Personvernerklæring for Statsministerens kontor

Denne personvernerklæringen gir overordnet informasjon om hvordan SMK behandler opplysninger om personer (personopplysninger) i og utenfor egen virksomhet. Med personopplysninger menes alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til enkeltpersoner. Det kan være navn og kontaktopplysninger, men også annen informasjon som direkte eller indirekte kan identifisere deg som enkeltperson.

Statsministerens kontor (SMK) er ansvarlig for at behandlingen av personopplysninger er i samsvar med personopplysningsloven, personvernforordningen og tilhørende forskrifter.

Kontoret er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger der kontoret selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene som benyttes.

Når eksterne behandler personopplysninger på vegne av SMK, stilles det krav til behandlingen. Kontoret inngår databehandleravtaler med databehandlere i henhold til gjeldende regelverk. Databehandleravtalene etablerer ansvars- og myndighetsforhold med dem som behandler personopplysninger på vegne av kontoret.

1.  Når behandler SMK personopplysninger?

Kontoret behandler i hovedsak personopplysninger om deg i følgende tilfeller:

• Du har sendt oss en henvendelse, bedt om innsyn eller kontaktet oss på annen måte
• Du er ansatt hos oss eller har søkt jobb hos oss
• Du har meldt deg på et arrangement eller skal på et møte hos oss

Kontoret kan også motta personopplysninger om deg i andre tilfeller, eksempelvis:

• I forbindelse med kontorets behandling av en henvendelse eller sak
• I forbindelse med at en jobbsøker har angitt deg som referanse
• I forbindelse med at en ansatt har oppgitt deg som nærmeste pårørende

Kontoret lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet for behandlingen.

SMK har som offentlig myndighet arkivplikt for arkivverdige dokumenter. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen.

2. Særlig om personopplysninger i forbindelse med behandling av henvendelser, saker mv.

Kontoret behandler personopplysninger blant annet for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter forvaltningsloven, offentleglova, arkivloven mv. Bestemmelsene i disse lovene utgjør behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c).

Kontoret er som offentlig organ forpliktet til å føre postjournal over alle inngående og utgående saksdokumenter. Postjournalen er tilgjengelig på eInnsyn, jf. offentlegforskrifta § 6, og inneholder opplysninger om avsender, mottaker og tittel på sak og dokument.

Det kan bli gitt innsyn i personopplysninger i samsvar med reglene i offentleglova, forvaltningsloven mv. Det gis ikke innsyn i taushetspliktig informasjon.

3. Særlig om personopplysninger om ansatte, jobbsøkere og besøkende

Kontoret behandler opplysninger om ansatte for å ivareta arbeidsgiveransvaret, eksempelvis for å administrere lønn og sikkerhetsklarere ansatte. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), c) og f) og personopplysningsloven § 6.

Dersom du søker jobb ved kontoret, trenger vi å opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c) og artikkel 9 nr. 2 b). Søknaden til den som blir ansatt arkiveres i vedkommendes personalmappe, i tillegg arkiveres søkerlister og alle innstillinger.

Tilgangen til personalmapper begrenses til tjenstlig behov. Mappene skal ryddes ved utløp av arbeidsforholdet, og skal avleveres til Arkivverket etter gjeldende regelverk.

Noen ganger er det mulig å melde seg på arrangementer i regi av SMK. Ved påmelding til et arrangement vil kontoret be om ulike opplysninger, slik som navn, kontaktinformasjon og arbeidssted. Formålet er å avvikle arrangementet på en effektiv og sikker måte. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f).

Forsvarsdepartementet og DSS utfører adgangskontroll for SMK. Navn, stilling og arbeidssted lagres i ett felles system. Formålet er å sikre adgangen til SMKs lokaler. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f).

4.  Den registrertes rettigheter

SMK har utnevnt et eget personvernombud som du kan kontakte dersom du har spørsmål til hvordan kontoret behandler personopplysninger om deg, eller du trenger hjelp til å utøve dine rettigheter. Personvernombudet har taushetsplikt.

Du kan utøve dine rettigheter etter personvernregelverket ved å sende en e-post til postmottak@smk.no, eller ved å kontakte vårt personvernombud på personvernombud@smk.dep.no. Du kan også kontakte kontoret slik:

Postadresse: Postboks 8001 Dep, 0030 Oslo

Telefon: 22 24 90 90

Innsyn i egne opplysninger
Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.
Les mer om retten til innsyn (Datatilsynet)

Korrigering av personopplysninger
Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger (Datatilsynet)

Sletting av personopplysninger
I noen situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.
Les mer om retten til sletting (Datatilsynet)

Begrensning av behandling av personopplysninger
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.
Les mer om retten til begrensning (Datatilsynet)

Protestere mot en behandling av personopplysninger
I noen tilfeller har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Les mer om retten til å protestere (Datatilsynet)

Dataportabilitet
Dersom vi behandler opplysninger om deg på bakgrunn av at du har samtykket til dette eller det følger av kontrakt at vi har grunnlag for det, kan du be oss om å overføre opplysningene til deg, eller til annen behandlingsansvarlig.
Les mer om retten til dataportabilitet (Datatilsynet)

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger
Du kan klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet. Eventuelt ta kontakt med vårt personvernombud først, slik at vedkommende kan vurdere dine innsigelser og oppklare eventuelle misforståelser.

5.  Hva registreres når du bruker nettsiden vår?

Regjeringen.no er en portal for statsministerens kontor (SMK) og departementene sine hjemmesider. SMK og departementene har egne redaksjoner med et selvstendig ansvar for sine sider på regjeringen.no. SMK har det redaksjonelle ansvaret for tjenestens portalforside, samt for informasjon om sittende og tidligere regjeringer. Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) har koordinerende ansvar for drift og utvikling av nettstedet og redaktøransvar for alle fellessider. For ytterlige opplysninger, se regjeringen.no sin egen personvernerklæring.

6. Endringer i personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen oppdateres løpende. Du vil alltid finne seneste versjon av personvernerklæringen på våre nettsider.