Del 2 Registrering av et tros- eller livssynssamfunn
Vilkår, søknad, endringer og tap av registrering
Trossamfunnsloven § 4 første ledd
Et tros- eller livssynssamfunn kan bli registrert når det er fast organisert og har minst 50 medlemmer som
- selv har meldt seg inn, eller som har blitt innmeldt av dem som har foreldreansvaret
- er bosatt i Norge
- ikke er medlem i Den norske kirke eller et annet registrert tros- eller livssynssamfunn
Grunnvilkår for å bli registrert
For å bli registrert må samfunnet være fast organisert og ha minst 50 medlemmer som er registrerings- og tilskuddstellende.
Krav om å være fast organisert
At samfunnet skal være «fast organisert», betyr at det må ha en fastlagt organisasjons- og styringsstruktur med klare ansvarsforhold. Samfunnet må være organisatorisk skikket til å oppfylle de kravene som lovgivningen stiller til blant annet tilskuddsforvaltning og ivaretakelse av vigselsrett. Personer som søker seg til et tros- eller livssynssamfunn, og som deltar i samfunnets virksomhet, skal kunne vite hvordan samfunnet er organisert, og hvem som er ansvarlig for virksomheten. Staten og statsforvalteren skal kunne forholde seg til en formelt ansvarlig ledelse som representerer samfunnets medlemmer.
Organisasjonsformer som ikke er å anse som sammenslutninger av fysiske personer, for eksempel stiftelser og samvirkeforetak, kan ikke bli registrert som tros- eller livssynssamfunn etter trossamfunnsloven.
Krav om å ha minst 50 medlemmer som er registrerings- og tilskuddstellende
Det enkelte tros- og livssynssamfunn bestemmer selv kriteriene for medlemskap, men loven stiller noen vilkår for at medlemmene skal regnes som registrerings- og tilskuddstellende. Det kreves at medlemmet selv har meldt seg inn, er bosatt i Norge og ikke allerede er medlem i Den norske kirke eller annet tros- eller livssynssamfunn. Vilkårene omtales nærmere nedenfor.
Søknad om registrering
Søknad om registrering skal sendes statsforvalteren. Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus behandler søknader om registrering fra tros- og livssynssamfunn hjemmehørende i sine fylker. Statsforvalteren i Agder behandler søknader om registrering fra tros- og livssynssamfunn i de øvrige fylkene. Det er adressen samfunnet står oppført med i Enhetsregisteret som avgjør hvor søknaden skal behandles, også når samfunnet har menigheter eller lokallag i flere fylker.
Registreringssøknaden skal sendes til statsforvalteren via den digitale løsningen for tros- og livssynssamfunn. Brukerveiledningen for tros- og livssynssamfunn hos statsforvalteren gir som nevnt praktisk informasjon om hvordan du søker. For å søke må samfunnet ha et organisasjonsnummer som det får ved å sende en registermelding til Enhetsregisteret i Brønnøysund. Dette gjøres digitalt via Altinn:
Altinn – Registrere nye og endre eksisterende virksomheter – Samordnet registermelding
Statsforvalteren sender vedtak og andre viktige brev digitalt via Altinn. Det kan derfor være hensiktsmessig at samfunnene sørger for at flere personer har tilgang i Altinn.
Hva skal søknaden inneholde?
I trossamfunnsforskriften § 3 står det en liste med krav over hva en registreringssøknad skal inneholde opplysninger om.
Trossamfunnsforskriften § 3 første ledd
Registreringssøknaden skal inneholde opplysninger om
- samfunnets navn og organisasjonsnummer
- samfunnets postadresse, e-postadresse og telefonnummer
- navn, e-postadresse og telefonnummer til styreleder eller tilsvarende øverste leder for tros- eller livssynssamfunnet
- navn, e-postadresse og telefonnummer til en norskspråklig kontaktperson
- religionen eller livssynet samfunnet bygger på
- samfunnets lære eller verdigrunnlag i form av religiøse skrifter, verdidokument e.l.
- samfunnets tros- eller livssynsaktiviteter og eventuell annen virksomhet
- samfunnets organisasjons- og styringsstruktur, utbredelse, og regler om organisering i form av vedtekter e.l.
