3 Er organisasjonen klar?

3.1 Innledning

Å ta i bruk KI-assistenter handler ikke bare om å få tilgang til KI-teknologi – det forutsetter at organisasjonen er klar, og at ledelsen tar et aktivt ansvar for at virksomheten er rustet til å bruke KI på en trygg og verdiskapende måte. Teknologien kan påvirke alt fra organisasjonsstruktur, roller, arbeidsprosesser og relasjonen til brukere eller kunder. Dette kapittelet er rettet mot beslutningstakere og gir en oversikt over hvordan innføringen av KI kan forankres og organiseres, og hvilke vurderinger og tiltak som bør være på plass.

Samtidig er det viktig å understreke at det ikke er nødvendig å ha alt på plass før man begynner å utforske eller teste KI i praksis. Mange starter i det små, men man bør som minimum ha noen enkle retningslinjer for ansvarlig bruk – særlig for å unngå feil som deling av sensitiv informasjon. Se for øvrig kapittel 2.5.1 for noen enkle retningslinjer man kan starte med dersom ambisjonsnivået i første omgang handler om å teste ut mulighetene.

3.2 Ledelsens ansvar

Når KI-assistenter tas i bruk i en virksomhet, er det ikke noe som kan «eies» av en enkeltperson eller et IT-miljø alene. Det krever aktiv involvering fra ledelsen – både for å sikre retning, forankring og etterlevelse, og for å gjøre teknologien relevant i praksis.

Styret og øverste ledelse har et særskilt ansvar for å sette mål for hvordan KI skal brukes, og sikre at bruken er i tråd med lovkrav, virksomhetens verdier og samfunnsoppdrag. Det betyr blant annet å:

• Definere mål og prinsipper for hvordan KI skal brukes i virksomheten.
• Sikre at bruken er i tråd med lover og retningslinjer.
• Avsette ressurser til opplæring, oppfølging og eksperimentering.

Mellomledere spiller en nøkkelrolle i å omsette strategi til praksis. Det er ofte de som kjenner arbeidsprosessene best, og som kan bidra til at KI brukes på en måte som faktisk gjør arbeidshverdagen enklere og mer effektiv. De bør:

• Gjøre retningslinjene kjente og relevante for egen enhet.
• Sørge for at ansatte får opplæring som gir trygghet i bruken.
• Følge opp hvordan KI faktisk brukes – og ta tak i det som ikke fungerer.

I mindre virksomheter er det ofte mer oversiktlig hvem som har ansvar for ulike oppgaver knyttet til KI. I større organisasjoner kan dette være mer sammensatt, og det blir desto viktigere å tydeliggjøre roller og forventninger.

• Hvem følger med på utviklingen?
• Hvem holder retningslinjene oppdatert?
• Hvem har ansvar for å samle og følge opp innspill fra ansatte?

For å sikre at KI skaper varig verdi, og ikke bare blir et stunt, anbefales det å integrere bruken av KI i det som allerede brukes av styringssystemer: f.eks. årshjul, handlingsplaner, utviklingsprosesser. Samtidig må man være forberedt på at KI skiller seg fra mange andre teknologier – tempoet i utviklingen er høyt, både teknologisk og regulatorisk. Det krever et lederskap som følger med, justerer underveis og gir rom for læring og utprøving i praksis.

3.3 Involvering av ansatte og tillitsvalgte

Erfaring viser at innføring av KI-assistenter lykkes best når ansatte og deres representanter er involvert fra starten av. Tillitsvalgte har unik innsikt i hvordan ny teknologi påvirker arbeidsprosesser, og bidrar med verdifull kompetanse når virksomheten skal vurdere behov, formulere mål og vekte ulike hensyn. De kjenner virksomhetens praksis og kultur, og har en sentral rolle i å sikre at løsninger er både relevante og bærekraftige.

I virksomheter der det finnes partssamarbeid, vil tillitsvalgte bidra aktivt gjennom hele prosessen – fra idé og behovsavklaring, til utforming av retningslinjer, valg av teknologi og vurderinger knyttet til personvern og etikk. Når ledelsen inviterer tillitsvalgte med på råd i denne typen prosesser, bidrar det til økt tillit og bedre forankring i hele organisasjonen, og gjør det lettere å avdekke risiko og tilpasse løsningene til faktisk arbeidshverdag og hvordan alle ansatte påvirkes.

