6 Plikt til å ha en anskaffelsesstrategi og -rutiner om samfunnshensyn

6.1 Gjeldende rett

6.1.1 Norges EØS-rettslige forpliktelser

Direktiv 2014/24/EU om offentlige anskaffelser (anskaffelsesdirektivet) artikkel 18 nr. 2 pålegger statene å treffe egnede tiltak for å sikre at leverandørene, ved gjennomføring av offentlige kontrakter, oppfyller gjeldende forpliktelser innenfor miljørett, sosialrett og arbeidsrett som er fastsatt i unionsretten, nasjonal rett, kollektive avtaler eller i internasjonale miljø-, sosial- eller arbeidsrettslige bestemmelser angitt i anskaffelsesdirektivets vedlegg X.

EØS-retten stiller ikke krav om at oppdragsgiver utarbeider en anskaffelsesstrategi for å ivareta samfunnshensyn eller har rutiner for å følge opp dette.

6.1.2 Nasjonal rett

Anskaffelsesloven inneholder ikke et lovkrav om at oppdragsgiver har en generell plikt til å ta samfunnshensyn og ha anskaffelsesrutiner.

I anskaffelsesloven § 5 første ledd første punktum er det imidlertid krav om at statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Dette skal blant annet skje ved at oppdragsgiver tar hensyn til livssykluskostnader, jf. andre punktum. Det fremgår av forarbeidene at dette betyr at oppdragsgiver må ha vurdert hvilke anskaffelser som medfører vesentlig miljøbelastning slik at det er relevant å stille miljøkrav, og ha utformet rutiner for hvordan disse anskaffelsene skal følges opp, jf. Prop. 51 L (2015–2016) Lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) kapittel 10, merknad til § 5.

Det fremgår videre av § 5 første ledd tredje punktum at oppdragsgiver skal ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er risiko for brudd på slike rettigheter. Det følger av forarbeidene at oppdragsgiver har stor grad av fleksibilitet til å tilpasse innholdet i rutinene til sin virksomhet, jf. Prop. 51 L (2015–2016) kapittel 10, merknad til § 5. Pliktene etter § 5 første ledd gjelder for alle anskaffelser som er omfattet av loven. Departementet kan gi forskrift om det nærmere innholdet av bestemmelsen, jf. første ledd fjerde punktum.

Etter § 5 andre ledd kan oppdragsgiver stille egnede krav og kriterier knyttet til ulike trinn i anskaffelsesprosessen, slik at offentlige kontrakter gjennomføres på en måte som fremmer hensyn til miljø, innovasjon, arbeidsforhold og sosiale forhold, forutsatt at kravene og kriteriene har tilknytning til leveransen.

Bestemmelsen i § 5 tredje ledd pålegger oppdragsgiver å stille krav til universell utforming i offentlige kontrakter i samsvar med regler som fastsettes i forskrift. Kravet til universell utforming er spesifisert i anskaffelsesforskriften § 15-2, og hovedregelen er at oppdragsgiver i kravspesifikasjonene skal ta hensyn til universell utforming når oppdragsgiver kjøper ytelser som skal brukes av personer, enten det er allmennheten eller ansatte hos oppdragsgiver. Bestemmelsen åpner opp for unntak dersom dette kan begrunnes særskilt. Kravet til universell utforming i anskaffelsesforskriften § 15-2 gjelder kun for anskaffelser over EØS-terskelverdi.

6.2 Utvalgets forslag

Utvalget foreslår i NOU 2023: 26 Ny lov om offentlige anskaffelser – første delutredning punkt 14.4 en plikt for oppdragsgiver til å innrette sin anskaffelsespraksis slik at samfunnshensynene som er nevnt i ny formålsbestemmelse ivaretas. Utvalget påpeker at oppdragsgiver som et utgangspunkt må ha stor frihet til å velge hvordan anskaffelsespraksisen skal tilpasses. Flere av samfunnshensynene fremgår også av konkrete krav og plikter i lovutkastet kapittel 2.

Utvalget foreslår videre at det stilles krav til oppdragsgiver om å ha oppdaterte rutiner for å ivareta samfunnshensynene som er nevnt i lovens formålsbestemmelse, og at rutinene skal være offentlig tilgjengelige. Utvalget uttaler at det bør være en stor grad av frihet for den enkelte oppdragsgiver til å tilpasse rutinene til sin virksomhet. Rutinene bør oppdateres regelmessig og stå i forhold til virksomhetens størrelse og art.

