6 Varsling og rapportering ved hendelser og kriser

I dette kapitlet omtales varsling og rapportering ved ekstraordinære hendelser og kriser. Det er etablerte varslingsrutiner for en rekke hendelser i helse- og omsorgssektoren. Disse skal følges. I tillegg er det behov for klare varslingsrutiner for andre ekstraordinære hendelser. Samtidig er det viktig å understreke betydningen av gjensidig informasjonsdeling og orientering mellom virksomhetene og etatene i helse- og omsorgssektoren slik at alle står best mulig rustet til å møte ekstraordinære hendelser.

6.1 Varsling

6.1.1 Hendelsesspesifikke prosedyrer for varsling og orientering

Flere etater og virksomheter i helse- og omsorgssektoren er kontaktpunkt for varsling innenfor sine faglige ansvarsområder, både for nasjonale og internasjonale varsler. De enkelte etatene og virksomhetene som har en slik oppgave, må ha et system for å sende, motta, vurdere og videreformidle varsler. Aktuelle etat og virksomhet må blant annet vurdere om det er nødvendig å varsle videre, eller om det er tilstrekkelig å informere. Beskrivelser av særskilte varslingsplikter og rutiner finnes i ulike lovverk og forskrifter (Boks I Juridisk hjemmel for varsling innenfor helsesektoren og II Nasjonale og internasjonale kontaktpunkter for særskilte hendelser) og legges til grunn for varsling der det er aktuelt.

6.1.2 Varsling av ekstraordinære hendelser

Varsling av en ekstraordinær hendelse er første beskjed fra berørt virksomhet til overordnet, sideordnet eller underordnet ledd om en hendelse eller krise som trenger rask oppfølging fra mottaker. Varsling av en ekstraordinær hendelse ansees gjennomført når mottaker har bekreftet at innhold er mottatt. Etatene og virksomhetene i helse- og omsorgssektoren skal varsle om ekstraordinære hendelser de får kjennskap til. Det kan være hendelser innenfor eget ansvarsområde eller en hendelse som påvirker andre deler av helsesektoren.

6.1.3 Vurdering om behov for varsling – hva skal varsles

Med mindre spesifikke varslingskriterier er etablert i relevante hjemler for etablerte varslingsprosedyrer (jfr. Boks I Juridisk hjemmel for varsling innenfor helsesektoren og boks II Nasjonale og internasjonale kontaktpunkter for særskilte hendelser), bør følgende elementer inngå i vurderingen av om varsling er nødvendig:

• Alvorlighetsgraden av hendelsen: Om hendelsen er en ekstraordinær trussel mot liv og helse og/eller krever en større respons enn det daglige og/eller endrer den eksisterende risikovurderingen.
• Hastegraden: Om det er behov for rask respons og håndtering av hendelsen.
• Behov for koordinering innenfor helsesektoren: Om håndteringen av hendelsen vil kreve koordinering mellom flere enheter, virksomheter eller etater i selve håndteringen og/eller kommunikasjonen rundt hendelsen.
• Grad av sektorovergripende konsekvenser: Om hendelsen treffer flere sektorer, krever koordinert håndtering og/eller kommunikasjon, eller er av et omfang som gjør at det er behov for at politisk nivå bør varsles.

Ved usikkerhet om behov for varsling, bør varslingen gjennomføres. I situasjoner der det er vanskelig å vurdere omfanget av en hendelse, bør det varsles om det man vet. Samtidig skal usikkerhet understrekes og det skal følges opp med mer informasjon når det er tilgjengelig, eventuelt med en avkreftelse. I noen situasjoner vil det kunne være hensiktsmessig å ha dialog med andre virksomheter som antas berørt av hendelsen før det varsles formelt.

Dersom etaten eller virksomheten vurderer at hendelsen ikke krever varsling, kan det likevel være grunnlag for å orientere Helse- og omsorgsdepartementet og andre virksomheter og etater. Det bør være lav terskel for tidlig informasjonsdeling om hendelser som ikke nødvendigvis er ekstraordinære, men kan utvikle seg til en mer alvorlig hendelse eller påvirke helse- og omsorgssektoren på annen måte.

