6 Veiledning til maler for avtale om medbestemmelse ved omstilling i staten

6.1 Innledning

Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD) har i samråd med hovedsammenslutningene (Akademikerne, LO Stat, Unio og YS Stat) fastsatt maler for avtale om medbestemmelse ved omstilling (heretter kalt «omstillingsavtale»).

Det er utarbeidet to maler for omstillingsavtaler: en mal for omstilling som gjelder én statlig virksomhet, og en mal for omstilling som gjelder flere statlige virksomheter, se hovedavtalen § 5.

6.1.1 I hvilke tilfeller inngås omstillingsavtale?

Hovedavtalen gjelder utøvelse av ledelse og samarbeid i den enkelte virksomhet. Dette følger av hovedavtalen § 2 . Dersom en omstillingsprosess bare gjelder én statlig virksomhet, er det ikke nødvendig å inngå omstillingsavtale. I slike tilfeller vil hovedavtalen og tilpasningsavtalen for virksomheten gjelde.

DFD og hovedsammenslutningene er enige om at det likevel kan inngås omstillingsavtale også ved omstilling som bare gjelder én virksomhet. Vilkåret er at en av partene i virksomheten ber om det. Det er utarbeidet en egen mal for denne type omstillingsavtaler.

Hovedavtalen og tilpasningsavtalen gjelder bare for den enkelte virksomhet. Dette har som konsekvens at hovedavtalen ikke gjelder ved omstillinger som berører flere statlige virksomheter. Hvem som skal regnes som arbeidsgiverpart og arbeidstakerpart i den enkelte virksomhet er regulert i hovedavtalen §§ 13 og 14 og i virksomhetens tilpasningsavtale. Disse partene har ikke partsrettigheter i situasjoner der omstillingen omfatter flere virksomheter. Det må derfor fastsettes en egen omstillingsavtale som regulerer medbestemmelsen og partsforholdet i omstillingsprosessen, se hovedavtalen § 5.

Slike omstillingsavtaler inngås i to ulike situasjoner, som begge er beskrevet i hovedavtalen § 5 nr. 1:

• omstillingen omfatter flere virksomheter under samme departement
• omstillingen omfatter flere virksomheter under flere departement

Se nærmere i punkt 6.1.3 her om hvem som skal inngå omstillingsavtalen i de ulike situasjonene.

6.1.2 Formålet med en omstillingsavtale

Hovedformålet med å inngå en omstillingsavtale når flere statlige virksomheter er berørt av en omstillingsprosess er å avtale partsforholdet i omstillingsprosessen, se punkt 2. Omstillingsavtalen skal i tillegg beskrive bakgrunnen for omstillingen og rammene for denne.

6.1.3 Hvem skal inngå omstillingsavtale?

Dersom omstillingen omfatter flere virksomheter under det samme departement, skal en omstillingsavtale inngås mellom dette departementet og de berørte tjenestemannsorganisasjoner på forbundsnivå.

Med begrepet «de berørte tjenestemannsorganisasjoner» menes de partene som har rettigheter på virksomhetsnivå, se hovedavtalen § 14. Med begrepet «forbundsnivå» menes forbund eller foreninger på nivået under hovedsammenslutningsnivå.

Dersom omstillingen omfatter flere virksomheter under flere departement, skal en omstillingsavtale inngås mellom de sentrale partene i staten (Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD) og hovedsammenslutningene i staten).

De departementene som har ansvar for omstillingen, avklarer seg imellom hvem som i slike situasjoner skal oversende utkast til omstillingsavtale til DFD. Det er departementene som bestemmer hvem som skal være arbeidsgiverrepresentanten(e). Vanligvis vil det være bestemt at det er øverste leder av virksomheten, eller den som blir utpekt til dette av øverste leder, som ivaretar arbeidsgiverrollen.

Den enkelte hovedsammenslutning avgjør om representanten (representantene) som utpekes skal være tillitsvalgt fra virksomheten, fra forbundsnivå eller fra hovedsammenslutningsnivå.

Det må fastsettes hvem (navngitte personer) som skal representere partene i omstillingsprosessen.