6.3 Høringsinstansenes syn

6.3.1 Overordnet om høringsinstansenes syn

24 høringsinstanser har uttalt seg om utvalgets forslag til § 2-1 om plikt til å ta samfunnshensyn og ha rutiner. Av disse er det 15 høringsinstanser som hovedsakelig støtter utvalgets forslag, herunder Landsorganisasjonen i Norge (LO), Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), Samfunnsbedriftene, Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ), Norges Naturvernforbund og Fairtrade Norge. Det er ni høringsinstanser som ikke uttrykkelig har tatt stilling til om de støtter utvalgets forslag eller ikke. Det er ingen høringsinstanser som har kommentert at de er imot forslaget.

6.3.2 Kravet om innretning av anskaffelsespraksis

Et stort flertall av høringsinstansene støtter utvalgets lovforslag § 2-1 første ledd om krav til innretning av anskaffelsespraksis.

Samfunnsbedriftene uttaler at forslaget kan bidra til økt bevissthet og en mer strategisk tilnærming hos oppdragsgivere for egen innkjøpspraksis.

DFØ viser til at formålet med å innføre en plikt til å innrette sin anskaffelsespraksis er å sikre god styring på virksomhetsnivå, samt en helhetlig og effektiv tilnærming til virksomhetens håndtering av grønn omstilling.

Skattedirektoratet påpeker at det er viktig at reglene utformes slik at den enkelte oppdragsgiver har stor frihet til å velge hvordan anskaffelsespraksisen skal tilpasses.

NHO støtter utvalgets forslag som pålegger oppdragsgiver å innrette sin anskaffelsespraksis slik at samfunnshensynene overholdes, at oppdragsgiver har oppdaterte rutiner på området og at rutinene er offentlig tilgjengelige.

Fagforbundet, Norsk folkehjelp, Redd Barna, Etisk Handel Norge og Sykehusinnkjøp stiller spørsmål ved hvorfor menneskerettigheter ikke er tatt med i samfunnshensynene i formålsparagrafen, og at dette kan tolkes som at oppdragsgivers plikt til å innrette sin anskaffelsespraksis og ha oppdaterte rutiner ikke gjelder for menneskerettigheter. Etisk handel Norge gir uttrykk for at lovteksten må endres slik at offentlige oppdragsgivers rutiner også dekker grunnleggende menneskerettigheter.

Kollektivtrafikkforeningen viser til at universell utforming er et viktig samfunnshensyn i anskaffelsesloven § 5 tredje ledd, men påpeker at dette ikke er tatt med i kapittelet om samfunnshensyn eller i formålsbestemmelsen. Kollektivtrafikkforeningen skriver at dette kan medføre at offentlige oppdragsgivere reduserer sitt fokus på universell utforming til fordel for opplistede hensyn, og at dette ikke er i tråd med ønsket samfunnsutvikling.

6.3.3 Kravet om rutiner

Et stort flertall av høringsinstansene støtter også utvalgets lovforslag § 2-1 andre ledd om at «oppdragsgiver skal ha oppdaterte rutiner for dette formålet», og at «rutinene skal være offentlig tilgjengelige».

LO og NHO gir uttrykk for at det er positivt at oppdragsgiver pålegges å ha offentlige rutiner som viser hvordan lovens samfunnshensyn skal ivaretas.

DFØ støtter forslaget om et krav om å ha rutiner. DFØbemerker imidlertid at omfang og innhold i slike rutiner må avgjøres etter en risiko- og vesentlighetsvurdering. Rutinene bør også tilpasses virksomhetens egenart, og det kan være behov for ulike rutiner for store og små virksomheter. DFØ påpeker også at det vil være behov for veiledning.

Samfunnsbedriftene støtter utvalget i at det bør være en stor grad av frihet for den enkelte oppdragsgiver til å tilpasse rutinene i forhold til virksomhetens størrelse og art.

Bergen kommune fremhever at det bør fremgå klart at oppdragsgiver kan oppfylle plikten gjennom å anvende rutiner og verktøy som er utarbeidet av andre enn oppdragsgiver selv. Bergen kommune viser til at dette typisk vil være rutiner utarbeidet av DFØ.

