosesser som involverer eksterne aktører. Enklere IT-tiltak, tiltak for fysiske arealer og utstyr og mer omfattende organisatoriske tiltak vurderes som å ha en noe lavere kostnad. Tiltakene med lavest kostnad er faglige tiltak, tiltak for oppgavedeling og enklere organisatoriske tiltak. Dette er tiltak som ikke involverer eksterne aktører og først og fremst innebærer tydeliggjøring av praksis og endringer i ansvarsforhold.

De fleste tiltakene vurderes å ikke ha vesentlige andre virkninger. Et unntak er andre organisatoriske tiltak, som vurderes å kunne ha noe positive virkninger i form av bedret arbeidsmiljø og trivsel blant de ansatte.

Tabell 10.2 Kvalitativ vurdering av ulike typer tiltak for å redusere tidstyver

Type tiltak	Tidsperspektiv	Beskrivelse	Gjennomføringsusikkerhet	Implementeringskostnad
IT-tiltak	Kort	Enklere IT-tiltak (ta i bruk eksisterende løsninger)
	Lang	Mer omfattende IT-tiltak (utvikling av nye løsninger)
Tiltak for bedre oppgavedeling	Kort
Faglige tiltak	Kort
Andre organisatoriske tiltak	Kort	Enklere tiltak (arbeidsprosesser og arbeidsplanlegging)
	Lang	Mer omfattende tiltak (optimalisere pasientflyt)
Tiltak for fysiske arealer og utstyr	Kort	Enklere tiltak (oppgradering av utstyr og utnyttelse av eksisterende bygg)
	Lang	Mer omfattende tiltak (større endringer i fysiske arealer)

10.4 Anbefaling av tiltak på kort og lang sikt

Vi har vurdert en rekke tiltak innenfor ulike områder og hvilke virkninger de vil ha for ulike typer personell i spesialisthelsetjenesten.

Oppsummert anbefaler vi følgende tiltak på kort sikt:

• Gjennomgå og sammenligne avdelinger og sykehus innen alle områder, og ta i bruk gode erfaringer (identifisering og deling av bestepraksis)
• Faglige tiltak rettet mot inntak, etterkontroll og pasientforløp
• Enklere IT-tiltak rettet mot utstyr og løsninger som finnes i dag, men som i dag fungerer dårlig
• Tiltak for hensiktsmessig oppgavedeling
• Oppgradering av utstyr og bedre utnyttelse av eksisterende bygg
• Enklere organisatoriske tiltak for bedre arbeidsplanlegging og mer effektive arbeidsprosesser

På lengre sikt anbefaler vi:

• Mer omfattende organisatoriske tiltak for å forbedre logistikken og pasientflyten
• Mer omfattende IT-tiltak rettet mot dokumentasjon, beslutningsstøtte og koordinering
• Langsiktig arbeid med å fornye og forbedre bygg

En komplett oversikt over vurderingen av ulike tiltak er vist i slutten av dette kapitlet. Generelt sett er det slik at når ulike tiltak innføres vil det være variasjon mellom ulike deler av tjenesten. Det vil derfor være behov for innslag av lokale løsninger for å sikre at tiltak innføres slik at god utnyttelse av helsepersonellets tid står sentralt. Både problemene og løsningene varierer mellom ulike deler av tjenesten, og det må være lokale vurderinger av ulike hvilke tiltak som er nyttige og hvordan helsepersonellet best bruker sin arbeidstid.

Identifisering og bredding av allerede igangsatte tiltak

Det er i dag igangsatt en rekke initiativer ulike steder for å arbeide mer effektivt og redusere unødvendig tidsbruk. På mange av forbedringsområdene finnes det derfor allerede gode løsninger i tjenesten i dag. Den lokale kunnskapen er avgjørende for å prioritere mellom ulike tiltak, og for å lykkes med omstillingsarbeidet. Samtidig er det en risiko for at tiltakene blir fragmenterte, og at det fulle potensialet ikke hentes ut, når det arbeides i «siloer» i stedet for på tvers av tjenesten.