6.1.4 Rammene for omstillingsavtalen

En omstillingsavtale er ment som en klargjøring av rettigheter og plikter som påhviler arbeidsgiver, de tillitsvalgte og den enkelte ansatte i forbindelse med omstillingsprosessen. Omstillingsavtalen begrenser ikke rettigheter og plikter som er forankret i lover, forskrifter, tariffavtaler eller individuelle avtaler.

En omstillingsavtale skal ikke regulere hvordan omstillingsprosessen praktisk skal gjennomføres, og skal derfor ikke inneholde bestemte prosessregler. Prosessen må i praksis tilpasses den enkelte omstillingssituasjon, i tråd med gjeldende lov- og avtaleverk.

I noen omstillinger vil det kunne oppstå spørsmål om forhandlingsrett på de områdene som er regulert i hovedavtalen § 19 . Ofte gjelder det spørsmål om forhandlinger av organisasjonskartet. Det er en forutsetning at arbeidsgiver er gitt fullmakt til å forhandle. Det må derfor så tidlig som mulig avklares hvilke fullmakter arbeidsgiverrepresentanten skal ha. Slike fullmakter må gis av departementet. Dersom omstillingen omfatter virksomheter under flere departement, må disse så tidlige som mulig bestemme hvilke fullmakter arbeidsgiverrepresentantene har.

I enkelte omstillinger kan det oppstå spørsmål om det skal skje en geografisk flytting av virksomheten eller deler av denne, eller nedbemanning. For å kunne regulere dette i en omstillingsavtale er det en forutsetning at arbeidsgiverrepresentanten(e) har fullmakt til å avtale dette. Slik fullmakt gis vanligvis av departementet. Fullmakt kan også gis av virksomhetsleder, dersom omstillingen bare gjelder én virksomhet.

En omstillingsavtale skal ikke regulere lønns- og arbeidsvilkår. Avtalen skal heller ikke regulere bruk av virkemidler ved omstilling. Når det gjelder dette vises det til særavtale om bruk av virkemidler ved omstillinger i staten .

6.1.5 Malene er bindende

DFD og hovedsammenslutningene er enige om at disse malene er bindende.

Kursivert tekst og merknader skal tas ut av den endelige avtalen. Det skal ellers ikke gjøres endringer eller tilføyelser i teksten. Det er kun adgang til å fylle inn supplerende tekst under følgende punkter:

• i omstillingsavtalen punkt 1.1 skal bakgrunnen for omstillingen omtales
• i omstillingsavtalen punkt 1.4 skal partsforholdet i omstillingen avtales, se punkt 2 og 4 i veiledningen ovenfor
• dersom omstillingen ikke innebærer geografisk flytting eller nedbemanning skal dette presiseres i omstillingsavtalen punkt 2.3 og 2.4. Det skal her skrives inn følgende: «ikke aktuelt».

6.1.6 Omstillingsavtaler gjelder innenfor det statlige tariffområdet

Malene skal bare tas i bruk ved omstillinger innenfor det statlige tariffområdet. Dette følger av at hovedavtalen bare gjelder i staten.

Malene kan ikke benyttes dersom omstillingen gjelder overføring av virksomhet mellom ulike tariffområder. I slike situasjoner må spørsmål om medbestemmelse vurderes opp mot arbeidstakeres rettigheter ved virksomhetsoverdragelse. Dette er regulert i arbeidsmiljøloven kapittel 16.

6.1.7 Andre maler og veiledere

Dokumenter som kan brukes ved kompetansekartlegging, for bemanningsplan, kartleggingssamtaler og karriereplanlegging mv. finnes tilgjengelig her

6.2 Mal for avtale om medbestemmelse ved omstilling som gjelder én statlig virksomhet

Se Veiledning til maler for avtale om medbestemmelse ved omstilling i staten i kapittel 6 og vedlegg til avtalen i kapittel 6.4.

Avtalen er inngått mellom ……………………. (X virksomhet) og …………………………………… (X tjenestemannsorganisasjoner som er arbeidstakerpart etter tilpasningsavtalen i virksomheten).