6.1.4 Innholdet i et varsel

I den grad informasjonen er tilgjengelig, bør et varsel inneholde

• hvem varselet kommer fra
• hva har skjedd, hvor har det skjedd og når skjedde det
• hva har det medført – hva er nåsituasjonen og vurdert alvorlighetsgrad
• informasjon om hvilke andre som er varslet/blir varslet
• hvordan situasjonen håndteres og hvilke tiltak som er iverksatt og/eller vurderes
• behov for assistanse i form av kompetanse og ressurser
• vurderinger knyttet til mulig utvikling

Andre faktorer som kan være relevant å belyse i et varsel inkluderer eventuell og forventet mediaoppmerksomhet eller kommunikasjonsbehov, samt eventuelle økonomiske, juridiske, organisatoriske og/eller politiske konsekvenser.

6.1.5 Varslingslinjer

Varslingslinjene fra lokalt til nasjonalt nivå innenfor helsesektoren, fra nasjonalt til lokalt nivå innenfor helsesektoren, mellom helsesektoren og andre sektorer, samt internasjonalt beskrives under.

Hendelser knyttet til atom, smittevern, kjemikalier og mat følger egne varslingslinjer til fagetatene, jf. Boks I.

6.1.5.1 Varsling til nasjonalt nivå innenfor helsesektoren

Ekstraordinære hendelser varsles fra lokalt til nasjonalt nivå innenfor helsesektoren etter følgende varslingslinjer:

• Kommunene varsler statsforvalteren.
• Statsforvalteren varsler Helsedirektoratet.
• Regionale helseforetak varsler egne helseforetak og andre regionale helseforetak.
• Helseforetak varsler eget regionalt helseforetak.
• Regionale helseforetak, Helsedirektoratet, Folkehelseinstituttet, Mattilsynet, Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet, Direktoratet for medisinske produkter og Norsk helsenett varsler Helse- og omsorgsdepartementet via departementets beredskapsvakt.
• Helse- og omsorgsdepartementet sørger for viderevarsling og at informasjon deles med aktuelle aktører innenfor helsesektoren, jf. figur 6.1. Ved behov kan Helse- og omsorgsdepartementet be Helsedirektoratet om støtte til viderevarsling og informasjonsdeling.

I tillegg bør følgende informasjonsdeling effektueres:

• De regionale helseforetakene, kommunene og statsforvalter har inngått en avtale om deling av informasjon mellom helseforetak og kommuner i opptaksområde, og mellom helseforetak/regionalt helseforetak og statsforvalter. Dette gjelder ved situasjoner som kan få:
• konsekvenser for tjenestetilbudet i spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten
• betydning for statsforvalterens regionale samordningsansvar
• Etatene og virksomhetene må sørge for gjensidige informasjonsdeling om relevante hendelser, i tillegg til å varsle etter etablerte lovverk, jf. Boks 1.

Figur 6.1 Viser en forenklet oversikt over varslingslinjene innenfor helsesektoren til nasjonalt nivå.

Varsling fra nasjonalt nivå innenfor helsesektoren

Ekstraordinære hendelser varsles fra nasjonalt til lokalt nivå innenfor helsesektoren etter følgende varslingslinjer:

• Helse- og omsorgsdepartementet varsler Helsedirektoratet, Folkehelseinstituttet, Mattilsynet, Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet, Direktoratet for medisinske produkter, Norsk helsenett og regionale helseforetak.
• Helsedirektoratet varsler statsforvalterne/sysselmester.
• Statsforvalterne varsler kommunene.
• Regionale helseforetak varsler underliggende virksomheter, herunder helseforetak og felleseide nasjonale selskaper.

Figur 6.2 Viser en forenklet oversikt over varslingslinjene innenfor helsesektoren fra nasjonalt til lokalt.