Vi anbefaler at det gjøres et arbeid i helseforetakene med å gjennomgå og sammenligne alle de ulike delene av tjenesten, identifisere gode løsninger og bredde disse løsningene ut i andre deler av helseforetaket. Dette kan gjelde alle typer tiltak, fra IT-tiltak til faglige tiltak, men fellesnevneren er at det ikke er behov for å utvikle noe nytt. Hva disse tiltakene er, vil variere fra helseforetak til helseforetak, både fordi det er forskjell på hva som allerede er gjort, og fordi det kan være ulike prioriteringer av hvilke tidstyver som skal fjernes først.

Det er også viktig at gode erfaringer tas i bruk på tvers av hele spesialisthelsetjenesten. De beste eksemplene på tiltak som er innført i ett foretak bør derfor aktivt spres til andre foretak, så de kan innføre det samme (eller en lignende variant, tilpasset lokale forhold) hos seg. Det er naturlig at de regionale helseforetakene tar en ledende rolle i en slik utbredelse av tiltak på tvers av helseforetakene.

På kort sikt kan det være hensiktsmessig med en vridning av ressursbruk fra langsiktig, mer strategisk utvikling, til kortsiktige tiltak rettet mot «lavthengende frukter». Det kan bety at det flyttes noe ressurser fra utvikling av nye bygningsløsninger til arbeid med å optimalisere dagens bygninger, eller noe ressurser fra utvikling av nye IT-systemer til arbeid med å få tilstrekkelig antall arbeidsstasjoner, mulighet til sesjonsvandring og lignende.

Tiltak for å frigjøre tid på kort sikt

Vi vurderer at det på kort og mellomlang sikt særlig er mye å hente på å redusere tidstyver for helsepersonell innen områdene inntak, etterkontroll og pasientforløp. Dette er et område med vesentlige tidstyver i dag som det med stor sannsynlighet er mulig å redusere. For å redusere disse tidstyvene på kort sikt, anbefales primært faglige tiltak. Uønsket variasjon i praksis for inntak og etterkontroll bidrar til at mye tid brukes på behandling og oppfølging som også internt i tjenesten vurderes som lite hensiktsmessig (Riksrevisjonen, 2018b). Faglige tiltak som bedre veiledning til de som henviser til spesialisthelsetjenesten, tydeligere enighet mellom fagdirektører og klinikere og tydeliggjøring av kriterier og praksis for inntak, antall kontroller, konsultasjonsform, etc. vil kunne redusere antall som kommer inn til behandling og antall oppfølgingskontroller. Dette vil kunne frigjøre vesentlig tid for mange ulike typer helsepersonell innen de fleste fagområder, og redusere overbehandling. De faglige tiltakene er i hovedsak lite kostbare og kan implementeres raskt.

Vi anbefaler også at det gjennomføres tiltak for å oppgradere IT-utstyr i tjenesten i dag, som for eksempel sesjonsvandring og digitale løsninger for utstyrslokalisering, samt oppgradering av printere, datamaskiner, osv. I tillegg bør man utvide bruken av IT-løsninger som har gitt gode effekter i deler av tjenesten, som for eksempel løsning for pasientreiser og automatisering av oppgjør (Nora Nord). Det er en viss implementeringskostnad til denne typen tiltak, men ettersom det er oppgradering av eksisterende utstyr og utprøvde løsninger, er det lav gjennomføringsusikkerhet.

Vi anbefaler også det gjennomføres tiltak for bedre oppgavedeling. Hensiktsmessig fordeling av oppgaver mellom helsepersonell kan påvirke tidsbruken til et stort antall helsepersonell og har stort potensial. Tiltak innen oppgavedeling kan implementeres og frigjøre tid raskt, men rask gevinstrealisering krever god endringsledelse og effektive rutiner for å sikre tilstrekkelig kompetanse blant personellet som får nye oppgaver. Det er usikkerhet rundt gjennomføringen som følge av at det kan være behov for å rekruttere personell, endre ansvarsfordeling mellom personellet i praksis, endre inngåtte avtaler etc.

