9 Bygg og utstyr

Upraktiske bygg, gammelt medisinsk-teknisk utstyr og gjentatte IT-problemer fører til forsinkelser, dobbeltarbeid og unødvendig tidsbruk. Dårlig arealutnyttelse, ustabilt utstyr og systemer som krever hyppige innlogginger tar tid i helsepersonellets arbeidshverdag. Bedre romløsninger, oppdatert teknologi og enkle digitale forbedringer kan gi gevinster i form av mer effektiv drift og frigjort tid.

9.1 Tidstyvene

Fysiske omgivelser, teknisk utstyr og digitale løsninger har stor innvirkning på hvor effektivt helsepersonell kan utføre arbeidet sitt. Når sykehusbygg og arbeidsstasjoner ikke er tilpasset driften, medisinsk utstyr er utdatert eller ikke fungerer optimalt, og IT-systemer skaper frustrasjon gjennom trege systemer og innloggingsproblemer, kan det føre til forsinkelser, dobbeltarbeid og redusert pasientgjennomstrømning.

Tidstyvene i denne kategorien er:

• Uhensiktsmessige bygg
• Ineffektivt medisinsk-teknisk utstyr (MTU)
• Gjentagende mindre IT-problemer

Uhensiktsmessige bygg

Uhensiktsmessige bygg blir en tidstyv ved at driftsavbrudd, plassmangel og upraktisk utforming hemmer flyten i kliniske oppgaver. Manglende eller uforutsigbar tilgang på operasjonsstuer kan føre til utsettelser av inngrep. Kapasitetsproblemer i akuttmottak, postoperative avdelinger og intensivavdelinger bidrar også til forsinkelser eller stans i operasjonsplanleggingen, i tillegg til å forårsake andre tidstyver.

Videre kan dårlig planlagte bygningsløsninger føre til unødvendige gangavstander og tidstap. Smale bygningskropper fører ofte til lengre korridorer og gangavstander (Sykehusbygg, 2023), og helsepersonell rapporterer om at dårlige arealløsninger medfører tid på leting etter ledige undersøkelsesrom, kontorplasser eller utstyr som blodtrykksapparater og PC-er.

Flere rapporter har dokumentert at mange sykehusbygg er gamle, upraktiske eller i teknisk dårlig stand. Riksrevisjonen fant i 2021 at den tekniske tilstanden på bygningsmassen ved halvparten av helseforetakene var utilfredsstillende, og at tilstanden har forverret seg fra 2012 til 2020 grunnet manglende vedlikehold (Riksrevisjonen, 2021).

Et eksempel på konsekvensen av dette er at flere sykehusbygg ikke tåler vekten av ny instrumentering i laboratorium. Innen kreftomsorgen er det eksempler på patologilaboratorier hvor man ikke får fornyet instrumentering eller innført automatiserte løsninger på grunn av utilstrekkelige arealer eller fordi byggene ikke tåler vekten av instrumentene.

Hovedproblemet ligger ofte i manglende fleksibilitet i byggene, ikke nødvendigvis i alderen på dem. Selv om eldre bygg gjerne er mindre fleksible, er det ikke alderen i seg selv som skaper tidstyver. Et eldre bygg kan fungere godt dersom det er tilpasningsdyktig og funksjonene kan endres over tid. Tilsvarende kan nye bygg forårsake ineffektive arbeidsprosesser dersom de har en rigid utforming og ikke egner seg for fremtidige endringer i arbeidsprosesser. Løsningen ligger derfor ikke utelukkende i å bygge nytt, men i å sikre fleksible og funksjonelle bygningsløsninger uavhengig av alder.

Tabell 9.1 Tidstyver innen bygg og utstyr

Merk at vi har gjort konkrete beregninger for enkelte, men ikke alle, tiltak. Beregningene er ment som eksempler, og ikke nødvendigvis som et estimat av det fulle potensialet til tiltaket. Flere helsetiltak har allerede iverksatt eller planlegger å iverksette tiltak på innen kategoriene vist her.