Fairtrade Norge uttaler at det bør gjelde et forholdsmessighetsprinsipp, slik at det må stilles høyere forventninger til at store virksomheter med store innkjøpsbudsjetter tar et særlig ansvar for kontraktsoppfølging av at leverandørene ivaretar menneskerettigheter i leverandørkjeden.

Transparency International Norge forutsetter at plikten til å bekjempe korrupsjon skal ivaretas, noe som vil bety at rutinene også angir fremgangsmåtene for å sikre korrupsjonsbekjempelse. Transparency International Norge uttaler:

«I oppfølgingen av utredningen bør derfor departementet vurdere hvordan den samlede informasjonen som frambringes om bl.a. leverandørers antikorrupsjonsarbeid etter de nye kravene til ESG-rapportering og aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven vil kunne være til nytte for offentlige oppdragsgivere som skal ivareta antikorrupsjon gjennom sine anskaffelsesrutiner.»

Enkelte høringsinstanser påpeker også svakheter ved utvalgets lovforslag § 2-1 andre ledd. Fairtrade Norge, Framtiden i våre hender, Raftostiftelsen, Forum for utvikling og Miljø og Coretta og Martin Luther King Institutt for fredsarbeid uttaler at andre ledd bør strammes inn slik at den krever egnede og oppdaterte rutiner som er utformet som aktsomhetsvurderinger. Høringsinstansene fremhever at egnede rutiner er nøkkelen til ivaretakelse av en rekke samfunnshensyn, herunder miljø og menneskerettigheter. Disse høringsinstansene vurderer også at loven i større grad bør fokusere på tiltakene og resultatene av tiltakene, og ikke begrense seg til å forbedre rutiner og prosesser.

DFØ påpeker at rutiner er bare ett av flere virkemidler for å oppnå god styring på virksomhetsnivå. DFØ uttaler at:

«God styring forutsetter at det i tillegg settes mål for miljø og bærekraft, at det gjennomføres målinger, at man evaluerer resultater og effekter, samt iverksetter korrigerende tiltak dersom det er nødvendig. Derfor er god tilgang til data viktig for DFØ i vår rolle som veiledende og rådgivende fagorgan for offentlige anskaffelser og for virksomhetene selv.»

Etter Etisk handel Norges oppfatning må offentlige oppdragsgivere pålegges å bruke OECDs aktsomhetsvurderingsmetodikk i både anskaffelsesstrategien, rutiner og i krav og kriterier for å motvirke brudd på menneskerettighetene i høyrisikoanskaffelser. Etisk handel Norge viser blant annet til at offentlige oppdragsgivere som er omfattet av åpenhetsloven allerede er kjent med metodikken.

Inventura og Inventura Advokat oppfordrer departementet til å tydeliggjøre hva som ligger i kravet om at rutinene må være offentlig tilgjengelige, og viser til at kravet kan virke strengt for mindre oppdragsgivere. Videre peker de på at det av hensyn til en fleksibel og kontinuerlig utvikling og oppdatering av rutiner bør vurderes om det er tilstrekkelig å innta rutinene i for eksempel anskaffelsesprotokollen eller i andre dokumenter som er underlagt offentleglova.

Samferdselsdepartementet stiller også spørsmål ved behovet for å kreve at rutinene skal være offentlige, ettersom anskaffelsesdokumentene vil vise hvordan oppdragsgiver har fulgt opp samfunnshensynene i den enkelte anskaffelsen.

Hovedorganisasjonen Virke påpeker at DFØs anskaffelsesundersøkelser de siste årene har vist at de strategiske elementene i behovsfasen ikke nødvendigvis blir prioritert. Virke uttaler:

«De fleste oppgir at de verken har tilstrekkelig tid eller ressurser til å videreutvikle innkjøpsenheten og drive kompetanseutvikling. Og det oppgis at oppgaver knyttet til samfunnsansvar får en lavere score enn andre oppgaver knyttet til kontraktsoppfølging. Undersøkelsen viser også at kommuner har mer fokus på samfunnsansvar enn statlige virksomheter. Dette er etter Virkes syn en diskrepans som gjør det vanskeligere for virksomheter å forholde seg til samfunnshensyn, og innrette virksomheten deretter – for eksempel når det gjelder grønn omstilling.»