- samfunnets rutiner for inn- og utmelding, vilkår for medlemskap og medlemsregisterføring
- antall medlemmer
Opplysningene som skal gis etter bokstavene a–d er identifikasjons- og kontaktopplysninger som skal skille samfunnene fra hverandre og legge til rette for at forvaltningen kan ha korrespondanse og annen kontakt med tros- eller livssynssamfunnet i forbindelse med registreringssøknaden og andre saker.
Opplysningene som søkeren skal gi etter bokstavene e–j, skal primært sette statsforvalteren i stand til å vurdere om lovens registreringsvilkår er oppfylt og om det foreligger forhold som nevnt i trossamfunnsloven § 6 første eller tredje ledd.
Om bokstav e – religionen eller livssynet samfunnet bygger på
Samfunnet skal etter bokstav e oppgi hvilken religion eller livssyn det bygger på, og gi en redegjørelse for sentrale deler av religionens eller livssynets idémessige innhold. Dette vil typisk omfatte grunnleggende overbevisninger som utgjør kjernen i troen eller livssynet.
Om bokstav f – samfunnets lære eller verdigrunnlag
Etter bokstav f skal samfunnet gi opplysninger om læren og verdigrunnlaget. Dette vil kunne omfatte opplysninger om og fremleggelse av tekster og dokumenter læren eller verdigrunnlaget baserer seg på. Med lære og verdigrunnlag siktes det for eksempel til hvordan tros- eller livssynssamfunnet ser på verden, mennesket og andre religioner og livssyn, samt oppfatninger om rett og galt. Opplysningene vil kunne overlappe med samfunnets opplysninger etter bokstav e, og kan være relevante for vurderingen av om søkeren er et tros- eller livssynssamfunn i lovens forstand eller ikke.
Om bokstav g – samfunnets tros- eller livssynsaktiviteter og eventuell annen virksomhet
Etter bokstav g skal søkeren beskrive tros- eller livssynsaktivitetene som finner sted i samfunnet. Det skal blant annet opplyses om eventuell opplæring rettet mot både barn og voksne og andre aktiviteter i regi av samfunnet. Begrepet tros- eller livssynsaktivitet skal forstås ganske vidt. Det dreier seg om mer enn den kollektive tros- eller livssynsutøvelsen i form av seremonier og ritualer. Alle aktiviteter som følger naturlig av det å være et tros- eller livssynssamfunn inngår i begrepet, for eksempel diakonalt eller tilsvarende sosialt arbeid. Driver samfunnet også med annen aktivitet, eksempelvis næringsvirksomhet, skal det også opplyses om denne i søknaden.
Endringer i registreringsgrunnlaget
Dersom registreringssøknaden blir godkjent, plikter tros- eller livssynssamfunnet å sørge for at statsforvalteren til enhver tid har oppdaterte opplysninger om registreringsgrunnlaget. Etter forskriften § 5 første ledd skal tros- eller livssynssamfunnet «uten ugrunnet opphold melde fra til statsforvalteren om endringer». Det betyr at samfunnet så snart som mulig skal melde fra til statsforvalteren om endringer i forholdene det ga opplysninger om i registreringssøknaden. Endringer i postadresse og andre kontaktopplysninger kan samfunnet selv legge direkte inn i den digitale løsningen. Endringer i lære eller verdigrunnlag, aktiviteter og rutiner for inn- og utmelding skal samfunnet sende i en egen melding til statsforvalteren i den digitale løsningen. Endringer i medlemstallet skal samfunnet ikke gi fortløpende tilbakemelding om, da det oppgis ved det årlige kravet om tilskudd .
Tap av registrering
Statsforvalteren kan fatte vedtak om tap av registrering for tros- eller livssynssamfunn som ikke lenger oppfyller registreringsvilkårene eller andre vilkår og krav som følger av loven. Det innebærer for eksempel at et tros- eller livssynssamfunn som mister medlemmer, slik at medlemstallet faller under antallskravet, kan miste registreringen.