Del 1

1.1. Bakgrunn

Her skal det gis en kort redegjørelse for beslutninger og eventuelle politiske vedtak som ligger til grunn for den omstillingen som skal gjennomføres:

……………

1.2. Formål

Formålet med avtalen er å sikre de ansatte medbestemmelsesrett og rettigheter i henhold til lov, kollektive og individuelle avtaler og sentrale personalpolitiske retningslinjer for omstillingsarbeidet i statlig sektor.

Omstillingsavtalen skal beskrive bakgrunnen for omstillingen og rammene for denne.

Avtalen skal bidra til å sikre at ansatte:

• informeres om rettigheter og plikter under omstillingen
• gis trygghet i arbeidsforholdet under omstillingsarbeidet
• opplever best mulig forutsigbarhet og et godt arbeidsmiljø

Den enkelte ansatte har selv et ansvar for å bidra til gode løsninger, blant annet ved å delta aktivt i omorganiseringsprosessen og i forbindelse med gjennomføringen av de endringer som skal iverksettes.

1.3. Lov- og avtaleverk

Avtalen begrenser ikke rettigheter og plikter som er forankret i lover, forskrifter, tariffavtaler og individuelle avtaler.

1.4. Partsforholdet under omstillingsprosessen

Denne omstillingen gjelder bare én virksomhet. Partsforholdet under omstillingsprosessen skal derfor være slik som fastsatt i tilpasningsavtalen for virksomheten.

Det kan likevel fastsettes i omstillingsavtalen at andre ansatte enn de faste tillitsvalgte i henhold til tilpasningsavtalen utpekes som representanter for organisasjonene. Det må i slike tilfeller fastsettes hvem (navngitte personer) som skal representere partene i omstillingsprosessen.

Arbeidsgiverpart: ……………………….

Arbeidstakerpart(er): ………………………

Del 2

2.1. Informasjon

I en omstillingsprosess er det viktig å etablere et godt samarbeid mellom ledelse og tillitsvalgte. Det er viktig at organisasjonenes tillitsvalgte og den enkelte ansatte trekkes inn i omstillingsprosessen så tidlig som mulig. Det vises til hovedavtalen § 17 og tilpasningsavtalen for virksomheten.

Arbeidsgiver har ansvaret for å utarbeide forslag til informasjonsopplegg ved omstilling. Slike orienteringer planlegges sammen med de tillitsvalgte. Informasjonen skal gis regelmessig, enten muntlig i møter, eller skriftlig gjennom referater, e-post og publisering på intranett.

Arbeidsgiver har ansvaret for å gi informasjon til de ansatte om deres rettigheter og plikter etter lov- og avtaleverket og individuelle og kollektive avtaler.

Arbeidsgiver plikter å sørge for at informasjonen gis alle ansatte, også de som er i permisjon.

Virksomhetens leder skal sørge for at alle ansatte som vil kunne bli berørt av omstillingsprosessen får et tilbud om medarbeidersamtale med sin leder vedrørende omstillingen.

2.2. Virkemidler ved nedbemanning og geografisk flytting av statlig virksomhet

Hvis det er aktuelt å nedbemanne, eller det skal skje en geografisk flytting av statlig virksomhet eller deler av denne, skal arbeidsgiver drøfte med de tillitsvalgte hvilke virkemidler som skal benyttes i den aktuelle omstillingen, se Særavtale om bruk av virkemidler ved omstillinger i staten.

2.3. Nedbemanning med oppsigelse

Ved eventuell oppsigelse skal utvelgelseskriteriene drøftes med de tillitsvalgte. Det skal skrives referat fra drøftingene i samsvar med hovedavtalen § 21 .

Del 3

3.1. Tvisteløsning

Ved uenighet om utforming av denne avtalen avgjøres saken av DFD i samråd med hovedsammenslutningene.

3.2. Varighet

Denne avtalen gjelder omstillingsprosessen i X virksomhet.

Omstillingsprosessen forutsettes å være avsluttet ……………………. (dato). Avtalen faller da bort uten oppsigelse. Partene kan likevel forlenge avtalen hvis prosessen fortsatt pågår på dette tidspunkt.

Hver av partene kan i ovennevnte periode si opp avtalen med tre måneders varsel.

Sted ……………. Dato …………….