6.4 Departementets vurdering

6.4.1 Overordnet om departementets forslag

Departementet foreslår i ny § 5a en plikt for oppdragsgiver til å ha en anskaffelsesstrategi og egnede rutiner for å ivareta relevante samfunnshensyn.

Departementet deler vurderingen til utvalget og høringsinstansene om at oppdragsgiver bør pålegges å ivareta samfunnshensyn i sin anskaffelsespraksis og ha rutiner for dette formålet. Det er ingen av høringsinstansene som er negative til at det innføres en slik bestemmelse. Formålet med bestemmelsen er å bidra til økt strategisk styring på virksomhetsnivå, samt en mer helhetlig og effektiv ivaretakelse av samfunnshensynene i §§ 5b til 5p.

I DFØs anskaffelsesundersøkelse fra 2024 oppgir 62 prosent av virksomhetene at de har en anskaffelsesstrategi. Anskaffelsesundersøkelsen er en kartlegging av hvordan offentlige anskaffelser organiseres og gjennomføres. Undersøkelsen er strukturert etter seks fagområder som er sentrale i arbeidet med offentlige anskaffelser; anskaffelsesprosessen, kompetanse, digitalisering, klima og miljø, styring og ledelse og innovasjon. Undersøkelsen underbygger at det å ha en anskaffelsesstrategi generelt korrelerer med høyere modenhet på alle fagområdene. Det er derfor en utfordring at 38 prosent av virksomhetene oppgir at de ikke har en strategi. Det er viktig at oppdragsgivere har en helhetlig tilnærming til hvordan samfunnshensynene ivaretas i deres anskaffelsespraksis, og at dette forankres på ledelsesnivå. Etter departementets vurdering er det sentrale innholdet i utvalgets forslag om at oppdragsgiver må innrette sin anskaffelsespraksis, at oppdragsgiver utarbeider en anskaffelsesstrategi. Departementet foreslår derfor å endre ordlyden fra en plikt for oppdragsgiver til å «innrette sin anskaffelsespraksis», til en plikt til «å ha en anskaffelsesstrategi», slik at samfunnshensynene nevnt i lovforslaget §§ 5b til 5p ivaretas.

Departementet foreslår å knytte plikten opp mot samfunnshensynene i forslag til nye §§ 5b til 5p, samt at oppdragsgiver skal ha egnede rutiner for å ivareta samfunnshensynene. Kravet om rutiner vil både bidra til at oppdragsgiver følger de konkrete kravene og pliktene til å ta samfunnshensyn i sine konkrete anskaffelser, og det vil være ressursbesparende for oppdragsgiver å ikke starte med blanke ark i hver enkelt anskaffelse. Departementet deler utvalgets og høringsinstansenes vurdering om at det må være en stor grad av frihet for den enkelte oppdragsgiver til å tilpasse rutinene til sin virksomhet.

Departementet foreslår at bestemmelsen skal gjelde fra lovens innslagspunkt. Departementet foreslår videre at bestemmelsen ikke skal gjelde forsynings- eller konsesjonskontrakter. Se nærmere omtale i punkt 5.4.

Departementet foreslår samtidig å oppheve gjeldende anskaffelseslov § 5. Etter departementets vurdering skal ny § 5a, i likhet med gjeldende anskaffelseslov § 5, bidra til økt strategisk styring på virksomhetsnivå, samt en mer helhetlig og effektiv ivaretakelse av relevante samfunnshensyn. Gjeldende anskaffelseslov § 5 bør derfor oppheves. Etter departementets vurdering er det heller ikke lenger nødvendig å opprettholde den særskilte forskriftshjemmelen i gjeldende anskaffelseslov § 5 første ledd fjerde punktum. Departementet har en forskriftshjemmel i § 16 som også dekker de forhold som § 5 første ledd fjerde punktum regulerer. Departementet foreslår å videreføre bestemmelsen om universell utforming i anskaffelsesloven § 5 tredje ledd i ny § 5n.

6.4.2 Hvilke samfunnshensyn som er omfattet av plikten til å ha anskaffelsesstrategi og -rutiner

Departementet foreslår at plikten til å ha en anskaffelsesstrategi og ha egnede rutiner skal knyttes til ivaretakelsen av samfunnshensynene i lovforslaget §§ 5b til 5p.