I tillegg kan et samfunn nektes registrering, eller registreringen kan trekkes tilbake, dersom det er grunnlag for å nekte tilskudd etter trossamfunnsloven § 6. Grunnlagene beskrives nærmere nedenfor i del 3. Ved vurderingen av om samfunnet skal fratas registrering skal det i henhold til trossamfunnsforskriften § 6 andre ledd legges vekt på tiltak tros- eller livssynssamfunnet har iverksatt for å forhindre slike forhold. Det skal også legges vekt på hvor alvorlig forholdet er, og om det fremstår som en bevisst handling. Systematiske, vedvarende eller forsettlige krenkelser som nevnt i loven § 6 første ledd, skal som hovedregel føre til at registreringen trekkes tilbake.
Før statsforvalteren fatter vedtak om å frata samfunnet registreringen, skal samfunnet få skriftlig varsel og en frist på minst fire uker til å rette opp forholdet.
Hvis registreringen trekkes tilbake, mister tros- eller livssynssamfunnet samtidig retten til å kreve statstilskudd og eventuell vigselsrett.
Krav til medlemsregister og regler for inn- og utmelding
Trossamfunnsloven har regler om inn- og utmelding og om medlemskap i tros- og livssynssamfunn. Noen av reglene gjelder kun for medlemmer samfunnet krever tilskudd for, mens andre regler gjelder uavhengig av om samfunnet er registrert og krever tilskudd for medlemmene eller ikke.
Alle tros- og livssynssamfunn som er registrert etter trossamfunnsloven § 4, skal føre et medlemsregister med opplysninger om hvem som er medlem, og om daterte inn- og utmeldinger. Tros- og livssynssamfunn som søker om å bli registrert etter loven, skal gi opplysninger om samfunnets rutiner for inn- og utmelding og medlemsregisterføring, se trossamfunnsforskriften § 3 første ledd bokstav i. Medlemstallet har direkte betydning for om tros- eller livssynssamfunnet kan registreres etter loven, og for størrelsen på tilskuddet det har krav på. Derfor er det både i statens og tros- og livssynssamfunnenes interesse at samfunnene har en oppdatert oversikt over medlemsmassen.
Tilskudd kan nektes dersom tros- eller livssynssamfunnet ikke overholder lovens regler for inn- og utmelding eller har oppgitt vesentlig for høyt medlemstall eller har gitt andre uriktige opplysninger som har betydning for tilskuddsvedtaket, se trossamfunnsforskriften § 11 første ledd bokstav d og e. Slike forhold kan også medføre at tilskudd kreves tilbakebetalt, se forskriften § 12 første ledd.
Registrerings- og tilskuddstellende medlemmer
Bare medlemmer som selv har meldt seg inn eller er innmeldt av dem med foreldreansvaret, er bosatt i Norge og ikke også er medlem i Den norske kirke eller annet tros- eller livssynssamfunn, kan være registrerings- og tilskuddstellende for samfunnet.
På grunnlag av medlemsregisteret skal tros- og livssynssamfunn som søker om registrering og samfunn som krever tilskudd etter trossamfunnsloven, utarbeide og fremlegge en liste med medlemmenes 11-sifrete fødselsnummer. Listen skal ikke inneholde medlemmenes navn, adresser, telefonnummer etc. Medlemmer som tros- eller livssynssamfunnet vet ikke oppfyller vilkårene for registrerings- og tilskuddstellende medlemskap, for eksempel fordi de ikke er bosatt i Norge eller er medlemmer av et annet tros- eller livssynssamfunn, skal utelates fra listen. Medlemsregisteret må føres slik at det er mulig å sortere ut de ikke-tellende medlemmene når samfunnet skal utarbeide listen med fødselsnummer, for eksempel ved at disse på en eller annen måte er avmerket i registeret.
Listen med fødselsnummer skal kontrolleres mot Folkeregisteret, Den norske kirkes medlemsregister og listene fra øvrige tros- og livssynssamfunn. Formålet med kontrollen er å avklare antall tellende medlemmer i de respektive tros- og livssynssamfunnene for å sikre et korrekt grunnlag for beregning og utbetaling av statstilskuddet, og at det ikke blir registrert og/eller gitt tilskudd til samfunn med færre enn 50 tellende medlemmer.
MERK
Tros- og livssynssamfunnene har adgang til å spørre om et medlem også er medlem i ett eller flere andre tros- eller livssynssamfunn, men kan ikke kreve å få vite hvilke andre tros- eller livssynssamfunn medlemmet er eller har vært medlem av.