Ineffektivt medisinsk-teknisk utstyr (MTU)

Ineffektivt MTU kan forlenge undersøkelser, skape flaskehalser i diagnostikk og øke risikoen for feil. Når utstyr er utdatert eller har lange oppstartstider, kan det føre til at pasientbehandlingen tar lengre tid enn nødvendig. Samtidig kan manglende investeringer i mer avansert teknologi føre til at pasienter ikke får riktig diagnose til rett tid. Effektivt vedlikehold av utstyr er derfor avgjørende for å unngå driftsavbrudd og sikre stabil tilgang til nødvendige medisinske verktøy.

MTU som er gammelt, upålitelig eller i for liten skala, utgjør en betydelig tidstyv i sykehushverdagen. Riksrevisjonens gjennomgang av MTU i 2021 avdekket at mye utstyr er aldrende. I de fleste helseforetak var over 30 prosent av utstyrsparkens komponenter mer enn ti år gamle (Riksrevisjonen, 2021). Konsekvensene av en aldrende utstyrspark er hyppigere feil og havari, lengre reparasjonstider og dermed mer nedetid på kritisk utstyr. Slike sammenbrudd fører til improviserte innkjøp («havariinvesteringer») som ofte er kostbare og ineffektive. Leger rapporterer at de ofte må bruke tid på å få gammelt utstyr til å virke i stedet for å behandle pasienter (Dagens Medisin, 2024).

Tidstyver knyttet til utstyr handler ikke bare om alder, men også om tilgang og anvendelighet. Hvis det finnes for få apparater av en type (f.eks. blodtrykksapparater eller MR-/CT-maskiner), må pasienter og behandlere vente på tur. Tilsvarende kan manglende standardisering og integrasjon av utstyr skape merarbeid, for eksempel utstyr som ikke kommuniserer med IT-systemene, slik at data må overføres manuelt.

Gjentagende mindre IT-problemer

Gjentagende mindre IT-problemer kan være en betydelig tidstyv i hverdagen til helsepersonell. Selv små tekniske problemer, som treg innlogging, printere som ikke fungerer eller ustabile systemer, kan akkumulere seg til store tidstyver over tid. Når helsepersonell må bruke flere minutter på å logge seg inn i systemene gjentatte ganger i løpet av en arbeidsdag, kan dette føre til betydelig tapt tid samlet sett. Treg respons fra IT-systemer eller uforutsigbare systemfeil kan også gjøre at klinikere må bruke mer tid enn nødvendig på administrative oppgaver, noe som går utover tiden de har til pasientbehandling.

Riksrevisjonen beskrev i 2023 en IT-situasjon hvor nye systemer ikke fungerer som de skal for leger og sykepleiere. Konsekvensen er at helsepersonell må bruke tid på «arbeid rundt systemene», altså ekstra registrering og kontroll (Riksrevisjonen, 2023). Når klinisk tid går med til å rette opp i IT-feil, lete frem informasjon i ulike systemer eller vente på trege programmer, er det en tidstyv. I verste fall går det også ut over pasientsikkerheten dersom informasjon blir forsinket eller ikke når frem.

Tabell 9.2 Potensiell frigjort tid (målt i årsverk) ved reduksjon av tidstyver innen bygg og utstyr (middels scenario, lav og høy i parentes)

9.2 Mulige tiltak for å redusere tidstyvene

Innen bygg og utstyr er det særlig tiltak i forbindelse med fysiske arealer som er relevante, i tillegg til IT-tiltak og faglige tiltak (Tabell 91).

Det er potensial for å frigjøre tid blant sykepleiere, helsefagarbeidere og andre helsefag med høyere utdanning. Potensialet for å frigjøre tid er imidlertid noe lavere her enn innen de øvrige områdene (Tabell 92).

Omorganisering og ny romfordeling

På mange sykehus er bygningsstrukturen ikke tilpasset dagens pasientstrømmer eller arbeidsprosesser. Omorganisering og ny romfordeling kan bidra til å redusere tid brukt på logistikk og unødvendig venting. Omorganisering og ny romfordeling bør gjennomføres med mål om å forbedre pasientflyten og ha romkapasitet som er tilpasset behandlingsbehovene.