Departementet foreslår at plikten begrenses til samfunnshensynene som er relevante for oppdragsgiver. Den enkelte oppdragsgiver må vurdere hvilke av samfunnshensynene som er relevante for virksomheten. Det finnes for eksempel oppdragsgivere som ikke gjennomfører bygge- og anleggsanskaffelser eller renholdstjenester. For disse oppdragsgiverne er det ikke et krav om å utarbeide en anskaffelsesstrategi og ha egnede rutiner for å ivareta kontraktsvilkår om begrensning i antallet ledd i leverandørkjeden. Dette viser også at innholdet i plikten til å ha en anskaffelsesstrategi og plikten til å ha rutiner kan endre seg over tid.

Flere høringsinstanser har stilt spørsmål ved om oppdragsgivers plikt til å innrette sin anskaffelsespraksis og til å ha oppdaterte rutiner også gjelder for grunnleggende menneskerettigheter. Departementet viser til at grunnleggende menneskerettigheter foreslås som et eget samfunnshensyn i ny § 5m, jf. omtale i kapittel 10, og at dette dermed omfattes av plikten. Det samme gjelder andre bestemmelser om samfunnshensyn som ikke pålegger oppdragsgiver konkrete plikter, som forslag til ny § 5d om sikkerhet og beredskap og ny § 5o om innovasjon. Se nærmere omtale av disse forslagene i kapittel 7 og kapittel 11. Kollektivtrafikkforeningen viser til at universell utforming ikke er tatt med i utvalgets forslag til kapittel om samfunnshensyn eller formålsbestemmelse. Departementet vurderer at universell utforming er et viktig hensyn som oppdragsgiver må ivareta i sine anskaffelser der det er relevant. Dersom dette ikke fremgår av anskaffelsesloven, er det risiko for at oppdragsgiver reduserer sitt fokus på universell utforming. Departementet foreslår derfor å videreføre anskaffelsesloven § 5 tredje ledd i ny § 5n. Departementet vil imidlertid påpeke at kravet til universell utforming i den gjeldende anskaffelsesloven § 5 tredje ledd ikke gir noen rettigheter eller plikter ut over det som følger av forskrift. Nærmere regler om krav til universell utforming fremgår blant annet av anskaffelsesforskriften § 15-2, som gjennomfører anskaffelsesdirektivet artikkel 42 nr. 1. Offentlige oppdragsgivere er også underlagt en rekke krav til universell utforming gjennom andre lover og forskrifter. I lov 16. juni 2017 nr. 51 om likestilling og forbud mot diskriminering (likestillings- og diskrimineringsloven) §§ 17 og 18, er det for eksempel nedfelt et krav om at alle offentlige og private virksomheter som retter seg mot allmennheten har en plikt til universell utforming av virksomhetens alminnelige funksjoner. Kravet til universell utforming foreslås også å gjelde for forsynings- og konsesjonskontrakter.

Transparency International Norge forutsetter at plikten til å bekjempe korrupsjon skal ivaretas, og at dette betyr at oppdragsgiver også plikter å ha rutiner for å sikre korrupsjonsbekjempelse. Etter departementets vurdering er hensynet til å bekjempe korrupsjon i tilstrekkelig grad ivaretatt gjennom annet regelverk og retningslinjer og gjennom eksisterende krav til åpenhet og etterprøvbarhet i anskaffelsesloven. Departementet deler derfor ikke Transparency International Norges vurdering om at oppdragsgiver skal ha en plikt etter anskaffelsesregelverket til å ha rutiner for å sikre korrupsjonsbekjempelse. Departementet understreker likevel at oppdragsgiver kan gå lenger enn kravene og pliktene som følger av anskaffelsesloven. Videre utarbeider DFØ veiledning og verktøy som oppdragsgiver kan benytte for å forhindre korrupsjon i offentlige anskaffelser.