Tros- og livssynssamfunnene kan ikke selv melde folk inn eller ut av samfunnet, utveksle opplysninger med andre samfunn om hvem som er medlem for å sjekke for dobbeltmedlemskap eller fordele medlemmene mellom seg, eller på annen måte gi uvedkommende tilgang til medlemsregisteret.
Innmelding
Tros- og livssynssamfunn bestemmer selv hvem som kan bli medlem og hvordan disse tas opp som medlemmer. Dette er både en følge av foreningsfriheten og av tros- og livssynsfriheten. I trossamfunnsloven framgår dette av § 2 andre ledd.
For å regnes som registrerings- og tilskuddstellende medlem er det et vilkår at medlemmet selv har meldt seg inn, eller rettmessig har blitt innmeldt av dem som har foreldreansvaret hvis medlemmet er under 15 år.
At et medlem «selv har meldt seg inn» betyr at det kreves et aktivt, frivillig og informert samtykke til medlemskap for å regnes som en person som kan inngå i registrerings- og tilskuddsgrunnlaget.
Samfunnet skal påse at den som vil melde seg inn har fylt 15 år. For barn under 15 år er det de med foreldreansvar som melder barnet inn. Se nærmere om dette nedenfor.
Norske tros- eller livssynssamfunn kan være en del av en større organisasjon med base og forgreninger i utlandet. En utenlandsk borger som er innmeldt i et slikt samfunn i hjemlandet, blir ikke automatisk medlem av det norske tros- eller livssynssamfunnet ved innvandring til Norge. Vedkommende må selv aktivt og uttrykkelig gi melding om eller bekrefte at han/hun ønsker medlemskap i det norske tros- eller livssynssamfunnet før vedkommende kan tas med i registrerings- og tilskuddsgrunnlaget. For barn under 15 år er det de som har foreldreansvaret som skal gi meldingen eller bekreftelsen.
Dersom en person som melder seg inn i tros- eller livssynssamfunnet, allerede er medlem i et annet samfunn, vil det oppstå et dobbeltmedlemskap . Dobbeltmedlemskap er ikke ulovlig, men gjør at ingen av samfunnene får tilskudd for medlemmet. Dette kan unngås ved at personer som ønsker å melde seg inn i tros- eller livssynssamfunnet, først eller samtidig melder seg ut av andre samfunn de eventuelt er medlem i.
Merk: Tros- eller livssynssamfunn kan altså åpne for medlemskap for personer som er medlem i Den norske kirke eller et annet tros- eller livssynssamfunn, og for personer som ikke er å regne som bosatt i Norge. Man vil imidlertid ikke få tilskudd for disse, og de vil heller ikke medregnes ved vurderingen av om antallskravet på 50 medlemmer er oppfylt.
Særlig om barn under 15 år
De som har foreldreansvaret for et barn under 15 år, kan melde barnet inn i eller ut av tros- og livssynssamfunn. Vanligvis har begge foreldrene foreldreansvar i fellesskap, og da må begge foreldrene samtykke til inn- eller utmeldingen. En enkel måte å forsikre seg om at begge samtykker til inn- eller utmeldingen på, er å bruke skjema som begge skal signere.
Har én av foreldrene foreldreansvar alene, tar den forelderen avgjørelsen om inn- eller utmelding av barnet. Dersom det er tvil om den ene forelderen har foreldreansvaret alene, bør samfunnet kreve framleggelse av dokumentasjon for dette. Dokumentasjon på foreldreansvar kan bestilles fra Skatteetatens nettsider .
Når barnet er innmeldt i et tros- eller livssynssamfunn, blir det et tilskuddstellende medlem på lik linje med en voksen hvis det oppfyller de øvrige vilkårene for dette.
Det er viktig at foreldre gjøres oppmerksomme på at barnets medlemskap ikke automatisk følger med når foreldrene melder seg ut av et tros- eller livssynssamfunn og inn i et annet. Foreldre må selv sørge for å melde barnet ut, og eventuelt melde barnet inn i foreldrenes nye tros- eller livssynssamfunn dersom det er ønskelig.