Også utover det formelle minimumsnivået som følger av lov- og avtaleverk, finnes det mange muligheter for å involvere ansatte på en måte som gir verdi. Dette kan være gjennom åpne workshops, pilotprosjekter på tvers av fagmiljøer eller løpende tilbakemeldingsrunder. Ansattes erfaringer og perspektiver er en ressurs i seg selv, og et godt utgangspunkt for å sikre at KI-løsningene fungerer i praksis.

Tabell 5 inneholder sentrale lover og avtaleverk man må forholde seg til.

Tabell 5 Sentrale lover og avtaleverk for involvering av ansatte

Utover dette har arbeidstilsynet informasjon om medvirkning og medbestemmelse, inkludert arbeidsgivers plikt til å sørge for medvirkning og arbeidstakernes rettigheter 3 .

3.4 Kompetanse som nøkkel til ansvarlig og nyttig bruk av KI

For å sikre trygg og effektiv bruk av KI i praksis, bør virksomheten tilby opplæring som er tilgjengelig, relevant og tilpasset ulike behov. Dette handler ikke bare om teknologiforståelse, men også om å utvikle ferdigheter knyttet til bruk i eget arbeid, og bevissthet om etiske og juridiske rammer. Ansattes rett til opplæring ved innføring av ny teknologi er forankret i både arbeidsmiljøloven og tariffavtaler – og gjelder også tillitsvalgte, som har en særlig rolle i å følge opp bruken av KI internt.

For ansatte er det viktig at det settes av nok tid til at de kan bruke KI ansvarlig og aktivt utforske muligheter

• Sette seg inn i relevante KI-verktøy som virksomheten bruker.
• Utforske hvordan KI kan forbedre eget arbeid.
• Gjøre seg kjent med interne retningslinjer og lover.
• Dele erfaringer og diskutere relevante problemstillinger

3.4.1 Tilpass opplæringen til ulike roller og behov

Alle i organisasjonen trenger en grunnleggende forståelse av hva KI er, hvordan teknologien fungerer, og hvilke muligheter og begrensninger den har. Utover dette vil behovene variere. Opplæringen bør derfor tilpasses ulike roller og ansvarsnivå – men alltid bygge på en felles basisforståelse.

Det finnes flere ulike tilnærminger til hvordan man kan bygge KI-kompetanse i en organisasjon, og det kan være nyttig å tenke kompetanse langs tre akser slik vist i Tabell 6.

Tabell 6 Kompetansetyper for innføring av KI-assistenter

I tillegg til å tilpasse opplæringen etter type kompetanse og rolle, finnes det flere praktiske grep som kan styrke læringsarbeidet og gjøre virksomheten bedre rustet til å ta i bruk KI på en trygg og effektiv måte. Her er ting man kan vurdere

Tenk tverrfaglig fra start – Sørg for at de som jobber med å innføre KI-løsninger representerer ulike fagområder – for eksempel teknologi, juss, fagdomene og innovasjon. En slik miks bidrar til bedre vurderinger av risiko, bruksverdi og etiske problemstillinger.

Læring i praksis – Læring blir mer relevant når man bruker egne dokumenter, oppgaver og caser som utgangspunkt. Det å lære seg hvordan man gir gode instruksjoner til en KI-assistent gir mest verdi når det skjer i tilknytning til egne arbeidsoppgaver – enten det handler om å utforme e-poster, analysere møtereferater eller lage forslag til rapportutkast.

Skap rom for utprøving – Når ansatte får tid til å teste, feile og utforske hvordan KI-verktøy kan støtte dem i det daglige, styrker det både kompetansen og tilliten til verktøyene. Erfaringene som deles underveis, bidrar til felles læring – og bør anerkjennes som en naturlig del av utviklingsarbeidet i virksomheten.

Engasjer hele laget – ikke bare de ivrigste – «Early adopters» kan fungere som gode ambassadører og ressurspersoner i organisasjonen. Men det er også viktig å involvere og lytte til ansatte som er mer skeptiske eller usikre. Det bidrar til at opplæringen treffer bredere og at flere får eierskap til bruken av KI.

Hold kunnskapen oppdatert – KI-verktøy og bruksområder utvikler seg raskt, og det samme gjelder regelverk og retningslinjer. Sett derfor av faste tidspunkter for å holde organisasjonen oppdatert – for eksempel gjennom en kvartalsvis «KI-fredag» eller andre arenaer der oppdateringer og erfaringer står på agendaen.