6.4.3 Nærmere om kravet om anskaffelsesstrategi

Departementet foreslår at oppdragsgiver skal ha en anskaffelsesstrategi for å ivareta samfunnshensyn nevnt i §§ 5b til 5p som er relevante for oppdragsgiver sin virksomhet. Kravet om anskaffelsesstrategi innebærer at oppdragsgiver skal gjøre en overordnet vurdering av hvordan samfunnshensyn kan ivaretas og følges opp i sine anskaffelser. Dette kan for eksempel innebære at oppdragsgiver gjør en analyse av innenfor hvilke områder det er behov for økt kompetanse knyttet til kontraktsoppfølging, og lager målsetninger for forbedring. Hensikten med en anskaffelsesstrategi er å identifisere mål, gjøre prioriteringer og legge en langsiktig plan for arbeidet på innkjøpsområdet. Forutsetningen for å utarbeide en god anskaffelsesstrategi er å kartlegge nåsituasjonen. Etter at strategien er utarbeidet må den følges opp, for eksempel gjennom kravet om rutiner. Oppdragsgiver har stor grad av frihet ved utformingen av strategien og til å tilpasse strategien til virksomhetens egenart, størrelse og kompleksitet. Dette vil etter departementets vurdering bidra til at oppdragsgiver jobber strukturert og systematisk, som igjen vil bidra til økt ivaretakelse av samfunnshensyn i offentlige anskaffelser.

Etter departementets vurdering vil også selve prosessen med å utarbeide en strategi føre til økt kompetanse og bevissthet om oppdragsgivers samlede anskaffelsespraksis. Dette vil bidra til en helhetlig og effektiv anskaffelsespraksis, som igjen vil bidra til å sikre at samfunnshensynene i §§ 5b til 5p ivaretas.

Når det gjelder klima- og miljøhensyn, medfører plikten til å utarbeide en anskaffelsesstrategi at oppdragsgiver må kartlegge sin samlede anskaffelsesportefølje og vurdere hvilke klima- og miljøbelastninger som følger av disse anskaffelsene. Oppdragsgiver kan for eksempel bruke rammeverket unngå, flytte, forbedre (heretter UFF), som innebærer at oppdragsgiver skal ha fokus på om det skal kjøpes inn, og eventuelt hva som kjøpes inn, like mye som hvordan. Oppdragsgiver bør derfor vurdere om det er behov for en anskaffelse, og eventuelt hvilken strategi (fornye, leie, eie, reparere, erstatte nytt eller brukt, delingsmulighet med videre) som bør velges. Deretter må oppdragsgiver sette seg mål, gjøre prioriteringer og legge en langsiktig plan for hvordan klima- og miljøhensyn skal ivaretas i anskaffelsene. Dette må gjennomføres i oppdragsgivers konkrete anskaffelser ved hjelp av egnede rutiner. Se nærmere om dette nedenfor i punkt 6.4.4.

For lønns- og arbeidsvilkår kan kravet til strategi innebære en målsetning om økt omfang av kontroll av lønns- og arbeidsvilkår i kontrakter. Et annet eksempel er en målsetning om bedre samarbeid mellom fagavdelinger i virksomheten, slik at kompetanse på de nevnte samfunnshensynene får en større plass i behovsfasen og konkurransegjennomføringsfasen.

Kravet om anskaffelsesstrategi gjelder også for ikke-kunngjøringspliktige anskaffelser. Oppdragsgiver har stor frihet til å fastsette innholdet av strategi og rutiner under terskelverdiene.

Departementet deler vurderingene til Fairtrade Norge, Framtiden i våre hender, Raftostiftelsen, Forum for utvikling og Miljø og Coretta og Martin Luther King Institutt for fredsarbeid om at strategi og rutiner bør fokusere på tiltak og resultater. Departementet deler også DFØ sin vurdering om at god styring forutsetter at oppdragsgiver evaluerer resultater og effekter, og iverksetter korrigerende tiltak dersom det er nødvendig. Når anskaffelsesstrategien er utformet, er det derfor viktig at oppdragsgiver også følger opp målene som er satt i strategien. DFØ har utarbeidet maler for handlingsplaner som oppdragsgiver kan benytte for å følge opp anskaffelsesstrategien.

Kavet til å ha en anskaffelsesstrategi skal være mulig å oppfylle for samtlige oppdragsgivere. Etter departementets vurdering bør oppdragsgiver derfor ha stor frihet til å velge hvordan anskaffelsesstrategien skal utformes og følges opp. Anskaffelsesstrategien bør revideres med jevne mellomrom. Oppdragsgiver bør særlig vurdere å revidere strategien for eksempel der det skjer endringer i oppdragsgivers behov, utviklingen i leverandørmarkedet eller etter tilbakemeldinger fra brukere og funn i tilsynsrapporter.