Dersom foreldre ikke klarer å bli enige om et barn skal være medlem av et tros- eller livssynssamfunn eller ikke, kan barnet verken meldes inn eller ut av et samfunn. Barnets medlemsstatus når uenigheten oppstår blir følgelig den gjeldende, fram til man eventuelt kommer til enighet.
Et barn som er i stand til å danne seg egne meninger, har rett til å medvirke i alle forhold som gjelder barnets utøvelse av tro eller livssyn. Det betyr at et barn skal bli hørt i takt med sin alder og modenhet både når det gjelder ønske om å være medlem i et tros- eller livssynssamfunn, og om deltakelse i tros- eller livssynssamfunnets aktiviteter. Retten til å medvirke gjelder også for barn under den religiøse myndighetsalderen på 15 år.
Tros- eller livssynssamfunnet kan lage blanketter eller skjema som foreldre/verge kan fylle ut, både ved inn- og utmelding, og som gir svar på spørsmålene som skal stilles.
I vedlegg 1 er det et eksempel på innmeldingsblankett som tros- og livssynssamfunn kan bruke.
Når tros- eller livssynssamfunnet har akseptert innmeldingen, skal samfunnet registrere personen som medlem i medlemsregisteret.
Innmeldingsdato
Når en person har meldt seg inn i et registrert tros- eller livssynssamfunn, eller har blitt meldt inn av de som har foreldreansvaret hvis personen er under 15 år, skal samfunnet registrere innmeldingsdatoen i medlemsregisteret.
Forutsatt at tros- eller livssynssamfunnet aksepterer vedkommende som medlem, er det datoen da samfunnet mottok meldingen om innmelding (eller vedkommende gjennomgikk et eventuelt innmeldingsritual), som skal registreres som innmeldingsdato i medlemsregisteret og være styrende for når vedkommende kan tas med på medlemslisten som skal sendes inn ved registreringssøknader og tilskuddskrav. Hvis tros- eller livssynssamfunnet ikke er kjent med mottaksdatoen, kan registreringsdatoen (det vil si datoen innmeldingen registreres i medlemsregisteret) settes som innmeldingsdato.
TIPS
For å sikre ryddighet i registreringen av nye medlemmer og ha oversikt over hvilke medlemmer samfunnet har rett på tilskudd for, kan samfunnet:
- Spørre den som vil melde seg inn om han/hun er medlem i et annet tros- eller livssynssamfunn. Hvis svaret er ja, kan det opplyses om at han/hun må melde seg ut av det andre samfunnet før det kan kreves tilskudd for vedkommende.
- Spørre om den som vil melde seg inn har benyttet seg av Brønnøysundregistrenes opplysningstjeneste om medlemskap i tros- og livssynssamfunn. Her kan vedkommende få informasjon om han/hun står oppført i et annet tros- eller livssynssamfunn. Hvis svaret er nei, kan samfunnet anbefale at han/hun ringer Brønnøysundregistrene og avvente svaret derfra, før vedkommende aksepteres som medlem og/eller registreres som et medlem det skal kreves tilskudd for. Telefonnummeret til Brønnøysundregistrene er 75 00 75 00.
- Spørre den som vil melde seg inn, om han/hun er bosatt i Norge. Hvis svaret på dette spørsmålet er nei, vil ikke medlemmet være tilskuddstellende.
Utmelding
Det skal alltid være fri adgang til enkelt å melde seg ut av et tros- eller livssynssamfunn. Utmelding skal alltid kunne skje vilkårsløst og uten hindringer fra tros- eller livssynssamfunnets side. Personer som har fylt 15 år, kan selv melde seg ut av tros- og livssynssamfunn. Den som vil melde seg ut, trenger ikke begrunne utmeldingen. Utmelding skal alltid kunne skje skriftlig.
Samfunn som trenerer eller motsetter seg utmelding av medlemmer, som utsetter eller unnlater å registrere utmeldinger i medlemsregisteret, og/eller som krever tilskudd for utmeldte personer, kan bli fratatt registrering og rett til tilskudd. Det samme gjelder hvis samfunnet har en praksis som gjør at medlemmer påregnelig vil vegre seg for å melde seg ut. Eksempel på dette kan være at gjenværende medlemmer instrueres til å unngå alminnelig sosial kontakt med dem som melder seg ut. I tillegg kan tilskudd helt eller delvis kreves tilbakebetalt.