Bedre tilrettelegging av arealer kan gi store gevinster for å redusere venting. Dette kan både gjelde tid brukt på å lete etter arbeidsplass, men også på å følge pasient over lengre distanser til ledig rom. Vi har også blitt informert om at helsepersonell ofte må «vente på tur» for både polikliniske rom, sengerom og operasjonsstuer.

Regneeksemeplet indikerer at bedre tilrettelegging av arealer kan medføre spart tid tilsvarende mellom 107 og 535 årsverk blant yrkesgrupper som forventes å påvirkes av denne ventingen (Tabell 93).

Tabell 9.3 Regneeksempel – bedre tilrettelegging av arealer i tjenesten som helhet

Kilde for årsverk: SSB tabell 13953, 2024

Effektiv bruk av rom

Mer effektiv bruk av rom innebærer å optimalisere hvordan eksisterende arealer utnyttes. Manglende oversikt over tilgjengelige rom og utstyr kan føre til at operasjoner, behandlinger og undersøkelser forsinkes. En mulig løsning er KI for operasjonsplanlegging, for hjelp med å fordele operasjonstid og ressurser mer effektivt og slik unngå forsinkelser knyttet til dårlig planlegging eller rommangel. I tillegg kan digitale løsninger for utstyrslokalisering bidra til at helsepersonell raskere finner nødvendig utstyr, noe som kan spare betydelig tid og redusere frustrasjon.

For å sikre rask klargjøring mellom operasjoner kan også tydeligere rengjøringsstandarder bidra til mer effektive rutiner, slik at operasjonsstuer kan tas i bruk raskere. Når det er klart hva som gjelder i ulike situasjoner, kan man unngå unødvendig ventetid og sikre bedre flyt gjennom dagen. Dette kan bidra til at rommene tas i bruk raskere etter hver operasjon, samtidig som man ivaretar krav til hygiene og pasientsikkerhet. Klare forventninger og felles forståelse blant involvert personell er viktig for at dette skal fungere godt i praksis.

Som vist i Tabell 94 kan dette tiltaket anslagsvis spare tid tilsvarende mellom 17 og 50 årsverk for kirurger, anestesileger, operasjonssykepleiere og anestesisykepleiere. Regnestykket tar høyde for at det ofte, ved forsinkelse, gjøres andre nødvendige oppgaver, som å jobbe i journal.

Tabell 9.4 Regneeksempel – tydeliggjøre standard for rengjøring

Kilde for antall kirurgiske opphold: Helsedirektoratet (2023)

Anskaffe MTU som støtter effektiv drift

Flere helseforetak har i dag ulikt utstyr som er tregt, utdatert eller ofte går i stykker. Dette kan føre til unødvendige forsinkelser i utredning og behandling, redusert effektivitet og lavere kvalitet i pasientbehandlingen. Utskiftning av gammelt og ustabilt utstyr er et viktig tiltak for å frigjøre tid og ressurser, og gjør det mulig for helsepersonell å arbeide mer effektivt.

Investeringer i nytt og mer avansert utstyr, særlig innen diagnostikk, kan bidra til raskere og mer presise diagnoser, som kan gi bedre pasientforløp, færre unødvendige undersøkelser og mer målrettet behandling.

Effektive anskaffelsesprosesser er her avgjørende for å sikre riktig utstyr til rett tid, til en bærekraftig kostnad. Ved å utforme effektive anbudsprosesser som legger til rette for innovasjon og kvalitet, kan man oppnå bedre ressursutnyttelse og styrke kapasiteten i spesialisthelsetjenesten.

Som vist i Tabell 95 kan man ved å sikre tilgang til MTU anslagsvis spare tid tilsvarende mellom 18 og 327 årsverk i somatikken. Basert på informasjon fra intervjuene har vi i regnestykket lagt til grunn at det kan gå med en del klinisk tid til å håndtere ineffektivt MTU i løpet av en arbeidshverdag. Samtidig er det også en del moderne utstyr i sykehusene av høy kvalitet, og det er mange klinikere som i liten grad er i berøring med MTU i løpet av en dag. Dette er hensyntatt andelen påvirket.