Vi anbefaler at det gjennomføres tiltak for oppgradert utstyr og bedre bruk av eksisterende arealer. Dette innebærer å anskaffe medisinsk-teknisk utstyr og gjennomføre et vedlikeholdsløft, samt å forbedre romplanlegging slik at det for eksempel sikres at personellet har tilgang på arbeidsstasjoner ved behov. Disse tiltakene kan medføre en del kostnader, men har begrenset med gjennomføringsusikkerhet ettersom det først og fremst er forbedring av utstyr som brukes i dag.

I tillegg anbefaler vi at det gjennomføres enklere organisatoriske tiltak for bedre arbeidsplanlegging og mer effektive arbeidsprosesser. Dette inkluderer for eksempel å ta i bruk verktøy for bedre arbeidsplanlegging og å gjennomgå og effektivisere arbeidsprosesser.

Tiltak for å frigjøre tid på lengre sikt

På lengre sikt vurderer vi at det særlig vil være potensial i å gjennomføre mer omfattende organisatoriske tiltak for å forbedre logistikken og pasientflyten. Dette innebærer en større gjennomgang av arbeidsprosesser og logistikk for å identifisere flaskehalser. Ved å gjennomføre større tiltak kan man omstrukturere og tilrettelegge for effektiv flyt og logistikk som gir mer effektiv drift. Et slikt arbeid medfører noe gjennomføringsusikkerhet og implementeringskostnader, men det finnes etablerte verktøy (LEAN-metodikk), og det finnes klinikker og praksiser som allerede har lyktes godt med slikt arbeid.

Vi anbefaler også å gjennomføre mer omfattende tiltak for å redusere tidstyver innen dokumentasjon og rapportering. Dette inkluderer for eksempel anskaffelse av KI-verktøy og automatisert datafangst. Det er en rekke nye verktøy som er under utvikling eller utprøving i ulike deler av spesialisthelsetjenesten. Tradisjonelt har veien fra utprøving av IT-tiltak til bredere implementering vært lang i spesialisthelsetjenesten. Man bør likevel etterstrebe å raskt bredde ut og ta i bruk de verktøyene som har gitt positive erfaringer og har stort potensial. Økt prioritering av lavthengende frukter, det vil si tiltak av mindre størrelse med begrenset risiko, vil kunne fjerne små tidstyver som påvirker et stort antall helsepersonell hver dag. IT-tiltakene vil i noen tilfeller være kostbare, men gjennomføringsusikkerheten er lav gitt at man velger tiltak som allerede er utviklet og som har vært testet i norsk helsetjeneste.

I tillegg anbefaler vi at det arbeides langsiktig med å fornye og forbedre byggene i spesialisthelsetjenesten. De fysiske arealene er viktige for effektiv drift, og mer hensiktsmessige bygg kan gi gevinster over lang tid.

Avgrensningene i dette oppdraget har gjort at vi ikke har drøftet faktorer som «prioritering i stort», finansieringssystem og sykefravær. Dette er imidlertid viktige områder som har stor betydning for tidsbruken i spesialisthelsetjenesten. Tiltak innenfor disse områdene vil derfor kunne gi vesentlig redusert tidsbruk.

Eksempler på konkrete tiltak innenfor ulike områder

Vi har også gjennomført en overordnet vurdering av virkninger av en rekke enkelttiltak mot tidstyver innen ulike områder av tjenesten. I Tabell 103 vises en liste med eksempler på konkrete tiltak, som vi anbefaler at gjennomføres. Noen av tiltakene er allerede implementert enkelte steder i tjenesten. Disse anbefaler vi at breddes, slik at tiltaket implementeres også i andre deler av spesialisthelsetjenesten.

Tabell 10.3 Eksempler på konkrete tiltak mot tidstyver innen ulike områder

Tidstyvene og tiltakene er til dels overlappende og er ikke uavhengige av hverandre. Summering på tvers av områder kan derfor overvurdere det samlede potensialet noe.