I registrerte tros- og livssynsamfunn skal utmeldinger registreres i medlemsregisteret. Utmeldte personer skal altså ikke slettes fra registeret. I stedet skal de registreres som utmeldt, og utmeldingsdatoen skal føres inn i registeret. Innmeldingsdatoen skal også beholdes i medlemsregisteret. Samfunnet kan fylle ut og gi utmeldingsattest til de som ønsker det, men har ikke plikt til å utstede slik attest.
Inn- og utmeldingsopplysningene må være koblet til identifiserende opplysninger om vedkommende. I tillegg til fødselsnummeret bør navnet på vedkommende, samt alminnelige kontaktopplysninger, slik som adresse, e-postadresse og telefonnummer, også beholdes i medlemsregisteret etter utmelding. Selv om det ikke lenger vil være et medlemskap å administrere, vil det fortsatt kunne oppstå behov for å kontakte vedkommende, for eksempel for å underrette om et eventuelt brudd på personopplysningssikkerheten. Det er ellers opp til det enkelte tros- eller livssynssamfunn å vurdere hvilke personopplysninger det er nødvendig å behandle i medlemsregisteret – før og etter en utmelding.
MERK
Å fritt kunne melde seg ut av et tros- eller livssynssamfunn når en ønsker det, er en rettighet som følger av religionsfriheten.
Utmeldingsdato
Når en person har meldt seg ut av et registrert tros- eller livssynssamfunn, eller har blitt meldt ut av de som har foreldreansvaret hvis personen er under 15 år, skal samfunnet registrere utmeldingsdatoen i medlemsregisteret.
Det er datoen da samfunnet mottok meldingen om utmelding som skal registreres som utmeldingsdato i medlemsregisteret. Hvis tros- eller livssynssamfunnet ikke er kjent med mottaksdatoen, kan registreringsdatoen (det vil si datoen utmeldingen registreres i medlemsregisteret) settes som utmeldingsdato.
Behandling av personopplysninger
Trossamfunnsforskriftens bestemmelser om medlemsregisterføring og om innsending og kontroll av lister med medlemmenes fødselsnummer vil også være regulert av personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR – General Data Protection Regulation). Etter personvernforordningen vil tros- eller livssynssamfunnet være behandlingsansvarlig for medlemsregisteret, og dermed ansvarlig for at registerføringen er i tråd med personopplysningsloven og personvernforordningen.
Opplysninger om personers medlemskap i tros- og livssynssamfunn er sensitive personopplysninger. I utgangspunktet er det forbudt å behandle personopplysninger om religion og filosofisk overbevisning, blant annet om medlemskap i tros- og livssynssamfunn. Personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 fastsetter vilkår for når slike opplysninger likevel kan behandles, og omfatter tros- og livssynssamfunn i følgende tilfeller:
- Den registrerte har gitt sitt uttrykkelige samtykke til behandlingen.
- Organisasjoner med et religiøst formål, slik som tros- og livssynssamfunn, kan behandle personopplysninger om nåværende og tidligere medlemmer. Etter dette vilkåret kan personopplysninger ikke utleveres til andre uten medlemmets samtykke.
- Behandlingen er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser. For eksempel listen med medlemmenes fødselsnummer som skal sendes inn sammen med registreringssøknader og tilskuddskrav etter trossamfunnsloven. Dette vilkåret krever ikke medlemmets samtykke.
Opplysninger om medlemskap koblet til fødselsnummer kan i henhold til dette gis videre fra samfunnet til myndighetene, for å sikre et mest mulig korrekt grunnlag for behandling av registreringssøknader og tilskuddskrav etter trossamfunnsloven.
At tros- og livssynssamfunnene fører et oppdatert medlemsregister i tråd med trossamfunnsforskriften § 2 første ledd, må også regnes som en forutsetning for at de årlig skal kunne utarbeide medlemslisten som skal kontrolleres av myndighetene for å avklare antall registrerings- og tilskuddstellende medlemmer. Kontrollen ivaretar flere formål, blant annet:
- likebehandling av tros- og livssynssamfunnene
- at det ikke registreres og/eller gis tilskudd til samfunn som ikke oppfyller antallskravet
- riktig beregning av tilskudd til tros- og livssynssamfunnene
MERK
Tros- eller livssynssamfunn kan ikke gi uvedkommende opplysninger om hvem som er medlem i samfunnet, med mindre hvert enkelt medlem gir et aktivt og informert samtykke til dette.