Varsling mellom helsesektoren og andre sektorer

Ekstraordinære hendelser skal varsles mellom helsesektoren og andre sektorer etter følgende varslingslinjer:

• Helse- og omsorgsdepartementet varsler Statsministerens kontor, Justis- og beredskapsdepartementet og andre departementer, og er mottager av varsler fra Statsministerens kontor og andre departementer.
• Helsedirektoratet varsler etater i andre sektorer, som Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, Politidirektoratet, Forsvaret, og ivaretar varslingskanalen inn til helsesektoren fra etater og virksomheter i andre sektorer, herunder også private aktører.
• Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet er nasjonalt varslingspunkt for radiologiske og nukleære hendelser. Direktoratet kan varsle berørte etater og virksomheter både som fagmyndighet og som sekretariat for Kriseutvalget for atomberedskap.

Varsling internasjonalt

Boks II viser nasjonale og internasjonale kontaktpunkter for varsling internasjonalt. Informasjon om hendelser som må varsles internasjonalt må også deles med det aktuelle nasjonale kontaktpunktet for videreformidling.

Varsling på Svalbard

Varslingslinjer på Svalbard følger oppsettet i forskrift om helselover og forskrifter for Svalbard og Jan Mayen. Hos Sysselmesteren på Svalbard foreligger det oppdaterte beredskapsplaner som omtaler og skisserer ansvarsforholdene, og beskriver hvordan informasjonsflyten skal foregå i hendelser som gjelder for eksempel atom, smittevern og mat.

6.2 Rapportering

Rapportering er systematisk deling av informasjon på en strukturert måte med avtalt hyppighet under en pågående hendelse. Den virksomheten som dekker det ansvarsområdet hvor en hendelse eller krise inntreffer, har også ansvar for å rapportere til overordnet myndighet og dele informasjon med andre i sektoren og samvirkepartnere i andre sektorer. Virksomheten må også kunne sammenstille et situasjonsbilde for en hendelse innenfor eget ansvarsområde.

Ved en ekstraordinær hendelse vil Helse- og omsorgsdepartementet kunne iverksette rapportering jf. Helseberedskapsloven. Rapportering fra sektoren vil sammen med annen informasjon, blant annet fra møter i Helseberedskapsrådet, utgjøre et viktig grunnlag for situasjonsforståelsen. Informasjonen vil deles og forstås også av andre relevante aktører og danne grunnlag for beslutninger i departementet eller i regjeringen. Ved nasjonale kriser, skal rapportene deles med Justis- og beredskapsdepartementet ved Krisestøtteenheten.

Rapporter fra etater og virksomheter må sammenstilles for å kunne gi grunnlag for en samlet situasjonsforståelse for hele sektoren. Helse- og omsorgsdepartementet har ansvaret for at slike slike sammenstillinger utføres. Særlig i innledende faser av en krise vil det være aktuelt for departementet å gjøre sammenstillingen. Ved hendelser som treffer flere deler av helsesektoren, kan det være aktuelt at Helse- og omsorgsdepartementet involverer Helsedirektoratet i denne oppgaven. I slike tilfeller vil Helse- og omsorgsdepartementet sørge for at Helsedirektoratet får tilgang til relevante rapporter fra andre aktører i helse- og omsorgssektoren. I den løpende håndteringen av en hendelse, vil Helse- og omsorgsdepartementet også kunne be andre underliggende etater eller virksomheter om å sammenstille rapporter fra flere kilder og utarbeide et situasjonsbilde dersom den aktuelle hendelsen tilsier at det er mest hensiktsmessig at hverken Helse- og omsorgsdepartementet eller Helsedirektoratet gjør det.

Helsedirektoratet har etablerte rapporteringslinjer fra kommunene via statsforvalterembetene om situasjonen i kommunesektoren. Denne rapporteringen er basert på frivillighet for kommunene, men ved behov kan det formaliseres av Helse- og omsorgsdepartementet, jf. Helseberedskapsloven.