Arbeidsgiver: Arbeidstakerparter:

6.3 Mal for avtale om medbestemmelse ved omstilling som gjelder flere statlige virksomheter – hovedavtalen § 5

Se Veiledning til maler for avtale om medbestemmelse ved omstilling i staten i kapittel 6 og vedlegg til avtalen i kapittel 6.4.

1. Avtalen er inngått mellom ……………………. (X overordnet departement) og …………………………………… (X berørte tjenestemannsorganisasjoner på forbundsnivå), med hjemmel i hovedavtalen § 5 nr. 1 andre avsnitt.
2. Avtalen er inngått mellom ……… DFD og hovedsammenslutningene, med hjemmel i hovedavtalen § 5 nr. 1 tredje avsnitt .

(Stryk det alternativet som ikke passer. Stryk også kursivert tekst i malen.)

Del 1

1.1. Bakgrunn

Her skal det gis en kort redegjørelse for beslutninger og politiske vedtak som ligger til grunn for de omstillinger som skal gjennomføres:

1.2. Formål

Formålet med avtalen er å sikre de ansatte medbestemmelsesrett og rettigheter i henhold til lov, kollektive og individuelle avtaler og sentrale personalpolitiske retningslinjer for omstillingsarbeidet i statlig sektor.

Hovedformålet er å avklare partsforholdet i omstillingsprosessen, se pkt. 1.4. nedenfor, slik at de ansatte sikres medbestemmelsesrett.

Omstillingsavtalen skal i tillegg beskrive bakgrunnen for omstillingen og rammene for denne.

Avtalen skal bidra til å sikre at ansatte:

• informeres om rettigheter og plikter under omstillingen
• gis trygghet i arbeidsforholdet under omstillingsarbeidet
• opplever best mulig forutsigbarhet og et godt arbeidsmiljø

Den enkelte ansatte har selv et ansvar for å bidra til gode løsninger, blant annet ved å delta aktivt i omorganiseringsprosessen og i forbindelse med gjennomføringen av de endringene som skal iverksettes.

1.3. Lov- og avtaleverk

Avtalen begrenser ikke rettigheter og plikter som er forankret i lover, forskrifter, tariffavtaler og individuelle avtaler.

1.4. Partsforholdet under omstillingsprosessen

Det er partene som inngår denne avtalen om (angitt innledningsvis i avtalen) som skal bli enige om hvem som skal utøve partsforholdet i selve omstillingsprosessen. Dersom de ikke blir enige, skal partsforholdet være slik som bestemt her:

Arbeidsgiverpart: øverste leder av de virksomhetene som er omfattet av omstillingen, eller den/de disse bemyndiger.

Dersom det skal etableres en interimsorganisasjon er det øverste leder av denne organisasjonen som representerer arbeidsgiver.

Arbeidstakerpart: én representant fra hver av hovedsammenslutningene i de virksomhetene som er omfattet av omstillingen.

Del 2

2.1. Informasjon

I en omstillingsprosess er det viktig å etablere et godt samarbeid mellom ledelse og tillitsvalgte. Det er viktig at organisasjonenes tillitsvalgte og den enkelte ansatte trekkes inn i omstillingsprosessen så tidlig som mulig. Det vises til hovedavtalen § 17 . tilpasningsavtalene for virksomheten(e).

Arbeidsgiver har ansvaret for å utarbeide forslag til informasjonsopplegg ved omstilling. Slike orienteringer planlegges sammen med de tillitsvalgte. Informasjonen skal gis regelmessig, enten muntlig i møter, eller skriftlig gjennom referater, e-post og publisering på intranett.

Arbeidsgiver har ansvaret for å gi informasjon til de ansatte om deres rettigheter og plikter etter lov- og avtaler (individuelle og kollektive avtaler).

Arbeidsgiver plikter å sørge for at informasjonen gis alle ansatte, også de som er i permisjon.

Virksomhetens leder skal sørge for at alle ansatte som vil kunne bli berørt av omstillingsprosessen får et tilbud om medarbeidersamtale med sin leder vedrørende omstillingen.

2.2. Medbestemmelse (drøfting og forhandling)

Når omstillingsprosessen omfatter flere virksomheter, skal virksomhetene hver for seg fortløpende behandle og avgjøre de saker som ikke er omfattet av omstillingsprosessen, se hovedavtalen § 5 nr. 3 .