Departementet vurderer, i likhet med utvalget, at offentliggjøring av oppdragsgivers anskaffelsespraksis vil gjøre det mulig for interessenter å se hvordan oppdragsgiver ivaretar relevante samfunnshensyn ved bruk av offentlige midler. Strategien kan offentliggjøres for eksempel på en nettside.

6.4.4 Nærmere om kravet om anskaffelsesrutiner

Departementet foreslår at oppdragsgiver skal ha egnede rutiner for å ivareta samfunnshensyn nevnt i §§ 5b til 5p som er relevante for oppdragsgivers virksomhet. Departementet merker seg at høringsinstansene er positive til utvalgets forslag om at oppdragsgiver pålegges å ha oppdaterte rutiner. Rutinene er en operasjonalisering av anskaffelsesstrategien, og skal bidra til at oppdragsgiver ivaretar samfunnshensynene i konkrete anskaffelser.

Fairtrade Norge, Framtiden i våre hender, Raftostiftelsen, Forum for utvikling og Miljø og Coretta og Martin Luther King Institutt for fredsarbeid peker på at andre ledd i utvalgets forslag til bestemmelse bør strammes inn slik at den krever «egnede og» oppdaterte rutiner, «utformet som aktsomhetsvurderinger». Etisk handel Norge fremhever at oppdragsgivere må pålegges å bruke OECDs aktsomhetsvurderingsmetodikk i både anskaffelsesstrategien, rutiner og i krav og kriterier for å motvirke brudd på menneskerettighetene i høyrisikoanskaffelser. Etisk handel Norge viser blant annet til at oppdragsgivere som er omfattet av åpenhetsloven allerede er kjent med aktsomhetsmetodikken, og at de allerede har gode erfaringer med bruk av den.

Departementet foreslår på dette grunnlag å endre ordlyden til «egnede rutiner». Departementet vurderer at egnethetskravet også tilsier at rutinene ikke bør være utdaterte. Hvor ofte rutinene bør oppdateres, må imidlertid tilpasses den enkelte virksomhet/oppdragsgiver. Departementet foreslår derfor ikke å lovfeste et eget krav om at rutinene må være oppdaterte.

Departementet foreslår ikke et krav om at rutinene utformes som aktsomhetsvurderinger. Det er etter departementets vurdering sentralt å gi oppdragsgiver fleksibilitet til å vurdere hvordan rutinene nærmere skal utformes. Se for øvrig omtale av aktsomhetsvurderinger i kapittel 10 om grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Departementet legger, som utvalget, til grunn at det bør være en stor grad av frihet for den enkelte oppdragsgiver til å tilpasse rutinene til virksomhetens størrelse og egenart. Oppdragsgiver skal utarbeide rutiner for selve gjennomføringen av anskaffelsene, men rutinene kan også omfatte arbeidsfordeling innad i oppdragsgivers virksomhet. Oppdragsgiver kan for eksempel ha rutiner for hvilken del av virksomheten som må involveres i behovsfasen innenfor ulike innkjøpskategorier, og rutiner for hvilken del av virksomheten som har ansvaret for oppfølging av kravet om kontraktsvilkår for lærlinger i § 5h. Et annet eksempel er en rutine for at oppdragsgiver må vurdere om det er nødvendig å kjøpe nytt, eller om oppdragsgiver kan få dekket behovet gjennom å kjøpe brukt eller ved hjelp av andre delingsmuligheter.

Departementet vurderer, som Bergen kommune, at oppdragsgiver kan oppfylle plikten gjennom å anvende rutiner og verktøy som er utarbeidet av andre enn oppdragsgiver selv. Det er heller ikke et krav om at oppdragsgiver må utarbeide et eget dokument med rutiner for ivaretakelse av samfunnshensynene. Det er tilstrekkelig at dette integreres i eksisterende rutiner.

Departementet har merket seg at Inventura og Inventura Advokat og Samferdselsdepartementet har stilt spørsmål ved behovet for offentliggjøring av rutinene. Departementet vurderer, i liket med Inventura og Inventura Advokat og Samferdselsdepartementet, at hensynet til fleksibel og kontinuerlig utvikling og oppdatering av rutiner tilsier at oppdragsgiver ikke bør pålegges å ha rutinene offentlig tilgjengelig.