3.4.2 Vær klar for omskolering og nye roller på arbeidsplassen

Etter hvert som KI tas i bruk i flere deler av virksomheten, kan det også bli behov for nye roller. Noen vil trenge personer som har ansvar for KI-tilsyn og etterlevelse, særlig der teknologien brukes i viktige prosesser eller omfattes av nytt regelverk som KI-forordningen. Andre kan ha nytte av KI-trenere eller eksperter på å instruere – som hjelper ansatte å bruke verktøyene effektivt og tilpasse dem til ulike fagområder.

Når KI-løsningene blir mer selvstendige og tar hånd om flere oppgaver, kan det også bli behov for KI-agent-operatører som følger med på at systemene gjør det de skal. I tillegg vil etikk- og compliance-eksperter kunne spille en viktig rolle i å sikre at bruken av KI-assistenter er i samsvar med lover, regler, interne retningslinjer for etisk bruk.

3.4.3 Bli god på å instruere (prompte)

For å få nyttige og presise svar fra en KI-assistent er det avgjørende hvordan man formulerer som gis til KI-assistenten – på engelsk kalles dette prompting . Jo tydeligere og mer konkret instruksen er, desto bedre blir svaret. Dette handler om hvordan språkmodeller fungerer: de gjetter neste ord basert på sannsynlighet, og jo mer relevant informasjon man gir i starten, desto større er sannsynligheten for at modellen svarer på det man faktisk er ute etter.

Som bruker betyr dette at man har stor innflytelse på kvaliteten i svaret. En god instruks handler altså ikke bare om hva som spørres om, men også hvordan det spørres.

En enkel oppskrift: rolle – oppgave – kontekst – format

Det finnes mange tips og verktøy for å formulere gode instruksjoner til KI-assistenter, men en enkel måte å komme i gang på er å bygge opp instruksen etter fire elementer:

• Rolle – Hvem skal KI-en opptre som? (f.eks. «Du er en HR-rådgiver …»)
• Oppgave – Hva skal gjøres? (f.eks. «… som skal lage en opplæringsplan …»)
• Kontekst – Hva er relevant bakgrunn? (f.eks. «… for nyansatte i et IT-prosjekt …»)
• Format – Hvordan skal svaret presenteres? (f.eks. «… oppsummert i punktform.»)

Denne typen instruks gir et langt mer presist svar enn en enkel forespørsel som «lag en onboarding-plan».

Etter at KI-assistenten har gitt et svar, kan det arbeides videre med dette ved å justere, forbedre eller legge til mer kontekst.

5 tips for bedre svar fra KI-assistenten

Å gi gode instrukser er en ferdighet som utvikles gjennom mengdetrening – det handler om å teste, justere og lære av erfaring. Jo oftere man bruker KI-assistenter, desto bedre blir man på å formulere treffsikre og effektive instruksjoner. I tillegg spiller faglig kompetanse en viktig rolle: Jo bedre man forstår innholdet og konteksten oppgaven inngår i, desto mer presis og målrettet blir bestillingen til KI-assistenten.

Her er noen enkle grep man kan teste for å få mer relevante, presise og nyttige svar fra en KI-assistent.

• Be om hjelp til å forbedre instruksen : Hvis man er usikker på hvordan man skal formulere en god instruks, kan man spørre assistenten om hjelp: «Hva bør jeg legge til for å få et mer treffsikkert svar?», eller «skriv en god instruks for å lage et beslutningsunderlag for valg mellom flere KI-assistenter».
• Spør hva KI-assistenten trenger av input for å gi best svar : Man kan be assistenten om å etterspørre hva den trenger: «Hva slags informasjon trenger du for å svare godt på dette spørsmålet?» Dette kan bidra til å avklare manglende detaljer.
• Vis med eksempler : Hvis man ønsker en bestemt stil, struktur eller format, kan man lime inn innhold og be KI-assistenten etterligne den: «Skriv dette i samme format som eksempelet under.»
• Be om alternativer : Man kan spørre «Kan du gi tre varianter?» eller «Hvordan kan dette forbedres?»
• Bruk « chain of thought »-teknikk : Be KI-assistenten dele opp svaret i flere trinn og forklare hvordan den kommer frem til konklusjonen – for eksempel: «Resonner deg frem steg for steg» eller «Vis hvilke vurderinger som ligger bak svaret». Dette kan gi mer «gjennomtenkte» og etterprøvbare svar, særlig i komplekse eller åpne spørsmål.