Tabell 9.5 Regneeksempel – Sikre tilgang til MTU som understøtter effektiv drift innen somatikk

Kilde for årsverk: SSB tabell 13953, 2024

Forbedre vedlikehold av MTU

Bedre vedlikehold er avgjørende for å sikre stabil drift av MTU. Manglende service og reparasjoner kan føre til uventede driftsavbrudd og ineffektiv bruk av ressurser. Et mer systematisk vedlikeholdsprogram kan forhindre at utstyr svikter i kritiske situasjoner og sikre at alt utstyr fungerer når det trengs.

En nasjonal strategi kan understøtte effektiv anskaffelse og vedlikehold av MTU. Som Riksrevisjonen (2021) understreker i gjennomgangen av helseforetakenes investeringer i bygg og MTU, er mål og strategier et godt grunnlag for å kunne utarbeide langsiktige investeringsplaner. En nasjonal strategi kan sette føringer som RHF-ene igjen kan utvikle mål og strategier for å nå, og gjennom dette forbedre rutiner for anskaffelse og vedlikehold av MTU.

Forbedre utstyrslokalisering

For å redusere tid brukt på å lete etter nødvendig utstyr, kan det innføres digitale løsninger som gir oversikt over hvor utstyr befinner seg til enhver tid. Teknologier som RFID-brikker kan brukes til å spore og registrere bevegelsen av utstyr i bygget. Dette vil gjøre det enklere for helsepersonell å finne frem til riktig utstyr raskt og sikre bedre utnyttelse av eksisterende ressurser. Tiltaket er særlig aktuelt i bygg med upraktisk utforming og lange gangavstander, der dagens mangel på oversikt fører til betydelig letetid.

Gjennomføre et vedlikeholdsløft

Et vedlikeholdsløft innebærer å styrke og systematisere det planmessige vedlikeholdet av både bygningsmasse, tekniske installasjoner og MTU. Dette inkluderer å sikre tilstrekkelige vedlikeholdsbudsjetter, bedre planlegging og raskere håndtering av feil og avvik. Målet er å unngå driftsavbrudd, redusere behovet for kostbare havariinvesteringer og sikre stabil drift av kritisk utstyr.

Investere i oppdatering av «enkelt» utstyr

Oppdatering av «enkelt» utstyr handler om målrettede investeringer i basisutstyr og digitale arbeidsverktøy som brukes hyppig i klinisk hverdag, men som ofte er neglisjert. Dette kan inkludere utskifting av gamle PC-er, skjermer, printere og mobile arbeidsstasjoner. Mange av tidstyvene knyttet til IT-problemer skyldes nettopp utilstrekkelig grunnutstyr, og dette tiltaket kan gi rask gevinst i form av mindre frustrasjon og mer tid til pasientbehandling.

Et tiltak her er å innføre utstyr som støtter elektronisk overvåkning og svaroverføring av pasientnære analyser. Dette er enda ikke innført på alle sykehus. Det vil kunne spare tid både for bioingeniører, sykepleiere og helsefagarbeidere, som unngår manuell innleggelse av svar og oppfølging av utstyr. Dette vil også kunne øke pasientsikkerheten og sørge for at svar overføres til riktig pasient.

Et annet konkret tiltak innenfor dette området er innføring av sesjonsvandring (allerede innført som en mulighet i Helse Vest). Sesjonsvandring innebærer at brukeren raskt får tilgang til sin desktop slik den ble forlatt uten å måtte laste inn profilen for hver nye pålogging. Dette kan redusere tiden de ansatte bruker på å logge inn på maskiner og programmer, som kan være trege, gjentagende ganger i løpet av arbeidsdagen.

Som vist i Tabell 96 kan sesjonsvandring anslagsvis frigjøre tid tilsvarende mellom 191 og 1 129 årsverk av leger, sykepleiere, helsefagarbeidere og helsesekretærer.

Tabell 9.6 Regneeksempel – sesjonsvandring (hele spesialisthelsetjenesten)

Kilde for årsverk: SSB tabell 13953, 2024