Ansatte og frivillige, inkludert styremedlemmer, bør undertegne en taushetserklæring før de gis tilgang til tros- eller livssynssamfunnets medlemsregister eller dokumenter med medlemsopplysninger. Antallet personer som gis tilgang til medlemsregisteret, må også begrenses. Kun styremedlemmer og andre ansatte eller frivillige i tros- eller livssynssamfunnet som har undertegnet en taushetserklæring og har behov for opplysningene for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver, bør ha tilgang til medlemsregisteret.
Dersom det føres et elektronisk medlemsregister, må nettverk og datamaskiner hvor medlemsregisteret er lagret, sikres ved at autoriserte brukere må identifisere seg med passord og brukernavn når de skal logge seg på nettverket eller datamaskinen. Det kan også være nødvendig at medlemsregisteret er passordbeskyttet, særlig hvis datamaskin eller nettverk brukes av personer som ikke skal ha tilgang til medlemsregisteret. To-faktor autentisering anbefales ved pålogging til systemer som inneholder sensitive personopplysninger.
Databehandleravtale, internkontroll og informasjonssikkerhet
Dersom tros- eller livssynssamfunn for eksempel gir et firma i oppdrag å levere dataløsninger for medlemsregistrering, må samfunnet inngå en databehandleravtale med firmaet. Datatilsynet har laget en veileder som går igjennom kravene til en databehandleravtale:
Datatilsynet har utarbeidet en veileder om internkontroll og informasjonssikkerhet:
Tros- eller livssynssamfunn med mange medlemmer kan være pliktige til å opprette personvernombud:
Registerføring av opplysninger om livsfaseriter eller rituelle seremonier
Det følger av trossamfunnsforskriften § 2 andre ledd at tros- og livssynssamfunn kan føre register over personer som gjennomgår ulike typer livsfaseriter eller rituelle seremonier i regi av tros- og livssynssamfunnet, som for eksempel dåp, konfirmasjon og lignende. Disse opplysningene kan også tas inn i medlemsregisteret. Det stilles ikke krav om slik registerføring, men det er en mulighet samfunnene har.
For slik registerføring av personopplysninger vil samfunnene også være behandlingsansvarlige og forpliktet til å følge kravene som stilles etter GDPR og personopplysningsloven.
Medlemmenes rettigheter etter personopplysningsloven
Personopplysningsloven stiller krav om åpenhet om behandling av personopplysninger. Nåværende og tidligere medlemmer har blant annet rett til å få informasjon om, og innsyn i, opplysningene som et tros- eller livssynssamfunn har registrert om dem.
Ved innsamling av personopplysninger fra medlemmer eller personer som ønsker å bli medlem, skal samfunnet samtidig gi informasjon om blant annet:
- Kontaktopplysninger om den behandlingsansvarlige (den som har det overordnede ansvaret for å overholde personvernprinsippene og regelverket)
- Formålet med behandlingen av personopplysningene
- Eventuelle mottakere av personopplysningene
- Retten til innsyn, retting og sletting
En person som melder seg ut av tros- eller livssynssamfunnet, skal som nevnt ikke slettes fra medlemsregisteret, men registreres som utmeldt.
Medlemmer som ikke ønsker at fødselsnummeret deres skal stå på medlemslisten som sendes til staten hvert år, kan oppnå dette ved å melde seg ut av det aktuelle tros- eller livssynssamfunnet. Det er også mulig å anmode samfunnet om å bli utelatt fra listen selv om medlemskapet opprettholdes. Det sistnevnte vil være en sak mellom medlemmet og tros- eller livssynssamfunnet. Samfunnet vil for eksempel kunne kreve at medlemmet betaler en høyere kontingent eller på annen måte kompenserer for bortfallet av statstilskudd.
Datatilsynet har laget veileder om informasjon og åpenhet for virksomheter: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/gi-informasjon/informasjon-og-apenhet/
På Datatilsynets nettsider finnes det også informasjon om retten til innsyn:
https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/rett-til-innsyn/