Offisielle kondolanser og gratulasjoner til andre land

I hvilke tilfeller det sendes kondolanser og gratulasjoner, og på hvilket nivå, besluttes i hvert enkelt tilfelle. Det gjøres en helhetlig vurdering hvor ulike faktorer har betydning. Eksempler på faktorer som inngår i en slik vurdering er hendelsens omfang og karakter og forbindelsene mellom Norge og vedkommende land. Også personlige relasjoner, for eksempel knyttet til tidligere eller planlagte møter og besøk, kan ha betydning.

Når H.M. Kongen sender kondolanser og gratulasjoner, er det på vegne av Norge og det norske folk. Budskap fra Kongen rettes til statsoverhodet i det aktuelle landet. Vanligvis sendes det som en skriftlig hilsen formidlet av Norges ambassade i landet.

I andre tilfeller sendes kondolanser og gratulasjoner fra regjeringen på vegne av Norge. Da er avsenderen som oftest statsministeren eller utenriksministeren. Mottakeren er vanligvis motparten på samme nivå i det andre landet. 

Hilsener fra regjeringen kan overbringes i ulike kanaler. For eksempel kan det skje ved brev, telefonsamtale, tekstmelding, i forbindelse med et fysisk møte eller gjennom sosiale medier. Budskapet kan også komme til uttrykk i offentlige uttalelser, gjennom en nyhetssak på regjeringen.no eller omtale i innlegg fra Stortingets talerstol. Skriftlig hilsen i kondolanseprotokoll i et lands ambassade, er en annen kanal. Digitale kondolanseprotokoller brukes også.

I og med at det er en helhetlig vurdering som ligger til grunn for beslutningen om hvorvidt det skal sendes en offisiell kondolanse eller gratulasjon, og i så fall på hvilket nivå, vil det ofte ikke finnes noe «fasitsvar». To tilfeller er sjelden helt like. Utfallet kan dermed være forskjellig for tilfeller som ved første blikk kan virke sammenlignbare.