2.3. Virkemidler ved nedbemanning og geografisk flytting av statlig virksomhet

Hvis det er aktuelt å nedbemanne, eller det skal skje en geografisk flytting av statlig virksomhet eller deler av denne, skal arbeidsgiver drøfte med de tillitsvalgte hvilke virkemidler som skal benyttes i den aktuelle omstillingen, se Særavtale om bruk av virkemidler ved omstillinger i staten.

2.4. Nedbemanning med oppsigelse

Ved eventuell oppsigelse skal utvelgelseskriteriene drøftes med de tillitsvalgte. Det skal skrives referat fra drøftingene i samsvar med hovedavtalen § 21 .

Del 3

3.1. Tvisteløsning

Ved uenighet om utforming av denne avtalen avgjøres saken av DFD i samråd med hovedsammenslutningene.

3.2. Varighet

Denne avtalen gjelder omstillingsprosessen i X og X virksomhet

Omstillingsprosessen forutsettes å være avsluttet …………………. (dato).

Avtalen faller da bort uten oppsigelse. Partene kan likevel forlenge avtalen hvis prosessen fortsatt pågår på dette tidspunkt.

Hver av partene kan i ovennevnte periode si opp avtalen med tre måneders varsel.

Sted ……………. Dato …………….

Underskrifter arbeidsgiver 

………………………………….

Tillitsvalgte/hovedsammenslutning

…………………………………………

………………………………………….

………………………………………….

…………………………………………

6.4 Vedlegg til avtalene – prosessbeskrivelse:

Ved omorganisering i staten er utgangspunktet at den ansatte både har rett og plikt til å følge sine arbeidsoppgaver, jf. statsansatteloven § 16.

I. Kompetansekartlegging, bemanningsplan, kartleggingssamtaler, karriereplanlegging mv.

Bemanningsplan: det utarbeides en bemanningsplan for den nye virksomheten som drøftes med de tillitsvalgte i virksomheten, jf. hovedavtalen og § 18 nr. 2.

Kompetansekartlegging: det utarbeides så tidlig som mulig en skriftlig oversikt over ansattes arbeidsoppgaver og kompetanse som omfatter de arbeidstakerne som blir berørt av omstillingen.

Kartleggingssamtaler: det gjennomføres samtaler med de ansatte som er berørt av omstillingen. Det bør tas hensyn til den enkeltes ønsker ved endring/overgang til fremtidige arbeidsoppgaver eller fremtidig arbeidssted. Ønsker fra den ansatte skal nedfelles skriftlig.

Karriereplanlegging: dersom ansatte har behov for ny kompetanse for å kunne utføre de arbeidsoppgavene de tilbys, skal arbeidsgiver så langt som mulig legge til rette for kompetanseutvikling og faglig oppdatering.

Forhandlinger: omstilling som innebærer endringer av organisasjonskartet, jf. vilkårene i hovedavtalen § 19 nr. 2 a) er gjenstand for forhandlinger med de tillitsvalgte.

Innplassering: Arbeidsgiver har ansvaret for å innplassere ansatte i den nye organisasjonen. Den ansatte skal ha anledning til å gi skriftlig innspill til arbeidsgivers forslag til innplassering. Denne vurderingen vektlegges før endelig beslutning tas.

Informasjon: Etter at innplassering er bestemt, skal arbeidsgiver informere om beslutningen gjennom et møte med hver enkelt, samt ved skriftlig underrettelse. Den ansatte kan i hele prosessen la seg bistå av en tillitsvalgt.

Omplassering og overtallighet: Ansatte som er overtallige skal ivaretas i samsvar med statsansatteloven.

II. Offentlig kunngjøring av nyopprettede ledige stillinger

Dersom det etter omorganiseringen er nyopprettede stillinger som ingen har krav på, skal offentlig utlysning ikke skje før arbeidsgiver har vurdert om det er overtallige som har intern fortrinnsrett, jf. statsansatteloven § 19 annet ledd og eventuelt § 20 annet ledd (sykdom eller kvalifikasjonsmangel).

Hjemmel for intern kunngjøring:

Særavtale om adgang til å gjøre unntak fra statsansatteloven § 4.