3.5 Ansvarlig bruk av KI – hva betyr det i praksis?

For at bruken av KI-assistenter skal være trygg, rettferdig og i tråd med virksomhetens verdier, bør det etableres noen grunnleggende føringer for ansvarlig bruk. Dette handler ikke bare om tekniske løsninger, men også om bevisste valg i organisasjonen knyttet til åpenhet, sikkerhet og etikk.

Bruk av en KI-assistent kan være fullt lovlig innenfor rammene av norsk lov og EUs KI-forordning – og likevel være et uheldig valg for virksomheten. Derfor bør det ikke bare vurderes hva som er tillatt, men også hva som er klokt. Det kan for eksempel være i tilfeller der teknologien utfordrer tilliten til organisasjonen, setter brukeropplevelsen under press, eller reiser spørsmål om rettferdighet og åpenhet.

Et godt grep kan være å etablere en enkel mekanisme for etisk vurdering før en ny KI-løsning tas i bruk. Dette kan være en tverrfaglig gruppe som vurderer risiko og fordeler, og diskuterer hvorvidt løsningen støtter – eller utfordrer – virksomhetens verdier. En slik praksis bidrar til refleksjon og ansvarlighet, og gjør det lettere å fange opp uheldige virkninger før de oppstår.

Åpenhet og en reflektert kultur for bruk av KI er viktig for å lykkes. Det skal ikke være opp til mottakeren av innhold å identifisere KI-generert innhold. Derfor anbefaler vi å:

Fortelle kolleger når KI har spilt en vesentlig rolle i utarbeidelsen av et forslag, dokument eller utkast.

Vurdere å opplyse eksterne hvis det er relevant for kontekst og tillit, f.eks. i medlemskommunikasjon eller analyser.

Det handler ikke om å «flagge alt», men om å bidra til gjennomsiktighet og god felles forståelse.

3.5.1 Etiske prinsipper som støtte i vurderingene

Norges nasjonale KI-strategi og EUs ekspertgruppe har løftet frem syv prinsipper som kan brukes som et rammeverk for etisk og ansvarlig KI-bruk. Disse gir et godt utgangspunkt for å vurdere om en løsning er bærekraftig – både teknologisk, miljømessig, sosialt og organisatorisk, se Tabell 7

Tabell 7 Prinsipper for etisk og ansvarlig KI-bruk

3.6 Vær bevisst på hva som kan gå galt underveis i prosessen

Avhengig av bruksområde og type assistent kan det være hensiktsmessig å gjennomføre en risikovurdering av løsningen. Hensikten med en risikovurdering er å identifisere, analysere og håndtere potensielle risikoer knyttet til bruk av KI-assistenter, og å sikre at løsningen er robust og pålitelig under ulike forhold.

Vi behandler ikke risikovurderinger i detalj i denne veilederen, men en risikovurdering kan være så enkel eller omfattende som formålet med KI-assistenten tilsier:

• Start med å kartlegge alle relevante risikoer knyttet til den valgte KI-løsningen, inkludert teknisk risiko, datahåndtering, modellens pålitelighet og mulige konsekvenser ved feil bruk.
• Vurder risikoens alvorlighetsgrad (lav, medium, høy eller kritisk).
• Identifiser nødvendige tiltak for å redusere eller eliminere risikoene. Dette kan inkludere tekniske sperrer mot misbruk, regelmessige sikkerhetsoppdateringer, «menneske i loopen»-tiltak for kritiske beslutninger og løpende overvåking av løsningen.
• Vurder om KI-løsningen er i tråd med virksomhetens verdier og samfunnets forventninger (syv etiske prinsipper ble beskrevet i forrige del).
• Sørg for god dokumentasjon av risikovurderingen og beslutninger tatt underveis, inkludert logger som sikrer sporbarhet i tilfelle feil eller uønskede hendelser.
• Pass på regelmessige oppdateringer, spesielt ved vesentlige endringer i løsningen eller omgivelsene den brukes i.

Resultatet av en slik risikovurdering kan være god støtte i prosessen med innføring og drift av KI-assistenten.